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企业行政管理 英语文书 接待 电话授课人 王露华 一 英语文书的写作格式与要求 1 信头 Heading 指发信人 thesender 的姓名 单位名称 地址和日期 一般写在信纸的右上角 一般公函或商业信函的信纸上都印有单位或公司的名称 地址 电话号码等 因此就只需在信头下面的右边写上写信日期就可以了 a 英文地址的写法与中文完全不同 地址的名称按从小到大的顺序 第一行写门牌号码和街名 第二行写县 市 省 州 邮编 国名 然后再写日期 标点符号一般在每一行的末尾都不用 但在每一行的之间 该用的还要用 例如在写日期的时候 b 日期的写法 如1997年7月30日 英文为 July30 1997 最为普遍 July30th 1997 30thJuly 1997等或Jul 30 1997 1997不可写成97 2 信内地址 InsideAddress 在一般的社交信中 信内收信人 therecipient 的地址通常省略 但是在公务信函中不能 将收信人的姓名 地址等写在信头日期下方的左角上 要求与对信头的要求一样 不必再写日期 3 称呼 Salutation 是写信人对收信人的称呼用语 位置在信内地址下方一 二行的地方 从该行的顶格写起 在称呼后面一般用逗号 英国式comma 也可以用冒号 美国式colon 1 写给亲人 亲戚和关系密切的朋友时 用Dear或Mydear再加上表示亲属关系的称呼或直称其名 这里指名字 不是姓氏 例如 Mydearfather DearTom等 2 写给公务上的信函用DearMadam DearSir或Gentleman Gentlemen 注意 Dear纯属公务上往来的客气形式 Gentlemen总是以复数形式出现 前不加Dear 是DearSir的复数形式 3 写给收信人的信 也可用头衔 thetitle 职位 thepost 职称 学位等再加姓氏或姓氏和名字 例如 DearProf TimScales DearDr JohnSmith 4 正文 BodyoftheLetter 位置在下面称呼语隔一行 是信的核心部分 因此要求正文层次分明 简单易懂 和中文信不同的是 正文中一般不用Hello 正文有缩进式 indentedformat 和齐头式 blockformat 两种 每段书信第一行的第一个字母稍微向右缩进些 通常以五个字母为宜 每段第二行从左面顶格写起 这就是缩进式 但美国人写信各段落往往不用缩进式 用齐头式 即每一行都从左面顶格写起 商务信件大都采用齐头式的写法 5 结束语 ComplimentaryClose 在正文下面的一 二行处 从信纸的中间偏右处开始 第一个词开头要大写 句末用逗号 不同的对象 结束语的写法也不同 1 写给家人 亲戚 用Yourlovinggrandfather Lovinglyyours Lovingly等 2 写给熟人 朋友 用Yourscordially Yoursaffectionately等 3 写业务信函用Trulyyours Yourstruly Faithfullyyours Yoursfaithfully 等 4 对上级 长辈用Yoursobediently Obedientlyyours Yoursrespectfully Respectfullyyours 等 6 签名 Signature 低于结束语一至二行 从信纸中间偏右的地方开始 在结束语的正下方 在签完名字的下面还要有用打字机打出的名字 以便识别 职务 职称可打在名字的下面 当然 写给亲朋好友的信 就不必再打了 7 附言 Postscript 一封信写完了 突然又想起遗漏的事情 这时用P S 表示 再写上遗漏的话即可 要长话短说 通常在信末签名下面几行的左方 应于正文齐头 注意 在正式的信函中 应避免使用附言 8 附件 Enclosure 信件如果有附件 可在信纸的左下角 注上Encl 或Enc 例如 Encl 2photos 内附两张照片 如果附件不止一项 应写成Encl 或Encs 我们有时可看到在称呼与正文之间有Re 或Subject 事由 字样 一般在信纸的中间 也可与 称呼 对齐 还应在底下加横线 以引起读信人的注意 使收信人便于在读信之前就可了解信中的主要内容 事由一般在公务信函中使用 也可以省略 SampleLetterKen sCheeseHouse34ChatleyAvenueSeattle WA98765Tel Fax Email kenny October23 2006FredFlintstoneSalesManagerCheeseSpecialistsInc 456RubbleRoadRockville IL DearMr Flintstone Withreferencetoourtelephoneconversationtoday Iamwritingtoconfirmyourorderfor 120 xCheddarDeluxeRef No 856 TheorderwillbeshippedwithinthreedaysviaUPSandshouldarriveatyourstoreinabout10days Pleasecontactusagainifwecanhelpinanyway Yourssincerely KennethBeareKennethBeareDirectorofKen sCheeseHouse 练习题 单选题 1 撰写英文商业信件时 如不使用印有信头的信笺 可将发信单位的名称 地址和日期打在信笺的 A 左上角B 右上角C 左下角D 右下角2 采用缩格式 indentedform 打印英文信件的信内收件人名称 地址时 下一行一般缩进的空格数为 A 5格B 4格C 3格D 2格3 下列哪一种称呼用于英文商业信件较合适 A DearSirsB DearMr ArthurKingC MyDearJohnD DearComradeArthurKing B A B 4 如给美国的一家企业回信 写信日期 2003年7月5日 表达正确的是 A 5 7 2003B 2003 7 5C July5 2003D Jul 5 20035 关于美国邮政编码的书写表述正确的是 A 邮政编码写在收件人姓名和地址前B 邮政编码写在国名U S A 后C 邮政编码写在州名前D 邮政编码写在州名后6 撰写英文商业信件时 收信人的姓名 地址一般写在信头日期下方的 A 右下角B 左下角C 右上角D 左上角7 如果给一家英国企业写一封英文商业信件 称呼语后面的符号应为 A 冒号B 句号C 分号D 逗号 C D B D 8 撰写英文商业信件时 如不知道收信人的性别 但知道名字 下列哪一种称呼用于英文商业信件较合适 A DearChrisHarmonB DearMs ChrisHarmonC DearSirsD DearMr ChrisHarmon9 如果给一家美国企业写一封英文商业信件 最好采用 较为合适 A 缩进式B 半齐头式C 齐头式D 改良齐头式10 写一封英文商业信件 结束语的应用以下哪一种 是不正确的 A YourstrulyB YoursfaithfullyC SincerelyyoursD Lovinglyyours11 在英文书信中 附言的缩略写法是 A C C B Encl C P S D Re A D C C 12 写一封英文商业信件 采用以下 字体比较合适 TimesNewRomanB ComicSansMSC DatumD Gulim13 在英文商业信件中 如果在打印签名的后面出现CC 即表示 cometoB copiestoC countonD coordinateto14 在英文商业信件的正文中 如果要表达写此信的目的时 可采用以下哪种表达方式 A Couldyoupossibly B IwouldbedelightedtoC I mafraidthatD I mwritingtoinquireabout A B D 15 在英文商业信件中 表达今后的期望或联系时 以下哪种是不正确的 A I menclosing B Ilookforwardto C Hearingfromyousoon D SeeingyounextTuesday 是非题1 在英文商业信件中 写信日期可写可略 2 请柬中收信人的地址 称呼 结束语和签署等都是省略的 日期要全写 年份有时可以省略 3 在英文商业信件中 称呼语的位置应在信内地址下方一 二行的地方 4 英文商业信件的正文中可以用 Hello A 5 在英文商业信件中 结束语的第一个字母要大写 6 在英文商业信件中 结束语的句末用冒号 7 在英文商业信件中 手写签名的下方无需用打字机再打印出名字和职位 8 在英文商业信件中 段落之间应有doublespace 9 英文商业信函的字体通常采用TimesNewRoman或者Arial 10 在英文商业信件中 对女性的称呼最好用Miss 二 接待英语 简单礼仪英语 简单英语会话 作为公司的秘书 你是否总会有一些接待的工作要去做呢 对待来访的客人 提供的服务应使他们感到宾至如归 feelathome 语言也要体贴 处处显示出您的热情周到 询问访客身份 MayIhaveyourname please Whatcompanyareyoufrom Couldyoutellmewhatcompanyyouarerepresenting 如果碰到了老朋友可以说 Whatbringsyouhere 询问是否预约 来访目的 Doyouhaveanappointment Wouldyougivemeyourbusinesscard AndcanIaskwhatyouwishtoseehimabout 让客人稍候片刻 I llseeifheisavailable Wouldyoupleasehaveaseatandwaitforafewmoments 给客人倒茶 礼貌待客 Wouldyoulikecoffeeortea Howdoyoulikeyourcoffee 带客人去见经理 Pleasehaveaseat Mr JonesandMr Smithwillseeyouinfewminutes Mr Chenisexpectingyou I lltellhimthatyou rehere Wouldyoucomethisway please 婉言拒绝客人来访 Mr Chenisoccupiedatthemomentandwantstoknowifyourbusinessisurgent Hemaywanttogetintouchwithyouinthefuture Wouldyouleaveyourcard 一定要为自己争取机会 I lltakejustafewminutesofhistime I dprefertoexplainthattohimdirectly 整个接待过程如 1 客人到了 询问旅途情况 Mr Taylor it sindeedapleasuretomakeyouracquaintance Welcometoourcompany Didyouhaveagoodtrip Ihopeyou llhaveapleasantstayhere Ihopeyou veenjoyedyourstayinHangzhou We lldoourbesttomakeyourstayhereapleasantone Youmustbeverytiredaftersuchalongjourney 2 既然客人劳累就赶紧安排他去宾馆 Wehadreservedonesingleroomwithaprivatebathforyou Yourroomis1108 We lltaketheelevatorup YouwillfindRoom201attheendofthecorridor Thisway please Comewithmeplease 3 如果是外国客人 询问他会中文吗 DoyoureadChinese Whatlanguagedoyouspeak 4 安排好住处以后 领客人吃饭 Wouldyoulikeacupofcoffeeortea Doyouwantanythingtodrink 5 向客人提供帮助 Ifthere sanythingyou dliketoknow don thesitatetoask IfIcandoanythingforyou pleasedon thesitatetoletmeknow I mgladtobeofhelptoyou Arethereanyquestionsyou dliketoaskbeforeweleave 单选题 1 以下表达不是日常英语中打招呼的句子是 How severything B What sup C Howareyou D Nicetoseeingyou 2 在与外国客户吃商务餐 点餐时应该跟服务生说 MayIhaveamenu please B ShallIknowthedishesfortoday C Whatarethey D Howdoyoulikeyoursteak 3 来访的客人到了 作为公司秘书想要询问一下旅途情况 可以选用的句子是 A It sindeedapleasuretomakeyouracquaintance B Didyouhaveagoodtrip C Ihopeyou llhaveapleasantstayhere D Youmustbeverytiredaftersuchalongjourney D A B 4 公司的重要客户到了 你作为秘书希望向他提供帮助 接待时可以选用的句子是 A IfIcandoanythingforyou pleasedon thesitatetoletmeknow B Doyouwantanythingtodrink C Ifyouareintrouble pleaseaskmeforhelp I mgladtohelpyou 5 客户旅途劳累 你需要安排他去宾馆休息 可以选用的句子是 A We lldoourbesttomakeyourstayhereapleasantone B Wouldyoulikeacupofcoffeeortea C Arethereanyquestionsyou dliketoaskbeforeweleave D Wehadreservedonesingleroomwithaprivatebathforyou A D 6 你为接待的客人安排好食宿后 需要邀请他参加公司的活动 可以选用的句子是 A Whatwouldyouliketodo B Thereisnothingscheduledbeforelunch C Wearegoingtoshowyoutheworkshopwhileyou rehere D Haveyouanythinginmindyou dliketodo 7 商务活动后与客户告别 以下不正确的表达是 A Well goodbye Seeyousoon B I dliketosaygoodbyetoeveryone C Well goodbyeandhaveagoodtrip D Letmethinkitover andI llletyouknowlater 8 在办公室秘书需要询问访客的身份 以下不正确的表达是 A What syourname B MayIhaveyourname please C Whatcompanyareyoufrom D Couldyoutellmewhatcompanyyouarerepresenting C D A 9 询问办公室访客是否有预约或其目的 可以选用的表达是 A ShallIknowyourname B Whatisyourbusinesscard C Doyouhaveanappointment D Whatwouldyouliketodo 10 公司秘书需要寄一封航空信 请选出相对应的英语词汇 aregisteredletterB anairmailC aprintedletterD aregularmail是非题当你正在接见一个重要的客户贝塔先生时 你的上司阿尔法女士走了进来 你站起来说 MsAlpha I dlikeyoutomeetMr Beta ourclientfromSanDiego 改正为 Mr Beta I dlikeyoutomeetourVicePresidentofDevelopment Ms Alpha C B 2 你和一个重要的客户坐进一辆出租车里 你让客户坐在靠路边的那一侧 3 人们提议向你敬酒 你说 Thankyou 然后喝一小口你的酒水 改正为 在座位上坐着 等每个人都给你敬完酒再站起来 对给你敬酒的人说一声简短的 谢谢 然后开始致敬酒词 4 在美国餐厅 吃饭时都会点一大杯饮料 所以侍者一定会先问你 Whatdoyouliketodrink 5 如果碰到了老朋友可以说 Whatbringsyouhere 6 请客人稍候片刻时 可以说 Wouldyoupleasehaveaseatandwaitforafewmoments 7 婉言拒绝客人来访 可以说 Mybossisverybusynow Youcancomenexttime 8 刚下飞机要去希尔顿酒店 你向路人问道 CouldyoupleasetellmethewaytoHiltonHotel 9 当客户向你提出不满抱怨音乐太响时 你回答道 I msorry Ithoughtyouwouldn tmind 10 当客户因迟到向你表示歉意时 你的回答应是 Don t forget 三 简单接听电话英语 1 在公司接听电话时 一般要先报上自己的姓名与公司名称ThisisRitaChangofABCTradingCompany ABCTradingCompany CanIhelpyou 如果接听的是分机 要报上自己部门的名称 ABCTradingCompany OverseasSalesDepartment CanIhelpyou 打电话一方听到这样的话後 要告诉对方自己想找的人 I dliketospeaktoMr Brown please 或者告诉对方自己要转的分机号 CouldIhaveextension321 please 如果想转接某个部门 而非具体某个人时 可以说 I dliketospeaktosomeoneinthePersonnelDepartment 如果接听者即是打电话者要找的人 可以简单地回答 Speaking 如果想了解对方打来电话的目的 千万不要问 Whyareyoucalling 而是说 Whatisthiscallregarding 2 电话预约 作为一个公司的职员或秘书 因为业务的需要 我们也许天天会接听电话 而在这些电话中 有许多是来电话的人要约见公司内的某人 一般业务员或是经理 洽谈生意的 当你拿起电话时 你或许可以说 Goodmorning ThisisABCCompany MayIhelpyou 对方的人也许会告诉你 MynameisGeorgeBrown I mwiththeXYZCompany IwouldliketoseeMr Nelson 3 如果你是在为别人转接电话的话应当怎么说呢 I llputyouthroughrightnow I llconnectyouwiththedepartmentyouwant Holdonforaminute 4 抱歉这么晚打来的说法 I msorrytocallyousolate IhopeIdidn tcatchyouatabadtime 5 有急事时的表达方法 It surgent CouldIhavehermobilephonenumber 6 若对方不在的说法 It snothingimportant It snothingurgent Thankyou good bye I llcallheragain I llcallbacklater 7 打错电话I msorryIhavethewrongnumber Isthis02 2718 5398 Sorrytohavebotheredyou 8 听不清楚Sorry Ididn tcatchyou Sorry Ididn tunderstand 9 请对方说慢点的说法 Wouldyouspeakmoreslowly Couldyouspeakupalittle speakout 10 打叫人电话 打叫号电话 打对方付费电话 打叫人电话给 I dliketoplaceaperson to personcallto Iwanttomakeaperson to personcallto 我帮您接过去Holdtheline please I llconnectyoutothenumber Pleasehangupandwaitformetocallyou 打叫号电话到 Iwouldliketoplaceastation to stationcallto Canyousetupastation to stationcallto please 打对方付费电话到I dliketoplaceacollectcallto Wouldyouhelpmesetupacollectcallto Forme 1 一客户打电话到某公司海外销售部 他打通电话后会先听到 A WorldTradingCompany CanIhelpyou B CanIhelpyou C ThisisMaryspeaking MayIknowyourname D WorldTradingCompany OverseasSalesDepartment CanIhelpyou 2 假如你打电话找史密斯经理 但他不在 你请求秘书让他回电给你 下面说法不正确的是 A Couldyouaskhimtocallmeat5o clock B Couldyouaskhimtocallmeback C Letmecallbacklateragain Thankyou D Pleasetellhimtophone2233 4455 3 如果你现在为别人转接电话 你可以采用的说法是 A I llputyouthroughrightnow B Mr Jonesisawayfromhisdesk CanItakeamessage C I msorrytocallyousoearly D I llcallheragain 单选题 D C A 4 假如你听不清楚对方的电话 你可以向对方说明 下面说法不正确的是 A Sorry Ididn tcatchyou B Sorry Ididn tgetwhatyousaid C Ican thearyouverywell D Sorrytohavebotheredyou 5 下面哪一项是 叫人电话 的英语正确表达 astation to stationcallB acollectcallC aperson to personcallD alongdistance