Access应用技术教程库第4章Access数据表的操作.pptx

第4章Access数据表的操作 学习目的与要求 掌握Access数据表的视图 创建Access数据表的常用方法 Access数据表中字段的命名规则和有效性规则 掌握设置Access数据表中主键的方法 Access数据表中冻结多个字段列的方法 创建数据表之间关系的方法 第4章Access数据表的操作 4 1Access数据表概述4 2创建Access数据表的方法4 3使用设计视图创建表4 4通过输入数据创建表4 5导入数据表4 6数据表之间的关系 4 1Access数据表概述 数据表是Access数据库中存储数据的对象 是数据库的基本操作对象 数据表可以理解为 关于特定主题的数据集合 将相同性质的数据存储在一起 以方便增减数据 查询数据等 4 1 1数据表的组成Access的数据表是一个关系型的二维表 由第3章的表3 3可知 数据表由多条记录组成 一条记录由多个字段组成 创建数据表时主要包括以下两个方面 1 确定数据表的表名 数据表包含在数据库中 表名用于标识数据库中某一个具体的数据表 2 定义数据表的表结构 数据表的表结构主要包括字段名称 数据类型 字段大小 主键和索引等字段属性 本章将创建ldjkk accdb数据库中的4个数据表 分别为 班级信息 学生信息 课程信息 和 成绩 这4个表的表结构如第3章的表3 2 表3 4 表3 6 表3 8所示 如图4 1所示为 班级信息 表的设计视图 该表的结构中包括字段名称 数据类型 字段说明和字段属性等几个部分 1 字段名称字段名称必须能直接 明确地反映数据内容 字段名称要符合Access有关字段名的规定 字段名命名的规定如下 1 长度不能超过64个字节 2 可以是包含字母 数字 空格及其他字符的任意组合 但不能包含句号 感叹号 方括号 重音符号及控制字符 ASCII值为0 31 等特殊字符 且不能以空格开头 3 不能与Access中已有的属性及其他元素的名称相同 图4 1 班级信息 表的设计视图 2 字段的数据类型数据类型必须与对应的数据内容相适应 MicrosoftOfficeAccess提供了10种可供选择的数据类型 其适用范围和所需的存储空间如表4 1所示 表4 1字段的数据类型 3 字段的属性数据表的 设计视图 窗口下部的字段属性的两个选项卡分别是 常规 和 查阅 常规 选项卡显示或设置相应字段的属性 包括字段大小 格式 输入掩码 标题和默认值等 Access为大多数属性提供了默认设置 一般能够满足用户的需要 用户也可以根据需要自行设置 1 字段大小可由用户设置的数据类型有 文本型 数字型和自动编号型 文本型字段的大小属性可以设置为1 255之间的任何整数 其默认值为50 数字型字段的大小属性的可选项提供了字节 整型 长整型 单精度型 双精度型 同步复制ID和小数 各个选项所占用的存储空间不同 默认值为长整型 自动编号型字段的大小属性的可选项提供了长整型和同步复制型 其默认值为长整型 2 索引为字段建立索引可以迅速地在表中定位记录 提高管理效率 具有此属性的数据类型有 文本型 数字型 货币型和日期 时间型 索引属性有3个可选项 无索引 有索引 有重复 和索引 无重复 如果某字段被设置为 有索引 属性 那么在显示表或查询时 将按照索引顺序排列记录 如果索引为 有 无重复 那么将不允许在两条记录中输入相同的字段值 如果索引为 无 则不对记录进行排序 3 格式使用 格式 属性可规定字段的数据显示格式 除了OLE对象以外 其他的数据类型字段均可设置格式 Access为自动编号 数字 货币 日期 时间和是 否等数据类型提供了预定义格式 可从列表中选择 例如 出生日期的格式可以设置为 1986 06 19 的形式 4 字段有效性规则字段有效性规则用来控制数据输入的正确性和有效性 一旦输入字段的数据违反了有效性规则 Access将显示一个信息告诉用户哪些是允许的输入内容 例如 设置 性别 字段的有效性规则为 男 Or 女 如果输入的字段值不是 男 或 女 就会显示一个如图4 2所示的提示信息对话框 5 标题标题是表或查询在数据表视图中字段的列标题 可以与字段名称相同 也可以与字段名称不相同 例如 学号 的标题可以设置为 学生编号 6 默认值使用此属性可以指定在添加新记录时自动输入的值 如果表中记录的某字段值大部分相同 则为该字段设置一个默认值可以简化输入 添加新记录时可以接受默认值 也可以重新输 入新值覆盖默认值 例如 性别字段的默认值可先输入 男 或者 女 7 小数位数当字段类型为数字或货币类型时 才可以设置小数位数 Access提供了自动和0 15位的多种选项 其默认值为自动 注意 此属性只影响显示的小数位数 而不影响保存的小数位数 8 查阅属性查阅属性是指可以使用 组合框 或 列表框 代替 文本框 来显示或输入表中的数据 从而方便用户的输入 以防止字段中出现无效的数据 因为系统只能接收组合框或列表框中的值 在列表框中只能选择列表中的选项 而组合框中 不仅可以选择列表的值 也可以输入新的值 比列表框更为灵活 例如 将 学生信息 表中的 性别 属性改为用列表框来显示 结果如图4 3所示 在表的设计视图中设置查阅字段属性的步骤如下 在设计视图中打开 学生信息 表 选择所要修改的字段 性别 然后单击字段属性中 查阅 选项卡 如图4 4所示 在 显示控件 下拉列表框中选择 列表框 作为显示控件 如图4 4所示 在 行来源类型 栏中选择 值列表 作为列表框中行的来源 在 行来源 中为列表框输入 男 女 注意各个字段值之间用半角字符 作为分隔符 在 绑定列 中 设置字段值为1 在 列数 栏中输入1 确定显示在列表框中的列数 在 列标题 栏设置是否要设置列标题 在 列宽 栏中为列表框设置列的宽度 字段查阅属性的设置结果如图4 5所示 图4 3从列表框中选择字段值 图4 4字段的查阅属性 4 字段的说明字段说明是指对每个字段的简要性说明文字 用来说明该字段所表示的具体信息 以及设计字段时的注释 向该字段添加数据时 此说明文字将显示在状态栏上 增强数据的可读性 但说明信息不是必须的 例如 在 说明 列中输入有关 学号 的说明信息 这里输入 学号是唯一标识一个学生的字段 如图4 5所示 图4 5字段查阅属性的设置结果 4 1 2数据表的视图视图是Access数据库对象的外观表现形式 不同的视图具有不同的功能和使用场合 Access的数据表有4种视图 设计视图 数据表视图 数据透视表视图和数据透视图视图 1 设计视图数据表的设计视图用于设计数据表的结构 在数据表的设计视图中 既可以创建数据表的结构 也可以添加 删除或修改表中原有的字段 如图4 1和图4 5所示 要显示数据表的设计视图 最简单的方法是先在数据库窗口中打开数据表 然后在 表工具数据表 面板的 视图 选项板中单击 视图 按钮 在弹出的列表框中选择 设计视图 选项即可 如图4 6所示 也可以先在导航窗格中选择数据表 然后右击打开如图4 7所示的快捷菜单 选择快捷菜单中的 设计视图 命令 2 数据表视图数据表视图以行列格式显示数据表 用于添加 修改和删除数据记录 如图4 3所示 要显示数据表视图 可以在导航窗格中直接双击数据表的表名 也可以利用如图4 7所示快捷菜单中的 打开 命令也能显示数据表视图 3 数据透视表视图和数据透视图视图数据透视表视图和数据透视图视图是用所选格式和计算方法 汇总大量数据的表或图 多用于查询或窗体中 显示数据表的设计视图或数据表视图后 在Access窗口中可利用如图4 6所示列表框中的 数据透视表视图 和 数据透视图视图 选项 快速创建数据透视表视图和数据透视图视图 图4 6选择 设计视图 选项 图4 7快捷菜单 返回本章 4 2创建Access数据表的方法 创建Access数据表的常用方法有如下2种 利用数据表的 设计视图 创建表 利用 通过输入数据创建表 的方法创建表 本章4 3 4 4节分别举例说明用这2种方法创建数据表的过程 返回本章 4 3使用设计视图创建表 数据表的设计视图是一个功能强大的工具 利用它不仅可以修改数据表的结构 还可以自行设计数据表 本节将使用表的 设计视图 创建一个数据表 该数据表的名称为 班级信息 4 3 1打开ldjkk accdb数据库在Access2007中 打开数据库ldjkk accdb 数据库窗口如图4 8所示 打开数据库时 Access视图区中没有任何记录 需要手动创建表 4 3 2定义 班级信息 数据表的表结构1 打开数据表的 设计视图 在如图4 8所示的ldjkk accdb数据库窗口中 单击 表 选项板中的 表设计 按钮 即可弹出表的 设计视图 如图4 9所示 图4 8ldjkk accdb数据库窗口 图4 9使用 设计视图 创建数据表的起始界面 表的 设计视图 中 主体部分也是一个表 不过这个表的每个字段值是所设计表的各字段的属性 字段名称 数据类型 字段属性以及说明信息 而表中每条记录则代表所设计表中的相应字段 另外还规定了每个字段的属性 右下角的窗口给出了设计过程中的每一步的提示信息 如图4 5所示 2 定义表中的每个字段的字段属性 班级信息 表中包含以下字段 班级编号 班级名称 人数 班主任和所属系部 1 输入字段名在 设计视图 的第一行 字段名称 列中单击 输入 班级编号 作为 班级信息 表的第一个字段 2 选择数据类型在 数据类型 列中 保留默认值 文本 或者单击 数据类型 列右端的向下箭头 根据需要为各个字段选择合适的数据类型 各个字段的数据类型参考表4 1设置 例如 人数 设置为 数据 型 其他字段可以设置为 文本 型 3 输入字段的说明信息在 说明 列中输入有关字段的说明信息 例如 班级编号 字段的说明信息可以输入 班级编号是唯一标识班级的字段 不能出现相同的编号 说明信息不是必须输入的 如果没有说明信息 可以为空 4 设置字段的其他属性根据实际需要 在窗口下半部的 常规 和 查阅 选项卡中 分别对各个字段的属性进行设置 例如 班级编号的字段大小设计为10 班级名称的字段大小设计为30 5 为字段设置索引为了控制数据表中记录的有序化 提高查询速度 可以根据需要为字段设置索引 例如 班级编号设置为 有 无重复 其他字段设置为 无 建立索引的方法很简单 先选取要建立索引的字段 在属性框中的索引栏中为该字段选择合适的索引类型 要设置索引属性 单击 显示 隐藏 选项板中的 索引 按钮 弹出如图4 10所示的索引对话框 在该对话框可以确定 索引名称 排序次序 是否为主索引或唯一索引 是否忽略Nulls等 图4 10设置索引属性的对话框 用同样的方法 对 班级信息 表的其他字段逐一作出定义 创建一个完整的表结构 最后的结果如图4 1所示 说明 若要在表中插入新的字段 可以单击要添加字段的行 然后单击 工具 选项板的 插入行 按钮 若要在表的结尾添加新的字段 请单击尾部的空行 若要在表中删除已有的字段 可以单击要删除字段的行 单击 工具 选项板中的 删除行 按钮即可 3 定义主键主键是表中唯一标识一条记录的字段 通过主键可以快速准确地在各个数据表中收集和查找数据 就像每个班级都有一个 班级编号 一样 表中的每条记录都要用类似 班级编号 的字段来识别不同的记录 因此主键必须具备唯一性 就像一所学校不会有任何两个班级拥有相同的 班级编号 一样 定义主键并不是必要的 但却是个不错的选择 如果未定义主键 在保存表时MicrosoftAccess会询问 是否创建主键 如图4 11所示 设置主键的方法是 选择将要定义为主键的一个或多个字段 例如 班级信息 表中的 班级编号 然后单击 工具 选项板中的 主键 按钮 这时 班级编号 前面的行选定器上也会出现标识 而且 当第一行为当前行时 工具栏上的 主键 按钮也处于亮显状态 这表明 字段 班级编号 已被定义为所设计表的主键 如果希望多字段主键中字段的排序不同于这些字段在表中的排序 可以单击 显示 隐藏 选项板中的 索引 按钮显示 索引 窗口 然后针对名为PrimaryKey的索引重新排列字段名称的顺序 提示 若要选择一个字段 可以单击所需字段的行选定器 若要选择多个字段 可以按住Ctrl键 然后对每个所需字段单击其行选定器 若取消原先定义的主键 在设计视图中 单击 工具 选项板中的 主键 按钮 即可撤销原主键 此时设计视图中的钥匙标志将消失 4 保存表在Access2007中完成表结构的创建后 在 表工具设计 面板的 视图 选项板中单击 视图 按钮 在弹出的列表框中选择 数据表视图 选项 切换至数据表视图 此时系统会弹出提示保存表的对话框 MicrosoftAccess会询问 是否立即保存表 如图4 12所示 或者在表标题上单击鼠标右键 在弹出的快捷菜单中选择 保存 命令 也可弹出如图4 12所示的对话框 在如图4 12所示的对话框中单击 是 按钮 即可弹出如图4 13所示的 另存为 对话框 在文本框中输入表的名称 单击 确定 按钮 一个按要求设计的表便建成了 使用 设计视图 方法创建数据库的表 一切都由用户自定义 灵活且快捷 4 3 3编辑数据表的记录编辑数据表的记录包括添加 修改和删除记录数据 前面利用表的 设计视图 创建的表 只设计了表的结构 没有向表中输入数据 接下来可以打开表的 数据表视图 向其中输入数据 1 打开表的 数据表视图 在ldjkk数据库窗口的导航窗格中 双击 班级信息 或先选择 班级信息 表 再单击鼠标右键 在弹出的快捷菜单中选择 打开 命令 均可打开如图4 14所示空数据表 班级信息 此时 班级信息 的空数据表视图只在表的顶端显示表的字段名称 并在其下面显示一条空记录 提示 无论数据表中有多少记录 在表的底部总有一条空记录 以方便用户添加新的记录 如果某个字段事先已设置默认值 Access2007将在空记录的相应字段内显示该默认值 2 添加新记录将光标定位在某一个字段 依次输入各个字段的值 直到所有的字段的数据值输完为止 在输入过程中 可以单击工具栏中的 保存 按钮 及时保存记录 要将光标移到同一条记录的下一个字段 可按Tab键 键或Enter键 要将光标移到同一条记录的上一个字段 可按Shift Tab组合键或 键 表3 3中的记录全部输入后的结果如图4 15所示 3 修改原有记录在数据表视图中修改记录时 可以通过观察记录最左端的 记录选择器 来获得有关记录的信息 然后对记录进行修改 一般有3种指示符表示不同的含义 1 出现在记录最左端的铅笔状标志是编辑记录的指示符 表示用户正在编辑修改该记录 并且还没有保存 此时按Enter键 即可保存修改 2 出现在记录最左端的星号标志是新记录的指示符 表示本表的最后一条记录 通常是空的 3 出现在记录最左端的向右的三角形标志是当前记录的指示符 表示当前用户正准备处理的记录 如图4 15所示 位于数据表视图左下方的记录定位指示器 包括 第一条记录 上一条记录 当前记录 下一条记录 尾记录 和 新 空白 记录 等按钮 用这些按钮可以很方便地浏览并修改表中的记录 图4 15 班级信息 表中的记录 4 删除原有记录从数据表中删除的记录是不能恢复的 执行删除操作时一定要慎重 以免误删有用的数据 删除记录的操作步骤如下 1 通过按 或 键将光标移动至所要删除字段中的记录上或用鼠标单击要删除记录所在行的任一处 也可以利用 Shift 单击 选取多条字段上的记录 2 然后单击 表工具数据表 面板的 字段和列 选项板中的 删除 按钮 系统会弹出删除字段提示信息对话框 如图4 16所示 在提示信息对话框中单击 是 按钮 确认永久删除字段 返回本章 提示 在Access2007的数据表中 可以先选中需要删的行记录 然后单击鼠标右键 在弹出的快捷菜单中选择 删除记录 命令 弹出删除记录对话框 单击 是 按钮 即可删除选中行的记录 而如图4 16所示的删除字段是指删除列的记录 图4 16删除字段时的提示信息对话框 4 4通过输入数据创建表 通过 输入数据创建表 的方法可以一次性完成数据表的创建和数据的输入 如果没有确定表的结构 但是有表所要存储的数据 那么此时就可以采用通过输入数据创建表的方法直接创建表 本节将使用 通过输入数据创建表 的方法创建一个数据表 该数据表的名称为 课程信息 1 打开数据库先打开已创建的数据库 例如 ldjkk数据库 或者新建一个数据库 2 打开数据表视图在如图4 8所示的ldjkk数据库窗口中 单击 创建 面板的 表 选项板中的 表 按钮 则弹出如图4 17所示的数据表视图 图4 17通过输入数据创建表的数据表视图 3 命名字段双击数据表视图中 添加新字段 输入所需的字段名 课程编号 然后依次修改后面的各字段名称 分别为 课程名称 开课学期 开课系部 和 学分 结果如图4 18所示 4 输入数据在各字段中按顺序输入数据 结果如图4 19所示 还可以根据需要拖动表的分隔线 改变表格的宽度 5 保存表单击表标题右侧的 关闭 按钮 弹出提示信息框 单击 是 按钮 保存修改 在弹出的 另存为 对话框中输入数据表名称 课程信息 如图4 20所示 然后单击 确定 按钮 Access2007将自动创建一个主键 完成数据表的保存 图4 18修改字段名后的数据表视图 图4 19输入字段值的数据表视图 图4 20 另存为 对话框 6 修改数据表的结构通过输入数据的方法创建数据表时 数据表的结构不一定完全符合规定的要求 打开数据表的 设计视图 进行必要的修改 如图4 21所示 按照第3章表3 6中的结构数据对 课程信息 表的结构进行修改 删除一个字段 ID 而重新设置 课程编号 为主键 同时修改部分字段的数据类型和字段大小 修改的结果如图4 22所示 图4 21 课程信息 表的设计视图 图4 22 课程信息 表的结构修改结果 返回本章 4 5导入数据表 Access2007提供了数据导入功能 可以从另外一个Access2007数据库或其他程序建立的数据文件中导入数据 从而生成表并将数据导入到数据表中 Access2007可以导入的数据源有多种 常用的有MicrosoftOfficeAccess MicrosoftExcel HTML文档 文本文件和ODBC数据库等 在导入数据之前 必须创建或打开Access2007数据库 以包含导入的数据表 同时源文件也必须关闭 在Access2007数据库中 导入的数据将创建源数据的一个副本 同时源表或源文件不会改变 本节将使用 导入数据表 的方法创建一个表 该表的名称为 成绩 4 5 1导入数据表如图4 23所示 MicrosoftExcel中有一个名为 成绩 的工作表 该工作表中有6行成绩数据 现将这个工作表导入ldjkk数据库中 图4 23Excel表中已有的数据 1 打开ldjkk数据库 2 单击主窗口的 外部数据 导入 Excel 按钮 打开 获取外部数据 对话框 单击 文件名 右侧的 浏览 按钮 弹出 打开 对话框 选择需要导入的Excel表 ldjkk xlsx 单击 打开 按钮 返回如图4 24所示的对话框 选中 将源数据导入当前数据库的新表中 单选按钮 图4 24 获取外部数据 对话框 3 单击 确定 按钮 弹出如图4 25所示的 选择合适的工作表或区域 对话框 选择需要导入的数据表 成绩 4 单击 下一步 按钮 弹出如图4 26所示的 确定指定的第一行是否包含列标题 对话框 默认情况下 第一行包含列标题 复选框已被选中 保持该复选框的选中状态 5 单击 下一步 按钮 弹出如图4 27所示的 指定有关正在导入的每一字段的信息 对话框 根据需要可以在字段选项框中对字段信息进行必要的更改 6 单击 下一步 按钮 弹出如图4 28所示的 设置主键 对话框 为新表定义一个主键 图4 25选择合适的工作表或区域 图4 26确定指定的第一行是否包含列标题 图4 27指定有关正在导入的每一字段的信息 图4 28设置主键 7 单击 下一步 按钮 弹出如图4 29所示的 输入数据表的名称 对话框 为导入的数据表输入一个表名 成绩 8 单击 完成 按钮 弹出如图4 30所示的对话框 提示成功导入数据表 单击 关闭 按钮 完成从MicrosoftExcel工作表导入MicrosoftAccess数据表的过程 如图4 31所示 成绩 表成功地导入ldjkk数据库中 图4 29输入数据表的名称 图4 30导入数据表成功的提示信息对话框 图4 31成绩表成功导入后的数据库窗口 4 5 2修改数据表结果通过 导入数据表 的方法创建数据表时 数据表的结构不一定完全符合规定的要求 可以打开数据表的 设计视图 进行必要的修改 如图4 32所示 按照第3章表3 8中的结构数据对 成绩 表的结构进行必要修改 同时修改部分字段的数据类型和字段大小 修改后的结果如图4 33所示 图4 32成绩表的初始结构 图4 33成绩表结构修改后的结果 返回本章 4 6数据表之间的关系 4 6 1数据表之间的关系概述关系是指两个表的共有字段之间的关联性 通过定义表之间的关系 可以将数据库中各个数据表中的信息联系起来 只有定义了关系以后 创建查询 窗体以及报表等对象才可以同时显示多个数据表中的数据 关系可以协调各个数据表中的字段 它是通过匹配各个数据表中的主关键字字段的数据来完成这种功能的 主关键字字段通常是两个数据表中名称相同的字段 而且一般情况下 这些相互匹配的字段往往是各个数据表中的主键 Access数据库只有通过各个数据表中主关键字之间的关系 才能高效率地完成各种数据库的应用功能 关系通过匹配字段的数据来执行 建立表之间的关系 必须满足以下3个条件 1 相关联的字段名称不一定相同 但字段类型必须相同 2 相关联的字段若为数据字型 二者还必须具有相同的字段大小 3 自动编号型字段可以和数字型字段匹配 并且要求二者必须具有相同的字段大小 关系的创建关键是分析数据表之间的内在联系 Access数据库中数据表之间的关系可以根据两个数据表中记录的匹配情况分为3种类型 一对一 一对多和多对多 在创建关系之前一般应确保各个数据表具有主关键字或唯一索引 应遵循以下原则 1 一对多 关系 要求只有一个数据表的相关字段是主关键字或唯一索引 2 一对一 关系 要求两个数据表的相关字段都是主关键字或唯一索引 3 多对多 关系 通过使用第3个数据表来创建 第3个数据表至少包括两个部分 一部分来自一个数据表的主关键字或唯一索引字段 另一部分来自另一个数据表的主关键字或唯一索引字段 如果需要还可增加其他字段 4 6 2数据表之间关系的创建1 打开数据库打开要定义关系的数据库 但是要关闭所有打开的表 因为不能在已打开的表之间创建或修改关系 切换到数据库窗口 2 打开 关系 窗口在 数据库工具 面板的 显示 隐藏 选项板中 单击 关系 按钮 打开 关系 窗口 如图4 34所示 图4 34 关系 窗口 3 添加表到 关系 窗口添加表到关系窗口的操作步骤如下 1 在 关系 窗口的 显示表 对话框中 如图4 35所示 2 选择需要创建关系的表名称 例如 班级信息 表 成绩 表 课程信息 表 和 学生信息 表 如图4 36所示 3 单击 添加 按钮 或者双击欲创建关系的表名称 此时在 关系 窗口中将出现所选取的表 包含字段列表框 4 调整 关系 窗口各个表的位置 然后关闭 显示表 对话框 如图4 37所示 图4 35 显示表 对话框 图4