时间管理经典课件.pptx

主讲 梁维 时间管理 学习目标正确认识时间管理的重要性了解时间管理失控的问题掌握时间管理的六大法则帮助大家学会时间管理的基本技巧掌握常见的时间管理工具 时间管理 营销经理小王的困扰 我的时间完全不够用 客户的电话响个不停 光接一个电话就得一二十分钟 常用的工作表格 工具 要用的时候经常找不着 电脑里很多邮件来不及看 导致很多信息 通知 公司制度都不了解 三天两头开会 基本上没时间做准备 招来的新人不熟悉业务 经常要指导 培训 精心培养的业务精英要辞职 据说是被竞争对手猎走了 除了做业务 上级还分配了一些行政上的管理事务要做 忙得昏天黑地的时候 竟然连女朋友的生日都给忘了 真的那么忙吗 1正确认识时间 2时间管理的必要性 3时间管理法则 4时间管理工具 5回顾总结 目录 1正确认识时间 游戏 小组讨论 怎么花钱时间的特质时间的定义什么是时间管理你的时间价值 内容提纲 第一部份 游戏 分组讨论 为你提供86400元人民币 请在1天之内把它全部花完 但这笔 奇怪 的钱 不可以积蓄 不可以转让 你将如何花掉这笔钱呢 规则 供给毫无弹性不能储存不会停止不能增加无法转让无法失而复得客观公平 正确认识时间 时间的特质 时间是什么 韦氏大辞典中的定义是这样的 时间是由过去 现在及未来构成的 时间就是过去 现在及未来的连续不断的连续线 时间的基本元素是事件 是过去的事 现在的事和未来的事 时间是由每一个时间的事件构成的 正确认识时间 时间的定义 什么是时间管理 时间管理者对过去 现在 未来每一个时间的事件的控制 你的时间管理水平如何 下面的每个问题 请你根据自己的实际情况 如实地给自己评分 计分方式为 选择 从不 记0分 选择 有时 记1分 选择 经常 记2分 选择 总是 记3分 1 我在每个工作日之前 都能为计划中的工作做些准备 2 凡是可交派下属 别人 去做的 我都交派下去 3 我利用工作进度来书面规定工作任务与目标 4 我尽量一次性处理完毕每份文件 5 我每天列出一个应办事项清单 按重要顺序排列 依次办理这些事情 6 我尽量回避干扰性电话 不速之客的来访 以及突然的约会 7 我试着按照生理节奏变动规律曲张图来安排我的工作 8 我的日程表留有回旋余地 以便应对突发事件 9 当其他人想占用我的时间 而我又必须处理更重要事情时 我会说 不 0 12分 你自己没有时间规划 总是让别人牵着鼻子走 13 17分 你试图掌握自己的时间 却不能持之以恒 18 22分 你的时间管理状况良好 23 27分 你是值得学习的时间管理的典范 12 结论 你的时间价值 你的时间管理水平 你的时间价值 进行时间管理的必要性 时间就是金钱 不能管理时间的人 就不能管理一切 彼得 杜拉克 2时间管理的六大法则 SMART法则20 80法则四象限法则并行串行法则蕃茄工作法则适当授权法则 内容提纲 第三部份 时间管理法则1 目标管理与计划管理 设定目标的SMART原则 Specific 必须具体 明确的Measurable 可以衡量 要量化Achievable 可以达到 挑战性Relevant 相关性Timebound 时间 期限 做计划要学会列清单工作方法三段论 时间管理法则1 目标管理与计划管理 遵循20 80定律用你80 的时间来做20 最重要的事情 时间管理法则2 二八定律 紧急性 重要度 A重要而且紧急 紧急但不重要 D不重要不紧急 重要但不紧急 注 重要度取决于任务本身对战略的影响力紧迫性取决于任务本身时间性的强弱 20 时间管理法则3 四象限坐标法 鹅卵石的故事 碎石型事务 水型事务 细沙型事务 石块型事务 必要的 战略的 浪费的 干扰的 22 时间管理矩阵图 有限期的任务危机急迫的问题马上召开的会议 准备 开拓事项预防 改善 创新工作计划建立关系 不速之客的接待某些骚扰电话某些邮件与报告某些会议 搞笑邮件与人八卦自己并不感兴趣的活动可去可不去的应酬 立即做Doitnow 超越今天 有计划的做Doitlater 授权Delegate 用空闲时间做 不做Don tdo 时间管理矩阵图 4D原则 普通人的时间安排 15 成功人士 时间管理矩阵图 案例分析 销售部王经理的一天 1与华清公司商谈产品定价2接听电话留言3与重要客户共进午餐4突然接到通知 天际公司的货未到 怎么办 5开庭在即 与客服经理商讨索赔案的处理6阅读内部刊物7突然接到一个客户的投诉8与实达公司的合作意向书明天就要拿出来9准备周五的业绩汇报会10人事部要求提交新员工的转正评价表11对文件进行归档 1与华清公司商谈产品定价3与重要客户共进午餐9准备周五的业绩汇报会11对文件进行归档处理 4突然接到通知 天际公司的货未到 怎么办 5开庭在即 与客服经理商讨索赔案的处理8与实达公司的合作意向书明天就要拿出来 6阅读内部刊物2接听电话留言 10人事部要求提交新员工的转正评价表7突然接到一位客户投诉 立刻做 有计划的做 超越今天 授权做 用零散的时间做 并行工作模式 A B C 去珠海分公司做业务支持 替行政部带办公设备给珠海分公司 把新聘的大学生带去珠海报到 多头事务一次搞掂 27 时间管理法则4 并行串行统筹兼顾 串行工作模式 充分考虑工作的连续性 时间管理法则4 并行串行统筹兼顾 并行串行统筹兼顾 A B C D 去珠海分公司做业务支持 了解当地情况 召开座谈会 把新聘的大学生带去珠海报到 和珠海的同学聚会 公私兼顾高效有序 E 陪同珠海业务同事外出拓展 29 时间管理法则4 并行串行统筹兼顾 时间管理法则5 蕃茄工作时间法则 25分钟 5分钟休息 5分钟紧急事情 以25分钟为一个番茄时间 在这段时间内只允许做一种事情 提前确定好比这件事情更重要的紧急事情 紧急事情的处理时间不超过5分钟 如果超过 则这个番茄作废 从新计时 25分钟之后一定要休息5分钟 时间管理法则5 适当授权法则 适当授权适当借力学会拒绝流程优化 现代社会是个高度分工的社会 专业的人做专业的事 你不可能把所有事都自己挑在肩膀上 必须交给你的下级 同级甚至上级去做 特别要说明的是 授权并不一定发生在工作上 生活学习中处处存在授权 4时间管理工具 行事日历闹钟 蕃茄钟任务甘特图行动日志清单勤做5S运动 内容提纲 第四部份 时间管理工具1 行事日历 推荐 时间管理工具2 闹钟 蕃茄钟 推荐 适用 蕃茄工作法 时钟 常用于第2象限任务 重要不紧急 时间管理工具3 任务甘特图 推荐 时间管理工具4 行动日志清单 推荐 职场人员的办公5S管理工作计划表常用文件及工具书柜子及办公室桌清理相关人员通讯录 时间管理工具5 办公室5S 推荐 5回顾总结 学到了什么 该做些什么 总结评语 内容提纲 第五部份 我们学习到了什么 正确认识时间管理的重要性了解时间管理失控的问题掌握时间管理的六大法则学会时间管理的基本技巧掌握常见的时间管理工具 设置 定计划的时间 早上或晚上 给你的时间一定的弹性给你的任务时间10 20 的缓冲每天从做一项主要工作开始每天至少完成一项主要工作每个时间段里做一件事情并把它做好每天结束时选择明天的主要任务并计划具体的时间段每个时间段以2小时或更少为宜 计划你的一天 准备一张长条纸用笔将它划成10份 中间部分刚好每两列一份代表生命中的10年 分别写上10 20等 最左边的空余部分写上 生 字 最右边的空余部分写上 死 字 第一个问题 请问你现在几岁 第二个问题 请问你想活到几岁 第三个问题 请问你想几岁退休 第四个问题 请问一天24小时你会如何分配 第五个问题 比比看 第六个问题 想一想 第七个问题 请问你现在有何感想 第八个问题 请问你会如何看待你的未来 游戏 互动 时间管理金科玉律 设立有挑战但可实现的目标设定所有工作的完成期限建立固定的日常工作模式在精力最充沛时做最用脑力的工作不要推迟你不喜欢但重要的事情不重要的事迟一点做分析你在时间管理方面的障碍确立你不希望被打扰的时间一次只做一件事如果你开始做一件事 尽可能做完它 做好电话沟通的计划在工作效率低时做几次小休的安排用固定的时间 会议与下属讨论日常事宜有选择 要学会拒绝在同一地