高效事务管理方法.ppt

1 高效事务管理方法24th Oct 2010 2 1 忙碌的原因2 忙碌的构成3 OUTLOOK快速高效应对忙碌工作 一 高效事务管理的必要性 3 如何更好地忙里偷闲 你很忙吗 4 如何更好地忙里偷闲 日本学者关于时间浪费的调查 人们一般每8分钟会收到一次打扰 每小时大约7次 即 每天50 60次每次打扰大约5分钟 总共每天大约4小时 也就是50 其中 约3小时的打扰是没有意义或者极少有价值 同时 人被打扰后重拾原来的思路至少需要3分钟 每天就是2 5小时 根据以上统计数据 可以发现 每天因打扰而产生的时间损失约为5 5小时按照8小时工作制算 这占了工作时间的68 7 5 如何更好地忙里偷闲 6 如何更好地忙里偷闲 导致 精力和时间投入到了应付被打断 被干扰以及对所遇事务的认识和分类当中 7 忙碌的构成 8 OUTLOOK的特点 OUTLOOK的特点 帮助发挥内在主观因素 应对 协调 管理外在客观环境给我们带来的繁杂事务和不可预知的突发事件 9 OUTLOOK快速高效应对外部因素 10 OUTLOOK快速高效应对内部因素 11 1 GTD法2 ABC等级法3 四象限要素法4 目标管理法 二 高效事务管理方法 12 GTD理念 来源 来自DavidAllen的一本畅销书 GettingThingsDone 大陆译本 尽管去做 无压工作的艺术 台湾译本 搞定 2分钟轻松管理工作与生活 理念 将你心中所想的所有事情都写下来并且安排好下一步的计划 你才能心无牵挂 全力以赴地做好目前的工作 提高效率 13 GTD基本方法 基本方法分为5个步骤 1 收集 Collect 将你所能想到的所有未尽事宜 stuff 全部罗列出来 放入inbox 关键在于 把一切赶出你的大脑 记录下所有的工作 2 加工 Process 将stuff放入inbox之后 需要定期或不定期进行整理 清空inbox 3 整理 Organize 分为对参考资料的组织和和对下一步行动的组织 4 回顾 Review 回顾 检查并更新所有清单 同时规划未来一周的工作计划 5 执行 Do 按照每份清单开始行动 14 GTD的方法与流程 15 ABC等级法 来源 帕累托法则 即 80 20法则80 的结果 来自20 的原因 20 的努力 产生80 的结果 启示 提高效率就要抓住那20 的重点 16 ABC等级法 STEP1 把当天的事情分为ABC三个等级 A 紧急的事情 B 重要的事情 C 琐碎的事情 STEP2 按照 紧急 重要 来进行排序 STEP3 把排列好的事情写到工作手册上 遵照执行 17 四象限要素法 重要不紧急 重要 不紧急 不重要 紧急 重要紧急 不重要紧急 不重要不紧急 1 3 2 4 18 四象限要素法 时间增 时间减 19 四象限要素法 Question1 有一些事情 如果你干的特别出色而且坚持下去 就会对你的生活产生积极的重要影响 那是什么 Question2 有一些事情 如果你干的特别出色而且坚持下去 就会对你的职业生涯或工作产生积极的重要影响 那是什么 20 四象限要素法 21 目标管理法 写下你本年度的五大目标 从中挑选一项可能会对你的人生产生重大影响的目标 以它为突破口 以过去时形式写下你的所选目标 暂且当做它已经实现 为实现这一目标 写下必须推进这个目标的20项措施 选择最重要的一项措施执行 重复操作 直到完成整体目标 22 1 信息收集2 整理信息3 执行行动4 回顾与检讨 三 GTD与Outlook有效结合 23 信息收集 1 收集网络信息 设置邮件规则 Google 1 2 3 24 信息收集 4 5 6 7 25 信息收集 8 9 10 26 信息收集 2 设置你的通信录 3 接受安排的任务 27 信息收集 4 把任务放在待办事栏 5 查看日历计划 28 信息收集 6 杂事收集 7 现实信息 整合化 PDA 视图 29 整理信息 创建需要的文件夹 组织视图1 组织视图2 30 组织信息 1 档案系统 31 组织信息 2 工作清单 32 组织信息 创建清单类别 分配清单任务 查看清单任务1 查看清单任务2 33 执行行动 1 立刻行动 34 执行行动 2 评估工作 35 回顾与检讨 36 附录 如何分解工作和任务 37 任务分解法 WBS 任务分解法 workbreakdownstructure 38 任务分解法 WBS分解的原则 将主体目标逐步细化分解 最底层的任务活动可直接分派到