人事档案管理程序

文件编号 版 本 生效日期 人事档案管理程序人事档案管理程序 页 码 1 3 1 1 目的 目的 为规范人力资源档案管理 提高档案管理水平和档案利用效果 特制定本程 序 2 2 范围 范围 适用于集团总部 各事业部人力资源档案管理 3 3 职责划分 职责划分 3 1 人力资源部负责此程序的制定 修改 实施和解释 3 2 人力资源部经理负责人力资源档案体系的建立和维护 负责人力资源档 案案销毁的审批 3 3 人事文员具体负责人力资源档案的建立 保管 借阅登记 4 4 内容 内容 4 14 1 归档范围归档范围 4 1 1 入职登记表 4 1 2 个人履历表 4 1 3 身份证 毕业证以及相关证件的复印件 4 1 4 奖惩材料 4 1 5 职务变动材料 4 1 6 薪资调整材料 4 1 7 考核材料 4 1 8 劳动关系材料 4 24 2 保管期限保管期限 4 2 14 2 1 永久永久 在职人员的人力资源档案 属永久期限 只要员工在职 就须建档保管 当 员工离职时 视不同情况转为长期或短期档案 4 2 24 2 2 长期长期 1 自动离职者 指办理了入职手续 但未办理离职手续而离职者 2 因失踪而导致离职者 3 被公司开除 辞退 解雇 以上人员档案保管期限为 3 年 4 2 34 2 3 短期短期 程序文件程序文件 正常办理离职手续员工的人力资源档案 保管期限为 1 年 人事档案管理程序人事档案管理程序 程序文件程序文件 4 34 3 归档时间归档时间 4 3 1 新入职员工 在入职 3 天内 须建立人事档案 4 3 2 员工离职后 须在一周内对人事档案进行更新 并纳入长期档案或短 期档案管理 4 44 4 档案分类档案分类 按部门进行分类 即按集团总部各职能部门 各事业部进行一级分类 再按 照各职能部门和事业部下属各部门进行二级分类 4 54 5 档案检索档案检索 4 5 1 档案编号 集团总部按集团总部 职能部门 人员序号规则进行档案 编号 各事业部按事业部 各部门 人员序号规则进行编号 4 5 2 档案检索目录 按档案编号规则进行排序后 须形成档案目录 并打 印装订成册 4 5 3 电脑检索 档案目录除以纸介质打印装订外 须在电脑中进行保存 以便查询检索 4 64 6 档案保管档案保管 档案保管须防潮 防虫 防高温 防火 防霉 防尘 4 74 7 档案借阅档案借阅 4 7 1 凡档案借阅 须向人力资源部申请 并做好登记 4 7 1 档案借阅 只允许在办公场所借阅 不得擅自带离办公场所 4 7 3 档案借阅 须当天借当天还 次日还需借阅者 须再次申请 4 7 4 档案借阅 仅限借阅者阅读 绝不能向任何人传阅 违者一经发现 必将对借阅者与传阅者进行严肃处理 4 84 8 档案鉴定与销毁档案鉴定与销毁 4 8 1 保管期限已满的档案 可集中进行鉴定销毁 4 8 2 销毁前 负责档案管理人员 须对准备销毁的档案进行造册登记 4 8 3 经审批同意销毁的档案 须由人力资源部监督 由负责档案保管的人 员进行销毁 绝不允许审批同意销毁而未销毁档案存在 4 94 9 人力资源管理表单人力资源管理表单 4 9 1 档案目录表 4 9 2 档案借阅登记表 4 9 3 档案销毁登记表 人