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库存管理系统日常业务处理 9 4 天马行空官方博客 一 收发单据处理 一 入库业务仓库收到采购或生产的货物 仓库保管员验收货物的数量 质量 规格型号等 确认验收无误后入库 并登记库存账 入库业务单据主要包括 采购入库单 产成品入库单 其他入库单 采购入库单是根据采购到货签收的实收数量填制的单据 产品制造企业的采购入库单一般指采购原材料验收入库时所填制的入库单据 商业企业的采购入库单一般指商品进货入库时所填制的入库单据 采购入库单按进出仓库方向分为 蓝字采购入库单 红字采购入库单 按业务类型分为 普通采购入库单 受托代销入库单 红字入库单是采购入库单的逆向单据 在采购业务活动中 如果发现已入库的货物因质量等因素要求退货 则对采购业务进行退货单处理 如果发现已审核的入库单数据有错误 多填数量等 也可以填制退货单 红字入库单 原数冲抵原入库单数据 原数冲回是将原错误的入库单 以相等的负数量填单 天马行空官方博客 采购入库单可以手工增加 也可以参照订单 到货单 到货退回单 生成 在必有订单业务模式下 采购入库单只能参照生成 采购入库单可以修改 删除 审核 弃审 操作方法同采购管理系统 产成品入库单一般指产成品验收入库时所填制的入库单据 只有产品制造企业才有产成品入库单 商品流通企业没有此单据 产成品一般在入库时无法确定产品的总成本和单位成本 所以在填制产成品入库单时 一般只有数量 没有单价和金额 产成品入库单可以手工增加 也可以参照生产订单生成 示例9 7 2006年1月25日 成车车间完成125型摩托车 太子200辆的生产任务 全部完工入成品仓库 开出并审核该产成品入库单 操作步骤 1 在目录区树型列表中选择 日常业务 入库 产成品入库单 进入产成品入库单单据界面 单击 增加 按钮 增加一张新的单据 表头栏目中 仓库选择 成品仓库 部门选择 成车车间 入库类别选择 产成品入库 表体栏目中 产品名称参照输入 125型摩托车 太子 数量输入 200 点击 保存 按钮保存产成品入库单 2 单据保存成功后 点击 审核 按钮 系统提示 该单据审核成功 如图9 23所示 其他入库单是指除采购入库 产成品入库之外的其他入库业务 如调拨入库 盘盈入库 组装拆卸入库 形态转换入库等业务形成的入库单 其他入库单一般由系统根据其他业务单据自动生成 也可手工填制 如果需要修改 删除其他单据或其他业务形成的其他入库单 应通过其他单据 调拨单 或其他业务 盘点 组装 拆卸 形态转换业务 进行修改 删除 示例9 8 原料仓库盘盈 电子打火器 1321 3个 单价52元 填制其他入库单 操作步骤 1 在目录区树型列表中选择 日常业务 入库 其他入库单 进入其他入库单单据界面 单击 增加 按钮 增加一张新的单据 表头栏目中 仓库选择 原料仓库 业务类型选择 其他入库 备注输入 盘盈 表体栏目中 存货名称参照输入 电子打火器 1321 数量输入 3 单价输入 52 点击 保存 按钮保存其他入库单 2 单据保存成功后 点击 审核 按钮 系统提示 该单据审核成功 如图9 24所示 天马行空官方博客 二 出库业务 出库业务单据主要有 销售出库单 材料出库单 其他出库单 销售出库单是销售出库业务的主要凭据 在库存管理系统用于存货出库数量核算 在存货核算系统用于存货出库成本核算 销售出库单按进出仓库方向分为 蓝字销售出库单 红字销售出库单 按业务类型分为 普通销售出库单 委托代销出库单 分期收款出库单 如果销售管理未启用可直接填制销售出库单 与销售管理系统集成使用时 只能使用 生单 进行参照生单 包括 参照发货单生成 参照销售发票生成 参照销售调拨单生成 参照零售日报生成 销售发票 销售调拨单 零售日报在销售管理系统复核时 同时生成发货单 在参照发货单窗口 以上三种单据都有发货单号 发票号 单据类型分别为相应的销售发票 销售调拨单 零售日报 所以也可统称为参照发货单 材料出库单是领用材料时所填制的出库单据 当从仓库中领用材料用于生产时 就需要填制材料出库单 只有产品制造企业才有材料出库单 商品流通企业没有此单据 材料出库单可以手工增加 可以配比出库 可以参照生产订单生成 或根据限额领料单生成 材料出库单可以修改 删除 审核 弃审 但根据限额领料单生成的材料出库单不可修改 删除 示例9 9 2006年1月16日 包装车间领用100型包装箱100个 单价80元 填制材料出库单 操作要点 在目录区树型列表中选择 日常业务 出库 材料出库单 进入材料出库单单据界面 如图9 24所示 单击 增加 按钮 增加一张新的单据 表头栏目中 仓库选择 原料仓库 业务类型选择 领料 出库类别选择 生产领料出库 部门选择 包装车间 表体栏目中 存货名称参照输入 100型包装箱 数量输入 100 单价输入 80 点击 保存 按钮保存材料出库单 配比出库单是一种特殊的材料出库单 如生产或组装某一父项产品 系统可以将其按照产品结构展开到子项材料 并计算生产或组装父项产品需要领用的子项材料数量 对具有产品结构的存货 配比出库可以加强领料出库的速度和准确性 特别适用 天马行空官方博客 示例9 10 2006年1月6日 生产100型发动机 H电启动100个的所需的全部料品 在材料出库单中由配比出库 生成并审核材料出库单 操作步骤 1 在材料出库单查询状态 点击 配比 按钮进入配比出库单窗口 在产品名称参照录入 100型发动机 H电启动 系统自动带入生产部门 项目等内容 生产数量默认为1 系统提示 是否展到末级 如选择展到末级 则展开到该父项的终极子项 否则只展开到下一级物料 如图9 26所示 2 系统根据选择的存货 带入父项产品的子项材料 父项产品显示在表头 所属子项 仓库 定额等显示在表体 输入产品的生产数量 100 系统自动计算各材料的出库数量 3 确认生产数量正确后 单击 生单 按钮 系统自动分仓库生成材料出库单 一个仓库一张出库单 如图9 27所示 可按 修改 对其进行修改 但仓库 父项产品 业务类型 配比出库 不可修改 二 存货调拨 调拨单是指用于仓库之间存货的转库业务或部门之间的存货调拨业务的单据 同一张调拨单上 如果转出部门和转入部门不同 表示部门之间的调拨业务 如果转出部门和转入部门相同 但转出仓库和转入仓库不同 表示仓库之间的转库业务 调拨单可以手工增加 也可以参照生产订单填制 根据生产订单生成调拨单 可以解决将车间作为虚拟仓库进行处理的业务 即从仓库领料时 先作调拨单 将材料调拨到车间的仓库 车间用料时再从车间的仓库作材料出库单或限额领料单进行领料 调拨单可以修改 删除 审核 弃审 调拨单审核后生成其他出库单 其他入库单 操作要点 在目录区树型列表中选择 日常业务 调拨 进入调拨单编辑界面 如图9 28所示 表头栏目中 转出部门和转入部门或者全部填写 或者全部不填写 不能只输入其中一项 另一项不输入 转出部门和转入部门相同时 转出仓库和转入仓库必须不同 否则转出仓库和转入仓库可以相同 必须首先选择表头仓库 才能录入表体存货 三 存货盘点 为了保证企业库存资产的安全和完整 做到账实相符 企业必须对存货进行定期或不定期的清查 查明存货盘盈 盘亏 损毁的数量及其成因 并据以编制存货盘点报告表 按规定程序 报有关部门批准后进行相应的账务处理 调整存货账的实存数 使存货的账面记录与库存实物核对相符 盘点时系统提供多种盘点方式 如按仓库盘点 按批次盘点 按类别盘点 对保质期临近多少天的存货进行盘点等等 还可以对各仓库或批次中的全部或部分存货进行盘点 盘盈 盘亏的结果自动生成其他出入库单 操作要点 在目录区树型列表中选择 日常业务 盘点 进入盘点单界面 单击 增加 按钮 系统增加一张空白盘点单 录入盘点表头栏目 指定盘点仓库 可直接录入要盘点的存货 也可按 盘库 选择 批量增加存货 系统将自动带出对应存货不同自由项 批次的账面数量 账面件数 账面金额等 如图9 29所示 点击 保存 按钮 保存盘点单 点击 审核 按钮 可对盘点单进行审核 四 条形码管理 条形码管理可以方便企业的物流 仓储操作 减少劳动强度 降低错误率 提高工作效率 企业可使用常用条码 也可以自定义条码 设置相关数据源类型时 需设置相关档案的对应条形码栏目 基础档案对应条形码位长必须等于条形码规则定义设置 数据源类型 为该基础档案时定义的长度 否则不能生成存货条形码 1 存货档案中的控制页签 是否条形码管理 项应选中 并设置对应条形码栏目 只有条形码管理的存货才能设置条形码 2 自定义项的存货自由项中点击 档案 按钮 设置自定义项值对应条形码 3 建立存货分类时应设置对应条形码栏目 4 供应商档案中的其他页签应设置对应条形码栏目 5 仓库档案中应设置对应条形码栏目 6 货位档案中应设置对应条形码栏目 7 计量单位档案中应设置对应条形码栏目 条形码规则定义功能用于对条形码的规则进行定义 条形码定义栏目中 规则编号 规则名称为必填栏目 条形码类型可参照自定义条码 EAN 13 EAN 8 UPC A UPC E 39码 93码 基本25码 交叉25码 矩阵25码 128码 49码 11码等 默认为自定义条码 保存规则定义时 若定义不合法 系统提示 如 规则项目长度设置不等于规则总长度 条形码规则分配功能用于将条形码规则分配给存货或存货分类 可为每一存货分配一规则 对于规则相同的一类存货 则可按存货分类分配规则 条形码规则有批次定义的 只能分配给批次管理存货 条形码规则有保质期 产日期 失效日期定义的 只能分配给保质期管理存货 条形码规则有自由项定义的 只能分配给自由项管理存货 如果存货分配了条形码规则 则直接使用此存货的条形码规则 否则 查找此存货所属上一级存货分类分配的规则 如未找到 则再向上一级查找 找到所属分类分配的规则为止 如该存货及其所属的任一级次的存货分类都未分配条