连锁超市店长必备财务管理知识ppt课件.ppt

1 店长必备财务管理知识 AccountingtrainingforStoreManager 2008年5月 2 在门店财务管理过程中 店长应扮演怎样的角色 一个问题 费用控制指标的宏观把控者与有力执行者 店长应对本门店各项费用支出额度 费用率等有总体认识 并组织制定切实可行的费用控制办法 严格审批费用 同时 以身作则 为员工作出表率 确保费用控制指标的达成 并力争节约 财务制度执行的坚决拥护者与有力推动者 作为门店的第一责任人 店长应认同并正确理解公司财务制度 培养下属遵循规范的意识 配合财务部门的财务管理工作 并积极参与 确保本门店各项营运流程符合财务制度的规定 避免出现管理漏洞或违规行为给公司造成损失 3 一个问题 资产安全的有效组织者 门店资产 包括库存商品 固定资产 低值易耗品 客户及个人往来 资产安全 一层含义指组织加强防范措施 避免数据失真 或毁损 偷盗资产的事件发生 避免往来无法回收而造成损失 二层含义指加强员工维护 爱惜资产的意识 延长资产使用寿命 提高资产使用效率 下面围绕这个问题 在财务管理中店长扮演的角色 来展开我们的培训 4 主要内容 财务计划 基本财务知识 费用控制 主要财务制度要点 5 基本财务知识 设备 6 基本财务知识 增值税 增值税是一项由最终消费者负担的税种我们不是增值税的负担者 我们只是替税务局从消费者手中收取我们从顾客手中获得收入时 需要将它分成销售收入和税金我们支付给供应商的货款或耗材款 总金额也含增值税公司考核门店的销售收入 毛利所用口径为不含税增值税是对增值额纳税 概念 对销售货物或提供加工 修理修配劳务过程中实现的增值额征收的一种税 7 基本财务知识 增值税的计算 公司当月应交增值税 销项税 进项税 毛利 增值税率销项税 不含税销售额 增值税率 17 或13 进项税 商品进价 1 增值税率 增值税率 而进项税这个抵减项必需建立在取得增值税发票的基础上 如果没有取得增值税发票 则应在商品的进价基础上顺加18 7 或14 3 才与有票的商品成本一致 因此取得增值税发票的意义重大 不含税销售额 含税销售额 1 增值税率 8 基本财务知识 相关费用支出取得增值税票的意义 减少费用额 减少当期应交附加税税额 相关费用范围含 各类办公用品 耗材 水电费 促销品 修理费用等必需取得增值税票 其他如餐费 住宿等为服务业发票 意义 举例 一促销赠品总价为1 17万元 如果开具普通发票 则1 17万元需全额入费用 如开具增值税票 按计算公式可知 计入费用的额度为1万元 减少的0 17万元进项税可予抵扣 当期可少交应纳增值税0 17万元 少交城建税及教育费附加0 017万元 相当于下调18 7 增值税纳税人分一般纳税人和小规模纳税人 9 基本财务知识 权责发生制 凡是当期已经实现的收入和已经发生或应当负担的费用 不论款项是否收付 都应作为当期的收入或费用处理 凡是不属于当期的收入和费用 即使款项已经在当期收付 都不作为当期的收入和费用 不能成为调节收入或利润的手段 例如 销售商品时 只要商品已办妥出库手续 即使当月货款没收回 该笔销售都应确认 款项挂应收往来 反之 商品在当月未出库 即使货款已到位 也不应确认收入 款项挂预收往来 如储值卡销售 大家电定金 预付租金 预收租金例 曾有店长因当月业绩较好 将已发货但没收款的收入不确认收入 受到公司的严惩 购广合同收入该确认销售时确认销售 不该确认销售时不确认销售 10 基本财务知识 企业经营创造的利润需要缴纳企业所得税33 利润 销售收入 其他业务收入 销售成本 费用 税金 折扣 我司现享受 下岗再就业 优惠政策 新办的安置下岗人员达员工总人数的30 企业所得税三年全免 因此应配合取得 下岗再就业 认定证明 意义重大 所得税 收据 基本财务知识 收据是收款的书面证明发票是财务用来列支成本的依据 并不证明已收款空白收据必须由会计保管 但出纳 业务人员不得拥有空白收据 开了发票并不证明已收款 只有收据才可 现金支付一定要取得收据或合法授权人的签字的收条 购物广场广告借支 华容社保借支事例 棋桥水电款 湘天桥生鲜款 收据与发票的关系 开收据 不开发票 开发票 不开收据 不得座支营业款 特殊紧急情况需申报 经所辖地财务经理允许并在事后补办相关手续 金海 田心 12 费用控制 费用控制是任何公司向管理要效益 向内拓展利润的一个必然 与轰轰烈烈的销售大战不同 费用控制有些 润物细无声 但其对利润的贡献却更为显著 我们所节约的每一笔费用都将直接形成公司的净利润 利润 是左右公司最终发展动力的决定因素 因而公司在强调 开源 的同时 从未放松对 节流 的关注 为什么要进行费用控制 13 费用控制 费用分类 按性质分 按是否可控 变动费用 固定费用 可控费用 不可控费用 指费用总额与销售量的增减有关的 随着销售量增减的变化按比例变动的费用 实行费用率控制 如促销费 包装物及物料用品 商品损耗等 指费用总额在一定时期和一定销售量范围内 不受工作量增减变化影响的费用 实行定额控制 如折旧费 租赁费 指门店无法直接施加影响 确定支出额度的费用 如租赁费 折旧费等 相对不可控 指门店可以直接施加影响 控制支出额度的费用 除上述二项不可控费用以外的费用项目均为可控费用 14 费用控制 不可控费用 1 租赁费 根据事业投资部与产权方签订的 房屋租赁合同 规定条款支付租赁费 凭专用租赁发票结算 2 折旧费 门店各类固定资产所计提的折旧 固定资产 指单位价值在1000元以上 使用期限超过一年以上并且在使用过程中保持原有形态的资产 成批购进价值在2000元以上 公司认为有控管必要的资产也作为固定资产管理 15 费用控制 各类资产的折旧年限 房产30年 中央空调10年 步行梯 扶梯8年 客货梯 提升机6年 收银机 电子称4年 收银票据打印机 办公用喷墨打印机 扫描枪3年 其他均为5年 如无毁损或被盗 正常使用情况下在规定年限内按月平均摊销 强调全员爱惜资产 注重资产日常维护 延长资产使用寿命 对节约费用 减少资金占用具有重要意义 固定资产如有毁损或被盗 必须立即办理报损手续 同时必须及时查明事实 追究相关当事人的责任 否则时间一长 责任人都不在了 做为门店资产第一责任人的你 必需承担全部责任 资产长期闲置不用 一样要计算你门店的折旧 一样要从你口袋里掏钱 应及时要求调回总部进行内部调剂 在降低本门店折旧费用的同时 也可加快资产周转 16 费用控制 可控费用 06年财务核算更为明细 费用计划按人均标准和人均销售标杆 1 人力成本 含人员工资 奖金 社会保险等 人力成本为门店费用的重点 我们应吸取兄弟门店的经验 根据本门店实际情况 合理配置人员 杜绝间接人员人浮于事 培养适应多岗合并的多面手 店长应指导各部门根据销售进度安排当值人员 进行科学排班 尤其是收银 防损 现场督导人员 在积累一定数据 找出规律 合理排班确定最终编制 下图是张家界店10月1日各销售时段人员分布图 有何问题 17 费用控制 18 费用控制 2 邮电费 固定电话实行责任管理 按总部下达的计划分解到各课处 部门 手机费按公司 通讯费用管理制度 执行 收回的邮电费用 如传真费等 允许冲抵门店费用 公司固定电话不允许打私人电话与声讯电话等 一经查出 处以不低于10倍的罚款 无法查明使用人的 从部门主管工资中按双倍的金额扣回 门店应主动争取当地各电信公司的集团用户优惠政策 以降低费用 如祁阳店统一使用小灵通的措施 总部统一6 5折 湘乡6折等 19 费用控制 3 招待费 外部招待指日常接待公司外部各单位 部门的应酬支出 内部招待指公司内部部门之间接待发生的餐饮 食品支出 节庆招待指各节日向外部单位 部门赠送的礼金 卡 券 礼品 员工加班工作餐及按公司规定标准开支的留守外派人员春节会餐费用 作为福利费开支 不列入招待费 公司内部不允许招待 外出宴请须自带酒水 报销时注明招待人员 人数 达到目的 20 费用控制 4 差旅费 店长应根据公司下达的差旅费计划 参照费用开支进程 对出差人数及频率做出合理安排 严格审核出差的必要性 可以通过其他途径解决的尽量不安排出差 员工按公司规定探亲的往返车费作为福利费开支 不列入差旅费 根据公司规定 店长 处长 物价人员 企划人员 行政助理 出纳 核算员等市内出差 每月可凭票限额报销交通费用 标准见 差旅费报销制度 限额以外的交通费一般不予报销 21 费用控制 5 办公费 对于由门店自主购买的办公用品 店长应指导采购人员把握好尺度 严禁拨高档次 侈奢浪费 办公用品管理人员应设立台帐 对领用存进行登记 月末组织盘点 亏损部分由责任人进行赔偿 指办公用的纸 笔 墨 办公用茶水 印章 印泥 财会用品 复印费 报刊杂志订阅费 名片费等 以及发票及收据的工本费 盘底表 缴款单 出库单 考勤表等手工单据工本费 22 费用控制 6 水电费 动力电 照明电按不同标准计费 动力电一般为每度0 5 0 6元 照明电一般为1元左右 差异明显 应协调尽可能扩大动力电所占比率 以降低费用 水电费属进项税额可予抵扣的项目 店长应安排设备人员每月及时到电力局 自来水公司开具税票 以免税额未抵而多交增值税 联营柜 租赁柜的水电应单独装表 并加大收取力度 23 费用控制 7 事业性收费 指工商 环保 城管 质监局 劳动局 卫生防疫站 计量检测所 消防及各类协会等职能部门收取的事业性收费 对于检测费 工商管理费等 应具体落实到供应商 按供应商名称开具发票 由供应商负担 事业性收费额度弹性大 存在较大的协调空间 门店店长应在充分了解本地实际情况的基础上 多与兄弟门店交流经验 争取最大限度上压缩此类费用支出 24 费用控制 8 广告销售费用 广告费 指经工商部门批准的 专门机构制作的 已实际支付并通过媒体 如报刊 电视 杂志 电台 发布 取得媒体单位开具的正式广告发票的费用 促销费 指专门用于门店促销活动的支出 如买赠费用 换购费用 摇奖费用 刮刮卡费用 总部划账的促销赠品 高压锅以旧换新等 对于可开具增值税发票的赠品供应商 必须要求提供增值税发票 快讯费 指总部划账的DM快讯费及门店印制的宣传单 向总部申报或自行印制时 应注意数量的合理性 杜绝浪费 极为重要的可控费用 重点关注 25 费用控制 过程 店长在组织 策划促销方案时 要有财务的参与 应及时向财务了解促销费用的开支进度 合理确定支出额度 避免费用超出限额 同时 应督促员工在促销活动结束后 及时将费用报销入帐 以保证帐面金额完整 后续参考依据真实 祁阳事例 完整的促销活动 方案费用预算 预期效果 执行合理开支 组织完备 评估费用决算 效益评价 促销费用的控制 26 费用控制 门店在设计促销方案时 要考虑投入与产出间的配比问题 什么是有效的促销方案 answer 毛利提升 促销费用支出 促销方案 促销的最终目的还是要赚钱不能赔本赚吆喝 支出费用 广告宣传 卖场布置 促销赠 奖 品 控制在购物单价的2 5 之间 人工 有多少钱可花是已知的 计划 牺牲毛利 直接降价 禁止负毛利销售或以促销费用补负毛利 换购 买赠等间接降价 所有促销商品的综合降价幅度应不高于20 对整体毛利率的影响应控制在2 范围内 27 费用控制 9 店堂布置费 指由市场部控制的 用于门店布置的横幅 汽球 喷绘写真 窗橱布置 吊挂 花卉 装饰品费用 招牌制作 发光字体制作及总部划拨的招贴 POP 节庆店堂装饰用品等 对于可循环利用的布置品 活动期间应避免损坏 活动结束后应安排门店企划人员予以妥善保存 对于需要提前上报支出计划的项目 应根据本门店卖场面积 布局等确定合理数量 对于市场部确认的可由供应商承担的费用 门店应及时通知财务 保证费用及时收回 28 费用控制 10 修理费 11 保洁费 因工作需要而购置的单位价值低于200元的修理工具 由店长审批后购买 单位价值高于200元的工具 必须报总部资产部进行审批后购买 并将所有工具做好数量明细账备查 需要大修的设备或大额的工程维修 必须将维修方案报总部相关主管部门 资产部或拓展部 进行审批 审批决定后 与维修费用预算明细表一并送交财务部 财务部据此支付维修借支或费用 二类以下门店不得雇用保洁公司进行卖场清洁工作 应学习湘天桥自力更生的精神 二类以上门店保洁公司的选定及保洁合同的签订必须经过总部法律事务部审批 29 主要财务制度要点 新店筹备期间费用管理 筹备期间第一责任人虽为项目经理 但店长作为筹备组副组长 作为筹备费用最终承担方的第一负责人 对筹备期间费用管理亦有不可推卸的责任 筹备组成员 归属筹备组编制的人员 其费用均纳入项目预算 在项目所在地开支 筹备组成员食宿由公司统一安排 筹备期间不再报销出差住宿 伙食补助 不再报销工作餐 住宿用品 食堂用具 办公用品 规定由资产部统一购买的项目由资产部统一购置下发 其他未有规定项目由筹备组就地购买 费用控制在整体预算内 开业后移交门店 筹备期间 凡在法定节假日加班 每天按日加班工资的2倍计发加班工资 其他时间加班 原则上按加班日予以等量换休 如在3个月内不能换休的予以发放加班工资 30 主要财务制度要点 总部 片区临时出差人员 总部 片区各部门人员在项目筹备期间到项目所在地进行的短期考察 调研 督导 设备调试等临时出差 其差旅费不纳入筹备预算 回其部门所在地报销 筹备组在项目进场时 应提前在了解当地价格 位置等基础上参照 差旅费报销制度 划定的人员级别 指定各级出差人员的住宿宾馆 招待所 将出差人员级别与对应住宿地点张贴在醒目位置 指导出差人员对应住宿 筹备组应将当地最终确定的各级人员对应住宿地点及入住标准 以邮件或传真方式告之总部 片区 以便各部门合理安排出差人员 同时 财务部门将严格按筹备组确定的住宿地点及标准审核报销费用 31 主要财务制度要点 开业支援人员 由总部 片区抽调的前往新开门店进行开业支援的人员 其食宿由新开门店统一负责安排 纳入项目筹备费用 支援人员移动电话费用不纳入筹备费用预算 返回本人所在地报销 开业支援人员往返的车费纳入筹备费用预算 尽可能在支援门店直接报销入帐 如未在当地直接报销的 可返回本人所在地财务报销 再划帐至支援门店 开业支援具体人员需求由行政向人力资源部申请 32 主要财务制度要点 新员工开业期间 新员工指项目新招聘的门店员工 不含导购员 新员工从门店要求上通班之日起开始到开业第三天 中 晚餐按4元每餐的标准由公司统一安排 只开业当天开支早餐 费用纳入筹备费用预算 因工作原因导购员须就餐的 由店长签字认可 开业筹备期间员工加晚班所发生的车费按实报销 开业期间新员工加班 凡在法定节假日加班 每天按日加班工资的2倍计发加班工资 其他时间加班 原则上按加班日予以等量换休 如在3个月内不能换休的予以发放加班工资 33 主要财务制度要点 商品管理 库存周转天数 计算期期初库存 计算期期末库存 2 计算期天数计算期商品销售成本 店长应指导各处借助自动订货系统 结合计划部 品管部下达的库存周转考核指标 适时调整门店商品库存 避免盲目订货 存货越多 费用越高 货款 库存管理费用 订货费用等 风险越大 因存货会贬值 会过期 提高销售 削减库存金额可降低周转天数 所以我们应充分利用降龙系统中的相关数据 找出畅销品和滞销品 正常销售商品 用最快的速度淘汰滞销品 保证畅销品不缺货 该报损的商品及时报损 经常地进行存货盘点可以让你更好地管理库存 有时供应商会以特价来吸引你订货 这时你要考虑的不光是能节约多少 而是怎样能在有盈利情况下把存货尽快地变成现金 但切记不能弄虚作假 如空返空入 34 主要财务制度要点 流转环节 商品在门店入库 返仓 厂 出库 调价 报损等各个流转环节 都要求单货同行 单据手续齐全 由两个以上人验收 供应商 防损课 收货课 理货课等所有经手人均需签字确认 以查漏补差 明晰责任 避免因内部审核环节的漏洞造成损失 例 通程控股事件 南昌 商品换退货 没有购货凭证不能退换商品 金额在200元以下的商品 由门店服务课长签字确定可办理 金额超过200元的商品则必须由值班经理以上人员签字 35 主要财务制度要点 商品报损 报损金额 200元 处长审核 200 报损金额 1000 店长审核 1000 报损金额 10000 区域总经理审批 10000 报损金额 公司总裁审批 对人为损坏 保管不善导致过期变质造成的商品报损 由直接责任人按商品进价购买 商品报损需有理货课 防损课 财务部人员共同参与 并在报损单上签字确认例 郴州 华容 永州 36 主要财务制度要点 商品盘点 培训很重要 新开门店店长应根据公司盘点流程及相关规定 运用公司盘点培训教材 组织所有员工进行详细的专题培训 并且在开业之前应盘点一次 老门店应针对前次盘点出现的问题和不足 由店长或处长进行总结和分析 对盘点人员进行针对性强化培训 不断提高盘点人员的技能 前期准备 不允许在盘点前打印出商品电脑帐存 核对实物差异 如有发现 将对店长处以500元 次罚款 差异率介于1 2 店长 处长处以50 200元 人次罚款 超过2 则店长 处长处以200 500元 人次的罚款 并在全公司通报批评 关注初盘复盘差异率 盘点前不得有任何修改电脑数据的行为 如指使信息人员对业务系统销售 成本 库存等底层数据进行调整 在店长不知情的情况下 对店长罚款500元 如店长知情 店长 修改电脑数据人员一并开除 37 主要财务制度要点 不得违规补损 只有通过财务记录的补损 才是公司目前允许的 其他任何形式的补损均是禁止的 门店强行向供应商要求补差 接到举报 对该门店处以每次2000 5000元的罚款 店长承担50 的罚款 直接责任人承担30 课内其他人员承担20 严禁虚假和补损的空返空入行为 经公司查处的 以每单500元对店长罚款 金额在1000元以上的 每单罚款1000元 湘乡 易俗河店 乐购 赠品管理 入库赠品 视同商品管理 不入库赠品 1 收货课设立台帐 登记赠品的领用存 2 促销活动发放的赠品 出库时挂经手人个人往来 平帐时须凭有效凭据 电脑小票或顾客签名单据 做为依据 祁阳事例 3 财务人员每月关帐日对库存进行盘点 亏损由相关责任人承担 38 主要财务制度要点 资产管理 固定资产 固定资产的购入 调拨必须按照资产部的规定办妥手续 单据及时到位 包装物耗 各类包装物及物料用品视同商品管理 由收货课设立台帐 财务月末盘点 华容 日常卖场巡视时 应关注设备的使用是否符合规范 如展示柜 生鲜冷热柜等 以免因使用不当导致能耗增加 经常督促设备课人员组织设备使用知识培训 如电子称 收银机的维护等 延长设备使用寿命 关注重点资产的防盗措施 如信息课 财务部的服务器等 避免资产及公司商业机密受损 邵阳 门店应根据费用计划 制定考核方案 控制包装物耗的开支 重点为生鲜处使用物耗 包装袋 总部配送的促销品 联营柜组领用的包装物耗应单独登记 并及时回收费用 39 主要财务制度要点 现金及有价证券 关注现金及有价证券 卡 券 的安全存放措施 关注营业款的安全缴存 门店备用金由门店出纳经管 店长负管理责任 公司财务中心定期或不定期的对各店备用金使用情况进行检查 对于违反公司财务制度而报销或出借的款项及不能收回的 由店长负连带责任 发放只标明商品数量 不标注金额的 实物券 经所在地财务第一人负责人批准 由门店财务制作 发行 要求期限短 及时回收 清账 因大宗业务各门店需制作特殊形式的 代币券 一律由各核算地财务报方案到总部结算部 经结算部审批后执行 不得私自印制 门店不准为任何非供应商的单位和个人提供任何形式的借款 所有因私借款的批付权归属公司财务总监 其他任何人无权批准 非特殊情况应杜绝私人借款 40 主要财务制度要点 应收款项 店长为本门店应收帐款第一责任人 对客户 个人的应收帐款负主要责任 各核算地财务为应收帐款的监督人 一般情况下 应坚持 款到发货 的原则 但针对经济效益好 信誉高的客户 可适当考虑赊销 所有赊销商品 有价证券 的出库手续和客户的收货 有价证券 欠款情况必须书面手续齐全 并有客户单位相关经手人及单位签章 并采用转帐的方式回款 避免现金交易 回款期限一般情况下应控制在一个月以内 特殊情况超过一个月 须经当地财务经理审核后报财务中心备查 一般情况下 坚持旧帐不回 新帐不欠的原则 益阳的大宗往来 湘天桥 对逾期未收回的款项 公司按过期所占用资金的同期银行贷款利率计算逾期利息 从该门店奖金中扣除 1 应收客户赊销款 41 主要财务制度要点 2 员工往来 门店行政人员 收银服务课 采购人员 出纳员因工作需要会持有一定的备用金 其他人员 如团购 会因经手的业务承担往来责任或有借支 对于门店员工的个人往来 作为门店人员管理第一责任人的店长应予以高度关注 支持财务部门往来款项催收工作 避免因平帐不及时造成意外损失 店长移交时 应收帐款必须列入移交范围 移交时必须出具应收收款客户余额确认表 客户单位盖章 42 主要财务制度要点 收入管理 销售收入 严禁修改祥龙系统底层数据 严禁人为调整销售数据 对于弄虚作假的行为 公司将严惩不贷 例 广云事例 其他收入 合同费用 其他业务收入是公司利润的一项重要来源 各门店须在年度供应合同条款做为保障的前提下 应收款项一分不少 不该收的款项一文不多 树立与供应商共同健康发展的意识 门店店长应重视团购市场的拓展与维护 新开门店要未雨绸缪 老门店要居安思危 门店其他零星收入必须全部上交财务入帐 不允许私设小金库 有门店借团队建设为由 其他零星收入不入帐 以不透明的方式开支 容易滋生腐败 因分配不公 而导致相互猜疑 影响内部团结 尤其是服务台应予特别关注 棋梓桥 解放路店 员工考勤 违纪 考核等罚款可以用做门店员工奖励 财务挂专项往来 43 主要财务制度要点 结算管理 货款结算 1 预付货款 岳阳预付瓜子款 超市事业部总经理审批 家电事业部总经理审批 烟 盐等国家专卖商品 自营大家电 门店预付款 烟 盐的预付由店长审批 自营大家电 除烟 盐等国家专卖商品外的预付款 44 主要财务制度要点 2 经销货款 结算会计开具付款通知单 课长确认库存及应收费用 处长审核 店长审批 大门店可授权 财务经理审核付款 3 联营货款 结算会计开具付款通知单 处长审核 店长 百货类营业部部长 审批 财务经理审核付款 4 代销商品付款不需店长审批 45 主要财务制度要点 设备工程结算 1 设备款 统一在总部支付 2 工程款 新店筹备期间的工程款统一在总部支付 非筹备期间的工程款项 3000元以上的统一在总部支付 3000元以下的在当地支付 门店工程款无论在何地结算 均需附工程合同及由店长签字确认的验收报告 46 费