稽核员工作事项PPT课件.ppt

稽核员工作事项培训 报告人 陈江应 稽核准备 执行稽核 稽核报告与追踪确认 稽核流程 2 3 1 稽核准备 角色与职责 稽核种类 稽核前现场确认 选择稽核人员 制作查检表 4 1 稽核准备 角色与职责 组织 管理整个稽核工作管理稽核小组确认稽核标准与范围选择稽核员准备稽核计划主导品质文件审查综合 协助各稽核员之发现决定不符合规定事项主导稽核会议准备稽核报告追踪确认稽核计划 执行被指派部分之稽核任务协助主导稽核员稽核准备找出不符合项 5 1 稽核准备 稽核种类 6 1 稽核准备 稽核前现场确认 正式稽核前应尽可能的取得被稽核单位各项资讯与被稽核人员互相认识取得对稽核标准和范围的共识熟悉被稽核单位的组织及场地布置巡视主要流程预估各区域或稽核场所需花费时间安排正式稽核时间讨论行政事务 如 引导员 办公场所 通讯设备 讨论可能产生之不便 如 管制区 无尘室 取得最新版的品质文件 至少取得品质手册及流程文件 7 1 稽核准备 选择稽核人员 依据稽核前拜访取得的资讯 主导稽核员选择稽核小组之其他成员 8 1 稽核准备 确定稽核方式 由前往后的追踪 如业务接单 研发 设计 制造 至售后服务 由后往前追踪 方式正好相反 稽核方式 由前往后追踪如业务接单 研发 设计 制造 至售后服务 由后往前追踪如客户投诉 制造 设计 9 1 稽核准备 制作查检表 10 2 执行稽核 执行稽核步骤 2 实施稽核注意事项 不符合报告填写 末次会议 审核总结报告 4 5 3 首次会议 1 11 2 执行稽核 首次会议 稽核员及被稽核单位人员相互介绍 目的 范围及稽核依据 说明及确认稽核计划安排 确认受审引导人员与说明其任务 保密申明 确认末次会议时间 确认末次会议时间 12 2 执行稽核 实施稽核注意事项 有效的记录 证据的收集 被稽核者的行为 态度 好的沟通技巧 4 3 2 1 13 2 执行稽核 实施稽核注意事项 与被稽核对象随时保持融洽气氛 并建立良好共识大部分时候是被稽核者在说话 稽核员说话的时间不应超过15 20 开放式的问问题 例如 你们主要客户的抱怨是什么封闭式的问问题 通常得到的回答是 是 或 不是 例如 你些是你们部门的作业程序吗 引导式问问题 把想要的答案放在问题中 常以 是吗 不是吗 会吗 不会吗 结尾 例如 你会于下周执行内部稽核 是吗 沉默的问问题 沉默是稽核员经常用来鼓励对方说话 以获取更多资讯的方法 但是沉默的时间避免太长使被稽核者有被胁迫的感觉重复的提问 稽核员也适时重复对方的回答来获取更多的资讯 例如 被稽核者 我并不发这些图纸给班长 稽核员 我知道你并不发这些图纸给班长 被稽核者 对 因为 好的沟通 提问的技巧 14 2 执行稽核 实施稽核注意事项 尽量集中精神听对方说 不要分心以口头或肢体语言回应所听到的可适当的表现个人感情摘要重复所听到的在对方未说万前 克制评论或下结论的欲望抛弃自己的成见 偏见 开放不要武断找较舒适的环境 尽量排除外界干扰先充分准备 事先熟读有关之作业文件使被稽核者事先知道可能会谈些什么让对方了解有哪些可能被列入观察与不符合规定的事项 好的沟通 倾听的技巧 15 2 执行稽核 实施稽核注意事项 紧张 紧张会造成话多或不敢说 稽核员要以友善 开放的态度消除他的紧张防备性的 告诉对方评审是找出系统的 制度上的缺失 而非针对个人可发怒型的 可能是讨厌别人打扰他的工作范围或是缺乏自信 试着使用开放式的问题反常的多话 可能是过于紧张或隐瞒了什么事情不主动回话 不是不合作 而是想躲过去 可使用开放式的问题 被稽核者的行为 态度 16 2 执行稽核 实施稽核注意事项 抽样注意 稽核记录 收集证据 抽样查证 要取近期的样本稽核员要自己选择样本要利用文件的追溯性来追查查证要尽量了解文件内容之真正意义而且要求验证 记录于审核检查表中不符合事项的具体记录包括 人 事 时 地 物例如 不符合及违反文件规定的详细叙述 17 3 稽核报告与追踪确认 不符合事项报告 简明的描述不符合ISO9001相关处简明的描述不符合规定事项 通常使用稽核标准用语 在辅以所发现的事实可能的话把问题的严重性也说明 如 20张采购订单中有15张未审查 不符合事项报告 18 3 稽核报告与追踪确认 不符合事项分类 1 品质系统中缺少某一或某些评审标准所要求的部分2 品质系统要求的项目未被持续执行3 许多轻缺失造成品质系统中某一部分无分达成标准之要求 次要的不符合事项 观察项 严重不符合事项 1 品质管理系统符合稽核标准之要求但有少数未被完全遵守或执行 1 没有不符合的证据 但如果修正后会做的更好2 有变成不符合的趋势 19 3 稽核报告与追踪确认 末次会议 双击添加标题文字 20 3 稽核报告与追踪确认 稽核末次会议 重述稽核标准与范围抽样申明 稽核仅为抽样检查 未发现不符合规定事项之区域不代表全无问题感谢被稽核单位之合作与接待保密申明请被稽核单位等所有不符合规定事项报告完成后在提出问题综合 摘要报告稽核之所有发现 除了不符合规定与观察事项之外也报告一些好的发现报告个别的不符合规定与观察事项可由主导稽核员报告也可由稽核员报告各自的发现解答疑问 稽核小组应充分准备以解答被稽核单位之疑问审查 同意已提出之矫正措施 也要注意预定完成时间告诉对方书面的稽核报告将于何时完成送达稽核结论 末次会议应正式举行且涵盖以下事项 21 3 稽核报告与追踪确认 书面稽核报告 稽核标准及规范抽样申明 稽核紧就抽样结果做成报告 有些问题可能未被发现保密申明 保证保守与稽核中获知之机密稽核小组之人名 职务主要被稽核者面谈人员姓名 职务稽核时间表稽核发现之摘要报告个别的不符合规定事项及双方同意的矫正措施确认矫正措施之计划分发名单 稽核报告 评审所发现的事项均需以正式的书面报告于最1个工作日内送交被稽核单位 22 3 稽核报告与追踪确认 矫正措施 23 3 稽核报告与追踪确认 矫正措施之追踪确认稽核结束 双方同意矫正措施完成时 稽核员要前往确认是否确实有效主导稽核员要负责确认所有的矫正措施均已有效完成 稽核组确认完矫