第4章-总账管理系统PPT课件.ppt

第4章总账管理系统 王玉坤燕山大学会计系 1 本章内容 4 1总账管理系统概述4 2总账管理系统初始化4 3总账管理系统日常业务处理4 4账簿查询4 5总账管理系统期末处理 2 学习目标 通过本章的学习 了解总账管理系统的主要功能及其与ERP其他系统间的数据关系熟悉总账管理系统的操作流程掌握总账管理系统中各选项的含义理解总账初始化的工作内容掌握如何进行总账日常业务处理理解出纳的主要工作内容掌握总账期末业务处理的主要工作内容掌握在总账中进行各种信息查询的方法 3 4 1总账管理系统概述 地位会计信息系统的核心子系统功能总账初始化凭证管理出纳管理账簿管理辅助核算管理月末处理 4 4 1总账管理系统概述 总账管理系统与其他系统的数据关系 5 总账管理系统的应用流程 总账日常业务处理 框中所包含的项目已经在企业应用平台中设置完成 6 总账管理系统的应用流程 总账期末处理 总账初始化 7 总账管理系统的应用流程 开始下月业务 总账日常业务处理 8 4 2总账管理系统初始化 选项设置必要性为了最大范围地满足不同企业用户的信息化应用需求 总账作为通用商品化软件的核心子系统 是通过内置大量的选项参数提供面向不同企业应用的解决方案 企业可以根据自身的实际情况进行选择 以确定符合个性特点的应用模式 软件越通用 意味着系统内置的参数越多 系统参数的设置决定了企业的应用模式和应用流程 参数分类凭证 账簿 凭证打印 预算控制 权限 会计日历 其他 9 4 2总账管理系统初始化 选项设置 凭证 10 4 2总账管理系统初始化 选项设置 凭证制单控制制单序时控制 该类凭证最后一张凭证日期 凭证日期 系统日期支票控制两个前提 使用银行科目制单 选用的结算方式设置了票据管理达成目的 对录入的支票号提供登记或报销的功能赤字控制控制对象 资金及往来科目或全部科目达成目的 填制凭证时 相关科目的最新余额出现负数时 系统给予提示可以使用应收受控科目即在总账中也可以使用设置了客户往来的科目制单 11 4 2总账管理系统初始化 选项设置 凭证凭证控制现金流量科目必录现金流量项目填制凭证时使用了 在指定科目中被指定为现金流量的科目 系统要求指定现金流量项目及金额自动填补凭证断号新增凭证时 系统自动查找本月的第一个断号作为该凭证的凭证号凭证录入时结算方式及票据号必录在填制凭证时如果使用了银行科目 则必须录入结算方式及票据号 12 4 2总账管理系统初始化 选项设置 凭证打印合并凭证显示 打印选择此项 在填制凭证 查询凭证 出纳签字和凭证审核时 凭证按照 按科目 摘要相同方式合并 或 按科目相同方式合并 合并显示 在明细账显示界面提供是否 合并显示 的选项 凭证录入时结算方式及票据号必录打印凭证页脚姓名决定在打印凭证时 是否自动打印制单人 出纳 审核人 记账人的姓名 13 4 2总账管理系统初始化 选项设置 权限制单权限控制到科目单位有多个制单人 张三负责费用报销 限制张三可以使用的科目为费用类科目和现金科目制单权限控制到凭证类别限制某个操作员只能填制某个类别的凭证操作员进行金额权限控制系统可以对不同级别的人员进行制单金额大小的控制 例如财务主管可以对10万元以上的经济业务制单 一般财务人员只能对5万元以下的经济业务制单 这样可以减少由于不必要的责任事故带来的经济损失 14 4 2总账管理系统初始化 选项设置 权限凭证审核控制到操作员如果需要指定某具有凭证审核权限的操作员只能审核某些制单人填制的凭证 则应选择该选项 出纳凭证必须经由出纳签字出纳凭证是指凭证上包含现金或银行科目的凭证 涉及现金收付的业务是企业需要重点关注的业务 如果选择该项 凭证处理流程为 填制凭证 出纳签字 审核凭证 记账 凭证必须经由主管会计签字如果企业中规定所有凭证都必须由主管会计签字才能作为记账依据 则应选中该项 允许修改 作废他人填制的凭证如果制单人填制的凭证有误 该选项决定其他人员如审核人员发现凭证有误时是否允许修改或作废 15 4 2总账管理系统初始化 准备期初数据为什么 很多企业多年一直采用手工核算方式 采用计算机信息管理后 为了保证手工业务与计算机系统的衔接 继承历史数据 保证业务处理的连续性 要将截止到目前为止手工核算的余额过入到计算机信息处理系统中作为期初数据 才能保持业务的完整性 16 4 2总账管理系统初始化 总账期初余额准备准备总账各科目的期初数据年初建账准备各账户上年年末的余额作为新一年的期初余额 如某企业选择2007年1月启用总账系统 则只需要整理该企业2006年12月末各账户的期末余额作为2007年1月初的期初余额 因为本年没有累计数据发生 因此月初余额同时也是2007年年初余额 年中建账准备各账户启用会计期间上一期的期末余额作为启用期的期初余额 而且还要整理自本年度开始截止至启用期的各账户累计发生数据 例如 某企业2006年8月开始启用总账系统 那么 应将该企业2006年7月末各科目的期末余额及1 7月的累计发生额整理出来 作为计算机系统的期初数据录入到总账系统中 系统将自动计算年初余额 17 4 2总账管理系统初始化 总账期初余额准备准备辅助账各科目的期初数据如果科目设置了某种辅助核算 那么还需要准备辅助项目的期初余额 如何准备 应收账款按客户整理应付账款按供应商整理个人往来按职员整理 18 4 2总账管理系统初始化 总账期初余额录入末级科目的余额可以直接输入 非末级科目的余额数据由系统根据末级科目数据逐级向上汇总而得 科目有数量外币核算时 在输入完本位币金额后 还要输入相应的数量和外币信息 科目有辅助核算时 不能直接输入该账户的期初余额 而是必须输入辅助账的期初余额 辅助账余额输入完毕后 自动带回总账 累计发生额可以直接输入 19 4 2总账管理系统初始化 总账与辅助账的关系 20 4 2总账管理系统初始化 期初试算平衡期初数据输入完毕后应进行试算平衡 如果期初余额试算不平衡 可以填制 审核凭证 但不能进行记账处理 因为企业信息化时 初始设置工作量大 占用时间比较长 为了不影响日常业务的正常进行 故允许在初始化工作未完成的情况下进行凭证的填制 凭证一经记账 期初数据便不能再修改 21 4 3总账管理系统日常业务处理 凭证管理填制凭证凭证复核凭证记帐修改凭证作废凭证冲销凭证凭证查询凭证汇总 出纳管理出纳签字现金 银行日记账查询资金日报支票登记簿银行对账 22 4 3总账管理系统日常业务处理 凭证管理 填制凭证表头凭证类别 满足设置凭证时的限制类型凭证编号 按凭证类别按月自动顺序编号凭证日期 默认登录系统时的业务日期附单据数 该记账凭证后所附的原始单据数表体摘要 每个记录行都要有摘要会计科目 必须选择末级科目金额 保持借贷平衡 红字金额输入负数 23 4 3总账管理系统日常业务处理 凭证管理 填制凭证业务特征 辅助核算 银行账 要求输入辅助核算 结算方式票号 24 4 3总账管理系统日常业务处理 凭证管理 填制凭证业务特征 辅助核算 银行账 如果该结算方式设置了 票据管理 标志 需要进行 票号登记 25 4 3总账管理系统日常业务处理 凭证管理 填制凭证业务特征 辅助核算 外币 系统自动带出汇率 输入外币金额 系统自动计算人民币 26 4 3总账管理系统日常业务处理 凭证管理 填制凭证业务特征 辅助核算 数量 输入数量和单价 系统自动计算金额 27 4 3总账管理系统日常业务处理 凭证管理 填制凭证业务特征 辅助核算 客户往来 输入客户相关信息 28 4 3总账管理系统日常业务处理 凭证管理 填制凭证业务特征 辅助核算 供应商往来 输入供应商相关信息 29 4 3总账管理系统日常业务处理 凭证管理 填制凭证业务特征 辅助核算 部门 输入部门信息 30 4 3总账管理系统日常业务处理 凭证管理 填制凭证业务特征 辅助核算 个人往来 输入个人信息 31 4 3总账管理系统日常业务处理 凭证管理 填制凭证业务特征 辅助核算 项目核算 输入项目信息 32 凭证录入快捷键的使用 红字以 号表示 取当前凭证借贷方金额的差额到当前光标位置 F2选择窗口F6保存空格键借贷方调换 33 4 3总账管理系统日常业务处理 凭证管理 凭证复核出纳签字前提 在总账系统选项中选择了 出纳凭证必须由出纳签字 在会计科目指定科目中制定了现金总账科目和银行总账科目出纳签字可以在审核凭证之前 也可以在其之后主管签字前提 在总账系统选项中选择了 凭证必须由主管签字 审核凭证是必须环节制单人与审核人不能为同一人可以单张审核也可以成批审核 34 4 3总账管理系统日常业务处理 凭证管理 凭证记账前提期初余额试算平衡凭证已审核上月已经结账过程选择记账范围显示记账报告自动记账记账过程一旦中断系统可自动恢复 35 4 3总账管理系统日常业务处理 凭证管理 恢复记账激活 恢复记账前状态 在对账界面 Ctrl H 取消记账 凭证 恢复记账前状态 恢复最近一次记账前状态恢复到月初状态 只有主管有权 注意事项己结账月份的数据不能取消记账 36 4 3总账管理系统日常业务处理 凭证管理 修改凭证修改方式无痕迹修改对象 尚未审核和签字的凭证 已审核 签字的凭证需要取消审核 签字 在填制凭证中找到要修改的凭证直接修改有痕迹修改对象 已记账凭证红字冲销法或补充更正法修改内容凭证类别和凭证号不能修改能否修改他人填制的凭证取决于系统选项设置 37 4 3总账管理系统日常业务处理 凭证管理 作废 删除凭证对象未审核未签字凭证规定作废凭证不能修改 不能审核应参与记账 否则月末无法结账删除凭证对作废凭证进行 整理 即可删除 38 4 3总账管理系统日常业务处理 凭证管理 冲销凭证对象已记账凭证方式手工编制系统自动编制 39 4 3总账管理系统日常业务处理 凭证管理 查询凭证 丰富的查询条件 40 4 3总账管理系统日常业务处理 出纳管理现金 银行日记账 资金日报支票登记簿前提设置了银行账将结算方式设置为票据管理支票领用支票报销 41 4 3总账管理系统日常业务处理 出纳管理 现金日记账 42 4 3总账管理系统日常业务处理 出纳管理 支票登记簿 43 4 3总账管理系统日常业务处理 出纳管理银行对账录入银行对账期初数据录入银行对账单银行对账自动对账手工对账查询银行存款余额调节表核销银行账长期未达账审计 44 4 3总账管理系统日常业务处理 银行对账 输入银行对账期初 45 4 3总账管理系统日常业务处理 银行对账 自动对账 46 4 3总账管理系统日常业务处理 出纳管理银行对账录入银行对账期初数据录入银行对账单银行对账自动对账手工对账查询银行存款余额调节表核销银行账长期未达账审计 47 4 4账簿查询 账簿查询基本会计账簿查询总账发生额余额表采用计算机记账的单位 可用发生额余额表代替总账明细账序时账日记账现金日记账和银行日记账在出纳管理中查询多栏账先定义 再查询 48 4 4账簿查询 账簿查询 发生额余额表 49 4 4账簿查询 账簿查询 原材料明细账 50 4 4账簿查询 账簿查询 管理费用多栏账 51 4 4账簿查询 账簿查询辅助核算账簿查询个人核算个人核算主要进行个人借款 还款管理工作 及时地控制个人借款 完成清欠工作 个人核算可以提供个人往来明细账 催款单 余额表 账龄分析报告及自动清理核销已清账等功能 部门核算部门核算主要为了考核部门收支的发生情况 及时地反映控制部门费用的支出 对各部门的收支情况加以比较分析 便于部门考核 部门核算可以提供各级部门的总账 明细账 以及对各部门收入与费用进行部门收支分析等功能 52 4 4账簿查询 账簿查询 个人往来两清 53 4 4账簿查询 账簿查询 部门收支分析 54 4 4账簿查询 账簿查询辅助核算账簿查询项目核算项目核算用于收入 成本 在建工程等业务的核算 以项目为中心为使用者提供各项目的成本 费用 收入 往来等汇总与明细信息 以及项目计划执行报告等 客户核算和供应商核算客户核算和供应商核算主要进行客户和供应商往来款项的发生 清欠管理工作 及时掌握往来款项的最新情况 可以提供往来款的总账 明细账 催款单 对账单 往来账清理 账龄分析报告等功能 如果用户启用了应收款管理系统和应付款管理系统的话 可以分别在这两个系统中对客户往来款和供应商往来款进行更为详细地核算与管理 55 4 4账簿查询 账簿查询 客户往来账龄分析 56 4 4账簿查询 账簿查询 项目统计分析 57 4 5总账管理系统期末处理 自动转账外部转账 其他系统向总账系统传递的凭证工资 工资费用分配 相关费用计提固定资产 固定资产增减变动 计提折旧应收款管理 应收款发生 收回 坏账准备应付款管理 应付款发生 支付存货核算 采购入库 销售出库内部转账 在总账系统内部通过设置凭证模板自动生成的凭证费用的分配 分摊和计提税金的计算成本费用的结转期间损益的结转 58 4 5总账管理系统期末处理 定义转账凭证定义内容凭证类别摘要会计科目金额来源公式生成转账凭证自动转账凭证的生成顺序相关凭证已经全部登记入账自动转账生成的凭证仍需审核记账 59 4 5总账管理系统期末处理 对账总账与明细账核对总账与辅助账核对 60 4 5总账管理系统期末处理 结账结账前检查本月业务是否已全