第一章-认识会议PPT课件.ppt

内容回顾 1 我国会议业的发展历史 存在的不足以及加快我国会议产业发展的对策2 财富 全球论坛选址成都的理由3 简介达沃斯论坛 2020 3 27 1 第二节会议含义及其要素 2020 3 27 2 主要内容 会议的构成要素 2020 3 27 3 案例1 迷茫的李秘书小李大学刚毕业 就应聘到一家公司做行政秘书 有一次 公司准备召开 管理培训会议 会议组织安排工作自然就落在小李身上 小李一时傻了眼 虽然是从会展专业毕业 但是她对会议策划组织方面的知识 对于会议的重要性 多样性以及复杂性却不甚了解 无从下手 于是 小李到办公室 虚心向一位经验丰富的老秘书求教 2020 3 27 4 老秘书听后耐心地告诉小李 一般来说 遇到公司要开会 要搞清楚开什么会 确定怎么开会和选择开会时间和地点 还要考虑参会人员名单等 会议具有多样性 不同的会议目的 就会有不同的会议组织工作 即使是摆放桌子 如果是不同的会议 要求也不一样 像小型日常办公会议 就可以摆放成椭圆形或 回 字形 如果是一些茶话会 宴会等一般可摆放成 星点形 一些大型会议还要做好会前的策划准备工作 会中服务工作和会议的善后工作 环节较多 也比较复杂 所以就要求秘书尽量策划周密 服务到位 小李听后茅塞顿开 积极地去筹备会议了 2020 3 27 5 思考题根据自己的理解 说说什么是会议 2020 3 27 6 一 会议的定义 会议具有哪些特征呢 2020 3 27 7 1 会议是一种群体性活动 孙中山先生在 民权初步 中谈到 凡研究事理而为之解决 一人谓之独思 二人谓之对话 三人以上而循有一定规则者 则谓之会议 可见 会议应该是三人或三个以上的人一起参加的群体性活动 2020 3 27 8 2020 3 27 9 2 会议是一种围绕特定目标而开展的活动 案例2 宝洁公司的危机公关会议 2005年3月7日 江西一吕姓消费者因使用宝洁的明星星品牌 SK II产品出现了皮肤问题 怒而状告宝洁公司 为了不影响宝洁产品在中国的市场占有率和销售 消除此产品安全性的疑虑 宝洁公司第一时间召开了紧急会议 就这次危机事件 迅速研究解决方案并召开新闻发布会 澄清事实 使公司脱离了危险 2020 3 27 10 3 会议是一种组织有序的活动 会议不仅要有明确的目标 而且必须有一定的组织和计划 只有这样 才能使会议的各项议题程序化 使报告 演讲 辩论 表决等会议有序化 从而实现会议的目标 会议的组织性和计划性主要通过制定会议的议事规则 建立会议的领导和工作机构 确定会议议程和会务程序等体现 重大会议应当事先制定会议的书面预案 那些没有组织的聚合和议论 不能称之为会议 2020 3 27 11 2020 3 27 12 博鳌亚洲论坛2014年年会日程 4月8日 2020 3 27 13 4 会议是一种以口头交流为主要方式 以书面交流和声像交流以及其他交流手段为辅助方式的活动 会 集合 会和 议 商议 议事 聚众议事 口头交流 书面交流 声像交流 2020 3 27 14 会议的特征 会议是一种群体性的活动 会议是一种围绕特定目标而开展的活动 会议是一种组织有序的活动 会议是一种以口头交流为主要方式 以书面交流和声像交流以及其他交流手段为辅助方式的活动 会议的定义会议是一种围绕特定目标开展的 组织有序的 以口头交流为主要方式的群体性活动 2020 3 27 15 以下内容能否称为会议 为什么 1 歌星个人演唱会 2 经贸洽谈 3 新产品研讨会 4 春节庙会 5 红十字会 6 新闻发布会 7 世界华商大会 8 公司业务会 2020 3 27 16 案例3 2005年11月13日 吉林石油化工公司发生爆炸 含有苯及其他有毒物质的污水泄入松花江 这条河是哈尔滨的主要水源 市民的不信任和恐慌情绪迅速在整个城市蔓延 政府由于担心发生环境灾难决定停止供水4天 因此人们疯狂地去超市抢购矿泉水和啤酒 2020 3 27 17 作为本地产品的哈尔滨啤酒却被传言啤酒水源受到了污染 人们纷纷去购买其他品牌的啤酒 即使哈啤一位副总经理表示哈啤的水源一直来自厂内地下80米的深井 自来水只是非生产用水 但是对于多数哈啤消费者而言 他们不了解深井水与松花江水的严格划分 对哈啤集团关于深井水的解释还是存有顾虑 2020 3 27 18 就在11月22日也就是全面停水的前一天 哈啤高层深夜召开了会议 整整讨论了4个小时 最终达成共识 节约出一部分啤酒酿造所用的地下深井水 协同政府在厂区前开设指定供水站 设置4个水龙头 免费向市民供应最优质的地下深井矿泉水 同时 哈啤集团还派出印有哈啤标志的两辆流动供水车 为街区的孤寡老人 送水上门 2020 3 27 19 哈尔滨的各大新闻媒体纷纷刊出以 哈啤雪中送炭 滴水成泉爱心荡漾 为标题的文章 哈啤用自己的决心和行动表达了对受灾人民的关心 一时间 哈啤在人民心中又重新树立了一种形象 人民又可以放心地去购买哈啤了 可见 4个小时的会议给哈啤集团带来转机 这与会议事先正确确定主题 如何在关键时刻为市民服务 同时也消除市民的顾虑 有关 使会议有效地进行 并且通过对会议决策的执行 使会议结果与预期目标一致 使哈啤集团度过了难关 问题思考 从上述材料可以看出 一个成功的会议应由哪些要素构成 2020 3 27 20 4 6 会议名称 会议时间 会议地点 会议方式 2 3 1 会议人员 会议结果 会议议题 二 会议的构成要素 2020 3 27 21 1 会议人员 1 会议主体是指主要策划 组织会议的人员 包括主办者 承办者 支持单位 赞助单位 协办单位等 2 会议客体即参加会议的对象 与会者 包括正式成员 列席成员 特邀成员 旁听成员 3 其他与会议有关的人员 包括 主持人 会议秘书人员和会议服务人员等 2020 3 27 22 主办者 会议的主办者是会议的具体组织者 其任务主要是根据会议的目标和规则确定具体的会议方案并加以实施 为会议提供必要的场所 设施和服务 确保会议正常进行 2020 3 27 23 1 由相关领导机关主办 在一个管理系统之内 负有领导和管理职权的机关往往需要通过会议的方式 宣布决定 传达指示 布置工作 听取意见 这时 会议的主办者一般称为会议召集者 2020 3 27 24 2 由会议的发起者主办 一般协作性 交流性的会议 主办者常常由会议的发起者担任 比如国际性的学术会议 就是由一个组织发起并主办 或有几个组织联合发起并共同主办的 2020 3 27 25 3 轮流主办 合作性和学术性组织要召开经常性会议或例会 每一个成员单位 包括国家 地区或非政府组织 都有主办会议的权利和义务 轮流主办会议可以使每一个成员单位的权利与义务达到平衡 2020 3 27 26 4 通过一定的申办程序确定 一些重大的会议 由于具有一定的政治 经济等方面的影响 同时也为了提高会议的质量 于是采取申办竞争程序来确定主办者 2020 3 27 27 2010年上海世博会申办程序 1999年12月 在国际展览局第126次全体大会上 中国政府正式宣布申办2010年世博会 2000年3月17日 中国政府成立2010年上海世博会申办委员会 时任国务委员吴仪担任主任委员 2001年5月 中国政府通过外交途径向国际展览局递交举办2010年上海世博会的申请函 2002年1月30日 中国政府向国际展览局递交举办2010年上海世博会的申办报告 2002年11月29日至12月2日 中共中央政治局常委 国务院副总理李岚清率中国代表团参加国际展览局第132次全体大会并作申办陈述 2002年12月3日 经国际展览局大会投票表决 中国获得2010年世博会举办权 2020 3 27 28 承办者 承办者即具体落实会议组织任务的机构或个人 一般情况下会议的主办者即承办者 有时也有区分 承办者可以是主办方内部或外部的人选 内部承办者 主办会议组织中的成员外部承办者 通常是会议或相关行业的专业人士 现在出现了越来越多的提供会议承办服务的公司 2020 3 27 29 与会者 与会者即参加会议的对象 是会议的主体 可分成四种资格 资格不同其在会议中的权利和义务也不同 1 正式成员 具有正式资格 有表决权 选举权和发言权 2 特邀成员 其权利和义务由会议主办者或会议领导机构确定 3 列席成员 不具正式资格 但有一定发言权 无表决权和选举权4 旁听成员 不具正式资格 无表决权和发言权 2020 3 27 30 案例4 会议的主体单位有哪些 2005年9月在北京人民大会堂举行的 中国企业兵法高峰论坛 主办单位是 财富 杂志 承办单位是中国策划协会中国孙子兵法研究院 支持单位是中央军委 中央党校 军事科学院 国务院发展研究中心 中国企业家联谊会等 协办单位有北京亚太商盟咨询有限公司 北京中联文化发展有限公司 北京草船借箭国际广告有限公司等 合作单位是中央电视台经济频道 CCTV2 中央电视台国防时空 CCTV7 2020 3 27 31 主办单位 财富 杂志承办单位 中国策划协会中国孙子兵法研究院支持单位 中央军委 中央党校 军事科学院 国务院发展研究中心 中国企业家联谊会等 协办单位有北京亚太商盟咨询有限公司 北京中联文化发展有限公司 北京草船借箭国际广告有限公司合作单位 CCTV2 CCTV7 2020 3 27 32 2 会议名称 会议的名称要求能概括并能显示会议的内容 性质 参加对象 主办单位 以及会议的时间 届次 地点 范围 规模等等 例 可口可乐 中国 饮料有限公司2004年销售会议第十二届西湖国际中小企业会议深圳开发科技股份有限公司第九次 2000年度 股东大会 2020 3 27 33 3 会议议题 会议的议题是根据会议目标确定并提交会议讨论或解决的具体问题 举行会议首先要明确为什么而 议 和 议 什么 议题作用 为会议的目标服务 会议的目标有主次之分 目标的主次决定了议题的主次 中心议题必须体现中心目标或主要目标 会议发言应围绕的核心 议题是会议交流的中心 与会者的报告 演讲应当紧紧围绕议题 2020 3 27 34 例 2010年10月16 17日在上海浦东召开了第七届国际金融论坛 论坛主题是 绿色金融创新与产业绿色转型 围绕这个主要议题展开相关的 绿色金融与低碳经济 金融生态建设与区域经济发展 等内容的讨论 2020 3 27 35 4 会议的时间 会议时间是指会议的召开时间和会期两方面 会议时间长短的控制 30分钟 可以忍耐60分钟 开始烦躁不安90分钟 开始头晕脑涨 人们需要站起来活动活动 去去洗手间 喝点水 加点餐等 2020 3 27 36 5 会议地点 会议的地点是指举行会议的场所 应根据会议的性质和规模 来综合考虑会场的大小 交通情况 环境与设备是否适合等因素 有些重要会议在选择会议地点时 还要考虑其政治影响或经济效果 2020 3 27 37 案例5 据报道 沃尔玛百货有限公司首次全球董事会会议在中国深圳召开 为什么 沃尔玛百货有限公司董事长沃尔顿说 之所以把全球董事会放在中国开 是因为中国对沃尔玛有着双重重要意义 首先 多年来我们一直依赖中国为我们提供优质商品 此外 我们从1996年起开始在中国开设零售分店 我觉得董事会成员应该亲自到这些店来看看 了解中国这个市场对于沃尔玛的价值及重要意义 2020 3 27 38 6 会议方式 会议的方式即用以达到会议效果的手段 包括会场布置 气氛渲染 活动的样式和传递方式等 会议的方式对于实现会议的目的 提高会议的效率有直接的影响 如会场布置和气氛渲染能影响与会者的情绪和注意力 丰富新颖的活动能提高与会者的兴趣 现代化的传递方式如电话会议 电视会议能提高会议的时间效益和经济效益 2020 3 27 39 会议形式 2020 3 27 40 7 会议结果 会议结果 即会议结束时实现目标的程度 由于会议受到诸多因素的影响和制约 会议结果可能同目的完全一致 也可能部分一致 有的甚至同最初的目的完全背道而驰 会议结果通常以文件的形式记载下来 可以归档保存 也可以公布 传达 2020 3 27 41 案例6 指出会议中的构成要素2011年11月20日 天地置业有限公司在利民酒店3楼报告厅召开月奖考评情况的会议 由企业领导和月奖考评职能部门负责人参加 会议先由企业的劳资部门报告各部门的月奖考评情况 随后对会议中提出的问题进行讨论 会议持续了三个小时 企业各部门月奖考评情况的通报时间占会议时间的三分之二 会议名称 议题 参会对象 时间 结果 方式等 2020 3 27 42 任务 以下两个题目同学们二选一1 自选一个会议城市 对其进行评价 城市可以是国内的也可以是国外的 评价内容包括 城市简介 举办会议的优势 存在的不足 提出解决策略 该城市已成功举办的会议 可对会议进行介绍 等等 2 详细介绍某一知名会议模式 博鳌亚洲论坛 内容包括 会议性质 举办地 主题 影响力等等 要求 1 内容详细具体2 每位同学尽量不要重复3 制作ppt上讲台演示 ppt打印并上交 每人10分钟 2020 3 27 43 天地置业有限公司会议的构成要素 会议名称 天地置业有限公司2011年度11月奖金考评会会议议题 各部门进行当月月奖考评会议时间 2011年11月20日3小时会议地点 利民酒店3楼报告厅会议方式 报告 座谈会议结果 月奖考评情况汇报完毕 讨论问题时间短暂 2020 3 27 44 结束 2020 3 27 45 第三节会议的作用及分类 2020 3 27 46 主要内容 会议的分类 2020 3 27 47 卓有成效的会议万铭公司是一家新兴的高科技企业 经过几年的努力 已在华东地区 华中地区成立了多家分公司 当初公司刚刚组建时 公司总经理就曾希望能打造一支优秀的管理团队 让集体的智慧发挥作用 避免出现个人决策的随意性及失误 为此 万铭公司几乎每个星期都要召开一次跨区域的网络会议 在会议上 总部各部门的经理 总监都要跟各分公司的经理 总监进行沟通和交流 在会议上 大家一起讨论某件事情做还是不做 怎么做 先做什么 再做什么 经过多次讨论之后才形成一个集体的决议 有时公司也召开会议 征求员工的意见 员工把意见提出来 通过讨论形成决议 因为是员工自己认同的 这也就会鼓舞员工更好地做好事情 这种决策集合了上上下下全体员工的智慧 而不是公司单个领导坐在办公室里 拍拍脑袋决定的 凭借其独特的管理方法 公司团对越来越具活力 公司发展也越来越红火 案例1 2020 3 27 48 案例2 宏宇公司总经理对本月工作有三项决定 他可以通过两种方法告知其部下 20人 一是请秘书通过电话或发邮件方式转达二是开一个20分钟的小会 宣布决定和回答部下提问 如果采用第一种方法 他的秘书至少需要20分钟的时间来将决定通知下去 如果部下有疑问 那需要更多的时间质疑和解答 而且通过转达 难免信息失真 但是如果开个20分钟的小会就完全可以解决问题了 思考题根据上述两个案例 分析召开会议的作用 2020 3 27 49 一 会议的作用 1 集思广益 科学决策的作用2 发言民主 动员群众 宣传教育的作用3 传达信息 开拓思路的作用4 协调矛盾 推动工作的作用5 国际交流 跨文化的沟通作用 2020 3 27 50 1 集思广益 科学决策的作用 会议使不同的人 不同的想法汇聚一堂 相互碰撞 从而产生金点子 许多高水准的创意就是开会期间不同观念相互碰撞的产物 会议 甲 乙 丙 想法三 想法二 想法一 好创意新点子 2020 3 27 51 会议的召开便于使各级领导充分掌握有关信息 充分发挥干部群众的智慧 为决策的制定与实施奠定基础 同时 也可以在会议的讨论中 了解基层群众 下属员工的实际情况和思想动向 对反映出来的问题可以进行具体的分析和解决 2020 3 27 52 2 发言民主 动员群众 宣传教育的作用 会议可以说是领导机关和各级领导密切联系群众的纽带 有些会议经过对领导决策的讨论 领会 将领导意图转化为群众的思想和行动 起到了动员群众 组织群众的作用 也有一些会议的作用 旨在思想教育 鼓舞斗志或者介绍经验 传授知识和技能 达到某种宣传和教育的目的 如 积极分子典型事迹报告 先进集体和先进个人的表彰 重大历史事件的通报等 2020 3 27 53 3 传达信息 开拓思路的作用 各机关 单位需要召开各种会议 尽快的将信息上传下达 会议是信息的聚集地 也是会议的发散地 各类经验交流会 汇报会 座谈会 调查会 通过汇报 交流 学习 讨论可以达到传达信息的目的 此外 通过信息的交流使人们从新的角度和新的观点思考问题 擦出思想的火花 如 技术人员在会上可以进行技术交流或对新技术的学习 研讨 以获得经验总结 技术攻关对策以及技术创新的灵感 因此 会议活动既是信息的共享过程 也是有效的智力开发过程 2020 3 27 54 4 协调矛盾 推动工作的作用 会前 人们往往对同一个问题的看法存在某些差异 在会议上 大家可以围绕一个共同的目标讨论 研究和论证 求同存异 最终达成共识 从而起到推动工作的作用 许多公司或部门的常规会议的只要目的是为了监督 检查员工对工作任务的执行情况 了解员工的工作进度 同时 借助会议这种集合的面对面的形式 来有效协调上下级以及员工之间的矛盾 2020 3 27 55 5 国际交流 跨文化的沟通作用 在北京召开的 2009中国国际纳米科学技术会议 旨在促进纳米科技前沿问题的研讨与交流 进一步提高我国纳米科技的整体研究水平和自主创新能力 推动我国纳米科技界与国际同行的合作 2020 3 27 56 2010年6月在安徽省合肥市举办的第六届中国国际徽商大会 进一步展示安徽良好的发展环境 搭建安徽对外交流合作的平台 深化经济 文化 旅游等方面交流合作 进一步发挥了徽商大会品牌效应 2020 3 27 57 2010年10月18日至19日 主题为能源可持续发展与环境友好的2010年中国国际能源论坛暨能源与气候变化研讨会在北京召开 大会就合理利用能源 减少温室气体 加强天然气和非常规能源的开发利用以及交通运输节能等问题进行了广泛深入的探讨与交流 共同寻求能源可持续发展与应对气候变化的解决之道 2020 3 27 58 2 会议的不良现象 2020 3 27 59 会议的不良现象 2020 3 27 60 会议为什么存在不良现象 2020 3 27 61 从会议要素的角度来分析 2020 3 27 62 从会议过程的角度来分析 没有提前准备好会场 开会设施 比如电脑 投影仪 麦克风 白板 白板笔 激光笔 会议讨论材料 会议签到表等 开会前没有提前通知与会者相关事宜及会议材料学习 没有提前准备好会议议题 议程 会议材料 参与人 主持人 记录人等 2020 3 27 63 没有严格按照会议的议程进行 气氛紧张 压抑 未能很好地鼓励大家积极发言 或领导者一言堂 没有发掘出全体与会人员的智慧 未能很好地围绕主题进行讨论或发言 出现闲谈或跑题现象 未能很好地控制时间 如未能及时开始或拖沓 冗长 未能及时结束与会者相互间争吵的厉害 未能很好地尊重相互的意见 甚至出现人身攻击的现象 议而不决 没有形成有效的决策 2020 3 27 64 会议结束后 未对形成的决策或待完成的工作指定责任人 时限并进行追踪 这样的会议也几乎是无任何意义的 2020 3 27 65 会议杀手 2020 3 27 66 会议不良现象的负面影响 1 加大了会议成本 迫使管理者为转变会风而增加投入 2 败坏了会议的名声 3 培养 放任了公众和与会者对会议的不信任情绪 4 诱发管理者和被管理者之间的冲突 增加了科学管理的难度 5 降低士气 甚至导致员工缺勤或流动率高 2020 3 27 67 该如何避免会议不良现象呢 2020 3 27 68 解决措施 日本的大小企业都在热烈地展开 会议革命 强化自身竞争力 以期由此带来利润 在丰田汽车的办公室里 处处可看到这样的标题 只开有实际效果的会议 准时开始 最好一小时内结束 重点在实际行动 在日产被称为 价值优先 的跨部门会议 不请部长出席 因为部长是做最后决定的人 如果与会 可能影响讨论方向的内容 日本的会议革命 2020 3 27 69 从会议要素的角度来提升 1 一次会议 最好只有一个主题 可以集中时间和精力 集中有关人员 高效解决问题 综合性会议 最多也不要超过三个议题为好 议题越多 参加人员越多 陪绑的也越多 效率也就越低下 成本也就越高 议题明确 2020 3 27 70 两会议题 看点一 中央全面深化改革小组和中央国家安全委员会看点二 GDP目标及CPI目标看点三 货币政策及财政政策看点四 税制改革看点五 金融改革看点六 城镇化布局看点七 房地产调控基调看点八 土地改革看点九 军费开支及军队结构十年来首次大规模调整看点十 国企改革看点十一 结构调整与产业转型升级看点十二 防控债务风险看点十三 化解产能过剩看点十四 收入分配改革看点十五 二胎新政看点十六 医疗改革看点十七 养老看点十八 农业看点十九 食品安全看点二十 环境污染及保护 2020 3 27 71 2 议程清晰 要有明确的议程及时间分配规则 才能有效控制会议的进程和时间使用 确保会议高效 2020 3 27 72 议程清晰 2020 3 27 73 议程清晰 2020 3 27 74 议程清晰 2020 3 27 75 3 精选参与人 会议的召开 并不是人越多越好 人多不仅会增加会议成本 延长会议时间 也会增加扯皮的可能性 不容易形成一致的会议结论 也不利于会议控制 因此 要本着 相关性 和 少而精 的原则 精选参加会议的人员 不要让不相关的人参加 避免 陪绑 的现象 2020 3 27 76 4 指定主持人 无论是何种形式的会议 必须要明确指定会议主持人 会议主持人要严格按照会议的议程 时间安排等做好会议的主持和控制 2020 3 27 77 5 做好会议记录 参加会议的人大部分是只记录或记住自己所关心的内容 而不相关的内容则不怎么关心 因此 为了能够将参会者的发言 宝贵的思想火花及最终决策 待完成事项能够清晰地保留下来 必须要做好会议记录 会议记录的主要内容包括会议的全部要素 议题 议程 时间 地点 参与人 主持人 记录人 出勤情况 发言情况 决策情况 待追踪事项 会议附件 等 同时 为了及时贯彻会议的精神 增强会议时效性 趁热打铁追踪会后的待完成事项 会议记录要在会议结束后24小时内完成并发送到与会人员手中 2020 3 27 78 6 合适的时间 上午10 12点和下午1 3点是比较适合开会的时段 时代光华的研究如下 上午8 9点之间 上午9 10点之间 上午10 12点或下午1 3点 下午3 5点之间 2020 3 27 79 2020 3 27 7 合适的地点 1 2 3 会议室大小要适当 会议室过大 人相对较会议室少 气氛容易变僵 会议难以活跃 相反 如果会议室过于狭小 就会令人烦闷 不舒服 无法营造良好的气氛 桌椅摆放要符合会议讨论的要求 比如采用U型 圆形的会议桌摆放方式 要选择安静的会议场所 同时 要选择隔音好的房间 避免影响他人或泄密 2020 3 27 80 2020 3 27 会议是否能够成功 有80 的原因在于是否做好会前的准备 不要开没有准备的会议 即便是细小的事情也要毫无遗漏地做好准备 注意 会议不能仅仅邮件 短信的方式通知 为了表示对会议的重视并确保参会人员及时收到会议通知 必须要辅以电话的方式或当面再次通知 并提醒与会人员应做好哪些准备 2020 3 27 81 2020 3 27 会议主持人应对会议过程进行良好的引导和控制 如主持人工作未到位 那么会议中的领导者应及时提醒 以防会议脱离控制 1 确保会议按时开始 并严格按照会议议程进行 2 严格把控会议时间和进度 避免会议的拖沓和冗长 并要按时结束 3 营造活跃的讨论气氛 维持开放平等的会议环境 给予参与者均等的发言机会并引导大家积极发言或献计献策 4 保障与会者相互尊重彼此发表的意见 并保护与会人员不受人身攻击 5 控制会议秩序 避免过度争吵或题外话 如发现跑题 应予以制止 6 对讨论的结果及时进行汇总 并形成会议结论 2020 3 27 82 2020 3 27 衡量一个会议是否有成效 一是要看会议是否能够形成有效的决策 二是要会后的决策是否能在规定的时间内实现 因此 会后的追踪非常重要 会后有追踪 才能把会议的决议形成生产力 1 会议记录要明确记录待追踪事项 以下为待 会议追踪事项表 可参考 2020 3 27 83 2020 3 27 2 会议发起人要指定专人 会议主持人 记录人或其他人员 来追踪待完成工作的进度 并明确指出追踪的频率 多久追踪一次 和汇报的频率 多久汇报一次 直至所有事项彻底完成 2020 3 27 84 课堂训练 1 背景材料在日本富士山县 辽宁省青年友好参观团团长接过日本官方送上的会议程序 只见上面写着 中方发言时间 5分钟 他不禁愣住了 在中国像这种类型会议 发言者一般都需要一个多小时来进行演讲 而现在日方只给自己5分钟 参观团团长只好把原来的讲稿从11页删减成5页 3页 还不行 最后删至1页半 把原先准备的洋洋洒洒的关于中日合作历史渊源等内容全部删去 而是言简意赅的阐述了中日合作的重要性 现状和对未来的展望 第二天我方团长像别的发言者一样 跑步上场 他的发言干脆利落 因被台下几次掌声打断 才拖延了30秒 事后 他感慨地说 这件事给我们的启示太多了 2 训练要求讨论日方官员这样安排外宾的发言时间是否合适 2020 3 27 85 会议的分类 2020 3 27 86 欧莱雅会议尽管电子商务 电话 传真等改变了我们的生活 带来了全新的沟通模式 但在应用这些沟通渠道的同时 欧莱雅公司仍然更加钟情于会议制度 把各种员工会议作为面对面的最佳沟通渠道 欧莱雅公司认识到 各种员工会议 使各个层面的欧莱雅员工能够坐在一起 面对面地开展交流与沟通 便于工作的顺利进行 案例8 2020 3 27 87 欧莱雅会议 包括 公司管理委员会会议 每个月 公司上层管理委员会定期开会 会议的内容主要是关于公司的重大决策 重要问题和沟通与讨论 事业部层面管理委员会 每个季度 公司各事业部的部门经理在一起召开事业部管理委员会 在中国 欧莱雅有50多名负责各事业部的部门经理 集中到上海的中国总部 通常在希尔顿酒店举行为期一天的会议 由每一个事业部的负责人介绍各自部门的重大活动 最新动态 不定期会议 公司各个部门的经理会不定期举行本职能部门的会议 召集公司分支机构的负责人参加 沟通公司最新动态 传达公司的决策等等 比如欧莱雅在北京 广州各设有地区人事部会经常参加总部人事部举行的会议 总部在人事 市场 财务等众多领域与分支机构进行沟通 支持分公司在各地开展各种培训活动 问题思考 会议的种类有哪些 2020 3 27 88 1 按会议的规模划分2 按会议所跨的地域范围划分3 按会议举办单位划分4 按会议内容和方式划分5 按会议特征划分 2020 3 27 89 1 按会议规模划分 1 小型会议一般是指少则几人 多则几十人参加的会议 但往往不少于3人 如各种办公会 座谈会 现场会 小型会议一般安排在工作现场或小型会议室召开 2020 3 27 90 2 中型会议 一般是指人数在几十人至数百人参加的会议 如节日慰问会 表彰会 学术交流会和大型企事业单位的职代会 中型会议根据与会人员数量 可安排在会议厅或礼堂召开 2020 3 27 91 3 大型会议 一般指人数在千人以上至数千人参加的会议 如全国人民代表大会 博览会 交易会 大型会议一般在礼堂 会堂或剧场 会议中心召开 2020 3 27 92 4 特大型会议 一般是指人数在万人以上的集会 如大型节日集会 庆祝大会等 特大型的会议一般可在体育场 露天广场召开 2020 3 27 93 2 按会议所跨的地域范围划分 1 国际性会议会议内容涉及不同国家和地区 与会者来自不同国家和地区 如联合国大会 国际经济发展会议 南北对话和西方国家首脑会议等 2 全国性会议会议的内容涉及全国性问题 参加会议的人员来自全国各个地区 2020 3 27 94 3 地区性会议指省 市 县或其他地区性的会议 如市政府常务会议等 4 部门性会议根据部门的工作职能召开的会议 如部门员工例会 业务洽谈会 新产品推介会 销售会议 培训会议等 2020 3 27 95 3 按举办单位划分 1 公司类会议公司管理者强调的是信息传递 而公司内部信息传递的最基本方式之一便是会议 公司会议通常以管理 协调和技术等为主题 具体可分为销售会议 技术会议 管理者会议及股东会议 2020 3 27 96 2 协会类会议大致可划分为行业协会 专业和科学协会 教育协会和技术协会等类型 协会类会议常常与展览结合举行 例如 我国定期举行的旅游交易会每次都吸引着大批来自全国各地乃至境外旅游企业的参与 2020 3 27 97 3 其他组织会议这类会议的典型代表是政府机构会议 在省市一级 中小规模的政府机构会议的召开十分频繁 从而形成了可观的市场 在很多国家里 工会同样是是最重要的会议举办者 2020 3 27 98 4 按会议内容和方式划分 年会专业会议代表会议论坛座谈会讲座研讨会 专家讨论会 讨论会专题讨论会培训会议奖励会议其他特殊会议 茶话会 晚餐会等 2020 3 27 99 论坛 论坛属于非正式 开放的会议 其特点是反复深入的讨论 一般由小组组长或演讲者来主持 它可以有许多的听众参与 并可由专门小组成员与听众就问题的各方面发表意见和看法 两个或更多的演讲者可能持相反的立场 对听众发表演讲而不是互相讲给对方听 主持人主持讨论会并总结双方观点 允许听众提问 2020 3 27 100 座谈会 座谈会比论坛要正式和严谨一些 由主持人或演讲人进行一种陈述讲演 有一些预定好的听众参加 与论坛相比与会者在座谈会中在平等交换意见的气氛和特征方面要弱一些 2020 3 27 101 讲座 讲座更正式 更有组织 常由一位或几位专家进行个别讲演 讲座的规模可大可小 观众在讲座后可以提问 2020 3 27 102 5 按会议特征划分 商务型会议度假型会议展销会议专业学术会议政治性会议文化交流会议培训会议 2020 3 27 103 内容回顾 认识会议 了解会议业 会议含义及其要素 会议的作用及分类 会议业起源 我国会议业概述 国内外知名会议模式 会议含义 会议的要素 会议的作用 会议的分类 2020 3 27 104 2013 两会 聚焦 2020 3 27 105 2020 3 27 106 了解 两会 2015年 两会 一 二 目录 2020 3 27 106 2020 3 27 107 一 了解 两会 1 什么是 两会 2 两会 的由来3 两会 的意义 2020 3