第7章审核报告PPT课件.ppt

第7章现场审核和审核报告 第一节首次会议第二节收集和验证信息 获得审核证据第三节形成审核发现第四节准备和形成审核结论第五节审核过程中的沟通第六节末次会议第七节审核报告 现场审核和审核报告阶段的主要活动 1 审核组长主持 要做好会议纪录 审核组成员以恰当的言谈举止开始审核活动 按时 简短 明了 一般30分钟左右 通常 与会人员需签到 审核组保留签到和会议记录 气氛融洽 坦率 透明和正规 第一节首次会议一 首次会议的要求 或注意事项 2 确认审核计划 简介实施审核活动的方法和程序 确认审核中的沟通渠道 向受审核方提供询问的机会 二 首次会议的目的 3 确认审核目的 范围和准则 确认审核日程及其他相关安排 介绍审核方法及程序 说明审核中与受审核方的沟通和可能影响审核正常进行的情况 申明保密原则 可简化 说明申诉渠道 可简化 确认其他有关问题 澄清疑问 三 首次会议的内容和程序 可简化 4 第二节收集和验证信息 获得审核证据一 概述 5 从收集信息到得出审核结论的过程 信息源 通过适当抽样收集和验证信息 评审 审核发现 对照审核准则进行评价 审核证据 审核结论 6 面谈 受审核区的员工 观察 活动 工作环境和条件 文件 如质量方针 质量目标 质量计划 程序 作业指导书 图纸 合同等 记录 如检验记录 审核报告 监视和测量结果等 数据的汇总 分析和业绩指标 相关方的报告 如顾客反馈 质量检查部门的抽检结果等 其他方面的信息源 如网络等 二 确定信息源信息源包括 7 三 收集信息的方法和技巧1 基本方法 抽样 编制检查表就开始策划抽样计划 具有一定的局限性和风险性 应随机抽样 具有代表性 保证足够的样本量 抽样应考虑和注意以下几个方面 明确对象和总体保证足够的样本分层抽样适度均衡亲自抽样相信样本 8 2 具体方法 面谈 问 倾听 听 观察 看 查阅文件和记录 查 需要时 实际测量 测 9 面谈提问时要注意方法技巧 如 在审核范围内与实施活动或任务的相关人员进行面谈 在正常的工作时间和工作地点进行 在面谈前和面谈过程中应努力使受审核人员感到轻松 对面谈和作记录的原因做出解释 面谈通常从请对方描述他们的工作开始 避免提出有倾向性答案的问题 注意措辞 灵活 不要批评人 鼓励积极回答问题 回答者可以纠正答话 做好记录 应总结和评审谈话的结果 应感谢受审核方的参与和合作 面谈 10 观察过程包括 确定作业者是否有程序 规范 标准指导其工作 确定操作是否符合其要求 记录所使用的文件编号 规范 图纸 测量与试验设备的状态 以进一步验证他们的现时有效性 观察 观察要求审核员熟悉组织的生产 工作 业务 能够发现超出常规或规范的规定之处 如 到生产现场 审核员应了解主要的生产工艺或工序 各工序的常规加工方法 生产现场有关的法规和文件要求等 11 查阅文件和记录应注意技巧 如 查阅的文件和记录应与受审核的活动和过程直接相关 可运用抽样技术抽取足够数量的样本文件和记录 应关注文件的有效性 充分性和适宜性 关注文件对具体活动和过程的职责划分 接口关系 具体要求 实施和控制的方法和程序及记录的要求等方面的信息 查阅记录时应关注内容的完整性和真实性 以及与相关文件规定的一致性 实际测量如 到生产现场抽样测量零部件等 查阅文件和记录 12 审核证据是与审核准则有关的能够证实的记录 事实陈述或其他信息 信息可包括 记录 事实陈述或其他信息 能够成为审核证据的信息应是能证实的 但不要求逐一证实 确保作为审核证据的信息是真实的 客观存在的 3 验证信息 获得和记录审核证据 13 对照文件规定 证实观察到的实际操作与文件规定的一致性 对照文件规定 证实记录与文件的符合性 通过观察证实获得信息的准确性和真实性 通过实际测量证实活动和过程的结果或记录的符合性 有效性和真实性 其他适用的证实方法 如信息对比等 验证信息获得审核证据的方法 14 应记录的内容 时间 地点 面谈对象 主题事项 主要过程和活动实施概要 观察到的事实 凭证材料 涉及的文件 记录 标识等 全面反映审核情况 对有问题的信息记录应反映不符合事实的主要情节 清楚 准确 具体 具有重查性 记录审核证据 15 明确总体 合理抽样 辨别关键过程 辨别主要因素 重视控制效果 避免主观武断 形式主义 注意相关影响 尊重受审核方 营造良好的审核气氛 审核组长控制审核的进展并纠正出现的不良现象 4 收集和验证信息 获得审核证据的过程中需注意的事项 16 评价 汇总和确定审核发现方法 审核组成员分别说明审核情况 收集的信息和证据 以及初步判定的审核发现 审核组成员之间沟通需要相互印证的信息和证据 讨论疑点和分歧 将审核组成员获得的信息和证据汇总分析 共同确定审核发现 第三节形成审核发现 17 符合审核准则的审核发现审核组应对符合审核准则的审核发现进行汇总分析 它体现了组织质量管理体系中符合的和有效的方面 为审核组对审核的组织进行总体评价提供了正面的信息基础 也为审核组作出适宜的审核结论提供了依据 不符合审核准则的审核发现审核组对不符合审核准则的审核发现也要进行汇总分析 即确定的不符合项 并根据不符合项的性质进行分类 不符合审核发现通常以 不符合报告 形式记录 审核发现包括 18 不符合项的性质 严重性不符合 出现以下情况之一 原则上可构成严重性不符合项 质量管理体系出现系统性失效 如 质量管理体系某一要素 某一关键过程重复出现失效现象 又未能采取有效纠正措施加以消除 形成系统性失效 或区域性失效 如 某一部门或场所的全面失效现象等 造成严重的后果 违反法律法规或其他要求其后果较为严重 一般不符合项未按期纠正 目标未实现 且没有通过评审采取必要的措施 19 不符合项的性质 一般性不符合 出现以下情况之一 原则上可构成严重性不符合项 对满足质量管理体系要素或体系文件的要求而言 是个别的 偶然的 孤立的 性质轻微的不符合 对体系的符合性和有效性而言 是次要问题 20 受审核的部门或不符合发生的地点 受审核部门负责人 审核员 审核日期 不符合事实的描述 不符合审核准则的名称和条款 不符合的性质 审核员签字 审核组长认可签字和受审核部门代表方确认签字 适用时 不符合报告的内容还可包括 不符合项的原因分析 纠正措施计划及预计完成日期 纠正措施实施情况的说明 纠正措施的完成情况及验证记录 不符合报告的内容 21 不符合事实描述准确 具体 不遗漏任何有益信息 具有重查性和可追溯性 不要只写结论不写事实 不带有评论性意见 文件表达简明简炼 尽可能使用行业或专业术语 不符合的条款的判断应准确 不符合的性质判定应客观 准确 编制不符合报告的要求 22 审核中发现的问题 由当事人 责任人确认 审核组内部达成共识 审核组长签字认可 受审核方签字确认不符合事实 确认过程中如有疑异 应予以澄清或解决 不符合项的确认 23 汇总分析不符合审核的审核发现 提出体系的薄弱环节和改进需求 动态比较 汇总分析符合准则的审核发现 总结体系的优势和优点 需考虑的其他信息 审核中收集到的可能影响实现审核目的信息 审核中固有的不确定因素 解决分歧 对审核结论达成共识 适用时 针对潜在问题指出改进方向 需要时 讨论审核后续活动的安排 第四节准备和形成审核结论准备审核结论 24 不符合项分布表 示例 25 质量管理体系符合性和有效性评价QMS文件与审核准则的符合程度QMS的实施状况及其有效程度管理者和员工的质量意识 质量方针和质量目标的适宜性和实现情况 主要过程和关键活动达到预期结果的情况 资源状况及满足要求的能力 产品质量符合要求的程度和稳定性 内 外部失效的情况 顾客满意程度 QMS持续改进机制 形成审核结论 26 审核结论是审核组在对质量管理体系的符合性和有效性进行综合评价的基础上 结合此次审核的审核目的 得出的最终审核结果 不同的审核目的内部审核 其审核结论不完全相同 内部审核的审核结论通常可以包括以下几种 质量管理体系与审核准则的符合程度 质量管理体系的有效实施 保持和改进 管理评审过程在确保质量管理体系持续的适宜性 充分性 有效性和改进方面的能力 审核结论 27 审核组内部的沟通审核组与受审核方的沟通 第五节审核过程中的沟通 28 会前准备充分 如 审核组内部的汇总分析评价应全面 准确 公正 客观 并达成共识 与受审核方进行良好的沟通 澄清疑问并解决分歧 审核组长主持 与会人员可包括审核组成员 受审核方的管理者 第六节末次会议末次会议的要求 29 重申审核的目的 准则和范围 提出审核发现 宣布审核结论 必要时 说明可能降低审核结论可信程度的情况 适当时 讨论纠正和预防措施的时间表 适用时 针对潜在的问题指出改进方向 需要时 受审核方代表简短致辞 末次会议的程序 30 编制人 审核组长或其他审核员 责任人 审核组长 没有统一的格