第五单元---办公室环境管理PPT课件.ppt

办公室内环境管理 2020 3 27 1 2020 3 27 2 案例导入 由于业务迅速发展 新世界旅游有限公司原来的办公地点已经不符合需要 因此 公司决定将办公地点搬到杭州新城的商务大厦 公司总经理许林正好出差 他嘱咐秘书王莉布置好总经理办公室 经过了认真考虑 王莉对办公环境做了一个设计 1 许总的办公室在最里间 王莉的办公室就在许总办公室的外面 两屋有一扇门相通 任何人要进入许总办公室都得从王莉的办公室通过 王莉的办公室就相当于枢纽和窗口 其他的部门呈半环形分布在王莉和许总办公室的对面 2020 3 27 3 2 秘书办公室安排 在办公室办公用品的布置方面 在王莉的办公桌上放一台计算机 传真机 3部电话 一些文件柜 文件夹和几页未装进文件夹的散开的文件 另有一些笔筒之类的必备用品 每一样都摆放整齐 办公桌的前面放一些为客人准备的椅子和沙发 办公桌后面放秘书的椅子 再后面则是靠墙的大立柜 里面分格分层放各类文件和书籍 大型立柜的旁边紧挨墙的地方放置一个齐腰的矮柜 上面放置饮水机 小柜里放一些纸杯和咖啡 方糖之类的饮料和食品 3 许总办公室安排 空间更宽大一些 基本布置和秘书办公室类似 宽大的办公桌上也有一台计算机 另外只简单摆放电话和一些文件夹 安排并列的靠墙立式柜 在另一面靠墙的地方环形摆开沙发 整个办公室要体现出一种简约美 2020 3 27 4 4 在办公气氛的适当渲染上 王莉准备在秘书办公室窗台上放置各式盆景和鲜花 在进门的右边放置一棵高大的绿色灌木 在总经理办公室墙面上张贴几幅书法和绘画 以加强文化气息 给来访的公司内外的客人一个良好的印象 探究 1 在本案例中 王莉的布置主要是从哪些方面入手的 2 你认为王莉布置恰当吗 为什么 2020 3 27 5 一 办公室总体布置基本原则 1 有利于沟通2 方便监督管理3 协调 舒适 提高员工工作效率 利于工作者的身体健康 2020 3 27 6 二 总体布局的类型 封闭式办公室开放式办公室案例分析 惠普的开放式移动办公环境 2020 3 27 7 2020 3 27 8 案例学习 惠普的开放式移动办公环境 在北京的大北窑桥东南角 惠普大厦 这幢目前北京唯一一座实现移动无线办公的大厦里 你经常能见到这样的风景 有人风风火火地冲进电梯 左手握着手机 右手举着无线电话旁若无人地谈着业务 有人正坐在咖啡间一边 摆弄 笔记本电脑一边喝热饮 笔记本的左侧插着一块方方正正的无线上网卡 这些人是惠普的员工 但是 他们却没有属于自己的固定办公桌 甚至 连中国惠普总裁孙振耀也一度要天天寻找自己的办公位子 奇怪吗 身份如此显赫的惠普总裁竟然没有一间属于自己的办公室 在去年的一次中国惠普办公方式调整中 孙振耀把自己划在了 出差较多 不需要固定位子 的员工行列 当时 这是一个占到惠普北京员工总数54 的600余人的队伍 公司按照3比1的比例给他们配备了200个办公位子 2020 3 27 9 只需给他们每人配备一台笔记本电脑 一块无线上网卡和一部无线分机电话就OK了 行政部有关负责人告诉记者 惠普的这次变革做的非常彻底 不仅仅是那些经常要见客户 要出差的销售部 市场部与现场维修部员工参与到新一代移动办公中 就连后台的固定位置部分也彻底统一了标准 这位负责人说 这种开放性的移动办公形式不仅使部门间的沟通变得很容易 还令员工感觉非常自由 自我 只要带上那三件设备他可以在大厦内随便走动而不耽误工作 大大提高了工作效率 据了解 惠普员工的上班时间相当灵活 员工不需要打卡登记 任何员工都可以自由选择是8点30分来上班 下午5点30分下班 或者9点来上班 下午6点下班 2020 3 27 10 更重要的是公司真的因此节省了大笔开支 原来8个楼层容纳了700多名员工 调整后有1100名员工在这里工作 房租永远是我们这类高科技大公司成本中的第一位 但是 实现移动办公至少为北京惠普节省了1 4的面积 一位世界级跨国公司的员工曾经告诉记者 分摊在他们公司每名员工身上的办公面积 各种水电资源费 维护费每年要达到8000多美金 这还不含年薪 在成本与利润的重压下 没有老板会对降低高昂的办公费用不感兴趣 或许用不了多久 惠普大厦里的这道流动的风景 将替代格子间成为京城写字楼里的新潮流 2020 3 27 11 比较封闭式办公室和开放式办公室的优缺点 2020 3 27 12 三 情景操作 1 具体情境地标信息咨询有限公司新增设销售部 需要办公场所 公司总经理办公室主任责成办公室秘书负责为新设办公部门提供办公场所及有关设备 这位秘书需要根据公司总体场地条件 重新规划办公空间 对原有办公场所布局做出调整 提交办公室格局及设备购置设计方案 2020 3 27 13 2 操作要点 1 办公室的布置要素办公室的物质条件应加以适当的设计 所有物质工作条件的主要要素有光线 颜色 音乐 空气 声音 相互之间有密切的关系 设计时应注意互相协调 2020 3 27 14 1 光线的控制 充足的光线 办公室光线的来源包括自然光 日光灯及白炽灯 2020 3 27 15 2 颜色的选择 搭配 企业文化风格统一上下有整体感和谐舒适利用植物 装饰摆放调节 减少疲劳 2020 3 27 16 下列地点的颜色采纳原则及建议如下 普通办公室 天花板宜用白色 面对职员的墙壁宜用冷色 其他墙壁的颜色宜用暖色 如浅黄色 所有墙壁的颜色应注意互相调和 会议室 以浅色与中性的颜色为最佳 会客室 以欢愉的 中性的颜色为最佳 走廊 宜用明亮的颜色 因其缺少自然光线 休息室 男休息室宜用蓝色 女休息室宜用淡红色 私人办公室 可以用深的和鲜艳的颜色 视主人之偏好而定 地下室与储藏室 宜用具有高度反射光线的颜色 2020 3 27 17 3 空气调节 空气环境是指由空气因素造成的办公室的整个气氛 这方面的措施主要包括控制 空气的温度空气的湿度空气的流通空气的净化 2020 3 27 18 虎尾兰 一盆虎尾兰可吸收10平方米左右房间内80 以上多种有害气体 龙舌兰 在10平方米左右的房间内 可消灭70 的苯 50 的甲醛和24 的三氯乙烯 吊兰 24小时内 一盆吊兰在8至10 的房间内可杀死80 的有害物质 吸收86 的甲醛 2020 3 27 19 4 声音 听觉环境规划的主要内容是办公室噪音的控制 1 减少噪音源 2 利用材料吸收噪音 2020 3 27 20 2 办公室具体布置的原则 使用同样大小的桌子可增进美观 并促进职员的相互平等感 使同一地区的档案柜与其他柜子的高度一致 以增进美观 采用直线对称的布置 避免不对称 弯曲与成角度的排列 工作流程应成直线 避免倒退 交叉与不必要的文书移动 相关的部门应置于相邻的地点 并使性质相同的工作便于联系 将通常有许多外宾来访的部门置于入口处 若不可能时 亦应规定来客须知 使来客不干扰其他部门 2020 3 27 21 将自动售货机 喷水池 公告板置于不致引起职员分散心力及造成拥挤之处 应预留充分的空间 以备最大的工作负荷的需要 主管座位应位于部属座位后方 使主管易于观察工作地点发生的事情 使全体职员的座位面对同一方向 不可面对面 自然光应来自桌子的左上方或斜后上方 避免在总办公室相邻之处设私人办公室 因其切断总办公室的自然光线 勿使职员面对窗户 太靠近热源或坐在通风线上 2020 3 27 22 装设充分的电源插座 供办公室设备与机械之用 将需要使用嘈杂设备与机械的单位设于防声之处 以避免干扰其他部门 常用的设备与档案应置于使用者附近 切勿将所有的档案置于死墙之处 档案柜应背对背放置 考虑将档案柜放置于墙角的可能性 可能时 应设休息处作为工作余休息 自由交谈及用午餐之所 供应便利充分的休息设备 对未来的变化应加以预测 使布置易适应变化 2020 3 27 23 参考 地标信息咨询有限公司新近增设销售部 该部设有销售经理1人 秘书1人 销售人员6人 需要办公场所 公司总经理办公室秘书李来福负责此事 他考虑到销售要与客户打交道 应进出便利 因此 根据公司总体场地条件 将3层办公楼中第一层原作为库房的两间房间划归销售部使用 库房物品挪至他处 这两间库房南北相向 一间朝北约12m2 4m 3m 一间朝南约40m2 4m 10m 他把朝北的那间较小的房间作为经理办公室 南面的大房间作为销售人员办公室 并辟出一半空间作为会议室 2020 3 27 24 销售人员在一间大办公室中 办公区域采用直线式条块布局 便于控制和监督 公用设备 如饮水机等 摆放在交通便捷的公共区域 办公设备放于离工作位置较近的距离 以节省工作时间 方便人员使用 通道区域没有放置任何有碍行走的物品 办公桌椅和柜架的排列方式应尽量减小所占据的空间 扩大可利用的空间 2020 3 27 25 练习1 办公室布置评价 2020 3 27 26 小办公室布置案例 办公室面积 14平方米办公室人员 主管1人秘书1人下属3人办公设备 文件柜 公用电脑 5张办公桌等 27 2020 3 27 小办公室布置案例 续 个人办公需求 主管 多项 个人任务 给秘书安排任务 接待访客 秘书 两项 个人任务 接受主管安排的 下属 单项 个人任务 28 2020 3 27 小办公室布置案例 续 主管 办公桌应和秘书最近 并拥有独立的接待空间 以保证不会给下属造成干扰秘书 和主管办公室最近 和主管频繁沟通不会影响其他同事下属 不受干扰的个人办公空间 29 2020 3 27 效率专家挑错办公室 图1 80分错误1 办公室没有隔断就会有很大的声音干扰 如果使用隔板 情况将大大缓解 为了保证照明 最好给每人配备照明用台灯 错误2 公共通道有些狭窄 但好在不会影响他人 30 2020 3 27 效率专家挑错办公室 图2 60分错误1公共通道和私人空间交叉错误2接待空间在办公室尽头错误3秘书与主管座位离开太远错误4电脑显示器朝向不对 造成反光错误5办公室没有隔板 声音干扰严重错误6适合安放办公桌的窗口位置被文件柜占据 31 2020 3 27 效率专家挑错办公室 图3 70分错误1公共通道过长错误2主管个人空间失去接待功能 32 2020 3 27 效率专家挑错办公室 图4 满分优点1充分利用有阳光的窗口位置优点2私人空间和公共空间交叉减少优点3利用隔板阻断过多噪音优点4主管与秘书沟通方便优点5减少访客对其他人的干扰 33 2020 3 27 练习2 将办公室中部分公用资源存放的正确位置填写进表 公用资源存放表 2020 3 27 34 第二节5S推进生产环境 引入案例 日本的干净 2020 3 27 35 日本的干净 去过日本的友人谈到初到东瀛的第一印象 大多异口同声地说 干净 日本的干净 货真价实 有目共睹 可称世界一流 大体说 没有随地吐痰的习惯 没有乱倒垃圾脏物 乱涂乱画的现象 公共场合一尘不染 连厕所也是光可鉴人 呆得时日久了 发现日本的干净 有一些深层次的原因和复杂的动机 日本市内进行建设时 也是挖坑运土 其作业方式却与我们国家的方式大有不同 比如说挖地基坑必有土 这土需倒到市郊指定地点 不能乱来 但这土如何运输 大风一吹势必满天黄尘 走一路脏一路 2020 3 27 36 然而日本人有绝的 他们把土表面用厚重的苫布严密地盖上 然后用空气压缩机把轮胎沾的土小心翼翼吹得干干净净 这并不是运宝贝 而是运到目的地后必须倒掉的废土 这大概不能叫爱干净 而是反映了日本人一丝不苟的敬业精神 曾经有一个美国记者在日本看球赛 比赛结束后这位记者发现几万人看球的体育场在比赛结束后竟然没有一片纸屑 记者拍下照片回美国报道 题目叫做 恐怖的日本人 5S管理源于日本 许多人初步的感觉可能会说 不就是打扫卫生 但就是把这么简单的事情做到最好确实是日本最值得称道的管理精髓 2020 3 27 37 2020 3 27 38 2020 3 27 39 2020 3 27 40 一 5S的起源 5S起源于日本 通过规范现场 现物 营造一目了然的工作环境 培养员工良好的工作习惯 其最终提升人的品质 2020 3 27 41 二 5S是什么 区分要物与不要物 将不要物处理掉 将要物规范放置 使寻找时间为零 使工作环境变得无灰尘 干净整洁 保持前3个S 制度化 规范化 形成习惯 提高整体素质 2020 3 27 42 演变 5S是什么 5S是一种管理 需要全员的积极参与和长时间的坚持不懈 每日坚持5S管理 一点一滴持续的改善 5S是什么 5S不是知识 也不是技术 而是应该做的事情 2020 3 27 44 企业形象 5S是什么 可以及时拿到需要的东西 随时确认自己的工作是否按计划执行 保证工作顺利进展 整理干净不是最终的目的 而是避免浪费 提高工作效率 5S是什么 2020 3 27 46 三 如何做好5S 2020 3 27 47 整理 含义 将需要的和不需要的物品明确分开 并处理不需要的物品 目的 腾出空间防止误用 2020 3 27 48 5S差 5S好 现场检查 要领 马上要用的 暂时不用的 长期不用的 要区分对待 要领 将需要的物品的数量降到最低程度 例如 减少文具使用数量减少文件保存数量减少电话使用时间缩短会议时间 要领 对可有可无的物品 应坚决处理掉 决不手软 2020 3 27 52 要领 为何会有这么多废品 分析 检查 改善 2020 3 27 53 问题点在哪里 提问 1 图片中存在什么问题 3 会产生什么样的影响 4 我们应该怎样做 2 为什么会产生这样的问题 2020 3 27 54 整顿 含义 将需要的物品 摆放成谁都清楚并便于使用的状态 即寻找时间为零 目的 工作场所一目了然 消除找寻物品的时间 井井有条的工作秩序 2020 3 27 55 确定物品放置场所 物品分类摆放 进行标识 2020 3 27 58 问题点 怎么办 2020 3 27 59 问题点 怎么办 2020 3 27 60 如何整顿你的文件柜 提问 2020 3 27 61 管理责任者 管理此架责任者姓名 架子表示标签 表示架子种类的标签 柜子内表示标签 用此标签表示下段的内容 文件柜如何整顿 2020 3 27 62 要领 彻底整理 只留下需要的物品 合理利用空间 100 定位放置 要领 根据种类 空间 区域等规定摆放方法 要领 利用各种颜色 数据等进行标识 问题点在哪里 问题点在哪里 2020 3 27 67 清扫 含义 经常清扫保持清洁 将各个角落的脏物清理掉 目的 保持良好的工作情绪 稳定品质 达到零故障 零损耗 2020 3 27 68 如何清扫 看不见的地方 也要彻底打扫干净 经常打扫 使环境尽量不产生灰尘 污秽 彻底清扫 电源插座 电脑侧面 主机座 要领 自己动手 不依赖外人 所有部门 人员都一起执行 清扫责任分区 A1区 张 B1区 赵 C1区 王 C2区 沈 C3区 李 A2区 胡 E1区 贾 D1区 霍 要领 2020 3 27 72 清洁 含义 将整理 整顿 清扫进行到底 并且标准化 制度化 目的 成功惯例和制度是标准化的基础 企业文化开始形成 2020 3 27 73 整洁的办公桌 如何保持 连续不断的进行整理 整顿 清扫活动 要领 2020 3 27 75 花时间改掉坏习惯及眼不见为净的态度 要领 要领 每天保持5S评价的心情 不断改善办公5S 素养 含义 对于规定了的事情 大家都按要求去执行 并养成一种习惯 目的 让员工遵守规章制度 培养良好素质习惯的人才 铸造团队精神 2020 3 27 78 问候 礼貌语 您好 早上好 下午好 大家好 语言 2020 3 27 79 着装 2020 3 27 80 离位时 要点 1 2 3 4 持续推动4S活动直至习惯化 严格遵守公司的规章制度 不断地培养责任感 改变意识 充满热情的开始每一天的工作 要领 2020 3 27 82 如何维持 整理 整顿 清扫 办公室中 小组讨论 办公室5S活动 早上5S 1 检查你的着装状况和清洁度 2 检查是否有物品掉在地上 将掉在地上的物品都捡起来 3 整理和彻底清洁桌面 4 检查存放文件的位置 将文件放回他们应该放置的地方 5 扔掉不需要的物品 包括抽屉内的私人物品 6 检查文件柜 书架等 将放得不恰当的物品改正过来 2020 3 27 84 办公室5S活动 下班前5S 1 实施早上5S活动的所有内容 2 用