第四章-总账初始化PPT课件.ppt

第四章账务处理子系统初始化 1 第一节总账系统概述 一 总账系统的任务与特点 一 总账系统的的基本概念在会计电算化的条件下 为了加强各种会计核算方法之间的联系 同时也便于计算机进行会计数据处理 我们把设置会计科目 复式记账 填制和审核会计凭证 登记和管理会计账簿等统称为账务处理 把专门用于账务处理的计算机软件系统称为总账系统 账务处理子系统 2 第一节总账系统概述 二 总账的特点1 规范性强 一致性好 采用世界通用的记帐方法 复式记帐法 2 综合性强在整个会计信息系统中起核心作用 其他子系统仅反映供产销过程中某个经营环节或某类经济业务 而帐务处理子系统的计量单位为货币 具有很强的综合性和概括性 能接受其他子系统传递数据 3 控制要求严格 正确性要求高 由于报表给有关信息使用者 所以必须保证数据的正确性 结果的真实性 因此要对凭证严格控制 3 第一节总账系统概述 三 总账系统的作用总账是电算化会计系统中一个重要模块 它与工资核算系统 材料核算系统 成本核算系统 固定资产管理系统 产成品销售核算 会计报表管理系统等共同组成电算化会计系统 由于许多会计核算工作不可能都集中在总账系统完成 而是先由各子系统进行专项核算处理 然后将核算结果汇总并形成会计凭证 然后送到总账系统进行集中处理 同时 各子系统在核算中也需要从总账系统中提取一些会计数据进行专项处理 所以总账系统就成为会计电算化系统的核心部分 4 总账管理 数据关系 总账管理系统与其他系统的数据关系 5 第一节总账系统概述 二 账务系统的手工处理方式在手工条件下 会计核算的方法主要包括 设置会计科目及账户 复式记账 填制与审核凭证 设置与登记账簿 成本计算 财产清查 编制会计报表 6 一 手工方式下账务处理的业务流程 7 二 手工会计下帐务处理形式的缺陷1 数据大量重复 凭证上的日期 摘要 凭证号 金额等数据重复转抄 不仅占用存储空间 而且易形成帐表不符 帐帐不符 帐证不符 2 信息提供不及时 由于工作量大 加上手工速度缓慢 往往要延迟一段时间才能编制报表 3 准确性差 从记帐凭证到报表的过程中 转抄错误和计算错误难以避免 4 工作强度大 又快又准 加大会计人员的工作量 8 三 账务系统的计算机处理方式由于计算机具有运算速度快 业务处理能力强 数据处理精度高等特点 使用计算机处理会计业务 需要根据计算机工作特点 制订计算机条件下新的的账务处理流程 计算机条件下日常会计业务的账务处理基本的业务处理流程如图所示 9 计算机账务系统的数据流程 10 计算机账务系统中会计业务处理的基本流程是 1 编辑输入记账凭证或机制凭证 2 对输入的记账凭证进行审核 3 人工控制由计算机自动完成记账工作 4 人工控制由计算机自动完成结账工作 5 人工控制由计算机自动进行银行对账 6 在计算机会计账务系统第一次投入使用时 也有类似手工的建账工作 这一工作通过对系统的初始设置来完成 11 四 计算机与手工帐务处理流程的区别1 数据起点和终点不同 手工数据的起点是原始凭证 数据的终点是会计报表 计算机方式下数据的起点是记帐凭证 原始凭证和机制凭证 数据的终点是帐簿和报表 2 数据处理方式不同 手工方式下记帐凭证由不同的财务人员登入帐簿 计算机方式下由帐务处理子系统完成数据处理 3 数据存储方式不同 手工会计数据存放在纸上 而计算机方式下以数据库的形式存放在磁介物质上 4 无帐帐核对的必要 手工方式下需对帐 计算机方式下无须对帐 5 会计资料查询统计方式不同 手工方式下找出相关资料 而计算机方式下使用查询功能 6 改变日记帐 明细帐和总帐的输出方式7 记帐的含义不同 手工方式下记帐是将凭证登记到各个帐簿上 而计算机方式下则是更新汇总文件 12 总账系统的基本功能模块 13 总账系统的基本操作过程 14 总账管理 业务处理流程 总账管理系统的应用流程 总账日常业务处理 框中所包含的项目已经在企业应用平台中设置完成 15 总账管理 业务处理流程 总账管理系统的应用流程 总账期末处理 总账初始化 16 总账管理 业务处理流程 总账管理系统的应用流程 开始下月业务 总账日常业务处理 17 账务系统的初始设置类似手工方式下选定记账方式 确定会计科目和账户 设计记账凭证 制定记账规则 结转期初余额等初始建账工作 账务系统中的初始设置可以分成两个层次 第一个层次是系统工作必不可少的基本设置 第二个层次是为了方便用户使用 提高系统工作效率和灵活的处理会计业务能力的设置及其与财务管理有关的深入设置 第二节总账系统初始化 18 分5步走 新建账套 系统设置 基础资料设置 设置计量单位 物料信息 部门 员工等信息 权限设置 设置系统会计期间 业务参数用户授权 软件安装 配置新建账套 19 系统初始化流程 系统设置 基础资料设置 初始数据录入 结束初始化 参数设置 计量单位 凭证字 核算项目 会计科目 初始化结束 会计科目引入 对账 币别 科目初始数据录入 应收应付初始数据录入 固定资产数据录入 用户授权 其他资料 新建账套 部门 客户 职员 供应商 20 第二节总账系统初始化 一 启动总账系统 使用总账系统之前 应该已经建立账套 并且在建立账套后或在企业门户中启用总账系统的操作 否则不能启动总账系统 注意 在启动总账系统前应先在系统管理中设置相应的账套 在进入任何系统时 均必须先录入有权利操作该账套的操作员 可以是操作员的编码 也可以是操作员的名称 只有当录入正确的操作员后 系统才会列示该操作员可以操作的账套 21 第二节总账系统初始化 二 设置总账系统启用参数 系统启用后 如果系统预置的 总账系统启用 参数与实际需要不符 应根据实际情况 在总账系统使用之前通过设置总账系统 选项 正确选择适合本单位的各种参数 以达到会计核算和财务管理的目的 总账系统 选项 对话框主要包括凭证 账簿 会计日历和其他四个选项页签 1 凭证选项 2 凭证编号方式选项区域 3 账簿选项 4 会计日历选项 22 设置账簿选项 23 总账管理 初始设置 选项设置 凭证制单控制制单序时控制 该类凭证最后一张凭证日期 凭证日期 系统日期支票控制两个前提 使用银行科目制单 选用的结算方式设置了票据管理达成目的 对录入的支票号提供登记或报销的功能赤字控制控制对象 资金及往来科目或全部科目达成目的 填制凭证时 相关科目的最新余额出现负数时 系统给予提示可以使用应收受控科目即在总账中也可以使用设置了客户往来的科目制单 24 总账管理 初始设置 选项设置 凭证凭证控制自动填补凭证断号新增凭证时 系统自动查找本月的第一个断号作为该凭证的凭证号凭证录入时结算方式及票据号必录在填制凭证时如果使用了银行科目 则必须录入结算方式及票据号 25 总账管理 初始设置 选项设置 凭证打印合并凭证显示 打印选择此项 在填制凭证 查询凭证 出纳签字和凭证审核时 凭证按照 按科目 摘要相同方式合并 或 按科目相同方式合并 合并显示 在明细账显示界面提供是否 合并显示 的选项 凭证录入时结算方式及票据号必录打印凭证页脚姓名决定在打印凭证时 是否自动打印制单人 出纳 审核人 记账人的姓名 26 总账管理 初始设置 选项设置 权限制单权限控制到科目单位有多个制单人 张三负责费用报销 限制张三可以使用的科目为费用类科目和现金科目制单权限控制到凭证类别限制某个操作员只能填制某个类别的凭证操作员进行金额权限控制系统可以对不同级别的人员进行制单金额大小的控制 例如财务主管可以对10万元以上的经济业务制单 一般财务人员只能对5万元以下的经济业务制单 这样可以减少由于不必要的责任事故带来的经济损失 27 总账管理 初始设置 选项设置 权限凭证审核控制到操作员如果需要指定某具有凭证审核权限的操作员只能审核某些制单人填制的凭证 则应选择该选项 出纳凭证必须经由出纳签字出纳凭证是指凭证上包含现金或银行科目的凭证 涉及现金收付的业务是企业需要重点关注的业务 如果选择该项 凭证处理流程为 填制凭证 出纳签字 审核凭证 记账 凭证必须经由主管会计签字如果企业中规定所有凭证都必须由主管会计签字才能作为记账依据 则应选中该项 允许修改 作废他人填制的凭证如果制单人填制的凭证有误 该选项决定其他人员如审核人员发现凭证有误时是否允许修改或作废 28 总账管理 初始设置 基础档案设置 财务信息 29 总账管理 初始设置 基础档案录入 财务 外币 2 选择固定汇率 输入汇率 1 输入外币基本信息 确认 30 总账管理 初始设置 基础档案录入 财务 凭证类型 填制凭证时选择错误的凭证类型系统弹出相应的提示信息 31 会计科目体系设计的原则会计科目的设置必须满足会计报表编制的要求凡是报表所用数据 需从系统取数的 必须设立相应科目 会计科目年中要保持相对稳定 要考虑与各子系统的衔接 总账管理 初始设置 32 会计科目 满足报表的编制要求企业需要上报哪些报表 对外 资产负债表利润表现金流量表对内 管理费用明细表 总账管理 初始设置 33 科目设置 6602管理费用660201招待费66020101总经理办公室66020102财务部 660202差旅费660203邮电费业务处理 计入相应明细科目报表编制 查询明细账 二级明细科目表示 项目栏目 三级明细科目表示 项目对象 管理费用明细表 手工账科目设计及报表生成 总账管理 初始设置 34 科目设置 6602管理费用660201招待费部门核算660202差旅费部门核算660203邮电费部门核算 业务处理 计入科目 辅助核算项目报表编制 查询部门辅助账 二级明细科目表示 项目栏目 部门目录 管理费用明细表 计算机账科目设计及报表生成 总账管理 初始设置 35 基础档案录入 财务 新增会计科目 总账管理 初始设置 36 总账管理 初始设置 基础档案录入 财务 指定会计科目 只有指定了 现金总账科目 和 银行总账科目 才能进行出纳签字 查询现金日记账和银行日记账 37 总账管理 初始设置 基础档案录入 财务 项目目录增加项目大类 38 总账管理 初始设置 基础档案录入 财务 项目目录定义项目级次 39 总账管理 初始设置 基础档案录入 财务 项目目录选择项目核算科目 40 总账管理 初始设置 基础档案录入 财务 项目目录进行项目分类定义 41 总账管理 初始设置 基础档案录入 财务 项目目录增加项目档案 42 基础档案设置 收付结算 总账管理 初始设置 43 总账管理 初始设置 基础档案录入 收付结算 结算方式 在填制凭证时 使用设置了 票据管理 的结算方式时 系统要求登记支票登记簿 未事先登记 或支票报销功能 前面已登记 44 总账管理 初始设置 数据权限设置 数据权限控制设置 选择对 部门 进行数据权限控制 45 总账管理 初始设置 数据权限设置 设置用户 田晓宾 可以对 销售一部 的数据进行 查询和录入 46 总账管理 初始设置 准备期初数据为什么 很多企业多年一直采用手工核算方式 采用计算机信息管理后 为了保证手工业务与计算机系统的衔接 继承历史数据 保证业务处理的连续性 要将截止到目前为止手工核算的余额过入到计算机信息处理系统中作为期初数据 才能保持业务的完整性 47 总账管理 初始设置 总账期初余额准备准备总账各科目的期初数据年初建账准备各账户上年年末的余额作为新一年的期初余额 如某企业选择2007年1月启用总账系统 则只需要整理该企业2006年12月末各账户的期末余额作为2007年1月初的期初余额 因为本年没有累计数据发生 因此月初余额同时也是2007年年初余额 年中建账准备各账户启用会计期间上一期的期末余额作为启用期的期初余额 而且还要整理自本年度开始截止至启用期的各账户累计发生数据 例如 某企业2006年8月开始启用总账系统 那么 应将该企业2006年7月末各科目的期末余额及1 7月的累计发生额整理出来 作为计算机系统的期初数据录入到总账系统中 系统将自动计算年初余额 48 总账管理 初始设置 总账期初余额准备准备辅助账各科目的期初数据如果科目设置了某种辅助核算 那么还需要准备辅助项目的期初余额 如何准备 应收账款按客户整理应付账款按供应商整理个人往来按职员整理 49 总账管理 初始设置 总账期初余额录入末级科目的余额可以直接输入 非末级科目的余额数据由系统根据末级科目数据逐级向上汇总而得 科目有数量外币核算时 在输