组织基本职能设计PPT课件.ppt

1 一 组织基本职能设计 找出国内外比较先进的同类企业作为参考系 然后根据组织设计的有关变量因素 如环境 战略 技术 规模 人员素质 企业生命周期等特点加以调整 确定本企业应具备的基本职能 2 不同行业企业基本职职能的典型形式 制造企业财务市场生产人力资源采购研究发展 银行审计法律营业部人力资源会计贷款 百货公司会计商品销售人力资源营销采购 公用事业会计基本建设人力资源采购销售 3 方法一 按行业的特点进行设计和调整 是否由必要增加新的基本职能是否有必要细化某些基本职能是否有必要简化某些基本职能是否有必要强化某些基本职能 4 方法二 根据企业外部环境分析设计 随着与外界交流活动的增多 企业必须扩充基本职能的业务内容为了加强与外界的交流 专门设置对外承担对外联系职能的部门 5 方法三 根据企业规模分析设计 规模大的企业 业务活动量大 只有细化专业分工 才能提高工作效率 这就必然要求将基本职能细化 6 二 关键职能设计 什么是企业的关键职能 1 为了达到企业的战略目标 什么职能必须得到出色的履行 取得优异的成绩 2 什么职能履行得不佳 会使企业遭受严重损失 甚至危及企业的生存 3 企业的经营宗旨是什么 对体现这一宗旨具有重要价值的活动是什么 7 实践中的关键职能 以质量管理为关键职能的组织结构 以技术开发管理为关键职能的组织机构 以市场营销为关键职能的组织结构 以生产管理为关键职能的组织结构 以成本管理为关键职能的组织结构 8 关键职能 9 关键职能 总经理 市场部 财务科 技术科 销售科 生产科 以市场营销为关键职能的组织结构 市场研究 制定企业经营目标和战略 销售 广告 经营计划的制定和考核 10 关键职能 总经理 劳资处 设备处 运输处 生产办公室 总调度室 以生产管理为关键职能的组织结构 研究所 供应处 11 关键职能 在实际工作中 有些企业的组织设计在各项基本职能的关系上 并没有突出地以一种基本职能为中心 可能由两个原因 1 企业的发展战略还没有明确 各项基本职能的重要性相似 2 组织设计存在缺陷 没有把关键职能放在组织结构的中心地位 企业的关键职能相对稳定 但是随着外部环境和内部环境的变化 企业的战略会有所调整 关键职能的设计也会随之改变 12 职能的分解 职能分解 将以确定的基本职能和关键职能逐步分解 细化为独立的 可操作的具体业务活动 职能分解的基本要求 1 业务活动的独立性2 业务活动的可操作性3 避免重复和脱节 13 三 职能的分解 14 部门设计主要内容 管理幅度的设计管理层次的设计部门设计 15 一 管理幅度与管理层次的设计 管理幅度 一名主管人员有效地监督 管理其直接下属的人数 管理层次 从企业最高一级管理组织到最低一级管理组织的各个组织等级 管理幅度与管理层次之间存在相互制约的关系 其中起主导作用的是管理幅度 16 管理幅度的设计 理论 管理幅度首先是由古典管理学派提出的 英国的管理学家厄威克提出了普遍适用的管理幅度 每一个上级领导人所直接领导的下级人员不应超过5 6人 早期关于管理幅度设计的思想特点 1 主管人员应该知道自己的管理幅度是有限度的 2 认为管理幅度存在一个固定的具体人数 应该努力寻求这一普遍适用的有效幅度 在组织设计中推而广之 后来的管理学家认识到管理幅度因不同的条件而异 不同行业 不同企业和企业内部不同职务 管理幅度千差万别 因此将研究的注意力转移到研究管理幅度的各项影响因素上来 陆续提出一些新的见解和方法 17 管理幅度的设计 理论 法国管理咨询专家格拉丘纳斯 V A Graicunas 从上下级关系对管理幅度的影响方面进行了深入研究 指出管理幅度以算术幅度增加时 管理者和下属间的人际关系将以几何级数增加 格拉丘纳斯认为 上下级关系可以分为三个基本类型 1 直接的单个关系 如上级S和下级B之间直接地 单独地发生来联系 2 直接的组合关系 如S和A谈话时B在场 3 交叉关系 如下级人员相互打交道时发生的关系 也就是横向联系 各类相互关系的总和为 n为下属人员数 18 不同下属人数的可能关系数 19 管理幅度的设计 理论 管理学者尤代尔 J G Udell 对企业中层管理和一些特殊职务的管理幅度进行了观察和验证 如对销售主任进行经验研究中发现 管理幅度是趋向于扩大的 在下列情况下尤为明显 主管人员有助手 下属人员在同一地点工作 管理的职能相似 采用明文规定的信息沟通方法 下属人员有经验 总之有效的管理幅度不存在一个普遍适用的具体人数 它的大小取决于若干基本变量 组织设计的任务就是找出限制管理幅度的影响因素 根据他们影响强度的大小 具体确定特定企业各级各类管理人员的管理幅度 20 管理幅度的设计 理论 决定管理幅度大小的各种因素 可归结为上下级关系的复杂程度 共有三个标志 1 关系的数量 2 相互接触的频率 3 相互接触所花费的时间 21 管理幅度的设计 理论 具体可以分为以下七个因素1 管理工作的性质2 人员的素质3 下级人员职权合理与明确的程度4 计划与控制的明确性及其难易程度5 信息沟通的效率和效果6 下级人员和单位空间分布的相近性7 组织变革的速度 22 管理幅度的设计 方法 经验统计法含义 通过对不同类型企业的管理幅度进行抽样调查 以调查所得统计数据为参照 再结合企业的具体情况去确定管理幅度 美国的管理学家E 戴尔 E Dale 曾调查了100家大型企业 其高层经理的管理幅度从1人到24人不等 中位数在8 9人 另一次在41家中型企业作相同的调查 中位数是6 7人 统计方法简便易行但缺少对影响特定企业管理幅度诸因素的具体分析 特别是定量分析 主观判断的成分很大 23 管理幅度的设计 变量测定法 把影响管理幅度的各种因素作为变量 采用定性分析与定量分析相结合的方法来确定管理幅度的一种方法 变量测定法的主要步骤 确定影响管理幅度的主要变量 确定各变量对上级领导人员工作负荷的影响程度 确定各变量对管理幅度总的影响程度 确定具体的管理幅度 24 管理幅度的设计 变量测定法 1 确定影响管理幅度的主要变量 需要根据企业的具体情况从众多因素中选择对特定企业影响较大的主要变量 如美国的洛克希德公司通过研究分析和验证 把以下6个变量作为主要变量 职能的相似性地区的相近性职能的复杂性指导与控制的工作量协调工作量计划工作量 25 管理幅度的设计 变量测定法 2 确定各变量对上级领导人员工作负荷的影响程度 需按每个变量本身的差异程度将其划分为若干个等级 如洛克希德公司把每个变量分成5个等级 不同等级赋予不同权数 权数越大 表示这个等级上的变量对管理幅度的影响越大 权数应该通过实验资料 经过反复研究和比较分析来确定 以尽量减少主观评价的不精确成分 26 管理幅度各变量对主管工作负荷量的影响程度表 影响变量 等级 27 管理幅度的设计 变量测定法 3 确定各变量对管理幅度总的影响程度 根据企业的实际情况 运用权数表 确定各变量应取的权数 加总后根据主管人员的具体情况进行修正 总权数越大 意味着领导者的工作负荷重 管理幅度就应越小 修正总权数时 系数为0 1之间的数 主管人员拥有的助理人数越多系数越小 如有以为助理系数为0 9 2位助手系数为0 8等 助理的工作内容也影响系数 如分担部分直线管理职能的人系数采用0 7 计划和控制方面的参谋助理可用0 75或0 85 28 管理幅度的设计 变量测定法 4 确定具体的管理幅度将总权数同标准值相比较 可以确定相应的管理幅度 管理幅度的标准值是以那些被公认为组织与管理得法 并具有较大幅度的企业为实例 经过统计分析而得出 管理幅度标准值 29 确定企业管理跨度的步骤 确定影响管理跨度的因素 划分影响因素的等级 确定影响因素的影响程度权数 综合平衡 确定具体的管理跨度 30 管理幅度的设计 变量测定法全面考虑了影响特定企业管理幅度的主要因素 并进行了定量分析 更科学 合理 但在变量的选择 确定各变量的影响程度时 设计人员的主观评价仍起了一定的作用 以上这两种方法都要进行大量的调查 尤其是变量测定法 因此一般用于企业中 高层管理幅度的设计 31 二 管理层次的设计 基本步骤1 根据企业纵向职能分工 确定基本管理层次2 按照有效管理幅度推算具体的管理层次3 按照提高组织效率的要求确定具体的管理层次4 按照组织不同部分的特点 对管理层次做局部调整 32 管理层次的设计 品种多样化 市场变化有较快的大型集团公司 适合分散经营 可分为5个基本管理层次 而品种单一 市场比较稳定的企业 适合集中经营分为3个基本管理层次就可以了 33 安东尼结构 AnthonyStructure 美国Sloan管理学院提出 安东尼结构 经营管理层次 34 管理层次的设计 按照有效管理幅度推算管理层次的过程 假设某个企业共有职工900人 有三个基本管理层次 中高层的有效管理幅度为5 8人 基层是10 15人 据以推算管理层次过程见下表 35 小练习 某小型电器公司 共有员工100人左右 技术和管理都比较简单 请为这家公司设计管理层次 并从组织效率的角度说明理由 36 参考答案 1 2 由于产品品种单一 技术和管理又比较简单 故其基本管理层次只需设置高层 中层和基层既可以了 从管理跨度的角度来看 假定其高层管理跨度为6 9人 基层为10 15人 则 37 参考答案 2 2 从组织效率的角度考虑 因为企业规模很小 技术和管理又比较简单 为节省管理成本 该公司设置两个管理层次就可以了 如果设置三个管理层次 则会有很多管理者和管理跨度不饱和 造成资源浪费 同时增加了管理成本 38 组织的形状 请第二小组同学谈谈对高耸组织结构和扁平组织结构的看法 39 高耸型组织结构的评价 优点 高层管理人精力充沛 能进行全面而深入的领导 不需设副职和助手 领导关系明确 集体规模小 易于团结 便于决策 各级主管职务多 下属晋升的机会多 缺点 需较多的管理人员 协调工作量大 增加了管理费用 信息传递速度慢 容易发生失真和误解 计划和控制工作较复杂 最高领导人不易了解基层现状 集体规模小 遇到复杂任务难以胜任 40 扁平型组织结构的评价 优点 信息传递速度快 失真少 节省管理费用 便于领导层了解基层情况 有利于解决较复杂的问题 对下属的较多分权 为培养干部创造了良好的条件 缺点 领导人精力分散 难以对下级进行深入而具体的领导 对领导人的素质要求高 主管人员和下属结成较大的集体 难以取得协调和一致意见 41 高耸与扁平 一般来说我国企业基层大多采用扁平结构 比如 一个200人左右 机械化水平中等的车间 一般分为车间主任和班长两个管理层次 而多数日本企业则相反 同样规模的车间里往往有工场长 挂长 作业张和工长四个层次 实际的结果是日本企业虽然管理费用要高一些 但是效率要远远高于中国企业 管理者素质不高人际关系复杂 管理工作复杂技术水平低 机械化 自动化水平也低 工作不易规范化 42 高耸型和扁平型组织结构的评价 不能因为扁平结构属于现代组织设计 高层结构是传统组织设计 就以为只有采用扁平组织结构 才符合现代化管理的需求 要以权变的观点正确对待高层结构与扁平型结构 若企业人员素质不高 管理工作较为复杂 许多问题的处理不易标准化 实现日常管理工作科学化和规范化还需较长时间 生产的机械化 自动化水平不高 适用高耸型组织结构 反之则比较适合扁平型组织结构 唯有符合企业实际需求的组织结构才是最优的 43 三 部门设计概述 部门 承担一定管理职能的组织单位 是由某些具有紧密联系的管理业务和人员所构成的集合 它分布在企业管理组织的各个层次上 部门设计 确定企业管理部门的设置及其职权配置 实质是进行管理业务组合 分别设置相应的部门来承担 并授予这些部门从事这些管理业务所必需的各种职权 组织结构设计的内容部门的划分部门的组合 44 二 部门化方式 按职能划分部门按产品划分部门按地区划分部门按顾客划分部门按销售渠道划分部门按项目划分部门按项目和职能划分部门 45 按职能划分部门 按管理业务活动的性质与技能相似性 把全部管理业务活动分类 46 按职能划分部门 优点 管理权力集中 便于实施严格控制 避免人力和物质资源的重复配置 有利于强化专业管理 提高工作效率 缺点 导致员工重视方法和手段轻视目的和成果 横向协调性差 企业领导负担重 不利于培养素质全面的管理人才 适用于 产品类别区别不大 销售的目标市场相同产品开发和生命周期较长专业经验整合在一个部门内可以形成经济规模产品 服务为普通标准无需为客户量身定做 47 按产品划分部门 事业部组合 采用产品划分部门的企业原来大多是按功能划分部门的 随着企业的成长 各部门主管的工作越来越重 而保持有效的管理幅度又限制了增添直属下级人员 于是产生了按产品划分部门的方法 48 按产品划分部门 优点 有利于围绕该产品业务发展 在多种经营的集团中有利于权利下放 对不同的业务实施不同的管理模式 有利于新产品的成长 不会被成熟业务挤垮 缺点 各部门负责人建立独立王国 即使可以分享的信息和资源也容易被封锁在部门内 虽然产品不同亦非所有的职能都不能共享 如人事 财务 信息设施服务等职能在不同产品部下复制会造成资源浪费 适用于 企业有不同的产品针对不同的客户 如百事可乐 KFC和袋装零食 产品开发和生命周期较短 需专人专注于该产品的开发专业经验整合在一个部门内不能形成经济规模 如销售炸鸡和可乐 该产品的规模可用利润中心模式运作 49 按地区划分部门 将资源组合起来以便为某一特定地区的顾客提供服务 50 按地区划分部门 优点 有利于及时送货 JIT 并降低运输成本 有利于捕捉更多的客户 如连锁店麦当劳 KFC等 有利于积累当地客户知识 销售部常常按地理分布 缺点 各部门负责人建立独立王国 即使可以分享的信息和资源也容易被封锁在部门内 虽然产品不同亦非所有的职能都不能共享 如人事 财务 信息设施服务等职能在不同产品部下复制会造成资源浪费 适用于 产品本身价值和运输价值相比较低必须上门完成的服务要求离客户近以便运输和维护 如玻璃制品 杂货店 冷冻食品 必须在当地设立结构 如边境 机场免税店 51 按顾客划分部门 按顾客划分部门可以使组织更好地满足特定顾客的需求 虽然提供的产品可能一致或非常相似 但它们面向不同的买主 需要采用不同的销售渠道和价格策略 52 按客户划分部门 优点 有利于从客户需求出发进行产品 服务的组织 满足客户要求 目前企业采购整合的趋势使 大客户 更具谈判实力 要求供应商有专职部门服务 有利于积累行业知识和客户经验 缺点 各部门负责人建立独立王国 即使可以分享的信息和资源也容易被封锁在部门内 虽然产品不同亦非所有的职能都不能共享 如人事 财务 信息设施服务等职能在不同产品部下复制会造成资源浪费 适用于 客户类别非常重要 如银行分私人和企业类客户 对不同类别的客户有不同的产品或服务政策客户有很强的谈判实力 如麦当劳 家乐福等 对客户的了解构成明显的优势 需要专人从事 如麦当劳的供应商有专门的销售人员服务于麦当劳 对其质量 供货和库存要求了如指掌 客户要求变化大 产品周期短 53 按销售渠道划分部门 按销售渠道划分部门与按顾客划分部门有类似之处 后者侧重于最终顾客 消费者或用户 前者侧重于将产品分配至最终顾客所要经过的中间商 54 按项目划分部门 企业根据工程项目或规划项目之类的工作任务来划分部门 各部门通常由各类具有专门技能的专家所组成 总经理 项目A 项目B 项目C 原始设计 机械工程师 冶金工程师 工程公司中的项目小组 电气工程师 水利工程师 55 部门化方式小结 以上几种组织的部门化方式 在组织设计中可以混合使用 在不同组织层次上以及同一层次不同系统内部的部门划分 都可以采用不同的部门化方式 我们称之为混合部门化 56 部门的组合方式 部门组合 DepartmentGrouping 在部门划分的基础上 将各个部门组合起来 使其发挥最大效能 实现组织的目标 职能组合事业部组合矩阵组合 57 岗位设计 岗位设计 用一定的方法将各种任务结合起来 将它们组合成完整的工作 将组织目标与员工满意度相结合 为合适的人制定合适的工作 在20世纪初期 雪茄的制造者用钱雇人来给员工讲故事 同一时期 纺织品生产商允许小猫在工厂的地板上玩耍