财务报销制度.docPPT课件.ppt

财务报销制度 财务部 1 财务报销制度 一 审核流程二 日常费用报销相关规定三 业务招待费费用相关规定 2 一 审核流程 1 经办人填制报销单据2 财务审核3 总经理审批4 财务付款 3 二 借款管理规定 借款分为出差借款 临时借款 外购材料借款等1 出差借款 出差人员凭审批后的 出差申请表 按批准额度办理借款 出差返回5个工作日内办理报销还款手续 若超出时间报销应附注说明 并有部门经理签字 出差申请表 xls2 临时借款 如业务费 周转金 备用金 等 借款人应及时报账 除周转金 备用金 外其它借款原则上不允许跨月借支 周转金 备用金每年结清一次 4 二 借款管理规定 3 外出购进材料需办理借款手续除上手续外 还应提交领导批准的采购计划或请购单 采购计划或请购单要填写所购材料的名称 牌子 规格 数量 单价 金额等4 借款销帐规定 借款销帐应于借款单列明的事由为依据 据实报销 超出借款单范围使用的 须报主管领导批准 否则财务人员有权拒绝销帐 5 二 借款管理规定 5 借款单据单据规范填写 此处不用填写 必填 必填 部门负责人 借款人所在部门 简述借款事由 若为差旅费借款写明出差地点 大小金额一致 6 三 日常费用报销相关规定 1 报销人必须取得相应的合法票据由部门指定人员报财务 办公用品须附办公明细 电话及交通费差旅费每月10报财务 大品牌事业部其他费用按半月报销 交至财务日期为每月15号或25号 其它时间拒收 借支备用金报销不受此约束 7 三 日常费用报销相关规定 2 费用报销单据规范填写 报销人所在部门 实际制单日期 简述费用内容 三项费用应写X月办公交通费 X月办公电话费 大小写金额一致 此处财务填写 若不是实际收款人制单 应将报销人改为制单人 在用途空白处注明实际收款人 或单位 的户名 帐号 开户行 必须明细到XX支行 等 8 三 日常费用报销相关规定 3 业务员差旅费开支标准 车船费可据实报销 出差人员原则上不允许打的 若紧急情况或晚间超过10点及到外地车站至目的往返需打的 应在票据背面注明原因及往返地 需乘坐飞机的应请示总经理批准 出差费用总经理及副总经理按单据据实报销 其余人员限额报销 按以下标准执行 9 三 日常费用报销相关规定 10 三 日常费用报销相关规定 注 1 A类城市 北京 上海 广州 深圳2 B类城市 除A类城市以外 各省会城市 直辖市例如 福州3 C类城市 除A B类城市以外的地级城市4 下级人员如随同上级经理 主管出差 同性别必须同住 以上级人员住宿为标准5 出差不给予餐费补助 如有特殊情况将特殊处理6 以上住宿费用超出标准需自理 11 三 日常费用报销相关规定 4 差旅费用标准补充说明 1 参加学习培训的 如由主办单位承担 公司不再承担 2 差旅费报销应在差旅费发生的次月完成报销 否则财务部有权拒绝报销 遇财务退单的除外 3 住宿费按实际出差住宿天数和限额标准计算报销 4 短途出差不享受住宿补助 即当天往返 5 如果丢失单程的火车票 汽车票 飞机票等 请书面说明情况 部门出具证明 经办人和部门经理签字报总经理签批后 财务审核后按票面金额的95 报销 如果双程车票丢失一般不予以报销 请妥善保管好单据 6 原则上出差城市须在100公里以上允许住宿 有特殊情况另行申请 12 三 日常费用报销相关规定 5 差旅规范填写单据 报销人所在部门 填制单据日期 多个出差地可不填 单次应写明地点 培训 季度 年 会 市场维护等 8 7 福州 泉州 2 180 8 8 泉州 福州 1 58 必填 必填 未填拒报 必填 合计大小写金额一致 8 8 泉州 福州 搭便车 便于体现行程的完整 13 三 日常费用报销相关规定 6 办公费 低值易耗品等报销规定 1 购置申请 各部门据所需情况报购置负责人 购置负责人根据各部所需汇总后统一购置 2 报销程序 经办人填写报销单 附签名验收对方单位出库单 按日常费用审批程序报批 报销单据中需注明收款单位名称以便付款 3 原则上办公费支出需提供正规票据 如因情况特殊无法提供 应提供对方开具的收据 并盖印章 若无法盖章的应提供对方单位联系电话 发票 收据上均应注明具体事项 14 三 日常费用报销相关规定 7 招待费 培训费 资料费 维修费及其他报销规定 1 招待费 为了规范招待费的支出 大额招待费应事前征得总经理同意 各部门全年累计发的招待费不得超出年度预算指标a 总经理的业务招待费据实报销b 副总经理超出1000元需报总经理同意 15 三 日常费用报销相关规定 C 招待费需在发生的次月底前报销 否则财务有权拒绝报销 发生的招待费必须说明事由 写明招待时间及客户所属单位及姓名 若集中报销招待应在费用销售单据后附上报销明细表 业务招待费明细表 xls 2 培训费 各部门根据实际需要编制培训计划及预算报总经理审批 16 三 日常费用报销相关规定 3 资料费 各部门根据实际需要购买或定制资料 数量较多额度较大应填写申请表报总经理审批资料申请单 xls 4 维修费 司机应根据车辆情况填写车辆维修申请单 doc及维修厂家的维修清单 需在维修单位印章 17 四 薪资福利等相关规定 1 每月1日 节假日顺延 人事将人员 入职 离职 薪资变动及考勤情况汇总至财务部2 财务指定人员于每月2日 节假日顺延 制表后交部门经理审核后由总经理审批后放发3 每月5日 节假日顺延 财务通过银行形式代发薪资4 每月15日前财务部将工资条发至各部门主管 由各部门主管发至各员工以便核对到帐金额 入职时间于每月25日以后合并下月核算 18 四 薪资福利等相关规定 5 季度奖金 财务指定人员根据月销售量进行汇总后 部门经理审核 相关奖金系数若有变动应提前将变动申请交至财务备案 财务经理审核 总经理审批 出纳处付款 每月季度奖金发前应将以前月份费用及季度奖金发票备齐交至财务 否则不予发放 6 年度奖金及超额奖励 各部门应将每年总指标及各业务人员指标交至财务备案 财务根据备案进行核对总经理审批后发放 19 五 业务费用相关规定 大品牌业事部业务及OTC费用规定 1 大品牌事业部及OTC流向由商务核实确认无误流向纸质及电子版 交至财务指定人员制单 若流向或库存存在疑义 应附有部门经理说明交至财务制单 2 大品牌事业部商业流向费用根据部门医院部署明细按片区制单 OTC汇总制单 OTC业务员应在电子流向中注明各自目标药店并制 XX区域销售业绩汇总 上报区域经理审核 财务复核药店备案及流向制业绩总表发区域经理确认 经各区域业务员确认后 若有遗漏将不补发 20 五 业务费用相关规定 3 大品牌事业部本月28日上报次月 大品牌事业部人员 医院部署情况表 由部门经理审核 经审核后的医院部署情况表若有遗漏不予于补 待手续完备后与次月业务费一同发放 如涉及新品种进院 部门应先提报 品种政策审批表 由总经理审批同意后方可生效 4 OTC业务员应在电子流向中注明各自已备案目标药店以便于财务核对 未备案药店不予核算业绩 不得列入当月的销售汇总表 21 六 专项支出相关规定 专项支出包括固定资产及软件的购置 广告宣传及其他专项费用等 1 填写 固定资产购置申请单 并报批固定资产购置申请表 doc 2 报销标准 相关的合同协议及报批的申请单 3 结账报销 固定资产 软件调试后 验收并填制 固定资产验收表 及按规定填写报销单固定资产验收表 doc 4 财务根据审批后的报销单据予以付款 5 其它专项支出专门立项的费用 包括广告费 公司活动费 办公室装修及其它活动费 由部门经理根据实际情况向总经理提交报告 22 七 其它相关规定 1 报销的原始单据必须字迹清晰 数据准确 金额数据不得涂改2 票据粘贴要求 封面一 费用报销单封面二 符合规定发票封面三 费用明细表封面四 会议签到表等封面五 会议记要等封面六 活动申请审批表 23 七 其它相关规定 贴票不超过此线 下端可到底部边缘线 超出部分对齐折回 左端不过此线 右端对齐边缘线 超出部分对齐折回 凭证粘存单示图 24 七 其它相关规定 贴图列示1 顶端不超出日期 25 七 其它相关规定 贴图列示2 左端不超出边框 26 七 其它相关规定 3 票据粘贴应呈 鱼鳞 状排列整齐为标准 顶部应露出 凭证粘存单 及日期 年 月 日以下开始粘