如何理解文秘这个职务

如何理解文秘这个职务如何理解文秘这个职务 如何正确理解文秘一职如何正确理解文秘一职 秘书工作是辅助性的工作 然而又不是一般的辅助性的工 作 因为辅助性的工作很多 秘书工作是综合性的辅助性的工 作 秘书人员是领导眼 耳 手 足 口 脑等器官的延伸 秘书工作是领导工作的延伸 以下小编为您整理了有关于秘书 这一职务的理解内容 希望对您有所帮助 一一 当好参谋 不瞎掺和当好参谋 不瞎掺和 文秘人员最重要的角色 就是领导同志的参谋 当好参谋 不容易 不瞎掺和也不容易 当好参谋有四个标志 当好参谋有四个标志 1 备领导之未备 要什么有什么 作为文秘人员 给领导 同志当好参谋 要做的工作很多 但是 特别要注重一点 一 定要准备好领导同志没准备 没空准备的东西 比如 上级领 导到某个单位检查指导工作 本单位的领导同志就要问文秘人 员 上级领导最近在上边开了几次会议 在会议上提出了哪些主 要观点 这些方面的信息 材料 我们的领导同志不清楚 也没 准备 但是文秘人员必须有这个准备 将这位上级领导最近开 了什么会议 在会上提出了什么观点 一一向单位领导汇报清 楚 这样 单位领导与上级领导汇报对接工作时 就主动 就 方便 这就是 要什么有什么 再比如 文秘人员对上级党委 政府的政策 法规 指导当前工作的一些重要文件的核心内容 等 都要做到心中有数 单位领导在调度 安排部署一项工作 时 往往会问文秘人员 这项工作 国务院 省里都有什么规 定 文秘人员就得 要什么有什么 给领导同志提供好材料 保 证工作部署的准确性 权威性 还有 文秘人员陪同领导同志 到基层调研 所到单位的基本情况 单位负责人的特点等等 文秘人员必须都要掌握 向领导提供准确的情况 以上 就是 讲 备领导之未备 领导同志向你要什么 你就有什么 就能 提供什么 2 想领导之未想 用什么有什么 有些同志问 领导比文 秘人员水平高 也有想不到的东西 有 如果领导同志什么都想 到了 那就不用参谋 不用文秘人员了 因为领导关注的层面 不同 所以肯定有些东西没有想到 或想的不全面 想领导之 未想 用什么有什么 要求文秘人员要有超前思维这样一种习 惯性的思维方式 要当好参谋 必须 想领导之未想 超前思 维 领导同志应该想到的东西你先替他想了 领导未想到的你 也替他想到了 到时候 领导同志 用什么有什么 比如 上 级领导 基层同志 其他同志经常会问文秘人员 最近某某领 导同志在忙什么 你说不知道 不清楚 这怎么可以 如果你真 的为领导同志当好 高参 了 那么领导同志最近做些什么 干 些什么 你必须拿出一个工作安排预案 这个预案可以是一个 周的工作安排 也可以是一个月的工作安排 应该安排得大体 准确 领导同志确实没有去想近期应该忙些什么 干哪些大事 但你得去想 拿出工作预案后 请领导同志拍板 这样 你就 可以按照这个方案为领导同志服务 再比如 突然接到上级领 导要来视察或检查指导工作的通知 作为文秘人员得到这个信 息后 首先要替领导同志想到他未想到的问题 诸如领导人数 人员组成 有没有女同志 有没有少数民族干部 领导同志为 本地做过哪些工作等等 都要了解掌握 便于领导同志心中有 数 3 提领导之未提 问什么有什么 文秘人员经常会遇到这 些情况 比如 要向上级报告某项工作 领导同志会问 这个 报告内容怎么写 怎么讲 领导同志脑子中已经有些思考 但有 些问题不适合先提出来 或者说从他这个角度提出来确实有些 难度 这个时候 文秘人员事前必须有过自己的思考 向领导 同志报告 这个事情是怎么样的过程 什么样的结果 应该按 照什么样口径报告 用自己的思考来 提领导之未提 再如 上级就某项工作组织一次出国考察活动 安排你单位一个出国 名额 单位有三位副职领导都想去 究竟安排谁去 主要领导 同志很不宜先表态 这个时候 文秘人员就得解领导之围 提 出参谋意见 因为这次出国是考察某项工作 某某领导分管这 项工作 回来后还要推进这项工作 应该安排分管领导出国考 察 主要领导根据你的提议 再定下来就比较得体了 其他领 导同志因为不分管这项工作 不出国也不会有多大意见了 还 有 下级呈送了一份申请资金扶持的报告 由于财力紧张 保 重点建设项目等原因 不能拨付这部分扶持资金 这件事主要 领导不好提 但文秘人员可以提 在请示报告上写上 因某某原 因 不宜拨付 请领导批示 的拟办意见 这就是给领导同志当 参谋 提领导之未提 问什么有什么 4 用合适的方式参谋 怎么合适怎么当 平时 我们都有 一些合适的方式在运用 比如 提报调查报告 这是当参谋的 一种合适方式 可以最大程度地发挥给领导同志当参谋的作用 你的思考 你的建议 都可以在报告中表达出来 再一个方式 为领导撰写工作报告和讲话稿 你觉得领导同志说什么合适 应该说哪些内容 你都可以写进工作报告和讲话稿中去 还有 可以用客观的文字信息为领导提报工作动态 参谋的作用也非 常明显 也可以在领导征求意见的时候 表达自己的思想 观 点 文秘人员不能不长眼色 盲人瞎马 比如 领导同志由 于一件不愉快的事情 正在心情很烦躁的时候 你拿着一大摞 文件 材料向他汇报 换位思考一下 如果你在这个时候能看 进去 还是能听进去 再有高见 建议再好 这个时候的时机不 合适 文秘人员要把握时机 要有眼色 用合适的方式为领导 进言 给领导当好参谋 瞎掺和的几种表现 瞎掺和的几种表现 1 用个人的主观意志左右领导的决策 文秘人员一定要有 角色意识 你就是处在参谋岗位上 不是处在统帅岗位上 你 可以用自己的思想 观点乃至个人的人格 品行来影响领导同 志 但是 你不可以用个人的主观意志 去左右领导的决策 在有些情况下 领导同志在会议上 公开场合上拍板决策一些 事情 这个时候 文秘人员不可以用自己的观点去干扰领导同 志的决策 不可以用自己的意志去扭曲领导同志的决策 更不 能以自己私利去干扰领导同志的决策 比如 当领导同志根据 上级精神 研究如何清退借调 聘用 临时人员的时候 你作 为文秘人员 恰恰有一个借调或聘用或临时人员是你的亲戚 就因为这一点 你去干扰领导同志清退借调 聘用 临时人员 的决策 是很不合适的 2 戴有色眼镜 向领导进言 向领导同志提出意见和建议 是文秘人员份内的事情 但是错就错在 戴着有色眼镜 向领导 同志进言 这就是瞎掺和 比如 要向上级推荐一个先进典型 领导同志要文秘人员根据实际情况提报 因为这个先进典型有 奖励 你就把在这项工作中一直走在前边的单位 扣 下了 把 另外一个单位推荐上去了 为什么这么做 因为另外一个单位的 负责同志是你的亲戚 这样做是不可以的 再比如 本单位要 提拔一名干部 你不能因为向领导进言方便 就把对这个同志 的偏见 向领导同志进言 这是违反文秘人员政治道德的 3 打着领导的旗号胡乱表态 个别文秘人员到处找机会 找场合表现自己 特别是打着领导旗号 说 某某领导说了 这件事情是这么一会事 应该怎么怎么办 你们去办好了 这 样做 不仅不妥当 也给领导同志带来不良影响 文秘人员应 该守本分才行 不能在当文秘人员的时候 就打着领导旗号胡 乱表态 发号施令 这样下去 领导同志就不支持了 基层同 志也就不信任了 因为表态以后需要兑现 你兑不了现 你想兑 现 领导同志又不知道 你就得撒谎 蒙骗 把自己的心态一 步一步地推向了不健康的心态 二二 当好助手 不乱插手当好助手 不乱插手 文秘人员是领导同志的助手 秘书的含义就是助手 当好 领导同志的助手 成为左右膀臂 不容易 当好助手有三个标志 当好助手有三个标志 1 高效率办事 在领导同志身边工作 要做的主要工作就 是协调 调度 督查 反馈 根据领导同志的统一安排 在某 项工作推进和开展中 文秘人员必须高效率地帮助 协助领导 同志搞好协调 抓好调度 跟踪督查 适时反馈 在领导同志 要求的时间内 来推进工作落实 做好要做的事情 这里 特 别强调是反馈的问题 向领导同志反馈工作推进和完成情况 我们许多文秘人员在这个环节上不是太重视 太注意 还经常 把 不善于向领导汇报工作 这句话挂在嘴边 说这是自己的缺 点 其他任何人都可以有这个缺点 惟独文秘人员不可以有 领导同志安排的若干事情 就是因为我们没有发挥及时 适时 反馈的作用 致使领导不知情 工作推进迟缓 任务落不到实 处 文秘人员在这个方面应该说责无旁贷 推脱不了责任 或 者说仅仅是你掌握了情况 或向分管领导汇报了 就认为万事 大吉了 大家一定要注意 你作为秘书 是这个领导集体的秘 书 你对这个集体的主要领导负责 所以 只要领导同志有安 排 有部署 有交代 工作推进到什么程度 任务完成到什么 情况 你必须及时 适时地反馈 这是你的责任 千万不要再 以 不善于向领导汇报情况 去搪塞自己的失误 所以 提醒大 家注意 要向领导同志适时反馈工作推进情况 2 高水平办文 文秘人员一项主要工作 就是要为领导起 草工作报告 讲话材料 各类文件 做好各类会议的记录 这 方面的要求 一般化的起草也行 高水平的起草也行 如果领 导同志不在意 或者这个班子的水平就是一般化 那么你一般 化的服务也行 如果领导同志水平很高 这个班子的整体素质很 高 你没有高水平的办文能力是肯定不行的 至于如何高水平 办文 培训班邀请了许多行家能手来专题讲授 我在这里就不 讲了 3 高标准办会 办会非常能展现出一个文秘人员的综合素 质和协调能力 会前筹备 要准备哪些事情 会中组织 要做哪 些事情 会后落实 要抓哪些关键 提醒大家一点 就是会后落 实的问题 这确实是一个容易让领导同志和文秘人员忽略的问 题 一个会议结束后 领导同志会又有一个新的会议 又有新 的公务活动 新的工作 很难有时间 专门就这个会议的贯彻 落实情况去抓调度 抓落实 会后落实的责任 义不容辞地落 到了文秘人员头上 要通过现场调度 跟踪督察 电话了解 面对面沟通等多种形式 掌握会议贯彻落实情况 适时向领导 同志反馈 便于领导同志及时掌握情况 研究新的对策 继续 推进工作 会议落实问题 是我们公务活动中的一个薄弱环节 这个环节之所以薄弱 与文秘人员的作用有很大关系 所以文 秘人员要负起这个责任来 乱插手的表现 乱插手的表现 1 插手人事 文秘人员当好助手 两只手一齐忙活 能忙 活好了也行 留一手不行 可怕 领导同志不敢用你 多一手也 不行 可恨 净给领导添乱 多一手不是 三只手 而是乱插 手 最不可以插手的是人事问题 大家一定要注意 因为插手 人事问题不是当好助手的份内之事 有些时候 为领导用人提 供错误导向 将直接对干部队伍建设带来不良影响 比如 推 荐干部 如果是因私用人 因情用人 势必用错一个人 打击 一片人 本来一个很优秀的干部 因为你插手人事 在领导同 志面前说了许多不利于这个同志的言论 领导同志不采纳你的 意见还好 如果采纳了你的意见 将贻误这个同志的一生 这 不仅是才能问题 而是品质问题 一个非常有前程 有潜力的 干部 就因为你错进一言 在领导同志面前一句谗言 导致这 个同志在成长使用上延缓 推迟 乃至只有一次机会又失去了 你这是对同志不负责 对事业不负责 所以说 文秘人员切忌 插手人事 2 插手家事 领导同志工作确实非常繁忙 文秘人员无论 是出于感情 良心 还是出于责任 都应该帮助领导同志办一 些事情 解决一些困难 比如 领导同志出差了 他的妻子 儿女生病了 半夜三更到医院去 这个忙你应该帮 如果不帮 你就没良心了 但是 文秘人员切记 不要把自己干成领导同 志家庭的 保姆 当保姆干什么事情 大家都知道 而且 你 插手领导同志家事以后 和领导同志家庭零距离接触 会接触 出一些是非来 保姆面前 三天没伟人 请你给领导同志留 出点空间来 让他感觉在秘书面前 秘书眼中 自己仍然保持 一种良好的形象 所以说 文秘人员不要插手领导同志的家事 3 插手错事 文秘人员一旦插手错事 一害领导 二害自 己 什么叫错事 举个例子说 有些基层同志 社会人员 过往 宾客等想给领导同志送礼 不管他们出于何种目的 和领导同 志的关系有多好 你都不可以替领导同志收受礼物 收受礼金 这就是错事 不可以插手 但是 事后必须向领导同志汇报 让领导同志知情 还有若干称为不该做的错事 大家都不要插 手 三三 当好枢纽 不找别扭当好枢纽 不找别扭 枢纽 别扭 大家都不难理解 文秘人员要给领导同志 领导机关当好枢纽 枢纽当得越好 文秘人员的作用就越大 功劳就越多 如果文秘人员找别扭 相对其他人员而言 反作 用力更大 当好枢纽的标志 当好枢纽的标志 1 上情迅速下达 下情迅速上达 大家在理解时 要吃透 快 慢 两个字 特别要注意 你以为你已经很快了 但领导 还觉得你慢了 我曾经处理过一件事情 得到了相关领导同志 的肯定 当年在市委办工作的时候 有位领导同志夜间突发重 病 家属出于对组织的信任 打电话到市委办 接到这个电话 时 已是夜间一点半了 这个电话就是下情 你是上达还是不 上达 上达 深更半夜就得把领导同志折腾起来 不上达 不向 领导同志报告 一旦生病的领导同志出了事 而我们的上级领 导同志还不知情 这是文秘人员的失职 这就是我当时思考的 问题 最后决定 宁愿打扰领导同志休息 也得报告 在陪同 这位领导同志去医院的路上 他不仅没有批评 而且肯定了这 种做法 我们有些同志 往往凭个人主观主义 经验主义办事 看到领导同志休息了 明天再说吧 明天很有可能就晚了 我 就是举这样一个例子 工作中 我们遇到的类似情况很多 2 事前有请示 事后有汇报 大家都说 事前请示 事后 汇报 我为什么加了一个 有 字 因为我们文秘人员有时候忙起 来 或者自己认为自己很忙 往往事前没请示 事后没汇报 或者事前有请示 事后没汇报 或者事前没请示 事后有汇报 领导同志是 丈二和尚摸不着头脑 不知道你在汇报什么 要 事前有请示 事后有汇报 善始善终 要注意把握 虚实 两个 字 特别把握好 实 字 文秘人员经常接受各个层面 各个方 面的信息 动态 一定要处理好虚和实的关系 举个例子 领 导同志安排你到基层写一个典型材料 反映一位老同志在海上 养殖中做出了巨大贡献 造福百姓做了若干好事 你写了 这 位老同志捋了捋一头花发 笑呵呵地说 没什么 都是应该做 的 领导同志用了你写的这个典型材料 在会上讲了 结果是 与会的同志哄堂大笑 因为大家都知道这位老同志是个 光头 哪来的花发可捋 这就是反映情况不实 你根本没和这位老同志 见面 是想当然地给领导同志提供了假情况 这不是文字功夫 而是工作作风问题 同志们一定要把握好 实 字 如果 虚 了 向领导同志反映的情况 汇报的内容不实 可以直接导致领导 同志决策失误 我们担不起这个责任 3 纵向会协调 横向善协调 要想当好枢纽 必须学会协 调 纵向协调 就是上下协调 不仅要会协调上级 还要会协 调下级 我们有些同志只善于协调上级关系 有些同志只善于 协调下级关系 这都不行 应该是善于协调上下级关系 只会 协调上级关系不行 上级领导 上级的工作人员来了 我们问 清诸如来客人数 人员组成 生活习惯等等 都安排了 但我 们基层的同志来了 他明明看见领导同志的车子在楼下 也看 到领导同志下车上楼了 他紧接着上楼后 却被我们文秘人员 拦下了 说领导同志出差了 这很不得体 上级领导同志是人 基层同志 人民群众也是人 更应该拿得如衣食父母那样对待他 们 文秘人员最优秀的品质 就是不要对谁高看