文秘实务培训.ppt

文職實務 文職人員上崗培訓教材 勤以致事誠以待人不卑不亢源由自然 目的 對文職職業形成一定的認識 案例 案例1 A員從作業員晉升為文員后 經過在試用期內和平時認真 深受上級欣賞 從而再次晉升為技術員或事務員 案例2 B員從作業員晉升為文員后 經過不斷學習與實踐 感到自己的能力可以適應市場競爭 申請離職后 在某家公司任文職 工資翻了三翻 一 秘書的定義 歷史 秘書 一詞最早出現在漢代 當時是指宮中密藏之書 到了漢代後期 演變成一種官職 主要負責奏章及掌管國家典籍等工作 在西方Secretary一詞意指可靠的職員 定義 掌管文書並輔助領導全面處理事務的工作人員 他們掌管有關辦公室工作的特殊技巧 能在沒有上級過問的情況下表現自己的責任感 以實際行動顯示出自己的主動和正確的判斷力並能在所給的權力範圍內提出意見或做出決定 國際秘書聯合會 文職工作內容 辦事 參謀 掌管事務 參與政務 妳只是接電話 告訴客戶不知道 沒辦法 妳只是開訂單 不連絡 不追蹤 有問題不回報 不處理 妳只是打報表 不確定數字正確性 妳只是接電話 從未希望客戶有滿意的感覺 從未希望客戶多訂一些貨 妳是從未想過自己一言一行代表業務 主管 老闆 公司 那麼 妳不夠格做一個稱職的助理 妳的工作 任何人都可以取代 定位 定位 文職人員不再是單純的接待員与簡單的打字員 職業規劃 只有當你處理秘密 非事務 的事務 你便進入 文秘 行列 二 文職的特征 文職性 所處理的均是大量的文字及文書工作 機密性 機密性高 保密性強事務性 處理大量復雜的具體事務是其工作的重要內容受動性 文秘工作者是輔助工作 以協助領導為主潛隱性 與領導工作和其他業務相比 三 文職的作用 耳的作用參謀作用樞紐作用 督查作用辦事作用窗口作用 四 文職工作實務之一 公文撰寫處理 原則 5W2Hwhenwherewhowhatwhyhowhow money 處理原則 及時性INTIME 快捷性FAST 快 四文職工作實務之二 檔案管理 分門別類標識清楚一目了然便于調閱 完整無缺借閱登記隨時更換保持新版 四文職工作實務之三 事務處理 依據一 輕重緩急 依據二 有條不紊 依據三 膽大心細 四文職工作實務之三事務處理A P C D A DMAICD Define界定 內外客戶 核心流程M Measure量測 計量計數 M SA Analysis分析 SPC過程中用統計分析I Improve改善 DOE數據整理中找因子C Control管制 用指標CA CP CPK值做管控 四文職工作實務之三事務處理B 自學 四 文職工作實務之四相處之道 心胸寬大 眼光放遠勿將個人情緒帶到工作中切忌背後講人長短及私事 四 文職工作實務之五接受主管指令7大禁忌 1眼神閃爍 東搖西晃 面無表情2直呼其名 相應不理3切忌把玩東西 打哈欠4切忌常說對不起 當場哭泣5隨便找借口6勿在同一件事情犯兩次錯誤7反應遲鈍 四 文職工作實務之五項修練 自學 1 自我超越 2 改變心智模式 3 共同願景 4 團隊學習 5 系統思考 四 文職工作實務之入職捷徑 筆錄要點 多記錄 善於問疑微笑辦事 多笑容 自我審查開朗做人 多說話 勤奮積極思考 此三者誰最重要 五 與領導溝通的技巧 自始自終保持自信的笑容 並且音量適中選擇領導心情愉悅 精力充沛時作為談話時机準備詳細的資料和數据對領導提出的問題胸有成竹語言簡明扼要 重點突出 kiss 交談時親切友善 尊重領導的權威 討論 舉例1 禮貌用語記幾多 舉例2 辦公室應注意哪些禮儀 六 電話禮儀 接打前 排除雜音切忌邊吃邊講叫人接電話時 應按下保留或用手掌蓋住電話應避免盡量猜測對方姓名 以免張冠李戴 笑鬧中不要接打電話電話四周避免放置容易打翻的東西常常檢查電話線是否纏繞在一起忌接電話第一句為 喂 七 遞件作業 送件的時間 上午08 3010 30下午14 0016 00 八 遞件作業 文件的分类 1普件 卷宗封面黄色 A 放置在稽核室和行政辦公區文件欄處 由王旭霞秘書和寧玉負責傳送 定时分批送入各领导办公室B 所有文件不得由各部课文员直接自送入领导办公室2急件 卷宗封面蓝色 交人资课代为递送 特別緊急可自行呈送3密件 卷宗封面橙色 密件 如调薪 间接人员报聘 各部门机密文件 须由副课长级以上干部直接送入相关主管办公室签核 若相关主管不在 人资课宁玉可给予协助 无须等待 1 按文件类别 密件 急件 普件 递送 2 分清轻重缓急 尽量减少急件数量 3 急件須當面呈送時之禮節 A 了解文件内容 很重要 用语礼貌 B 先敲门經允許方可进入 態度謙卑 面带微笑 注意選擇适时 领导相对空闲间 C 簡單呈述文件內容 對領導之提問要屬實回答清楚 D 不得東張西望或觀看領導桌面及電腦中重要文件 八 遞件作業 送件的禮節 注意事項 1 文件如有塗改 須由第一個簽核主管在塗改處蓋章或簽名2 切忌圍繞在一起聊天 如收發室 行政辦公區 等處3 嚴禁私下進入各級主管辦公室翻動文件或物品4 送簽之文件 各文員應先檢查一遍 如遺漏或須補簽名或相關附件 5 非定時送簽之急件 如遇領導辦公