档案鉴定销毁管理规定、档案统计管理规定

关于下发关于下发 档案鉴定销毁管理规定档案鉴定销毁管理规定 档案统计管理规定档案统计管理规定 的的 通知通知 各车间 处室 为加强档案管理 做好档案鉴定和档案统计工作 办公室起草了 档案鉴定销毁管理规定 档案统计管理规定 经相关领导会签 总 经理批准 现予以发布 望各单位遵照执行 特此通知 附件 1 档案鉴定销毁管理规定 2 档案统计管理规定 二 一一年二月十四日 主题词 档案主题词 档案 管理管理 通知通知 附件一 1 目的目的 本标准规定了档案鉴定销毁工作的标准 要求和内容 为了使有 价值的档案更好地保存下来 达到既完整又精炼 以维护本公司档案 历史真实面貌的目的 2 范范围围 本标准适用于本公司档案的鉴定销毁 3 术语术语 档案的鉴定工作就是鉴别档案的现实和历史价值 根据价值的大 小确定保管期限 把失去保存价值的档案剔出销毁的工作 4 职责职责与与权权限限 办公室负责档案鉴定销毁工作的管理 5 管理流程与要求管理流程与要求 5 1鉴定的标准 5 1 1档案的保管期限分为3年 20年和长久三种 凡是反映本公司主 要职能活动和基本历史面貌的 在生产 经营 管理 科研等活动中需 要长远利用的档案应列为长久保管 凡在在较短时间内本公司需要查 考的有关档案应保管20年 物流档案 车间原始记录应保管3年 5 1 2档案在坚持 期满鉴定销毁 的原则下 认真鉴定档案的内容 来 源 形式 剔出无继续保存价值的档案 5 2档案鉴定工作内容 档案人员根据文件资料的信息价值 确定已失去保存价值档案的 销毁 并制定销毁档案清单 交主管领导及办公室分管领导审核 批 准 5 3档案销毁工作内容 5 3 1编制档案销毁清单 凡是确定销毁的档案 都必须编制销毁清单 销毁清单一式两份 一份送公司领导审批后退相关部门保存备查 另 一份由档案室备案 5 3 2审查批准 准备销毁的档案 必须经过公司领导审批后方可销毁 5 3 3销毁时要进行监销 销毁档案时要有两人以上监销 监销人在销 毁清单上签名盖章 6 相关文件相关文件 档案管理标准 物流档案管理规定 7 相关相关记录记录 档案销毁清单 附表 档案销毁清单 附表 档案销毁清单 档案档案销毁销毁清清单单 序号文件 编号 案卷 或文 件题 名 文件 数量 页 件 销毁 时间 原保 管期 限 销毁 方式 销毁 人 监视 人 保留 数量 审 批 领 导 备 注 附件二 1 目的目的 本标准规定了本公司档案统计工作的原则 内容和范围 其对象 涉及档案和档案管理 档案事业的所有方面 更好的实现对档案事业 的科学管理 2 范范围围 本标准适用于本公司各类档案的统计 3 职责职责与与权权限限 办公室负责档案统计工作的管理 4 管理流程与要求管理流程与要求 4 1档案统计工作的要求 4 1 1档案统计工作要专人负责 必须以严肃认真 实事求是的态度进 行统计工作 统计的数据以原始记录为依据 不得估算推算 4 1 2统计工作要保持连续性 档案人员在进行统计时要做到帐目清楚 分 类明确 统计准时 4 1 3档案人员对统计结果要进行分析研究 摸索规律 改进工作 4 2档案统计工作的内容 4 2 1档案室基本构成及组织情况统计 指对一定时期内档案室组织 机构 人员素质及编制情况的统计 保管档案的种类和数量的统计及 库房面积的统计 填写 档案工作基本情况统计表 4 2 2档案收集 整理 鉴定 销毁保管情况统计 指对一定时期内各类 档案的收进数 整理编目数 鉴定和销毁数 遗失和损坏数的统计 4 2 3档案室每年度填写 档案保管情况报表 报表涉及以下术语 a 类别 是指档案室所保管档案的类别 按 公司档案分类编号规则 所设的类别填写 前几年组卷的文书档案统计 b 收进 是指档案室增加档案的案卷数 c 移出 这一栏出现下列情况时才填写 1 案卷经鉴定确定销毁 并从库房移出 2 案卷遭到损坏和遗失不能继续使用 这些情况要根 据领导批准的证明文件或资料才能予以登记和统计 d 库存累计 是指档案室已整编档案数量的总和 e 本月累计 是指档案室本月整理编目增加的案卷数 对以前入 库的案卷进行重新整理 只填写增加的案卷数 f 遗失 是指库藏档案非正常减少的案卷数 包括读者在使用过 程中丢失的案卷数 g 损坏 是指档案在保管和利用过程中造成损坏的案卷数 h 备注 是指其它需要说明的事项 4 2 4档案查阅利用情况统计 指对一定时期内各类档案利用人次 数量 利用效果等的统计 4 2 4 1利用人次是指一个人进档案室查档一次为一人次 4 2 4 2借阅卷数是指一案卷被调出使用一次为一卷数 4 2 4 3利用效果是指利用档案信息后所收到的实际经济效果 5 相关文件相关文件 档案管理标准 物流档案管理规定 档案分类编号原则 档案利用管理规定 档案鉴定销毁管理规定 6 相关相关记录记录 档案利用情况登记表 档案复制审批表 档案工作基本情况统计表 档案保管情况报表 附表 附表 1 档案工作基本情况统计表 2 档案保管情况报表 附表1 档案工作基本情况档案工作基本情况统计统计表表 填报单位 年度 基本情况数量 单位 备注 专职 人 一 档案工作人员 兼职人 本年利用档 案人次 人次 二 档案利用情况 本年利用档 案数量 件 卷 次 三 保管档案的种类 四 档案库房建筑