物资验收管理规定

管理规定 1 1 物资验收管理规定 试行 试行 2015 10 20 发布 2015 10 30 实施 XXXX 有限责任公司发布 管理规定 1 2 物资验收管理规定 第一章 总则 第一条 为加强到货物资的质量管理 严格控制不合格产品进入 使设备材料供应做 到准确及时 完好无缺 确保 XXXX 有限责任公司 以下简称 公司 生产 工程顺利 进行 特制定本管理规定 第二条 本规定适用于公司燃机机组生产 工程需要的物资外观 规格型号 数量和 材质及明显缺陷的到货验收 对于到货物资的内在质量的检验 可以延续在安装 调试过 程中进行 内在质量的检验工作由安装 调试部门负责 发现质量问题立即明确供货方责 任 限期要求供货商修复或更换 第三条 为强化燃煤机组基建设备 材料的检验工作 公司成立燃煤机组物资质量检 验领导小组和工作小组 第二章生产物资到货验收 第四条 物资进库时 仓库管理员必须根据采购计划逐一核对物资的品名 型号规格 数量 包装及外观 对不符合计划要求的物资拒绝收料入库 第五条 经过初步检验的物资 仓库管理员立即进行物资到货登记 按批次摆放 并 及时通知物资采购人员组织正式验收 到货物资应在当日或次日验收 如因故不能在规定 期限内进行验收的 由专业人员会同采购员书面说明填写 物资到货验收延迟申请单 附 录七 物资部负责人确认 第六条 对常用的消耗性材料可由管理员与采购人员共同验收并在物资验收单上签字 确认后可正式入库 如有需要 可要求需用部门人员参与 第七条 劳保用品到厂后 物资部通知人力资源部一并参加验收 安全帽 安全带等 安全用品用具的验收 物资部应会同安监部进行验收 第八条 对重要的设备 备品进行验收时 应由采购员 使用部门专工共同进行验收 合格后在验收单上 附录三 进行签字确认 如有必要应邀请策划部相应专业的专工参加 并签字确认结论 第九条 在验收过程中如发现有不合格的物资 采购员应及时通知供应商进行退货处 理 不合格的进口物资应在商检规定的期限内由采购员办理索赔 调换 补供事宜 不合 管理规定 1 3 格的物资严禁入库 第十条 根据合同定购的物资 设备如与合同不符合时 采购员应立即办理拒付书面 通知交财务办理 如因财务部门未及时办理拒付手续 而超过承付期限无法拒付时 则由 财务部门负责追回货款 并向领导汇报 第十一条 已入库物资发现无法正常使用 由物资采购人员按规定办理退货手续 经物资部 使用部门领导签批后送交财务人员做退货账务处理 并负责及时收回退货款 第十二条 随物资进库的质保书 合格证 有关图纸资料应由仓库管理员妥善保管 不得遗失 1 3 天内 不得超过一周 移交到资料室 如使用部门需要 应去资料室进行登 记 借用 第十三条 为了确保进货物资在质保期内发生质量问题能及时与供货商联系处理 验收人员应在接到物资部的书面或口头通知后 及时到场验收 对不积极配合验收或验收 不认真而造成不良后果的有关人员 视情节轻重向厂部提出考核建议 对有毒物资的验收 应邀请保卫部门相关人员共同进行 第三章基建物资到货验收 第十四条 公司物资质量检验领导小组由公司分管副经理担任组长 安装 监理单 位的领导担任副组长 全面领导成套设备的验收工作 领导小组成员由公司物资部 工程 部 安质部 监理公司 施工单位负责人组成 领导小组履行下列职责 一 全面领导成套设备的监造与检验工作 二 研究决定重大缺陷处理方案 物资质量检验领导小组下设专业验收小组 由汽机 锅炉 电气 热工 附属和材料 各专业组成 各小组由物资部牵头 由工程部 安质部 监理和施工单位有关人员组成 负责管理监造单位及按照装箱单 货单 收料单 图纸 技术资料 合同 采购计划单等 对设备材料进行联合验收 第十五条 物资部是基建物资到货验收的归口管理部门 在公司物资质量检验领导 小组的领导下 负责公司基建物资的到货验收的组织和缺损物资的索赔等工作 履行下列 职责 一 提出到货验收计划 通知有关部门和有关单位人员 二 组织好开箱工具和人力 并协调组织好开箱过程 三 具体负责到货清点 保证到货物资及资料与装箱清单一致 与合同要求一致 且 外观良好 四 作好到货验收记录 管理规定 1 4 五 负责缺陷 缺件记录及联系处理 六 负责组织验收小组对包装物提出处置意见 七 对五金 化工 机电产品和普通材料的一般性物资由仓库管理员和采购员进行 共同验收 第十六条 工程部是物资到货验收协办部门 履行如下职责 一 检查到达设备是否符合合同技术规范要求 二 发现和鉴定设备内在缺陷 三 负责合金材料的光谱检验 鉴定工作 确认设备材料的使用正确性 四 对照技术协议要求及有关规定 检查出厂检验 试验记录及报告 五 提出缺陷处置意见 六 配合物资部对包装物提出处置意见 第十七条 安质部 监理公司职责 一 确认设备缺陷 二 确认设备缺陷处置意见 第十八条 资料室组织专人参与到货验收 对到货物资的相关资料 图纸 试验报 告 说明书 合格证等 的齐全性负责 并对资料进行收集 整理 登记 归档 保管与 复印发放 第十九条 生产有关部门参加备品备件 专用工具的到货验收 负责提出生产用工 器具和备品备件的保管 发放使用建议 对需要留存备用的包装物提出处理意见 第二十条 施工单位应根据检验要求配备足够的开箱人员和机械 第二十一条 设备材料运到现场 包括库区和施工现场 后 要按指定的地点和货位组 织卸货 存放 避免或减少设备材料的二次搬运 到货验收必须严格按照合同和技术协议 规定的供货范围 技术标准和检验标准进行 第二十二条 货物到达现场后 由物资部制定到货验收计划 格式见附录四 于当日 或第二日组织验收 第二十三条 因各种原因不能在规定时间内进行验收 物资部会同专业人员填制 到 货验收延迟申请单 见附录七 经物资部领导确认后可以延迟验收 第二十四条 在检验前通知工程部 安质部 资料室人员 监理和施工单位 供应商 代表等相关人员参加 对于进口设备的验收应及时通知商检 外方代表 如海关认为有必要 参加 还应通知海关 如供应商无代表在现场 应考虑对方路程时间予以事先通知 格式见 附件六 供应商因故不能到达 应在取得供应商按附件四填写的委托到货验收书后安排检 验 第二十五条 各专业组应提前联系施工单位准备好验收所需的工器具 人力 并协调 组织好整个验收过程 管理规定 1 5 第二十六条 基建物资到货验收主要工作内容 一 检查箱体包装是否完整无损 是否符合包装要求 二 检查装箱资料 包括装箱单 图纸 安装和使用维护说明书 出厂检验 试 验报告质保书 合格证等 是否与装箱单 送货单相符 三 检查装箱单 送货单与合同技术协议的供货范围或采购计划单等是否一致 四 检查实物与装箱单上名称 数量 部件编号是否相符 五 检查产品合格证书 设备铭牌是否与实物相符 六 检查设备的外观是否有变形 残损 锈蚀等 七 对充气充油保护的设备 应检查表计是否完好 压力是否正常 有无渗漏现 象 八 对有使用期限要求的化学危险品等 应检查其生产日期 有效期 外包装标 识是否符合安全警示要求 九 严格按照合同或采购计划单等核对到货设备材料的名称 型号 规格 数量 重量 质量 技术标准等 对于部分设备材料有特殊要求检验项目的 应配合好安质部联 系相关部门做好报检 送检等工作 十 有选择地对设备 材料在不降低和损坏原有性能和质量的前提下 进行理化 和性能检验 对重要部件和重要焊缝进行探伤和其他特殊项目的检验应按合同 国家和行 业标准执行 在抽检过程中 遇有重大品质问题 应扩大抽检比例 必要时全部检验 但 安质部与监理公司应对所有到厂的合金材料 设备进行光谱复验 第二十七条 基建物资到货验收要按设备材料装箱单 送货单逐项检查清楚 由参加 检验的人员签字认可 检验发现残损 短缺以及质量等问题时 要做好详细检验记录 并 填制 设备 材料验收单 附录三 应对发现残损等问题要进行拍照或摄像 验收小组 应请在场的供应商代表对其发现的问题当场签字确认 原供应商委托检验的应及时书面正 式通知不在场的供应商 取证有关资料附同检验报告存各专业计划员 便于日后的索赔等 工作 第二十八条 管理员应及时把装箱单 送货单输入 MIS 系统 同时 对检验发现的缺 损情况作好记录 第二十九条 对检验中发现问题的设备材料不得办理入库手续 应及时按以下途径处 理 一 缺件处理 管理员应将 设备 材料开箱验收单 复印件及时转交给计划 采购人员 由计划 采购经办人员负责联系补缺 供应商确认后可办理入库 二 一般缺陷的处理 一般缺陷是指产品本身不合格的性质及后果是轻微的 不 影响使用和性能 且不是批量产生 处理结果不需要经过技术方案确定 处理过程工艺成 熟简单 处理结果不影响产品特性和技术参数的 在处理过程中人力物力少量投入就能够 管理规定 1 6 达到产品合格要求的 此类缺陷由物资部直接通知供应商处理 在供应商确认缺陷并提出 处理意见后可办理入库 三 重大缺陷的处理 重大缺陷是相对于一般缺陷而言 指严重外观损坏或明显 质量不合格影响到产品特性和技术参数的设备 应及时做好记录 由工程部 安质部 监 理公司提出处置意见并报告质量检验领导小组 四 重大缺陷处理完后 物资部将处理结果填制 设备材料缺陷处理报告 附录 八 经联合验收小组签字确认后方可使用 验收不通过则继续处理 验收通过后 缺陷封 闭 办理入库手续 第三十条 基建物资到货验收时如供应商代表不在现场无法当场确认的 除做好相 应的记录外 应及时通知供应商到场确认 进口设备检验后 除填写验收单外 还应由商检 局出具商品检验报告 第三十一条 清点箱件中的图纸 技术资料 产品说明 维修手册 质保书 合格证 试验报告等资料由资料室专人及时收集 整理 登记 归档 保管与复印发放 装箱单 送货单由物资供应部统一收存 登记 保管 第三十二条 检验结束后应将开箱物资按保管要求归位并整齐摆放 对尚不安装但已 开箱的物资应按原包装做好封存 做好标识 任何人 包括检验人员和管理员 都不得撤 出衬垫物 第三十三条 对验收不合格及需要提出索赔的设备材料 除要保持原包装外 还要做 好标识并单独存放 以便供应商或商检局复查 在未取得供应商的签字确认前 原则上不 得动用 第四章附 则 第三十四条 本规定文字解答由物资部负责 第三十五条 本规定按照有关规定进行解释 第三十六条 本规定自 2015 年 10 月 30 日起发布实施 管理规定 1 7 供应商 确认 附录一 XXXX 有限责任公司 工作流程图 否 是 有 否 到 货 入库程序 商检出证 资料室 资料收 集 物资部 制定验收计划 到货验收小组 联合验收 物资部 通知工程部 安质部 资 料室 施工单位 监理 供应商 发现 问题 无 有 是否进口 设备 是 到货验收小组 会签基 建物资开箱验收报告 是否有较 重缺陷 无 物资部 填写设备 材料缺陷处理报告 供应商 缺陷处理 物资质量检验 领导小组 再次验收 是否合格 管理规定 1 8 附录二 XXXX 有限责任公司 生产物资验收单 第 页 共 页 验收单号物料编码物料名称规格型号计量单位验收数量合格数量合格证质保书 验收记录 经办人 验收人 计划员 仓库管理员 单位 XXXX 有限责任公司 打印人 打印日期 管理规定 1 9 附录三 XXXX 有限责任公司 设备 材料开箱验收单 验收日期 年 月 日 编 号 合同名称 供货单位合 同 号 项目名称卸车地点 施工单位开箱地点 到货外观检查情况 设备外观 包装良好 开箱检验情况 开箱主体设备 详见附件装箱清单 设备 部件外观良好 设备 部件数量 规格同装箱清单相符 此批设备外观良好 数量和规格等同装箱清单箱相符合 随机资料齐全 合格证 装箱单 说明书 试验报告 图纸等 记 录 物资部施工单位 工程部监理 安质部资料室供货单位 附件 装箱单 共 页 其它记录共 页 管理规定 1 10 附录四 XXXX 有限责任公司 物 资 到 货 验 收 计 划 编号 施工单位 物资部经办人 物资部负责人 序 号 机组系统专业批 次 物资名称箱 号 供应商开箱 时间 开箱地 点 备 注 管理规定 1 11 附录五 XXXX 有限责任公司 INC ZHEJIANG BRANCH 物资到货验收通知物资到货验收通知 致 由你单位供应的 合同物资 合同号 我们已收到 根据工程的情况我们将对设备进行验收 请贵厂速 派人员于 年 月 日参加开箱检验 如你方不能派人前来参加验收 请按附后 物资到货验收委托书 预以确认签字盖章传真至我部 谢谢合作 XXXX 有限责任公司 物资部 年 月 日 日期 年 月 日发文部门 DATE DEPT OF ADDRESSER 收文单位或地址 签发人 LOCATION APPROVED BY 传真机号码 拟稿人 TELEFAX NO DRAFTER 收件人 总页数 ADDRESSEE TOTAL PAGE S 管理规定 1 12 附录六 FAX 025 85728585 物资到货验收委托书 致 致 XXXXXXXX 有限责任公司有限责任公司 我单位与你方签订的合同物资 合同号 已 到达贵方现场 因故我方将不派人员到现场参加开箱验收 特委托 贵方代为验收 如发现有缺失 损坏 缺陷情况 请及时通知我方 我方将尽快给予补赔 谢谢