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公文筐测验 一 文件筐测验基础知识 一 什么是文件筐 文件筐测验 又叫实务作业 公文筐测验 篮中训练法 In basket 它将被评价者置于特定职位或管理岗位的模拟环境中 由评价者提供一批该岗位经常需要处理的文件 要求被评价者在一定的时间和规定的条件下处理完毕 并且还要以书面或口头的方式解释说明这样处理的原则和理由 文件筐测验是评价中心中最常用和最核心的技术之一 二 文件筐的构成要素信件 请示 报告 指示 建议 备忘录 电话记录 抱怨投诉 统计报表 环境 文件 处理 文件筐 特定的岗位或职位 一定的时间 规定的条件 书面或者口头表达 三 文件筐评价要素1 是否依据文件所提供的事实进行判断和决策 2 考虑问题是否全面 3 对问题的判断是否得当 处理办法是否合理 4 是关注大局还是拘泥于细节 5 是否恰当授权 6 是否注意到文件的相互关系 7 能否分清轻重缓急 有条不紊地处理这些文件 8 是否能做好一个人力资源经理的定位 9 是否对人力资源工作有专业的视角 四 文件筐的功能 五 文件筐的特点 六 文件筐测验的实施程序 测试材料准备 1 背景信息 组织信息 人员 主要问题 日历表 角色要求 做答说明等2 公文 信件 请示 报告 指示 建议 备忘录 电话记录 抱怨投诉 统计报表3 答题卡 二 文件筐处理技术详解 一 操作思路 1 读题 读什么 具体说来如下关键信息 文件筐测试题目的背景资料一般只涉及一家企业 数个职能部门 要求考生处理不同的人力资源管理问题 这些问题涉及人力资源管理的六大模块 即人力资源规划 招聘与配置 培训与开发 绩效管理 薪酬管理以及劳动关系管理等 一般而言 在读题过程中要注意以下关键信息 1 企业所在的行业 2 企业的性质 规模 3 企业的主要产品和经营模式 4 企业目前的经营状况 5 企业所面临的问题或机遇 6 企业的战略目标与计划 7 考生承担的职位角色以及上下级间的工作关系 2 问题分析和答题 怎么办 考生要关注自己的答复内容是否提及了需要准备的资料 要确认哪些信息 需要和哪些人 或部门 沟通 在处理这些问题时的权限和责任是否会影响其他文件的处理等内容 值得注意的是 如果一个问题的处理可能要遇到不同的情况 考生也需要给出不同的处理意见 二级企业人力资源师的文件筐测试一般不涉及对所有文件处理顺序的排序 但在遇到特殊情况时 比如文件中涉及到重大的安全事故 考生在回答时 一定要体现处理问题的轻重缓急 考生还应注意 任务 部分关于如何答题的说明 在回复的内容框中 准确 详细地写出要采取的措施和步骤 需要重点强调的是 答复的内容主要是处理问题的思路和步骤 而不是对来信或来电的直接答复 比如某件事项需要联系相关部门进行磋商 制定应对方案 考生可以直接在 公文处理表 内书写 联系相关部门进行磋商 制定应对方案 而不要以第一人称的方式这样行文 我联系相关部门进行磋商 制定应对方案 如果考生需要书信或e mail回复文件 只要将回复的思路和内容以第三人称的角度 客观地叙述出来即可 我们建议考生尽量通过标注序号的方式来呈现处理问题的步骤 字迹工整 保持卷面的整洁 检查 在检查时 重点关注如下问题 1 对情境的理解是否透彻 2 针对每一个文件 是否有遗漏的信息没有注意到 自己的答题思路是否正确 3 是否有文件间的相互关系被忽略 4 笔误等其他小的错误 最后应留出几分钟时间检查是否正确填写了自己的姓名 考号等个人信息 避免不必要的失误 二 分解 处理的基本技术1 项目分解2 关键事件法3 各模块的主要问题及其分解 1 项目分解将某些包含了很多小概念的大概念进行分解 可以绩效管理那一章鱼骨图分析方法 比如一家企业要增加利润 开源和节流 降低成本 如何降低成本 财务经理 目前 贵部正在制定2014年企业薪酬计划 经核算 2014薪酬计划中人工成本比率比2013年高0 5个百分点 根据公司规定 人工成本比率不得高于往年水平 请问 我们2014年薪酬计划是否需要进一步调整 人力总监 根据人力资源部反映的数据 近三年企业中高层人员流失严重 对于这个事情 董事会已表示严重不满 为有效地解决这一问题 我打算跟你谈一谈 如何吸引保留企业的中高层骨干人才 2 关键事件分解 完成任务的关键事件有哪些 三 人力资源管理师六大模块分解 规划模块类别 便函发件人 谭湘总经理接受人 李娟人力资源部经理日期 5月9日李娟 技术开发部最近提出了明年的部门人力资源规划 该部门经理赵昭辉刚从国外归来 对技术趋势把握能力很强 在行业内也有一定的影响 赵经理在部门的人力资源规划方案中提出 目前公司总体技术能力不强与技术开发部员工的素质不高有很大关系 该部门计划裁减三分之二的员工 然后再面向国内外招聘高素质的技术人员 由于这一要求事关重大 请提出你的意见 总结 人力资源规划的文件主要有三类 1 从来未做过人力资源规划的情况 按人力资源规划的程序进行了解企业战略 了解经营环境 了解人力资源现状 需求与供给预测 制定人力资源总计划和各项业务计划 计划的评价2 已做做过人力资源规划但出现局部的供不应求 按人力资源平衡计划来操作分析企业战略 分析岗位要求 工作重新设计的可能性 内部调整的可能性 提高资本有机构成的可能性 缓聘或者临时工作可能性3 由于人力资源规划导致可能出现组织变革 如部门调整 裁员 先按战略 人岗匹配 规划综合分析的程序分析规划的科学性 再按相关模块处理问题 招聘与配置模块 类别 电子邮件来电人 张超金工车间主任接受人 陈莉人力资源部经理日期 5月9日陈经理 你好 我是金工车间张超 鉴于我车间工作性质的特点及业务规模的扩大 迫切需要一批既有一定专业知识 也能进行实际操作的具有专业化初级水平的人才 去年8月虽然新招进一批高职院校的应届毕业生 但由于我公司薪酬水平较低 已有一半流失 为此 我们希望人力资源部尽快安排 今年至少要招聘20名操作工 以解燃眉之急 张超 招聘与配置 人岗匹配 招聘渠道 招聘费用 招聘制度 其他制度配套 人力规划 人员管理 回复内容 1 派员去金工车间进行流失人员情况调查 并分析原因 2 与财务部门沟通 沟通公司薪金提升的可能性及幅度 提出招聘经费需求 3 加强企业文化建设 提高员工忠诚度 4 派员直接到有关高职院校进行上门招聘 5 向公司高层进行汇报 争取高层支持 6 派员做一份同行业工资水平调查 并与金工车间作对比分析 7 及时与人力资源市场联系 提出招聘需求信息 8 对参加校园招聘工作的人员进行培训 提高其业务能力 9 尝试通过定向培养 委托培养等方式直接从学校获得所需人才 10 派员设法与流失人员面谈 了解流失原因 培训与开发模块李经理 你好 因为日本地震灾后重建急需大量工程机械 公司看好出口日本这块业务的商机 但是目前公司报关员严重不足 临时招聘难度很大且难解燃眉之急 根据公司人力资源规划 也需要自己培养报关员 据了解 本市的海关 院校和社会培训机构经常举办报关员培训班 但考试通过率都不是很高 公司内部想考报关员的人很多 其中还有新生代农民工 但是相当一部分人是想考出报关员证后跳槽 另外 今年的公司培训经费预算中没有这项外出培训报关员的经费项目 这件事迫在眉睫了 怎么办 请李经理具体指示 杜轶 总结 培训的文件主要有三类 1 高层管理人员培训 按以下关键事件组织了解培训机构与讲解 确定送培人 准备 经费 车票 资料 问题 名片 工作交换与安排 汇报上级2 非计划项目培训 按以下关键事件组织培训需求分析 形成必要性报告 培训经费核算 培训经费落实 两种情况 签订培训协议3 培训中人或者工作出现问题360度或者内外调查的基础上 找双方明确责任 按制度处理 警示他人 健全制度避免类似现象发生 绩效管理模块类别 便函来件人 刘文武总经理收件人 张晓明人力资源部经理日期 3月l4日张晓明 最近 公司营销部罗经理向我反映 今年营销部和其他部门的考核结果有很大差异 主要问题在于员工的业绩考核结果和行为考核结果的相关性很低 很多业绩排名靠前的员工 其行为考核结果都处于部门靠后的位置 而行为考核结果优秀的员工业绩表现却很一般 营销部员工对考核结果意见很大 认为偏差太大 营销部今年以360度评估替代原来的上级考评方式 我在思考这种方式是否适合营销部的员工 你抽时间准备一下 我想听听你的看法 刘文武 绩效文件的处理策略1 绩效方法适用性问题审视原方法的适用性 考虑新的方法 自己对新方法的把握 新方法学习 专家 培训 参观 报告2 绩效误差控制问题审视原方法的适用性 审视方法指标的科学性 审视方法标准的明确性 具体应对策略 如强制分布 改变权重 考评者培训 类别 电话录音来件人 王健劳资福利科长接受人 李娟人力资源部经理日期 5月6日李经理 你好 由于国际金融危机后北美和欧盟经济恢复缓慢 出口订单数量下降 加上代理商对我公司出口商品的压价 公司销售部门员工的绩效考核工资部分大幅下降 因为现公司销售部门员工的薪酬结构中绩效工资比例很大 造成总收入下降 近几个月已有好几个销售业务骨干离职 还有相当一些也有离职意向 经离职访谈 主要反映是对公司绩效工资的制定不能根据市场环境变化而变化意见较大 而且认为公司现有薪酬结构中的岗位技能工资和绩效工资比例不合理 看来这个问题较大 如不能及时妥善解决 公司的销售业务骨干的流失将带走客户和市场 请李经理尽快指示 王健 回复内容 1 向公司高层领导汇报 并请公司高层注意问题的严重性 2 在销售部门内进行员工薪酬满意度调查 重点是对薪酬结构的调查 3 进行外贸销售岗位的市场薪酬调查 4 与销售部经理沟通 商讨薪酬结构的存在问题 5 召开销售部门员工座谈会 征求对现有薪酬制度和结构的改进建议 6 制定销售部门新的薪酬改进方案 7 薪酬改进方案中 加强非货币收入的设计 8 在销售部门开展企业文化和忠诚度的培训 9 制定与绩效挂钩的激励政策和评奖标准 与年度收入挂钩 类别 信函来件人 李聪聪薪酬主管接受人 刘晓刚人力资源部副经理日期 11月13日刘经理 你好 前一段时间 按照您的意见 我对同行业同类型其他企业的员工薪酬状况进行了一次调查 就每个月用于员工的人均薪酬而言 我们公司位于同行业同类型企业的中等水平 但考虑到现在行业的激烈竞争和目前我公司员工的高离职率 为了增强公司的凝聚力和吸引力 我认为 提高员工的福利待遇是一项有力的激励措施 因此 我和同事们初步商议后 提出一项增加员工福利的计划 也就是将现在的人均福利费800元 月提高到人均1200元 月的较高水平 不知您对这项计划的意见如何 请指示 李聪聪 总结 薪酬文件解决方案1 因为薪酬水平低引发员工辞职 按以下关键事件处理 满意度调查 市场调查 人工成本核算 形成调资方案 方案征求意见 其它留人措施2 单项薪酬制度建设 按以下关键事件处理满意度调查 市场调查 员工需求分析 提供或者审视新的单项薪酬制度 分析其对人工成本的影响 考虑其它激励措施 类别 电话录音来件人 李敏敏总裁办公室秘书收件人 李娟人力资源部经理日期 5月8日李经理 你好 我是总裁办小李 我们公司使用的一名派遣工因为个人情感问题与他人发生矛盾 上周三中午 他就餐后回公司上班时 对方在我公司大门口将他拦住 双方发生了激烈争吵 相互撕扯中从大门外打到大门内 最终这位派遣工将对方打伤 现在 对方将我们公司和这名员工一起告到法院 说是我们公司员工在我们单位内将其打伤 要求我们公司也要承担赔偿责任 总裁听说后 感觉挺冤 认为这员工只是一名派遣员工 而且他打人也跟公司无关 不应该为他的行为承担赔偿责任 另外 总部大楼的保洁 绿化 食堂等好多岗位也用的派遣工 乱哄哄的 前不久 还有人给媒体投诉 说我们公司从来不安排派遣工享受年休假 总裁要抽时间听听你的意见 请你赶快准备一下 李敏敏 类别 电话录音来件人 贺敏总经理办公室秘书收件人 张晓明人力资源部经理日期 3月15日张经理 你好 我是总经理办小贺 今天上午7点40分 公司刘总经理接到装配车间工人姚铁军 劳务派遣工 家属的电话 说姚铁军在上班途中 被一辆小轿车撞伤 现在医院抢救 姚铁军家属要求公司尽快到医院交医药费 这件事很急 刘总想听听你的意见 请你赶快准备一下 贺敏 三 综合评审试卷构成 综合评审试题的主体由五部分组成 即 情景 任务 公文处理表示例 公文一 六 以及对应的 公文处理表一 六 1 情境 主要包括题目所涉及企业的背景信息 目前现状 面临的主要问题 考生的角色 考生的工作关系 等等 2 任务 交代考生的答题时间 答题要求 具体见本文第三部分 一是考生的答题内容是处理公文的思路 措施和意图 二是要注意十件公文之间的相互关联 三是提示考生答题的思路 要考虑到某一问题的信息来源 沟通的重要性 权责利对应原则 管理的权变原则等因素 3 公文处理表示例 给考生展示答题的格式和行文风格 4 公文一 十 即考生需要处理的十件公文 包括来自上级 下级 同事或外部机构的电话留言 电子邮件 通知 信件等等 5 公文处理表 考生在此回答如何处理不同文件涉及的问题 四 示例 背景信息和情境 华达公司是一家大型民营上市公司 业务领域涉及水利工程 环保科技和电力自动化等多个领域 其人力资源部下设五个主管岗位 分别是招聘主管 薪酬主管 绩效主管 培训主管和劳动关系与安全主管 每个主管有2 3位下属 今天是2011年11月20日 你 李明翔 有机会在以后的2个小时里担任该公司人力资源部总监的职务 全面主持公司人力资源管理工作 现在是上午9点 你提前来到办公室 秘书已经将你需要处理的邮件和电话录音整理完毕 放在了文件夹内 文件的顺序是随机排列的 你必须在2个小时内处理好这些文件 并做出批示 11点钟还有一个重要的会议需要你主持 在这2小时里 你的秘书会为你推掉所有的杂事 没有任何人来打扰 任务 在接下来的3小时中 请你查阅文件筐中的各种信函 电话录音以及Email等 并用如下的回复表作样例 给出你对每个材料的处理意见 具体答题要求是 确定你所选择的回复方式 并在相应选项的 里划 请给出你的处理意见 并准确 详细地写出你将要采取的措施及意图 回复表示例 文件一 类别 电话录音来电人 刘增国际事业部总监接受人 李明翔人力资源部总监日期 11月18日李总 您好 我是国际事业部的刘增 去年10月中旬 人力资源部曾要求各部门上报2011年的大学生招聘计划 由于我部业务的特殊性 不仅要求较高的英语水平 而且要懂理一定的专业知识 这类人员在校内招聘的难度很大 此外 由于我们公司薪酬水平较低 即使招聘来也很容易流失 过去几年的流失率高达74 为此我们国际事业部多次召开会议 并初步达成共识 公司需要制定中长期的人才规划以吸引并留住优秀人才 但是 到底该如何操作 尚无具体方案 我刚和总裁通过电话 他建议我直接与您沟通 不知您有何意见想法 请尽快告知 参考答案回复方式 电话回复 作如下考虑后约刘增面谈 1 派员去国际业务部作已人员流失调查 并分析原因 2 派员做一份同行业薪金水平调查 对比分析国际业务部薪金水平情况 3 派员与流失人员面谈 了解流失原因 4 指定人员到国际业务部听取意见 草拟适合公司特点的中长期人才规划 5 修改完善员工培训管理规划 重点突出英语培训 6 派员与财务等部门沟通 了解公司工资承受能力 决定国际业务部人员薪金提升幅度的可能性 7 建立吸引员工 留住人才的机制 8 关于国际业务部从在校学生中招聘难的问题 可适当扩大招聘范围和招聘方式 制定新的招聘制度 文件二 类别 电话录音来件人 王睿劳动关系与安全主管收件人 李明翔人力资源部总监日期 11月19日李总 您好 我是王睿 有件事情非常紧急 今早七点 我接到郑州交通管理局的电话 六点十分在郑州203国道上发生重大交通事故 我公司销售部的刘向东驾车与一辆大货车相撞 刘向东当场死亡 对方司机重伤 目前正在医院抢救 与刘向东同车的还有公司的销售员人员蔡庆华 隋东和王小亮 三人都不同程度受伤 但无生命危险 目前事故责任还不能确定 我准备立刻前往郑州处理相关事务 希望您能尽快和我联系 商量一下应对措施 回复方式 电话回复 立即电话联系王睿 并作如下安排 1 立即向主管总裁汇报 2 立即根据公司应急预案组成事故处理小组 3 联系相关医院和郑州交警部门 确保伤病员的全力救治 4 联系伤亡员工家属 5 联系郑州交警部门 确定事故责任 全力维护公司利益 6 与销售部门联系 确保货物安全 做好工作交接 处理好与供应商的关系 求得理解 7 做好伤亡员工家属前往郑州的准备 8 联系保险公司 协商理赔事宜 9 事故处理完后 要召开一次会议 分析事故原因 修改应急预案 防止事故再次发生 文件三 类别 电了邮件来件人 张玲绩效主管收件人 李明翔人力资源部总监日期 11月17日李总 您好 公司今年结束年中的绩效考核后 准备实施基于目标考核的新的绩效考核系统 从上周起要求各部门经理和员工一起制定员工下半年的工作目标 按原定计划 该项工作应在下周三前完成 绩效监督小组对工作进程进行了检查 发现全公司32名部门经理仅有4个完成了工作 大部分经理尚未开始进行目标设定 当我们希望他们加快进度时 很多部门经理抱怨根本没有时间 觉得和员工共同制定工作目标是表面文章 还有部分部门经理认为这是部门内部的事 监督小组是在干涉他们的工作 目前工作进展很不顺利 请您能给我们一些支持 张玲 回复方式 书面回复 书面回复张玲并作如下安排 1 请在近期内根据工作安排继续落实新方案 2 召开各部门会议 分析绩效考核系统进展缓慢的原因 3 向各部门解释新绩效考核系统的目的 意义和要求 4 肯定四个已完成方案制定部门成绩 推广他们的做法 5 派员协助各部门制定新考核体系 6 在原定时间基础上 适当延长2 3天时间 让各部门能充分结合公司要求做好新方案 7 监督小组及时加强与各部门的沟通和协调 确保新考核体系的制定与公司提出的总目标的一致性 8 决心绩效考核方案的制定必须有员工参加 确保公平与效率 发挥好激励作用 文件四 类别 电子邮件来件人 陈欣培训专员收件人 李明翔人力资源部总监日期 11月18日李总 您好 公司10月份在南非首次承接的420工程现已开工 工程部准备委派6名高级技术人员到南非提供技术报务 可是 这6名技术人员英语水平较差 虽经过为期半年的在岗英语培训 但效果不尽人意 因此 工程部计划临时安排他们去英语学校参加封闭式培训 培训时间为2个月 费用为每人10000元 该计划已经上报人力资源部 可是 昨天工程部来电称 财务部不同意支付培训费用 理由是该培训事先没有计划和预算 资金周转不过来 这几名员工原计划12月份赴南非 工程部担心如果不能按期派人提供技术支持 可能会影响合同的执行和公司的声誉 目前 工程部非常焦急 请求您出面协调 敬请尽快回复 回复方式 电子邮件回复 回复陈欣 并对工作提出如下要求和安排 1 为树立公司良好形象 确保工作如期开展 必须开展好本次英语培训 2 与工程师面谈 了解培训效果不好的原因 3 认真总结这次岗位培训情况 分析效果不好的原因 4 与工程部沟通 请他们放心 英语培训一定要进行 人员可以如期派出 5 与英语学校沟通 拟定外语学校培训方案 6 与财务部门沟通 拟定新增培训费用预算 7 加强培训工作管理 对培训情况进行跟踪评估 确保效果 8 要吸气教训 今后在培训开发上要注意 要注意过程控制 确保效果 要考虑公司在南非业务拓展 重点要做好相关员工英语培训 文件五 类别 书面请示来件人 娄奇招聘主管收件人 李明翔人力资源部总监日期 11月17日李总 您好 由于业务调整 今年10月 公司决定停止化工产品的研发工作 将化工研发小组并入到研究方向相似的环保研发小组 并由原环保小组的项目主管全权负责 最近几个月 原化工小组的成员流失严重 我们高薪聘用了几位博士也提出了离职申请 通过和他们的沟通 原化工小组的成员普遍反映无法与原环保小组的成员合作 在工作中受到忽视 重要的研讨会议从来不通知他们 只让他们做一些类似输入数据的简单工作 在上半年的绩效考核中 很多原化工小组的成员觉得受到了排挤 考核结果都不理想 针对此事希望您能给予指示 回复方式 书面回复 准备约谈娄奇 并要求娄奇做好如下安排 1 公司因业务调整 将化工小组并入环保小组决定是不可更改的 2 与环保小组项目负责人座谈 了解原化工小组人员离职原因 3 与原化工小组人员面谈 调查了解工作现状及不满意原因 了解是功能性离职还是失能性离职 并做出相应安排 4 召开离职人员座谈会 感谢他们为公司所作的贡献 并为他们办理相关手续 5 加强工作职位分析 做到人员与职位匹配 6 建立吸引和留住员工员工的长效机制 7 建立员工沟通平台和申诉机制 8 加强团队建设 9 加强沟通 建立与公司战略目标一致的人力资源规划 10 绩效考核方案要注意员工的参与 充分发挥激励作用 文件六 类别 便函来件人 章亮总载收件人 李明翔人力资源部总监日期 11月18日小李 21号下午你是否有空 我刚刚看过上半年的绩效考评结果 综合过去两年来各部门运行情况 我觉得有必要对公司的中层干部进行调整 另外 公司明年要上一些新项目 需要有针对性地补充一些管理人员 我想听听你的意见 请准备一下相关资料 并与我联系 章亮 回复方式 电话回复 电话回复章总裁 约定面谈时间并做好如下准备 1 准备好两年来各部门的绩效考核评估结果 2 分析绩效考核排名靠后部门存在的原因 3 准备好现有中层干部名单 4 根据考核结果和人才库名单 准备好拟题人员名单 5 根据新上项目 做好岗位分析和胜任能力评估 6 实施同行业人员薪金调查 拟定新设岗位薪酬方案 7 拟调整人员的工作岗位安排建议 8 完善中层干部培训方案 提高中层干部素质 9 完善绩效考核机制 充分发挥激励作用 文件七 类别 书面报告来件人 张越华南分公司总经理收件人 李明翔人力资源部总监日期 11月18日李总 您好 有一个重要情况向你反映 前两天我们调查发现 总公司派驻华南分公司负责人力资源工作的王吕骏 在编制2011年度人力资源培训费用预算时 采取虚报培训项目 抬高项目价格 扯取回扣 刁难培训公司等手法 违规牟利2万余元 既给公司造成了经济损失 耽误了工作 也损害了公司的形象 更败坏了公司的风气 按照总公司的规定 由总公司派往分公司的职员如果出现问题 需上报总公司人力资源部统一处理 因此 特向你汇报此事 如何处理请您尽快指示 华南分公司总经理张越 电话回复电话回复张越总经理 并做好如下安排 1 请华南分公司立即上报关于王吕俊的书面调查报告 2 总公司立即派员前往华南公司进行调查 3 如果调查不实 将按总公司规定给与张越总经理予以相应处理 4 调查如果属实 将按总公司有关规定给与王吕俊相应处理 5 调查期间请做好有关预防工作 注意保密 6 向培训公司道歉 挽回公司形象 7 向王吕俊调查时 一定要取得其本人书面签字的文书 8 对总公司派出人员失察给华南公司造成损失 表示深刻歉意 9 改进员工培训开发内容 加强法纪教育 10 物色称职人选接替王吕俊工作 11 总结经验 吸取教训 强化管理 防止类似事件再次发生 12 以上意见形成书面材料报总裁 文件八 类别 电话录音来件人 张辉副总裁 分管生产与物流 收件人 李明翔人力资源部总监日期 11月18日明翔 你好 明年初 公司投资1500万元的配电设备生产线即将在东莞分厂安装并试运行 提供生产线的德国QDK公司也会提前安排4名技术人员参与生产线的安装与运行 我想通过人力资源部安排一次关于新生产线岗位设置与人员安排的专题讨论会 请你先提出一个大致想法 并在这几天与我沟通一下这个问题 回复方式 电话回复 电话向张副总裁汇报 约定面谈时间 并做好如下安排 1 向东莞分厂负责人了解所需人员配置情况 2 与德国公司专家座谈 听取生产线人员设置要求 3 派员协助东莞分厂进行岗位设置 4 对生产线岗位作出岗位分析和胜任能力评估 5 调查行业其他公司同岗位人员配置及薪金水平 6 与财务部门沟通确定东莞分厂生产线员工薪酬政策 7 安排人员依据相关要求 拟定人才需求计划 8 做好会议安排 拟定会议议题 文件九 类别 电话录音来电人 常进业务一部接受人 李明翔人力资源部总监日期 11月18日李总 您好 我是业务一部的经理常进 10月中旬 我曾和薪酬主管王杰就业务一部的奖金分配方案进行过讨论 我们部门的客户和其他业务部不太一样 多是大型客户 在我们部门里 需要通过项目小组的模式才能完成客户的定单 员工相互协作的要求很高 目前公司的奖金分配方案完全和个人的业绩挂钩 我认为这种发放方式不太适合我们部门的实情 在上次和王杰的讨论中 我们曾设想采取基于团队的奖励计划 但没有做出具体的方案 您也知道 公司要求各部门的奖金分配方案必须在12月初制定完毕 所以我想听听您对我们采用团队奖励计划的看法 回复方式 书面回复常进 你好 感谢你对奖金分配方案的思考 我将派员做好方案调整 并作如下安排 1 请提供一份今年以来业务一部的绩效考核情况和奖金分配情况报告 2 请王杰主管尽快到业务一部与主管座谈 调查了解奖金分配情况 分析不合理原因 3 与业务一部员工座谈 听取员工对奖金分配方式的意见 4 分析业务一部与公司其他部门的业务区别 5 在业务一部协助下做好基于项目小组模式的奖金分配方案 6 在制定基于项目小组模式的分配方案时要注意与原定方案的基本平衡 7 要注意效率与公平 8 要是分配方案起到激励作用 文件十 类别 电话录音来件人 田力平培训专员收件人 李明翔人力资源部总监日期 11月18日李总 您好 我是田力平 我刚收到一份通知 本月30日在北京召开大型企业人力资源管理研讨会 此次会议的主要议题涉及我公司目前正在实施的 360度评估 EAP 和 企业文化建设实务 等内容 该研讨会级别较高 与会者均为各企业人力资源的主要负责人 还有一些人力资源管理专家和学者 会议费用也比较高 每人2500元 包括会议资料费 但不包括住宿和交通费用 公司一向重视培训工作 但目前经费较紧张 这次是否还派人参加 由于临近报名截止时限 请尽快回复 以便我及早做出安排并办理报名事宜 回复方式 电话回复 电话通知田力平派员参加会议 并提出如下要求 1 会议研讨内容与我公司所正在开展的工作密切相关 参会有利提升工作质量 2 这次会议规模大 层次高 有立体声公司形象 3 有助于学习其他公司和专家的经验 4 可以丰富和提升参会人员的专业知识 5 可以发现人才 丰富我公司人才信息库 6 需做好参会的有关准备工作 做好参会的资料准备 确定食宿及交通事项 安排好参会人员参会期间工作 以利参会人员作预安排 会后要做好会议精神的传达和学习 模拟试题二 例题 情境 春藤贸易公司是一家大型国有企业 其从2001年发展到今天已经有10年的历史 在过去的10年里 这家公司不仅出口大型机械到欧美等发达国家 而且在国内构建了自己的生产基地 春藤贸易公司人力资源部下设4个科 即人事管理科 劳资福利科 考核科和培训科 你是这家公司的元老 曾做过业务和办公室主任 现在公司发展规模迅速扩大 公司越来越重视人力资源管理 所以把你调到此部门担任人力资源部经理 你是陈莉 1975年生 大学专业是国际贸易 原来在公司办公室也做过员工档案等相关工作 你最近还参加了很多人力资源管理培训 你有信心把这份工作做好 今天是5月10日 现在是上午8点 你提前来到办公室 秘书已经将你需要处理的文件 信函 邮件和电话录音整理好 放在了文件夹内 文件的顺序是随机排列的 你必须在两个小时内处理好这些文件 并做出批示 10点钟在会议室还有一个重要的会议需要你主持 在这两个小时里 你的秘书会为你推掉所有的杂事 没有任何人来打扰你 另外 很抱歉 由于电话线路正在维修 你在处理文件的过程中 没有办法与外界通话 好 可以开始工作了 祝你一切顺利 任务 在接下来的两小时中 请你查阅文件筐中的各种文件 信函 邮件和电话录音等 并用如下的处理表给出你对每个公文的处理思路 做出书面回复 具体答题的要求是 1 请给出你处理问题的思路 并准确 详细地写出你将要采取的措施及意图 2 在处理每个具体公文时 请认真考虑需要准备哪些资料 需要确认哪些信息 需要和哪些人 部门 进行沟通 需要你的下属做哪些工作 你在处理这些问题时的权限和责任 公文一 类别 便函发件人 汤利华总经理接受人 陈莉人力资源部经理日期 5月9日陈莉 技术开发部最近提出了明年的部门人力资源规划 该部门经理赵昭辉刚从国外归来 对技术趋势把握能力很强 在行业内也有一定的影响 赵经理在部门的人力资源规划方案中提出 目前公司总体技术能力不强与技术开发部员工的素质不高有很大关系 该部门计划裁减三分之二的员工 然后再面向国内外招聘高素质的技术人员 由于这一要求事关重大 请提出你的意见 汤利华 回复内容 1 通过这几年的绩效考核结果等信息了解技术开发部人员基本情况 2 与赵经理面谈听取建议 并与之探讨人员大幅裁减对工作的影响程度 3 听取赵经理直接上司技术副总对当前技术人员素质结构的看法 4 做好替换成本与人力投资资本的预算 5 搜集技术开发部人力资源规划所需资料信息 6 向赵经理和招聘主管了解高素质人员招聘渠道 7 拟定技术开发部人员的培训计划 8 如果确实需要裁减员工 要分批 结合绩效考核进行 9 建立技术开发部的考核机制 建议用淘汰 转岗而不是裁员的方式进行 10 与猎头公司联系 探讨替换现有人员的可行性 公文二 类别 电子邮件来电人 张超金工车间主任接受人 陈莉人力资源部经理日期 5月9日陈经理 你好 我是金工车间张超 鉴于我车间工作性质的特点及业务规模的扩大 迫切需要一批既有一定专业知识 也能进行实际操作的具有专业化初级水平的人才 去年8月虽然新招进一批高职院校的应届毕业生 但由于我公司薪酬水平较低 已有一半流失 为此 我们希望人力资源部尽快安排 今年至少要招聘20名操作工 以解燃眉之急 张超 回复内容 1 派员去金工车间进行流失人员情况调查 并分析原因 2 与财务部门沟通 沟通公司薪金提升的可能性及幅度 提出招聘经费需求 3 加强企业文化建设 提高员工忠诚度 4 派员直接到有关高职院校进行上门招聘 5 向公司高层进行汇报 争取高层支持 6 派员做一份同行业工资水平调查 并与金工车间作对比分析 7 及时与人力资源市场联系 提出招聘需求信息 8 对参加校园招聘工作的人员进行培训 提高其业务能力 9 尝试通过定向培养 委托培养等方式直接从学校获得所需人才 10 派员设法与流失人员面谈 了解流失原因 公文三 类别 电话录音来件人 杜轶培训科长接受人 陈莉人力资源部经理日期 5月8日陈经理 你好 因为日本地震灾后重建急需大量工程机械 公司看好出口日本这块业务的商机 但是目前公司报关员严重不足 临时招聘难度很大且难解燃眉之急 根据公司人力资源规划 也需要自己培养报关员 据了解 本市的海关 院校和社会培训机构经常举办报关员培训班 但考试通过率都不是很高 公司内部想考报关员的人很多 其中还有新生代农民工 但是相当一部分人是想考出报关员证后跳槽 另外 今年的公司培训经费预算中没有这项外出培训报关员的经费项目 这件事迫在眉睫了 怎么办 请陈经理具体指示 杜轶 回复内容 1 立即向公司高层汇报 提出选送人员外出培训的方案 2 拟定外出培训所需追加经费预算方案 报相关领导和财务部 3 确定送培对象 签订公司与送培员工的培训协议 4 确定老报关员与新报关员一一对应实践辅导责任 5 制定外出培训考核方案 提出培训费用报销办法 6 确定今年报关员补充计划人数 并在公司内部发布报名信息 7 调查各个报关培训机构的资质声誉 开班时间 费用标准 考试通过率等 8 根据对培训机构的调查结果 选择最佳培训机构并进行沟通 9 拟定公司与送培员工签订的约定服务期的培训协议 公文四 类别 便函来件人 汤利华总经理收件人 陈莉人力资源部经理日期 5月8日陈莉 10号下午你是否有空 我刚刚看过上半年的绩效考评结果 综合过去两年来各部门运行情况 我觉得有必要对公司的中层干部进行调整 另外 公司明年要上一些新项目 需要有针对性地补充一些管理人员 我想听听你的意见 请准备一下相关资料 并与我联系 汤利华 回复内容 1 准备两年来各部门的绩效考核评估结果 2 分析绩效考核排名靠后部门存在的原因