项目二：会展项目策划.ppt

项目二 会展项目策划任务3 确定会展服务商 主要内容 展览场地的选择确定会展承建商确定会展物流服务商会展旅游的代理服务参展商手册的编写 展览场地的选择 我国展览中心的建设现状 现代化展览中心兴起不完全统计 从1998年到2003年间 全国新建的展览面积在1万平米以上的现代化展览中心达30多个 现代化展览中心的特征 规模宏大设施齐全智能化和经济实用相结合规划设计 以人为本 政府支持 展馆 上海新国际博览中心 我国展览中心发展中存在的问题 缺乏准确规模定位规划布局不合理重复建设问题 展览中心的发展趋势 数量和规模增加 制造业转入亚太地区 带动该地区展览业发展 建设标准和设施水平进一步提高 展览中心的设计过程 市场需求调研对举办过的展览项目分经济领域 展会规模和举办周期等因素进行分析对展会观众分专业客户和最终客户进行结构分析和需求分析确定展览中心面积及功能分区专家论证 展览中心的规划设计原则 市场空间大周边交通基础配套设施发达外部直达各展览场地中心内部交通便捷展览场地灵活可分展厅的同等价值性 展览中心的规划设计原则 轴向对称 利于方向辨别展厅设计体量比例适中服务和休息场所均匀分散建设采用分期扩建保证经济效益 低成本 注重生态保护 办展选择展馆的因素 展馆形象展馆性质展馆展厅大小及调整的可能性展馆的配套设施水平展馆的规定是否公平合理展馆对外交通是否方便展馆的展期安排 上海新国际博览中心 上海新国际博览中心是由上海浦东土地发展 控股 公司与德国汉诺威展览公司 德国杜塞尔多夫展览公司 德国慕尼黑国际展览有限公司共同投资建设的 它坐落在中国的经济 金融与贸易中心 上海 以其一流的设施 为中外展商举办各类展会提供一个理想的场所 上海新国际博览中心 上海新国际博览中心由美国一家设计事务所设计 整个概念简洁 清晰 高效 全部建成后将拥有17个展厅和一座塔楼 总展览面积为室内20万平方米 室外5万平方米 目前已建成8个无柱展厅及一个入口大厅 展览面积为室内8 05万平方米 室外2万平方米 上海新国际博览中心 上海新国际博览中心每个展厅规模为70m 185m 面积为11 547平方米 服务区设在大厅两端 在拱廊一端的服务区内及展厅之间设有商店 展厅内完全没有柱子 高度为11米 其中5号展厅高度为17米 展厅设有灵活性分隔 卡车入口 地坪装卸 设备 办公室 小卖部及餐厅和板条箱仓库 上海新国际博览中心 上海新国际博览中心的入口大厅 明亮气派 可安排来宾登记 信息查询 洽谈之地 观众从这可方便快捷地进出各个展厅 整个展馆高挑宽敞 设施先进 配备齐全 能满足各类展览会的要求 上海新国际博览中心 上海新国际博览中心还设有商务中心 邮电 银行 报关 运输 速递 广告等各种服务项目 向客商提供全面的优质服务 此外 附近有地铁2号线 大桥五线六线 东川线 申庆线等公交线路可直接到达 上海新国际博览中心 目前 SNIEC拥有9个无柱展厅 面积达103500平方米 室外展览面积100000平方米 SNIEC的全面扩建将于2010年完成 届时室内面积将达到200 000平方米 室外面积130 000平方米 SNIEC的扩建将进一步巩固其在中国市场的领导地位 并确保上海作为东亚地区会展中心的领导地位 长春国际会展中心简介 长春国际会展中心是集展览 会议 商贸 旅游 餐饮 客房 体育赛事 娱乐休闲于一体 占地面积63 17万平方米 建筑面积15万平方米 功能齐全 设施设备 服务一流 具备承办大型国际博览会和全国性贸易洽谈会的能力 展馆设A B C D E F G七个展览大厅 室内展览面积6万平方米 可设置2700个标准展位 并有占地15500平方米的室外展场 6000平方米的典礼广场 18万平方米的停车场和2万平方米的集装箱货场 可停放车辆6千余台 展位承建商的选择 展位承建商的选择 展位承建商的技术室内设计与装潢技术工程结构知识制图和模型方面的知识照明 给排水 电子机械方面的知识图片和表格的布置展架展具 施工材料和展台施工的知识 展位承建商的选择 与办展机构或参展商的沟通对于展位设计目的的理解展位的艺术表现 表达主题和形象展位设计的功能性 展位承建商的选择 价格是否合理是否熟悉展览场地及其设施是否能够提供展位维护保养服务 指定展位承建商的方法 一个展会可以选定一个或几个展位承建商来为参展商提供展位搭建服务 标准展位的最低配置有三面围板 展位楣板和常规照明 有的还设桌子 椅子 普通电源 甚至地毯 空地展位可以根据参展商的需要搭建成各种形状 但是对承建商的设计和承建能力要求较高 指定展位承建商的方法 招标公开招标选择招标两阶段招标专家介绍 确定展会物流服务商 确定展会物流服务商 案例阅读 案例2阐述的是物流服务中哪个环节的问题 参展商和组展商应当从中吸取什么教训 确定展会物流服务商 会展运输代理商是组办方为方便参展商而为其准备的备选服务项目 参展商可以自行选择 参展商也可以自主安排货物的运输 国际展览运输协会对会展运输代理的工作准则 1 一 运输管理联络运输代理成员中必须有会说流利的英语 德语 法语和展览会举办国家或地区的主要语言的人 国际展览运输协会对会展运输代理的工作准则 2 运输代理必须在展览会设立全套办公设施 或在合理的距离设立办公设施 必须具备联络用的国际电话 传真 电子邮箱等 运输代理必须提供详细 有效的邮政地址 国际展览运输协会对会展运输代理的工作准则 3 搬运操作运输代理必须熟悉现场 拥有合适设备和有经验的搬运工运输代理要在现场或附近安排仓储地空箱应当存放在现场或附近卸车和装车必须在同一天内尽快完成 国际展览运输协会对会展运输代理的工作准则 4 二 报关代理的工作准则1 联络语言 通信设施和邮政地址2 展前客户联系将要求全面清楚地告知参展商 包括所需的单证文件 包装和标识 截止期以及报关特别要求和审查等3 单证办理及通知通知现场运输代理参展商的展台号 展品运到展台的要求时间 箱数 尺寸 毛重 净重 体积 价格 航班号 提单号 集装箱号等 国际展览运输协会对会展运输代理的工作准则 5 4 最佳运输简易最佳的运输方式和路线5 现场支持现场搬运 协调 安排空箱运出和运回 收集展品处理或回运要求 协助现场运输代理6 展后处理将要求明确告知现场运输代理 国内运输代理 1 1 来程运输展品集中和装车长途运输接运和交运掏箱和开箱2 回程运输3 指定国内运输代理时的注意事项时间安排运输时间要提早安排 交箱日期 办理手续日期 发运日期 抵达目的地日期 到达会展场馆日期 回运日期等 国内运输代理 2 运输线路和方式为参展商安排最佳运输线路和方式包装要求包装标识要注明会展名称 展位号 收货人名称和地址等费用问题基本费率 迟到附加费 早到存放费 码头 机场费等保险 海外运输代理 1 运输方式陆 海 陆 陆 空 陆海关规定 海关手续 进口税率有关文件明确告知参展商提供各种文件的具体时间1 关于展品和相关物品的证明和文件2 运输单证 包括装运委托书 装箱单 集装箱配装明细表 提单 运费结算单等3 海关单证 报关函 报关单 清册 进口许可证 发票等4 保险单证 海外运输代理 2 海关报关1 ATA形式 一种准许货物免税暂时进口的报关制度2 保税形式3 再出口形式4 进口形式 会展运输注意事项 全部或部分展品未及时运到展品因包装不好而破损缺少单证包装箱出现问题运输方式导致的问题巡回展的运输 确定会展旅游服务商 会展旅游代理服务 1 会展人士的旅游目的 商务考察商务考察的主要目的地有两种 一是商品专业市场或大型的商场 二是商品的主要生产地或某些企业的所在地 休闲观光 会展旅游代理服务 2 展览旅游的运营模式不能独立于展览活动之外 展览旅游的运营模式可以简单概括为以人为核心 以展览活动为基础 既为展览活动的旅游属服务 又进行游 购 娱等外围活动以及外围观展游客的组织 会展旅游代理服务 3 旅行社业 景点方面为参展者提供的产品稍显不足 展览业与旅游业在把握 引导和满足客源的多种需求上合作欠佳 目前越来越多的以旅行社业为主导的大型旅游集团进入展览旅游市场 一些大型的旅游集团如上海锦江 中青旅 春秋旅行社等已经加入了国际会展组织 开发会展旅游市场 会展旅游代理服务 4 旅行社进入展览旅游市场的产品策略在服务上 将展览期间的酒店 接送 餐饮等基本服务做成主体产品 将其他配套服务及产品做成菜单 由客户根据需要灵活选择 在形式上 旅游产品应广泛采取半包价 小包价等形式 中短线为主 组团灵活 在内容上 主要是投资考察游等专项旅游产品 短平快的城市周边游 会展旅游代理服务 5 整体促销旅游业和展览业联合起来 实现会展旅游的整体促销 会展旅游代理服务 6 组团服务旅行社应同会展公司分工协作 旅行社安排应既有集体活动又有分散活动 参展团需拜访重要客户 客户联络方式及要求通知旅行社 旅行社提出建意行程并确认 可以随时根据情况改变行程 临时增减内容 帮助参展团提高工作效率 提高参展的附加值 旅行社在会展旅游产品中的组团服务项目 主要包括 1 投资考察游等专项旅游产品 在旅游过程中 旅行社可以安排专业性咨询 提供当地的市场行情 法律法规及经济政策等方面的信息 2 短平快的城市周边游 在日程安排上主要以半日游 一日游和二日游为主 产品特色上突出本土文化和休闲性 以广交会为例 入境参加广交会的游客在会后多选择就近到珠江三角洲各地旅游 具有岭南文化特色和南粤风光的旅游线路最受欢迎 有的来宾希望解除紧张的商务活动带来的劳累 所以一些泡温泉 打高尔夫球 海滨浴等休闲度假式的旅游也颇受追捧 第107届广交会旅游景点 锦绣中华锦绣中华微缩景区占地30万平方米 汇集了中国五千年历史文化和风景名胜 是世界上面积最大的实景微缩景区 景区的80多个景点按中国版图位置分布 比例大部分按1 15复制 它集中反映了中国多民族国家风格迥异的建筑 生活习俗和风土人情 成为中外游客了解中国历史 文化和旅游的窗口 锦绣中华微缩景区是绿的世界 花的世界 园内花团锦簇 绿树成荫 各种名贵的花卉品种和千姿百态的园艺小品与各景点相映成趣 组成了一幅人文景观和自然景观的壮美图画 一步迈进历史 一日畅游中国 是锦绣中华微缩景区的生动写照 地址 中国深圳特区华侨城电话 07552660652626600626传真 075526606525网址 会展旅游是旅游产品开发的重点会展旅游是借助举办国际会议 研讨会 论坛等会务活动以及各种展览会而开展的旅游形式 是北京市旅游产品开发的一个重点 会议已成为一门产业目前 国际会议旅游具有组团规模大 客人档次和消费额高 停留时间长 涉及相关服务行业多 成本低 利润丰等特点 在欧洲 北美 亚洲的香港和新加坡 会议已经成为一门产业 具有展览性质的会议也在迅速增加1998年至1999年度国际上登记的展览会达21950个 北京每年举办的各类会务和展览占全国的80 85 会展旅游者在北京市游客中的数量和消费比例逐年上升 发展会展旅游大有可为 选择旅游代理商应关注哪些方面 重点 如果代理客户联络 是否熟悉行业情况 对展览业的熟悉程度 过去的经验旅游产品的设计是否恰当 是否有特色 行程安排合理否 在办展当地网络成熟程度 价格是否合理 编制参展商手册 编制参展商手册 1 参展商手册参展商手册是帮助参展商进行参展筹备的纲领性文件 也是办展机构对展会布展 展览和撤展等各环节进行有效管理的指导性文件 编制参展商手册 2 一 前言表示欢迎 说明编制原则和目的 提醒参展商在筹展 布展 展览和撤展等环节要自觉遵守本手册的相关规定 编制参展商手册 3 二 展览场地基本情况至展馆交通图展览场地的基本技术数据展区分类 编制参展商手册 4 三 展会基本信息展会名称 举办地点 展览时间 办展机构 展会指定承建商 指定运输代理 指定旅游代理 指定酒店等 编制参展商手册 5 四 展会规则展会要求参展商和观众等参加展会时所必须遵守的一些规章制度 包括 展会有关证件使用和管理规定展会现场保安和保险规定展位清洁规定物品储藏规定 编制参展商手册 6 现场使用水电的注意事项现场展品销售的规定消防规定知识产权保护规定现场展品演示的注意事项等 编制参展商手册 7 五 展位搭建指南包括标准展位说明和空地展位搭装说明六 展品运输指南七 会展旅游信息八 相关表格 参展说明书的编写 参展商手册长春汽博会参展总则 参展商手册的作用 1 参展商手册对参展商的指引作用 2 参展商手册对展会现场管理的作用 3 参展商手册对观众的作用 编制参展商手册的基本原则 实用简洁明了详细全面美观专业国际化 建立展会专门网站 建立展会专门网站