创建与使用Access数据库.ppt

Access数据库基础及应用 第4章创建与使用Access数据库教学知识点Access数据库的特点Access数据库的创建方法Access数据库的基本操作 Access数据库基础及应用 4 1Access数据库应用实例 教学管理系统图4 1 教学管理系统 主界面 Access数据库基础及应用 4 2Access数据库Access中 建立了数据库 才能创建数据库的其他对象 数据表 查询 窗体 报表都是数据库的对象 所有这些对象集合在一起 形成一个数据库 4 2 1Access数据库结构Access数据库是关系数据库 Access中 共有七种数据库对象 数据表 简称表 查询 窗体 报表 数据访问页 宏和模块 Access数据库基础及应用 4 2 2Access数据库文件Access数据库是一个扩展名为 mdb的独立的磁盘文件 例如 教学管理 mdb 用户创建的数据库由表 查询 窗体 报表 数据访问页 宏和模块等数据库对象构成 除页外他们都存储在同一个以 mdb为扩展名的数据库文件中 建议在创建数据库之前 建立一个专用于保存应用系统的文件夹 并把 mdb文件存放在该文件夹下 Access数据库基础及应用 4 3创建数据库4 3 1数据库的规划与设计对所创建数据库进行整体规划和设计过程一般包括以下步骤 1 通过需求分析确定建立数据库的目的需求分析的主要任务是详细调查 研究客户需要 明确客户要对哪些数据进行处理 需要哪些数据管理功能 然后决定在数据库中如何组织数据 需求分析进行得是否准确充分 直接决定着数据库的运行速度 运行效率和质量 Access数据库基础及应用 2 确定表将所有信息放在一个表中 难免会出现大量的重复字段 容易造成存储空间的浪费 一个表应是关于某个特定主题的数据集合 对每个主题使用单个表 既可使数据库的效率更高 又可以减数据输入的错误 明确了建立数据库的目的之后 就应把所要处理的信息分成不同主题 每个主题的相关数据构成数据库中的一个表 Access数据库基础及应用 3 确定表中的字段表确定后 需要设计表中的字段 来确定每个表中保存的数据信息 设计表中字段要遵循两个原则 字段一性和字段无关性 字段唯一性 指表中的每个字段只能包含唯一类型的数据信息 字段无关性 在不影响其他字段的情况下 必须能够对任意字段进行修改 非主关键字段 Access数据库基础及应用 4 确定每个表的主关键字关系数据库系统的强大功能在于其可以使用查询 窗体和报表快速地查找并组合存储在各个不同表中的信息 为了做到这一点 每个表都应该确定一个或一组这样的字段 这些字段是表中所存储的每一条记录的唯一标识 这样的字段称作表的主关键字 或主键 Access中不允许在主键字段中输入重复值或Null值 Access数据库基础及应用 5 确定各表之间的联系表中的字段是互相协调的 这种协调通过表之间的联系来实现 所以需要分析每个表 以确定表中的数据和其他表中数据有何联系 必要时 可在表中加入字段或创建一个新表来明确这种联系 6 改进设计数据库设计需要不断发现问题 改进设计 改进设计是指对所作设计进行进一步分析 查找其中的错误和存在的问题 并加以改进 Access数据库基础及应用 4 3 2创建数据库的方法方法有三种 使用数据库向导 使用模板 创建一个空数据库 前两种方法创建数据库对象时 可根据用户的选择创建表 查询 窗体和报表等 用户可根据需要在基础上修改 可简单 快速地建立整个应用系统 第三种方法是首先创建一个空数据库 然后逐步向数据库中添加表 查询 窗体和报表等 这种方法灵活通用 但操作较复杂 用户必须自主建立数据库应用系统所需的每一个对象 Access数据库基础及应用 4 3 2创建数据库的方法1 使用数据库向导创建数据库操作步骤如下 1 单击工具栏上的 新建 按钮 打开 新建文件 任务窗格 如图4 2所示 单击 模板 下的 本机上的模板 图4 2 Access数据库基础及应用 2 在弹出的 模板 对话框中 选择 数据库 选项卡 单击要创建的数据库类型的图标 如单击 订单 图标 如图4 3所示 单击 确定 按钮 图4 3 Access数据库基础及应用 3 在 文件新建数据库 对话框中 指定数据库名称和保存位置 单击 创建 按钮 4 依次弹出 订单 数据库窗口和第一个 数据库向导 对话框 如图4 4 对话框中显示订单数据库中所涉及到的各种信息 单击 下一步 按钮 图4 4 Access数据库基础及应用 5 在第二个 数据库向导 对话框中 通过单击字段名称前面的复选框选择所需要的字段 然后点击 下一步 按钮 如图4 5所示 图4 5 Access数据库基础及应用 6 在第三个 数据库向导 对话框中 确定数据库的屏幕显示样式 右侧选择显示样式 左侧查看显示效果 单击 下一步 按钮 如图4 6 图4 6 Access数据库基础及应用 7 在第四个 数据库向导 对话框中 确定打印报表所用的样 单击 下一步 按钮 如图4 7 图4 7 Access数据库基础及应用 8 在第五个 数据库向导 对话框中 指定数据库的标题 确定是否在所有报表上加一幅图片 单击 下一步 按钮 如图4 8所示 图4 8 Access数据库基础及应用 9 在第六个 数据库向导 对话框 选择是否在创建数据库之后立即启动数据库 默认 选定 还可选定在启动数据库时显示有关数据库操作的帮助信息 最后单击 完成 如图4 9 图4 9 Access数据库基础及应用 10 出现Access创建数据库的进程 数据库创建完成 提示输入数据库使用者的公司名称 地址和相关信息 也可关闭对话框 暂不填写 11 完成数据库的创建 出现 主切换面板 和 订单 数据库窗口 这时创建的数据表中没有数据 使用 主切换面板 中的提示填写数据 或双击数据库窗口中相应的表 在打开的数据表视图中输入数据 如图4 10 Access数据库基础及应用 图4 10 在步骤4 9 的任何一步 都可单击 完成 按钮 Access数据库基础及应用 2 使用模板创建数据库Access2003中 可以在 OfficeOnline模板 中搜索Access模板 并从网上下载模板来创建数据库 使用 模板 创建数据库的步骤如下 1 单击工具栏上的 新建 按钮 打开 新建文件 任务窗格 2 在 模板 下搜索特定的模板 或单击 OfficeOnline模板 在弹出的对话框中寻找合适的模板 3 选择需要的模板后 单击 下载 按钮 Access数据库基础及应用 3 创建空数据库在应用系统的实际开发中 最常用的方法是先创建一个空数据库 然后再添加表 窗体 报表及其他对象 即需要分别定义每一个数据库对象 操作步骤如下 1 单击工具栏上 新建 按钮 打开 新建文件 任务窗格 2 单击 空数据库 3 在 文件新建数据库 对话框中指定数据库的名称和保存位置 4 通过 数据库 窗口 创建所需的数据库对象 Access数据库基础及应用 4 4操作和管理数据库4 4 1打开 关闭数据库1 打开数据库操作步骤如下 1 单击工具栏上的 打开 按钮 或单击 文件 菜单中的 打开 命令 2 在 打开 对话框中单击 位置栏 中的快捷方式或 查找范围 框中包含所需MicrosoftAccess数据库的驱动器或文件夹 3 在文件夹列表中双击相应的文件夹 直到出现想要打开的数据库并选定之 Access数据库基础及应用 4 单击 打开 按钮旁的箭头 出现四种打开方式 如图4 11所示 图4 11 Access数据库基础及应用 打开 允许网络环境下多个用户同时访问并修改此数据库 以只读方式打开 只能查看不能编辑修改此数据库 防止错误修改 以独占方式打开 将不允许其他用户再打开该数据库 可有效保护本用户对网络环境下共享数据库的修改 以独占只读访问方式打开 同时具有 独占 和 只读 的特点 Access数据库基础及应用 5 选择四种方式之一 出现 安全警告 对话框 如图4 12所示 单击 打开 按钮 图4 12 Access数据库基础及应用 2 关闭数据库通常Access系统只有一个当前数据库 当打开一个数据库时 此前打开的数据库会被自动关闭 另外 还可根据返回位置的不同关闭数据库 1 只关闭数据库文件不退出Access2003 单击数据库窗口的 关闭 按钮或选择 文件 菜单中的 关闭 命令或按 Ctrl W 键 2 关闭数据库同时退出Access2003 单击主窗口 关闭 按钮或选择 文件 菜单的 退出 命令 Access数据库基础及应用 4 4 2设置数据库的默认文件夹为方便管理 操作数据库文件 常通过设置数据库的默认文件夹把数据库放在一个 专用 文件夹中 操作步骤如下 1 打开 工具 菜单 选择 选项 弹出 选项 对话框 如图4 13 2 选择 常规 选项卡 在 默认数据库文件夹 文本框中输入默认文件夹名称 单击 确定 图4 13 Access数据库基础及应用 4 4 3备份和恢复数据库为了加强对数据库存储的安全管理 对重要的数据库应该经常进行备份 一旦发生意外 可以通过备份的数据库进行恢复 1 备份数据库1 打开要备份的数据库 确保其中所有对象已关闭 2 单击 文件 菜单中的 备份数据库 命令 出现 备份数据库另存为 对话框 如图4 14 图4 14 Access数据库基础及应用 3 在 文件名 文本框中指定备份数据库的文件名 在 保存位置 列表框中选择保存位置 然后单击 保存 按钮 默认的文件名为 原数据库名 当前日期 mdb 一般情况下 备份数据库应保存在其他位置 4 原数据库重新自动打开 备份结束 5 如果数据库应用了用户级安全机制 工作组信息文件也应同时备份 Access数据库基础及应用 2 恢复数据库使用文件复制的方法将备份数据库文件和工作组信息文件复制到所需位置 然后改为正确的名称即可 采用文件复制的方法也可以达到备份数据库的目的 当数据库文件夹中已有的数据库文件和备份数据库文件重名时 若想保存已有文件 应在复制备份文件之前先进行文件的重命名 以免已有数据库文件被替换 Access数据库基础及应用 4 4 4压缩和修复数据库1 压缩和修复当前数据库1 如果要压缩位于网络上的共享数据库 应确保没有其他用户打开它 2 打开 工具 菜单 单击 数据库实用工具 中的 压缩和修复数据库 命令 3 系统自动关闭当前数据库并进行压缩和修复 压缩 修复完成后的数据库会自动打开 Access数据库基础及应用 2 压缩和修复未打开的数据库1 关闭当前数据库文件 如果要压缩位于网络上的共享数据库时 应确保没有其他用户打开它 2 打开 工具 菜单 单击 数据库实用工具 中的 压缩和修复数据库 命令 3 在 压缩数据库来源 对话框中 指定要压缩的Access数据库文件 然后单击 压缩 按钮 4