浅析电力档案管理工作中的问题xie）

浅析电力档案管理工作中的问题浅析电力档案管理工作中的问题 摘要 摘要 文中分析电力档案管理工作中存在的领导层重视 缺乏专业负责以及电力企业 的档案管理的信息化建设滞后等问题 改进建议中提出了法制宣传 改进技术 能力改进 等三方面的内容 这一研究对于改进电企档案管理具有一定的意义 关键词 关键词 电力档案管理 信息化建设 法制宣传 0 引言引言 电力档案真实记录了电力工业整个的发展历史 在我国电力工业不断获得高速发展的 今天 电力档案内的信息越来越多 内容越来越全面和系统 其在科学研究 生产生活中 的利用价值也越来越高 针对这一宝贵资源的管理和运用 使其在为电力工业的经营发展 决策研究中起到更大的作用 是当前管理电力档案的一项重点工作 本文在这一背景下 分析了电力档案管理中的问题 这一研究对于改进电企档案管理具有一定的意义 1 存在的主要问题存在的主要问题 1 1 领导层的重视程度不够领导层的重视程度不够 现实中的许多电力企业 其领导层认为档案管理不过是一些文字性的业务 其重要性 根本无法与产品质量 市场份额 售后服务相比 正是这些高层领导对电力档案的不重视 认识的不到位 使得电力企业投入到电力档案管理工作上的资金经费过少 造成了档案室 的储存设施不够 保管条件不足 保管手段落后等问题 这种电力档案材料的不齐全 不 完整 直接导致了无法对企业管理决策作出高质量的参谋和提供高效能的服务 1 2 管理的专业化程度不高管理的专业化程度不高 在管理人员上 大部分电力企业从事档案管理的人员并非档案管理专业的专门人才 他们并不熟悉档案管理相关业务 也没有意识到在电力企业发展过程中档案管理工作的重 要作用 只是将档案管理简单地看作是收集 分类和存放资料而已 在管理机构上 很多 电力企业的档案管理部门并不单独存在 经常和其它机构和部门共同管辖或合并使用 例 如将仓库与档案室兼二为一 这都将使得电力企业在资料保管上出现混乱现象 应该留存 的档案资料没有留存下来 被长期归档的却大多是一些毫无价值的资料 这不仅对电力企 业的发展起不到推动作用 更会使得企业成本大为增加 1 3 电力企业档案管理方面的理论研究滞后电力企业档案管理方面的理论研究滞后 面对新的发展形势 电力企业在企业管理方面也面临着的档案管理的新任务和新课题 但就目前而言 电力企业在针对档案管理的政策研究和理论指导上并没有取得显著成果 相对来说比较滞后 所以需要电力企业通过更多的人力 财力 物力投入来对该领域进行 研究 主要研究的问题有 4 个方面 1 企业的电力档案归属权 知识产权 法律地位等 2 当电力企业发生产权变更或转移后 电力档案的流向 3 对有价值的档案资料的鉴 定 4 在档案资源建设过程中 电力企业档案的地位与作用 研究这些问题无法一步到 位 解决这些问题更不能一蹴而就 需要档案管理部门不断地实践和摸索 1 4 电力企业档案管理的信息化建设滞后电力企业档案管理的信息化建设滞后 能有效改善档案管理工作的途径是提高其信息化水平 这也是档案管理工作发展的最 终方向 但就现实情况而言 电力企业在档案管理方面 信息化水平尚为滞后 这种滞后 水平主要表现在两方面 一是配置给管理档案业务的计算机非常落后 硬件无法满足需求 软件也都亟需更新 二是所管理保存的档案图纸无法供电力工程人员现场调阅 那么是什么造成了这种滞后性呢 本文分析其原因主要有 5 方面 1 部分电力企 业的负责人对档案管理信息化的重要作用尚未充分认识 没在企业的整体规划中有所体现 直接造成了在人 财 物等方面对档案信息化工作投入不足 2 企业档案管理的信息化 发展时间还很短 也就最近几年而已 大多数电力企业尚未建立健全相关的标准和制度 档案信息化工作没有指导依据和具体措施 3 限于种种主客观原因 很多电力企业即使 已经购买了部分电子化档案设备 但却没有充分利用起来 档案的电子数据转化率相当低 4 很多档案信息资源并没有得到充分利用 就像有些电力企业 虽然耗费大量资金建立 起电子化的档案管理系统 但是其档案资源只能在档案室内部由档案管理人员进行计算机 检索 而无法为整个企业所共享 不能是档案资源在更广阔范围内充分利用 5 一些电 力企业缺少素质高 专业性强的档案信息化专门人才 给企业档案信息化的发展造成一定 制约 2 改进建议改进建议 2 1 法制宣传法制宣传 市场经济的基础是法制 电力企业也要对档案管理工作纳入法制轨道 这就要求企业 把档案管理视作为企业法人的自律行为 对档案管理机构来说 主要是通过法规制度的制 定和监督来实现宏观管理 首先 大力宣传 推动落实国家在档案管理方面的法律法规和 政策制度 强化档案工作的法制教育 监督检查企业对这些法律政策的执行和落实情况 调整规范企业的档案管理体制和工作行为 要与电力企业的发展和改革实际相结合 重点 将 档案法 档案法实施办法 两部档案管理的根本大法宣传好 贯彻好 增强企业负 责人和档案管理人员的法制观念 其次 积极向电力企业宣传 依法治档 的档案管理工 作理念 促使企业自觉遵守档案管理方面的法律法规 行业政策 自觉约束自身档案管理 的工作行为 自觉接受督查部门的监督和检查 还要对行政执法与业务指导之间的关系有 正确的认识 根据电力企业所有制的不同 在具体的档案业务指导上推行多元化 实施与 企业相适应的监督和指导形式 第三 通过宣传引导档案管理部门进行观念上的转变 使 档案工作的管理特性与服务特性相结合 主要从为企业提供良好服务的目的出发来规范其 档案管理工作 尤其是对正在改制的企业 必须严格依法对这些企业重点监控 防止企业 档案的流失 2 2 改进技术改进技术 依据当前电力企业档案和档案工作所具有的新特点和新要求 档案数量急剧增长 档 案种类日趋丰富 档案利州数量增加 范闱扩大 深度加强 时效要求更高等使传统的管 理方法受到挑战 应该提高现代化的管理方法与技术应用水平 首先要实现档案的标准化 规范化管理 档案标准和规范本身也是一个系统下程 要推进档案现代化建设 必须抓好 档案标准化 规范化 掌握好两者相辅相成 互相促进的辩证荚系 按国家标准对档案进 行分类 组卷 著录 标引 保证归档义件齐全 完整 检索便捷 以适应微机管理档案 的需要 其次要运用现代化管理方法 实现档案管理的科学化 高效化和系统化 为领导 决策 生产经营和科学研究提供准确 有效的服务 第三是将计算机应用与档案管理工作 相结合 计算机的使用是实现电力企业档案现代化管理的必由之路 由于档案管理人员的 计箅机操作水平不一 其不规范的操作将给检索 查询带来极大的困难 所以 应该加大 电力企业档案现代化管理的投入 包括购置先进的计算机 同时要加强岗位培训加强计算 机知识能力 434 2 3 能力改进能力改进 过去很长时间 档案管理人员将大部分时间都用在了档案资料的收集归纳 整理集中 对外借阅等方面 在职能上成为了类似于企业的 文件仓管员 的角色 而今进入信息化 时代以后 电力企业的档案管理员也要紧随时代的要求 紧跟现代管理的发展 不断学习 成长为知识型 管理型 专业型档案管理人才 在现代化的档案管理工作中 档案管理人 员除了具备传统的勤劳 能吃苦 乐于奉献 乐于服务等优良品质外 还要熟练掌握有关 电子文档 信息化资源等方面的技术 不断具备档案管理所应具备的知识结构和管理能力 这样才能真正符合现代化档案管理的发展 3 小结小结 电力档案在电力事业的发展中占有举足轻重的地位 而电力档案的管理又是电力企业 管理工作中的重要环节 它直接关系到电力企业能否赢得市场竞争的主动权 本文着重从 电力企业档案管理中存在的主要问题以及解决措施加以简单阐述 参考文献 参考文献 1 段虹 浅谈电力企业档案管理如何