公司行文流程及管理办法

1 公司行文流程及管理办法公司行文流程及管理办法 为规范公司各种文件的起草 签发 进行流程管理 做到政令畅通 令行禁止 正确指导公司的各项工作 特制定本规定 1 行文管理主要内容 公司内部行文 包括一般事务性文件 公司各项规章制度和公务文书 1 一般事务性文件是指 通知 说明 各种统计表格等 2 公司各项规章制度 是指公司在管理中的各项规定 办法 措 施等 3 公务文书包括 请示 指示 报告 批复 通告 通报 决议 函 会议纪要等 2 外部来文 函 电 来文等 3 外部行文 对外的函 电 文 网站报道 来文回复 二 行文管理 1 内部行文管理 公司内部发文分为一般事务性文件 公司各项规章制度和公务文书 一般事务性文件包括 通知 说明 各种统计表格等 公司各项规章制 度是公司在管理中的各项规定 办法 措施等 公司下发的公文由行政 部统筹管理 各部门 分公司一律不得自行向上 向下发送公文 公文 字号由行政部统一编制 涉及公司各项规章制度以及对外宣传 联络的 2 文字材料 由行政部以公司名义发文 2 外部文件的管理 外部文件为公司以外来文 包括信函 公文 传真等 二 收 发文处理程序与要求 1 发文处理程序 一般事务性文件的发文 应事先向相关领导提出口头申请 公文及各种规章制度的发文 应事先向常务副总经理提出口头申请 各类文件拟稿承办部门 公司总部对外文件由行政部负责拟稿 各分公司对外文件由分公司负责拟稿 各部门 含分公司 间的往来文件由本部门负责人拟稿 职能部门各种一般事务性文件 由发文部门拟稿 公司各项规章制度由相关管理部门负责拟稿 各类文书拟稿要求观点明确 陈述清楚 条理清晰 标点符号使用 正确 规章制度类要符合国家相关的政策 法律 符合公司的实际情况 各项规定要明确具体 切实可行 要做到观点明确 文字精练 条理清 楚 层次分明 标点符号正确 篇幅力求简短 人 地 物名 引文及 时间要具体准确等 章节的排序为第一层 一 第二层 一 第三 层 1 第四层 文稿拟就后 拟搞人应填 拟稿审核表 办理审 核手续 3 各类文件拟稿后进行审核签发 首先送行政部初审 经行政部审查修改后的文稿 送公司主管领导 核稿 以总公司名义对外文件由常务副总经理核稿 各分公司对外文件 由分公司经理核稿 公司各部门 含分公司 间的往来文件由常务副总 经理核稿 公司各种一般事务性文件 由下发部门负责人核稿 公司各 种规章制度由各部门负责人 副总经理 总经理 副总裁会审 其次进行会签 发送 文稿审核会签后 按批准权限的规定分别呈 送相关领导审定批准签发 公司行政公文 规章制度 在副总经理 总 经理署意见后 由副总裁签发 公司一般事务性文件由分管领导签发 重要文件由副总经理以上领导签发 经各位领导审阅签发的文件承办部门将发文原稿 含拟稿审核表 送行政部存档 并由行政部负责打印 校对 登记后通知信息部在网站 上发布 行政公文 规章制度签发后 承办部门将发文原稿 含拟稿审 核表 送行政部存档 并由行政部负责打印 盖章 装订 登记 分发 后通知信息部在网上发布 发文日期以领导签发日期为准 发文编号由 行政部收发文管理员按年份依流水号码一文一号编列 2 收文的处理 收文一般为公司的外部来寄送的信函 电邮 快递 单据 通知 传真 报刊资料等 文 公司外部来文 有指名收件人的为部门的由行 政部收发员负责登记 签收 直接交给收件人 如系公文 统一由收发 员处理 为避免文件积压误事 应在收文当天阅签完 紧急文件要即阅 4 即办 公司内部文件的收文 以部门或分公司为单位 指定专人负责收文 工作 公司内部文件收文处理程序 登记 填写 部门收文阅办单 部 门或分公司负责人批示 传阅 归档 凡是收到公司内部的单据 包括 发票 帐簿 凭证 报表 税票 等 收文员应做好详细记录根据文件规定的传阅范围或领导指示 由接 收人签字接收后为办结 传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定 不 得将有密级的文件带回家 宿舍和公共场所 也不得将文件转借其他人 阅看 对尚未传达的文件不得向外泄露内容 经办人如未能如期按要求办妥交办事宜 应于处理期限届满前 请 示相关领导同意后 以口头方式通知公司或部门收文员更改处理期限以 保证文件的及时传阅 公司外来文件和内部文的收文编号 由行政部收发员和部门收文员 按年份依流水号一文一号编制 三 关于收 发传真及快件的管理 1 发传真时必须标明传真内容 收发单位 发件单位 收件人 发 件人 传真电话 传真页数 传真日期 接收人的电话等事项 发送传 真后须确认传真是否收到 2 收传真时不得随意丢弃 扣压拖延传真内容 有接收人及时送达 收件人并核实传真页数 收件单位 发件单位 发件人 收件人等事项 5 3 总部发送 接收快件及挂号信一律在行政部登记 由行政部通知 收件人签收 凡收到的快件要当面打开 由行政部登记邮件资料明细方 可交给收件人 收件人收到后务必将需转交他人资料及时交与应收人 4 公司内部各分公司传给总部和各分公司之间的收 发快件双方必 须记录所邮寄资料明细 由直接收发人记录 以便查询 本办法自下发之日起实施 鞍山兴东集团经贸有限公司 二 六年一月一日 发文管理流程发文管理流程 口头提出发文申请 同意发文 拟稿形成拟稿审核表 行政部初审 总部对外文件 主管经理核稿 分公司对外文件 分公司经理核稿 公司各部门往来文件 主管经理核稿 一般事务性文件 下发部门负责人核稿 规章制度 各部门负责人 副经理 经理 副总 裁会审 发文部门 发文部门 相关领导批准 6 公司外部来文处理流程公司外部来文处理流程 相关领导审核 签发 发文 存档 公文 规章制度 副总裁签发 一般事务性文件 1 业务类 主管经理签发 2 管理类 主管经理签发 一般事务性文件 网站公布 如需打印再印出下 发 公文 规章制度 印出下发 网站公布 填写发文登记表 文件原稿 拟稿审核表 校对 盖章 装订 登记行政部 行政部 行政部 外部来文 来文登记 签收 拆封收文登记表行政部 公司或个人 公司 文件 个人文件 员工 行政部拟办意见 公文 收文阅办单 主管经理批办 传阅或办理行政收发员 稽催 承办通知单 行政收发员文件受理催办单 存档 收件原稿 收文阅办单 承办通知单 文件受理催办单 行政收发员 7 公司内部发文处理流程公司内部发文处理流程 内部发文 登记部门或分公司收文员填写收文登记单 批示部门或分公司负责人填写部门收文阅办单 元 传阅或办理 归档部门或分公司收文员收文原稿 部门收文阅办单 8 拟稿审核表拟稿审核表 文件名称 文件类别 公文 规章制度 一般事务性文件 字号密级印数 主送机关抄送机关公文 核稿签发 打印份数核稿规章制度 签发 是否需要打印 是 否打印份数一般事务性 文件核稿签发 拟稿人打印人 校对人备注 发文登记表发文登记表 序号发文编号发文日期发文种类发文内容摘要签收人备注 公司收文阅办表公司收文阅办表 部门收文阅办单部门收文阅办单 发文部门文件编号 字第 号 文件标题 收文编号份数 领导批示 传阅者签字 发文部门文件编号 字第 号 文件标题 收文编号份数 拟办意见 领导批示 处理结果 传阅者签字 年 月 日 年 月 日 年 月 日年 月 日 9 处理结果 年 月 日 年 月 日 年 月 日 年 月 日 收文登记单收文登记单 序号收文编号收文日期发文单位发文字号附件及摘要 承办通知单承办通知单 承办部门收文阅办单号 承办日期完成期限承办负责人 承办事项 办理结果 备注 文件受理催办单文件受理催办单 催办部门催办日期 催办事项 受理事项完成最终期限 办理结果 未办理原因 文件和资料标准化管理制度文件和资料标准化管理制度 1 目的 通过对公司文件资料的有效控制 确保工作现场使用唯一有效的文件资料 并形成统一规范 的编写格式及处理程序 2 适用范围 本制度适用于公司所有公务文书 文件和资料的管理 3 术语和定义 3 1 公文 指公司在处理各种公务时使用的应用文书 包括 决定 决议 通知 通报 报告 请示 批复 函 电报 会议纪要 3 2 制度 程序 指要求公司成员共同遵守的 按一定程序办事的规程性文件 3 3 办法 指公司针对某项工作依照其所需标准制定的考核奖惩性的文件 3 4 标准 指公司对某项工作应达到的要求进行规范和约定的文件 3 5 规章制度 公司各种制度 规定 办法的泛称 10 3 6 记录 指公司对某项活动的各工作环节 结果进行记录 可供事后追溯该项活动完成 质量的证据性文件 主要为表格形式 4 职责权限 4 1 经理负责公司制度 办法 标准 计划 记录和以公司名义下发的公文的批准 4 2 管理者代表负责制度 办法 标准 计划 记录的审核 4 3 各单位负责本单位相关文件资料的编写 审核 打印 校对工作 4 4 总经办负责以公司名义下发执行的各类文件资料的编号 发放 收回 作废销毁和归 档 负责对各单位文件资料管理情况进行监督检查 4 5 各单位负责以本单位名义下发执行的各类文件资料的编号 发放 收回 作废销毁和 归档 5 工作程序 5 1 文件资料的编写格式 5 1 1 文件资料的用纸标准 公司各类文件资料的正式编印一般用 a4 210mm 297mm 型纸张 图纸表格等不宜减小时 该页应按以上纸型尺寸折叠装订 张贴的公文用纸大小 根据 实际需要确定 5 1 2 文件和资料章 条 款的编排规则 5 1 2 1 根据文件内容的编排划分 章 就是一个章节 包括条和款 条 是章的 一个部分 款 是章或条的一个层次 章 条均用阿拉伯数字编号 5 1 2 2 章 应左起空两格书写 如第 1 章用 1 标注 右侧空一格写该章的标题 标题一行书写不够时 可另起一行 这一行的第一个字与标题的第一个字平排书写 章与章之间 应空一行编排 5 1 2 3 条 在 章 的编号右下加一个小圆点 再写该条在该章所处的顺序 如第 4 章第 1 条 用 4 1 表示 后空一格书写该条的标题 如果一章的各条根据需要再分为若干 下一层次的小条 其编号表示方法同上 如第 4 章第 2 条 再分 3 小条 则分另表示为 4 2 1 4 2 2 4 2 3 如果 4 2 1 再分为 2 个小条 则分别表示为 4 2 1 1 4 2 1 2 条一般只划分到第三层次 即只以 4 位数字表示为限 下一层次 的内容用 款 的形式进行叙述 可用英文字母编号 5 1 2 4 章条 编号最未阿拉伯数字右下角不加小圆点 编号顶格书写 章条 具 体内容的第一行应从左起空两格书写 第二行起均应顶格书写 5 1 3 文件资料的字体 排版 装订标准 5 1 3 1 公文类文件资料的字体 排版 装订标准 a 标题应采用二号宋体加黑 正文采用三号仿宋字 b 纵向行文排版时 a4 型纸页边距分别为 上边距为 37mm 下边距为 35mm 左边距为 28mm 右边距为 26mm 上下行跨为 1 5 倍行跨 c 横向行文排版时 a4 型纸页边距分别为 上边距为 28mm 下边距为 20mm 左边距为 26mm 右边距为 26mm 上下行跨为 1 5 倍行跨 d 非国际红头公文排版按印刷的标准纸张使用 字体 行距应符合以上要求 文件资料标题 11 一般采用小二号黑体 正文采用小四号宋体字 章的标题采用小四号黑体字 记录编号应在右上 角 用四号黑体字 5 1 3 2 一般文件资料 包括制度 程序 办法 标准 规程 的字体 排版 装订标准 a 封面 公司名称用二号黑体加黑书写 标题采用小初宋体加黑书写 文件编号采用三号宋体 加黑书写 b 修改号 标题采用小二宋体加黑书写 表格采用小四宋体 1 5 倍行距 c 正文标题应采用小二宋体加黑 正文应采用小四号宋体字 页眉页脚采用五号黑体加黑书写 d 纵向行文排版时 a4 型纸页边距分别为上页边距为 30mm 下页边距为 24mm 左页边距为 28mm 右页边距为 26mm 上下行距为单倍行距 页眉为 1 7mm 页脚为 1 5mm e 横向行文排版时 a4 型纸页边距分别为上页边距为 20mm 下页边距为 15mm 左页边距为 26mm 右页边距为 26mm 上下行距为单倍行距 f 章的标题采用小四号宋体加黑 g 页码从修改页算起 h 记录编号应在右上角 用五号黑体加黑 5 1 3 3 文件资料一般左侧死页装订 一些处于需持续改进或修订的文件资料可采用活 页装订 但应确保文件资料的完整 5 2 文件资料的撰写格式及内容 5 2 1 格式及内容 由前言 质量方针目标 组织机构 质量管理体系 管理职责 资源 管理 产品实现 测量分析和改进 质量管理手册的管理等内容构成 5 2 2 公文格式及内容 5 2 2 1 国际红头公文格式及内容 a 国际红头公文一般由秘密等级和保密期限 紧急程度 发文机关标识 发文字号 签发人 标题 主送机关 正文 附件说明 成文日期 印章 附注 附件 主题词 抄送机关 印发机 关和印发日期等部分组成 b 发文机关应当写全称或者规范化简称 如果是联合行文 主办机关应当排列在前 c 公司的国际红头文件一律统一式样 文件头与正文用红线隔开 红色反线下空 2 行 用 2 号小标宋体字 可分一行或多行居中排布 回行时 要做到词义完整 排列对称 间距恰当 正 文采用 3 号仿宋字体 d 发文字号 包括机关代字年号发文序号 年号一律用全称 并用方括号 联合行文 须 标明主办机关 e 上报的公文 汉文应当在首页红线上方发文字号右侧注明签发人姓名 f 国际红头文件标题应当准确扼要地概括公文的主要内容 一般应当标明发文机关 红头文 件标题中 发文机关可省去 并准确标明公文种类 标题中除引用法规 规章名称时需加书名 号外 一般不用标点符号 g 主送机关 一般写在公文标题下 正文之前 顶格书写 后加冒号 主送机关的全称 特 称 简称 均应使用统一的表达形式 公文不得多头主送 12 h 国际红头公文如有附件 应当在正文之后 印发机关和时间之前注明附件顺序和名称 i 成文日期 以领导签发日期为准 联合行文 其成文时间以最后签发机关领导人的签发日 期为准 j 公文除会议纪要外 应当加盖印章 加盖印章的位置应与印发机关和成文时间相叠 联合 上报的非法规性文件 由主办机关加盖印章 联合下发的公文 联合发文机关均应加盖公章 主 办机关的印章应排列在前 5 2 2 2 一般公文格式及内容 a 一般公文一般由标题 正文 附件说明 成文日期 印章 附件 印发机关和印发日期等 部分组成 b 发文机关应当写全称或者规范化简称 如果是联合行文 主办机关应当排列在前 c 一般公文如有附件 应当在正文之后 印发机关和时间之前注明附件顺序和名称 d 成文日期 以领导签发日期为准 联合行文 其成文时间以最后签发机关领导人的签发日 期为准 e 应当加盖印章 加盖印章的位置应与印发机关和成文时间相叠 5 2 3 规章制度格式及内容 规章制度根据具体需要一般应包括标题 目的 适用范围 职责权限 程序条款 执行标准 颁布者 机构 和生效时间等组成内容 5 2 4 记录格式 5 2 4 1 公司各单位负责与本单位相关的记录 表格 的设计 编制 要注明版本号并 以适用性为原则 5 2 4 2 记录 表格 一经确定 应具有一定稳定性 并能形成公司表格管理标准 由 总经办负责记录 表格 样本的备案 5 3 文件资料的办理程序 5 3 1 公文办理程序 公文办理分为收文和发文 收文办理一般包括签收 登记 拟办 传递 批办 承办 催办 分发 立卷 归档 销毁等 发文办理一般包括拟稿 打字 校对 审核 签发 印刷 用印 登记 分发 立卷 归档 销毁等 5 3 2 公文行文规则 5 3 2 1 公司需要向上级机关请求解决的问题 凡属上级职能部门职权范围以内的事 应直接向上级职能部门行文 各单位需请同级部门解决的问题 应当直接向同级职能部门行文 5 3 2 2 明确发文权限 属于全局性的 重要的 方针政策性的文件 以公司名义行文 属于在既定方针 政策范围内 各单位主管职权范围内的日常业务性文件 可以本单位名义直接 行文 5 3 2 3 向下级单位的重要行文 应当同时抄送直接上级单位 5 3 2 4 必要时两个以上单位可以联合行文 但单位不宜过多 联合行文单位应是同级 单位 5 4 文件和资料的拟写要求 5 4 1 符合国家的法律 法规和方针政策及有关规定 若提出新的政策规定 要切实可行 13 并加以说明 5 4 2 情况确实 观点明确 条理清晰 文字精炼 书写工整 标点准确 篇幅力求简短 5 4 3 用词用字准确 人名 地名 数字 引文规范 文内若使用简称 一般应当先用全 称 并注明简称 引用公文应当先引用标题 后引用发文字号 日期应当写具体的年月日 5 4 4 须使用国家法定计量单位 5 4 5 文件资料中的数字 除成文日期 词 词组 惯用词 以及具有修辞色彩的句中作 为词素的数字必须使用汉字外 应当使用阿拉伯数码 5 4 6 文件资料送领导批准之前 应当由有关领导或职能部门进行审核 审核的重点是 是否需要行文 是否符合国家的法律法规 方针政策及有关规定 是否要与有关部门 地区协商 会签 文字表述 文种使用 行文格式等是否符合本制度的有关规定 5 5 文件资料的审批程序 5 5 1 公文审批要求 5 5 1 1 公司各单位根据职责权限起草的国际红头公文 应填写 发文单 经部门领 导审核 主管领导批准后 由总经办加盖公司印章并印发 5 5 1 2 上行公文必须由总经理签发 5 5 2 公司各单位根据职责权限起草的与公司各部门相关的公文 应填写 发文单 经 部门领导审核 主管领导批准后 由本单位按要求印刷 由总经办盖公司印章下发 5 5 3 公司各单位根据职责权限起草本单位相关公文 经部门领导审核 主管领导批准后 由本单位加盖本部门印章并印发 5 5 4 规章制度审批要求 5 5 4 1 公司管理体系文件由相关部门组织起草 应填写 发文单 或文件资料修改通 知单 经部门领导 技术中心 主管领导审核 管理者代表批准后 由总经办按 发文单 或文 件资料修改通知单要求的印发数量和发文流向盖公司受控印章印制下发 5 5 4 2 临时性管理文件由相关部门组织起草 经部门领导审核 主管领导批准实施 5 5 5 记录审批要求 公司各单位根据工作需要设计的具有稳定性的记录 由设计部门向技术中心申请记录编号 并报管理者代表审批 技术中心负责记录 表格 样本的备案 含电子版 5 5 6 外来文件资料处理 5 5 6 1 对国家 地区 政府部门 集团公司及其它外单位来文 由总经办在收文登记 表中做好收文登记 在文件资料首页贴附并填写文书处理单 由总经办主任批示拟办意见后 报 相关领导阅批 总经办按批办意见交相应部门或人员承办 并跟踪催办 总经办对文件进行归档 整理 需要时承办部门可以留存复印件 5 5 6 2 对国家 行业标准或其它文件资料的购买 由各单位提出申请 报总经理批准 后 由各单位负责购买 并在总经办办理入库手续 财务部门见入库单后方可办理有关报销手续 使用时 各单位在总经办办理借阅使用手续 5 5 6 3 审批公文时 对有具体请示事项的 主批人应当明确签署意见 姓名和审批日 14 期 其他审批人圈阅视为同意 没有请示事项的 圈阅表示已阅知 5 6 文件资料的发放 5 6 1 文件资料的发放对象