通知通报公文的格式PPT课件.ppt

应用文写作 单元一企业常用公务文书 知识目标1 了解通知和通报两种文种适用的场合2 掌握通知和通报两种文种的写作格式技能目标1 能够根据具体情况确定是否可用通知或通报行文2 能够写出格式规范 事项明确 语言简洁的通知3 能够写出格式规范 缘由清楚 分析到位的通报 1 2 任务1 1通知与通报写作 学习目标 项目任务背景 珠绅服装有限公司是东莞一家出口加工型制衣厂 2009年1月4日上午 副经理王强给秘书徐素娟交代了两件事情 让她去处理 1 公司确定春节放假时间为1月15日 腊月二十 至2月10日 正月十六 各部门要做好放假前的工作安排 检查电脑 电源 门窗等安全问题 1月11日下午举行公司新春团拜会 团拜会分为总结表彰 游戏竞赛 晚宴三大活动板块 8日前各部门将2008年年度总结交到公司办公室 上述事项需告知各部门做好准备 2 2008年12月19日一车间生产阿莲牌上衣的帽子进入水洗帽子工序时 500条帽子绳缠绕 操作工王田丽没有一件件地解开 而是直接剪断绳子 而当时已经没有辅料再做绳子 导致大批货物无法如期交付 这件事由于操作工一心图快 为简单省事 马虎处理 终酿成质量事故 为此 公司决定扣该操作工工资200元 并把此事作为教训告知每一位操作工 引起重视 以此为戒 写作任务 1 1 1通知写作 一 明确写作任务要完成王经理交办的第一件事情 徐素娟秘书需要以公文的形式起草一份通知 经审核后 印发给有关部门 吿知各个部门做好放假前的工作安排 请你代徐秘书起草一份公文通知初稿 一 任务分析 二 写作讨论 1公文通知的主体包括哪些要素 一般结构形式 标题 主送机关 正文 附件 成文日期 公文生效标识和附注 2公文通知的写作方法和要求是什么 3如果在写作中碰到困难 请在下面列出难点的具体内容 以便重点攻克 步骤一范文借鉴步骤二知识支撑步骤三技能演练步骤四病文诊治步骤五初稿修改 完成任务步骤 步骤一范文借鉴 阅读范文范文析评1 该通知有如下几个方面值得借鉴 1 标题要素齐全 采用完全式标题 包括 发文机关 介词 关于 事由 文种 2 主送机关写法规范 主送机关采用泛称 写法规范 3 正文结构完整 包括了开头 主体 结尾和结束语 正文开头一段说明了下发通知的背景和缘由 中间用了一个目的句 为了 然后用了表明文种的承启语 现将有关事宜通知如下 引出下文 正文主体部分运用条款式结构 从工作阶段划分 部门分工 奖励机制 轮流培训等方面全面部署了推行 5S 管理的工作 条理清楚 结尾提出执行的要求 结束语采用最为常见的惯用语 特此通知 4 成文日期写法规范 采用中文字小写书写成文日期符合要求 注意有空四个字 5 公文生效标识 2 该通知有如下不足之处 1 特此通知后面没有句号 2 只署发文单位名称 没有盖上公章是错误的 单一机关发文 不落款 在成文日期上盖上公章 3 成文日期右边只空了2个字是错误的 应空4个字 一 通知的概念通知主要用于向下级机关告知有关事项 要求下级机关执行某些事项等场合 它可以用来传达事情 布置工作 召集会议 任免人员等 应用范围非常广泛 步骤二知识支撑 二 通知的类型 1 批转性通知 指上级机关采用了下级机关呈报的公文 并将下级机关的公文加上批语再下发给有关下级机关要求执行的通知 2 转发性通知 指将上级机关或不相隶属机关的公文加上批语再下发给有关下级机关要求执行的通知 3 印发性通知 指将本机关的公文加上批语再下发给有关下级机关要求执行的通知 4 事项性通知 指传达事情或布置工作的通知 5 会议通知 指告知有关单位或人员参加会议的通知 6 任免通知 指任命或免除干部职务的通知 三 通知的特点 1 广泛性 通知既可用于布置工作 传达重要指示 也可以用于告知各类事项 不受发文单位性质 级别的限制 各级各类企事业单位都可以使用 2 时效性 通知有明显的时效要求 要求办理的事项需在规定的时间内完成 步骤三技能演练 一 通知的主体结构形式1 标题 主送机关 正文 附件 成文日期 公文生效标识 附注 2 通知正文结构形式 开头 主体 结尾 结束语 二 通知的主体的写法 1 标题 1 完整式标题格式 发文机关 介词 关于 事由 文种如 莫森公司关于全面推行 5S 管理的通知 2 省略式标题格式 介词 关于 事由 文种如 关于全面推行 5S 管理的通知 2 主送机关主送机关就是文件的发送对象 即文件的承办 执行机关 主送机关可以是一个或几个 如果发送对象范围很广可以使用抽象概括的泛称 3 正文正文一般由开头 主体 结尾 结束语四部分组成 1 开头 主要表明通知的缘由 目的 意义等 缘由一是上级或本单位领导的指示 二是客观情况的需要 常用 为 为了 这样的目的句开头 以 现将 通知如下 这样的承启语结束 引出主体 2 主体 主体部分写具体事项 3 结尾 结尾部分写执行要求或希望 4 结束语常用 特此通知 等惯用语作结尾 通知正文特殊写法 1 批转 转发 印发性通知正文写法 这类通知多用于国家机关 而企业中用得较少 正文包括三个层次 第一是批语 第二是写批转 转发或印发的规章或文件 第三是提出要求 没有单独的开头和结束语 例 批转性通知正文写法 各市 县 自治县人民政府 省府直属有关单位 现将省文化厅 关于贯彻实施意见 批转给你们 请认真贯彻执行 XX省人民政府公章 二00二年一月二十一日 2 事项性通知正文写法 开头写缘由 目的 意义等 主体一般包括 具体的事项或工作任务 结尾写执行要求 多用 以上通知 望认真贯彻执行 特此通知 望认真贯彻执行 等 有些事项性通知也没有单独的结束语 3 会议通知正文写法 正文一般由开头 主体 结尾 结束语四部分组成 开头 写明召开会议的原因 目的 名称 会期与地点 主体 应写明召开会议的议题 日程 具体时间与地点 报到时间与地点 出席人员 需准备的材料 联系方式等 结尾 有的提出要求 有的没有单独结尾 结束语 一般写 特此通知 注意 会议通知一般有附件和附注 会议通知正文的写作要求 明确 具体 周密 4 任免通知 写法比较简单 开头用一句 经XXXXX会议研究决定 然后转段写上任免人员的姓名和职务即可 例 XX总公司关于XXX等同志的任免通知各分公司 事业部 总公司直属各部门 经总公司办公会议研究决定 XXX同志任总公司办公主任 免去其销售部经理职务 XXX同志任总公司财务总监 免去其财务部经理职务 XXX同志任总公司销售部经理 免去其XX车间主任职务 XXX同志任总公司财务部经理 特此通知 XX总公司公章 二00九年一月八日 4 成文日期成文日期 又叫署时 是指公文生效的法定时间 一律用汉字的小写数字 写全称 不得用汉字的大写数字和阿拉伯数字书写 如 二00九年一月八日 单一机关发文成文日期右留空4个字 两个单位联合发文成文日期左右各留空7个字 5印章或签章 即是公文生效标识 印章是组织的公章 签章是组织负责人的签名章 在我国国家主席 中央军委主席 各级政府首脑 政府部门首脑发布命令采用签章 不盖公章 印章的使用有如下情况 1 单一发文印章单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称 只标识成文日期 成文日期右空4字 加盖印章应上距正单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称 只标识成文时间 成文时间右空4字 加盖印章应上距正文2mm 4mm 端正 居中下压成文时间 印章用红色 当印章下弧无文字时 采用下套方式 即仅以下弧压在成文时间上 当印章下弧有文字时 采用中套方式 即印章中心线压在成文时间上 1行之内 端正 居中 下压成文时间 印章用红色成文日期加盖机关公章 端正居中 上不压正文 下不压底线 骑年盖月 2 联合行文印章 当联合行文需加盖两个印章时 应将成文日期拉开 左右各空7字 主办机关印章在前 两个印章均压成文日期 只能采用同种加盖印章方式 以保证印章排列整齐 两印章互不相交或相切 相距不超过3mm 见样板六 当联合行文需加盖3个以上印章时 为防止出现空白印章 应将各发文机关名称 可用简称 按加盖印章顺序排列在相应位置 把印章加盖其上 主办机关印章顺序在前 每排最多排3个印章 两端不得超出版心 最后一排如余一个或两个印章 均居中排布 印章之间互不相交或相切 在最后一排印章之下右空2字标识成文时间 特殊情况说明 当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时 应采取调整行距 字距的措施加以解决 务使印章与正文同处一面 不得采取标识 此页无正文 的方法解决 6附注公文如有附注 用3号仿宋体字 居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行 附注一般是对公文的发放范围 使用时需注意的事项加以说明 如 此件发至县团级 此件可见报 等 办法 还规定 写 请示 时 要在附注处注明联系人的姓名和电话 三 通知的写作要求 1 明确用途 采用与之相应的写法 通知使用频率很高 应用范围广泛 不同场合写作方法各有不同 因此 写作时必须首先明确其用途 然后才能有针对性地选择与之相适应的写法进行写作 2 通知事项的表述要条理清楚 明确具体 便于理解和执行 通知事项的表述是写作的重点 告知有关事项的信息是所有通知的共同点 单纯知照性信息的表达要求完整 准确 具体 布置工作类的信息因为内容较为复杂 又需要办理和执行 因此 在表达上需要有条理地分条列款 明白无误地提出工作任务 措施和要求 便于受文单位具体操作 步骤四病文诊治 病文阅读 见课本 病文析评 1 标题不规范 发文机关名称不能简写 要写全称 缺少介词 关于 事由表述不清楚 2 没有写明主送机关名称 而在该位置所写的 各个部门请注意 应删去 3 正文所用语言太过于口语化 应使用书面语言 4 正文缘由部分应当使用目的句和文种承启语 5 会议时间不具体 成文时间没有使用汉字数字 6 缺少结束语 正文下应写上 特此通知 步骤五初稿修改 1 对照范文进行修改2 根据掌握的知识和写作要求进行修改3 通过分析病文进行修改4 通过同学之间互评进行修改 一 国家行政机关公文概述 一 公文概念1 广义的公文概念广义的公文是指社会组织用于公务上的文书 简称公文 2 狭义的公文概念狭义的公文是指法定公文 俗称文件 是国家机关以法规形式确立 为处理机关公务 具有特定格式和处理程序的文书 相关知识拓展 我国主要有五种 1 由中共中央办公厅1996年5月3日印发的 中国共产党机关公文处理条例 规定的16种党的机关公文 2 由国务院2000年8月24日发布的 国家行政机关公文处理办法 规定的13种国家行政机关公文 2001年1月1日施行 3 由全国人大常委会办公厅2000年11月15日印发的的 人大机关公文处理办法 规定的19种人大机关公文 4 由中央军委办公厅1992年3月30日印发的 中国人民解放军机关公文处理条例 规定的13种军队机关公文 5 由最高人民法院1996年4月9日印发的 人民法院公文处理办法 规定的13种人民法院公文 二 国家行政机关公文概念国家行政机关公文 包括电报 下同 是指国务院和地方各级人民政府 在行政管理过程中形成的 具有法定效力和规范体式的文书 国家行政机关公文是依法行政合进行公务活动的重要工具 三 国家行政机关公文种类1 国家行政机关公文有13种 命令 决定 公告 通告 通知 通报 议案 报告 请示 批复 意见 函 会议纪要 2 按行文方向划分有三大类 1 上行文 请示 报告 意见 会议纪要 2 平行文 函 议案 意见 会议纪要 3 下行文 命令 决定 公告 通告 通知 通报 批复 意见 会议纪要 3 按紧急程划分 1 特急件 2 急件 3 平件 电报分为 特提 特急 加急 平急 4 按秘密等级划分 绝密文件 机密文件 秘密文件 普通文件 四 国家行政机关公文特点1 鲜明的政策性 2 法定的权威性 3 广泛的实用性 4 确定的对象性 5 严格的体式性 6 规范的程序性 五 选择 决定公文文种的依据1 公文的内容和目的 2 发文机关的权限 3 发文机关与受文机关之间的关系 二 国家行政机关公文用纸与尺寸 三 公文文面格式 公文文面格式由眉首 主体 版记三部分组成 一 眉首份号秘密等级和保密期限紧急程度发文机关标识 红色印刷 发文字