组织行为学：Upward communication

组织行为学 Upward communication 上行沟通 Upward communication 上行沟通 又称 上向沟通 是指下级的意见向上级反映 即自下而上的沟通 目的就是 要有一条让管理者听取员工意见 想法和建议的通路 同时 上行沟通又可以达到管理控制 的目的 Upward organizational communication flows from any point on an organization chart upward to another point on the organization chart It contains primarily the information managers need to evaluate the organizational area for which they are responsible and to determine if something is going wrong within it Techniques that managers commonly use to encourage upward organizational communication are informal discussions with employees attitude surveys the development and use of grievance procedures suggestions systems and an open door policy that invites employees to come in whenever they would like to talk to management Organizational modifications based on the feedback provided by upward organizational communication enable a company to be more successful in the future 接受指示的沟通规范 1 在进行这种沟通之前 明确与上司确认沟通的时间 地点 2 被上司突然招去接受指示时 要事先问一问要沟通的内容 以便作好思想准备 3 认真倾听 4 不要担心让上司觉得自己理解能力差 要多发问 以明确有关指示的三个问题 一 是指示的目标要求是什么 明白这一问题 才便于后面的行动 二是指示的依据是 什 明白了这一问题 才能提高贯彻执行指示的能动性 三是落实这一指示 上司 有何思路 明白这一点 才能准确地贯彻执行这个指示 5 对上司的指示进行反馈 让上司就重要问题进行澄清和确认 6 是接受指示 就必须首先将指示接受下来 避免急于表达自己的观点 即使自己对 上司的指示有异义 也不要急于反驳 可待上司把话说完之后 按照上司的思路 以假设的口吻提出异义 让上司思考解答 比如 如果 那该怎么办 尤其要特别 注意 不要针对上司指示抱怨 发牢骚 7 不要在接受指示时与上司进行讨论和争辩 以免因为考虑不周 对问题阐述不清 说服不了上司 反而引起不快 但可以把自己疑惑的问题概括出来 并让上司确认 时间 地点 再进行沟通 向上司汇报 1 汇报的内容要与上司原来的指示 计划和期望相对应 避免文不对题 浪费上司的 时间 2 从上司的角度来看待工作 关注上司的期望 对于上司所关注的问题 应重点详细 进行汇报 3 避免单向的汇报 要主动寻求反馈 让上司确认自己所作汇报的内容的理解和把握 4 尽可能客观 准确 不要突出个人 自我标榜 以避免引起上司的反感 5 对上司做出的工作评价 有不明白之处 必须复述后让上司确认 以获知上司评价 的真实意思 与上司商讨问题 1 表达确切 简明 扼要和完整 有重点 2 针对具体的事情进行分析 表达自己的观点和想法 避免针对具体的个人进行评价 3 不要把与上司讨论问题当作义务履行 仅仅 我说了 还不行 还必须让上司理解 明白 4 避免与上司进行辩论 不要对每个问题都要争出一个是非对错来 5 不要在所讨论的问题中加进自己的情绪 6 避免把自己的意见强加于上司 改善上行沟通的措施 1 提问 管理者可以通过提出一些有意的问题来鼓励上行沟通 这一措施向员工表明管理层对员 工的看法感兴趣 希望得到更多的信息 重视员工的意见 问题有很多种形式 但最常 见的是开放式和封闭式 开放式问题 open questions 引入一个广泛的主题 给人们机 会以不同的方式反应 相反 封闭式问题 closed questions 聚焦于一个较窄的主题 请接收者提供一个较为具体的答案 无论是开放式的问题还是封闭式的问题 都能很好 地推动上行沟通 2 倾听 积极的倾听 active listening 并不是简单的听 它不仅要用耳 而且要用心 有效的倾 听有两个层次的功能 既帮助接收者理解字面意思 也理解对方的情感 好的倾听者 不仅听到对方说的内容 而且了解对方的感受和情绪 有效倾听的管理者发出一个重要 信号 他们关心员工 虽然许多人并不是富有技巧的倾听者 但可以通过训练提高倾听 技能 3 与员工会谈 实现上行沟通的一个有效办法是与员工小组会谈 在这样的会议上 鼓励员工发言 让 他们谈论工作中的问题 自己的需要 以及管理中的促进或阻碍工作绩效的做法 这些 会谈尝试深入探究员工内心的问题 由此 加上相应的跟进措施 员工的态度会得到改 善 辞职率会下降 4 开放政策 开放政策 open door policy 是指鼓励员工向他们的主管或更高管理层反映困扰他们的 问题 通常 员工们被鼓励首先找自己的主管 如果他们的问题不能被主管所解决 可 以诉诸更高管理层 此政策的目的是去除上行沟通的障碍 但这实施起来并不容易 因 为在管理者和员工之间常常有真实的和想象的障碍 虽然管理者的门是打开的 但心理 的和社会的障碍依然存在 使员工不愿意进门 对管理者来说 更有效的开放政策是走出自己的房间 与员工打成一片 这种做法以强 有力的社会线索强化了开放政策 管理者可以此了解比以往坐在办公室里更多的信息 这种做法可描述为走动式管理 Management by Walking Around MBWA 管理 者以此发起与大量员工的系统接触 通过走出办公室 管理者不仅从员工中得到重要的 信息 并利用这一机会