项目四总账管理系统初始化实验PPT课件.ppt

项目四总账管理系统初始化实验 一 凭证类别的设置实行会计电算化以后 根据单位核算和管理的要求 需要对记账凭证进行分类 设置凭证类别后利于凭证的管理 记账和汇总 但是 无论如何分类都不会影响记账结果 操作步骤如下 1 在总账菜单中 选择 设置 单击 凭证类别 2 如图4 1所示 选中 收款凭证 付款凭证 转账凭证 后 单击 确定 1 项目四总账管理系统 二 总账系统与其他系统的关系见P46三 总账系统的操作流程 2 3 如图4 2所示 双击 收款凭证 后的 限制类型 栏 选择 借方必有 在 限制科目 栏中输入限制科目 3 4 如图4 3所示 在科目参照中选择 1001现金 和 1002银行存款 后 单击 确定 其他两种 凭证类别 操作同 收款凭证 4 项目四总账管理系统初始化实验 二 项目目录设置一个单位项目核算的种类可能多种多样 如在建工程 对外投资 技术开发 融资成本 在产品成本 课题 合同订单 为了满足企业的实际需要 可定义多类项目核算 将具有相同特性的一类项目定义成一个项目大类 一个项目大类可以核算多个项目 为了便于管理 企业还可以对这些项目进行分类管理 如将存货 成本对象 现金流量 项目成本等作为核算的项目目录 系统要求在建立会计科目时先设置相关的项目核算科目 然后再定义项目目录 项目目录 功能用于项目大类的设置及项目目录及分类的维护 企业可以在此增加或修改项目大类 项目核算科目 项目分类 项目栏目结构 以及项目目录 预制现金流量项目 现金流量项目增加指定现金流入 现金流出方向 提供统计表 明细表的查询功能 5 项目四总账管理系统初始化实验 二 项目目录设置1 定义项目大类定义项目大类的内容包括 1 项目大类名称 项目大类名称是该类项目的总称 而不是会计科目名称 2 定义项目级次 项目级次即项目编码规划 项目分类最多分8级 总级长度不超过22位 单级长度不能超过9位 3 定义项目栏目 编辑项目栏目的名称和各栏目的属性 系统默认的栏目有 项目编号 项目名称 是否结算 及 所属分类码 用户可根据需要 编辑栏目内容 项目大类就是项目核算的分类类别 如产品销售收入按产品项目核算 其项目大类定义为产品核算 必须将需进行项目核算的科目设置为项目大类后 才能定义项目和目录 6 操作步骤如下 在总账主菜单中选择 设置 中的 编码档案 后 单击 项目档案 如图4 4所示 单击 增加 进入 项目大类定义增加 对话框 7 如图4 5所示 输入新项目大类名称 生产成本 单击 下一步 8 如图4 6所示 选择 定义项目级次 后 单击 下一步 9 如图4 7所示 选择 定义项目栏目 后 单击 完成 10 项目四总账管理系统初始化实验 二 项目目录设置2 制定核算科目指定核算科目就是具体指定涉及到项目大类的科目 指定核算科目之前 必须在总账系统的会计科目设置中 将需要进行项目核算的科目的辅助核算属性设置为项目核算 一个项目大类可指定多个科目 一个科目只能指定一个项目大类 具体操作步骤如下 如图4 8所示 单击 核算科目 选择要核算的项目后 按 确定 即可 11 12 项目四总账管理系统初始化实验 二 项目目录设置3 定义项目分类为了便于统计 可以对同一项目大类下的项目进行进一步划分 这就需要进行项目分类的定义 不能隔级录入分类编码 若某项目分类下已定义项目 则不能删除 也不能定义下级分类 必须先删除项目 再删除该项目分类或定义下级分类 非末级项目分类不能删除 具体操作步骤如下 如图4 9所示 选中 项目分类定义 单选按钮 单击右下角的 增加 按钮 输入分类编码 1 分类名称 自行开发 单击 确定 即可 13 14 项目四总账管理系统初始化实验 二 项目目录设置4 定义项目目录在定义项目目录中 维护 功能用于录入各个项目的名称及定义的其他数据 因此平时项目目录变动应及时在本功能中进行调整 在每年年初应将已结算或不用的项目删除 标识结算后的项目将不能再使用 具体操作步骤如下 如图4 10所示 选中 项目目录 单选按钮 进入 项目目录 对话框 单击 维护 15 16 如图4 11所示 在 项目目录维护 对话框中 单击 增加 增加一条新的目录 输入项目编号 101 项目名称 A1软件产品 是否结算 栏为空 所属分类码选择 1自行开发 然后再单击 确定 然后单击 退出 后返回 17 项目四总账管理系统初始化实验 三 录入期初余额如果是第一次使用账务处理系统 必须使用 录入期初余额 功能 将经过整理的手工账科目的期初余额录入计算机 如果系统中已有上年的数据 在使用 结转上年余额 功能后 上年各账户余额将自动结转到本年 1 录入基本科目余额如果某科目为数量 外币核算 应录入期初数量 外币余额 而且必须先录入本币余额 再录入数量和外币余额 非末级会计科目的余额不用录入 系统将根据其下级明细科目自动汇总计算填入 其数据栏为黄色 出现红字余额用负号输入 修改余额时 直接输入正确数据 然后单击 刷新 即可 通常 初始余额确定后不能再修改 即凭证记账后 期初余额变为浏览只读状态 不能再进行修改 具体操作步骤如下 在 总账系统 菜单中 选择 设置 单击 期初余额 进入 期初余额录入 窗口 如图4 12所示 将光标定在 现金 1001 科目的期初余额栏 输入期初余额 100000 00 18 19 项目四总账管理系统初始化实验 三 录入期初余额2 录入个人往来科目余额只要求录入最末级科目的余额和累计发生数 上级科目的余额和累计发生数由系统自动计算 借贷方累计发生额直接录入 期初余额在辅助项中录入 具体操作步骤如下 在图4 13 期初余额录入 窗口中 双击 1191其他应收款 科目的期初余额栏 如图4 14 4 15所示 在 个人往来期初 窗口 单击 增加 按钮 输入日期 2005 5 31 凭证号 付 78 部门 市场部 个人 李宁 摘要 出差借款 及金额 600 单击 退出 即可 20 21 22 项目四总账管理系统初始化实验 三 录入期初余额3 录入客户往来科目余额如果某科目涉及客户供应商辅助核算 则必须按辅助项录入期初余额 录入余额时应分别按不同情况处理 如在总账系统中进行客户 供应商往来核算 则其操作规程与录入个人往来余额相似 如使用应收应付系统 那么应该到应收应付系统中录入客户 供应商账类的科目的明细期初余额 在总账系统中 只能录入这些科目的总余额 使用应收应付系统 若往来科目还有其他辅助核算 如部门核算或项目核算 则只能录入这些科目下各部门总余额或各项目的总余额 在总账系统中录入期初余额的具体操作步骤如下 在 期初余额表 中双击 113101应收客户 的期初余额 进入 客户往来期初余额 录入窗口 如图4 16所示 单击 增加 按钮 修改日期为 2005 5 31 在 类别 中选择 转转账凭证 输入凭证号为 118 单击 确定 23 24 如图4 17所示 在客户对话框中单击 按钮选择客户 万科 25 如图4 18所示 输入摘要 销售商品 后 单击 选入 按钮 26 如图4 19所示 输入金额 30000 00 业务员选择 张洪岩 输入票号 P102 单击 退出 如果在应收应付系统中录入期初余额 则在总账系统中 先录入单位往来科目的总余额 然后在应收应付系统中输入期初余额 最后进行总账与应收应付系统余额对账 27 项目四总账管理系统初始化实验 三 录入期初余额4 录入供应商往来科目余额 在 期初余额录入 窗口中 在期初余额表 212101应付供应商 期初余额处双击 进入 供应商往来期初 对话框 如图4 20所示 单击 增加 日期为 2005 05 31 凭证号为 转 45 供应商为 海达 摘要为 购买商品 金额为 16000 00 业务员为 李宁 票号为 g001 单击 退出 28 29 项目四总账管理系统初始化实验 三 录入期初余额5 项目核算科目余额如果某项科目涉及项目辅助核算 则必须按辅助项录入期初余额 具体操作步骤如下 在 期初余额录入 窗口中 双击 直接材料 41010101 的期初余额 进入 项目核算期初 窗口 如图4 21所示 单击 增加 在 项目参照 对话框中 点击 参照 按钮 选择 A1软件产品 单击 确定 确定余额方向 借方 输入期初余额为 155 单击 退出 30 31 项目四总账管理系统初始化实验 四 调整余额方向一般情况下 软件默认资产类科目的余额方向为借方 负债及所有者权益科目的余额方向为贷方 但是有一部分调整科目 如 坏账准备 累计折旧 等科目的余额方向与同类科目默认的余额方向相反 在建立会计科目时如果没有对这些科目的余额方向进行调整的话 那么就需要在此处把方向调整正确 总账科目与其下级明细科目的方向必须一致 余额的方向应以科目属性或类型为准 不以当前余额方向为准 具体操作步骤如下 如图4 22所示 将光标定在 累计折旧 科目行上 单击 方向 屏幕弹出对话框 确定需调整的方向 如 借 贷 单击 是 32 33 项目四总账管理系统初始化实验 五 试算平衡期初余额试算不平衡 将不能记账 但可以填制凭证 已经记过账 则不能再录入 修改期初余额 也不能执行 结转上年余额 的功能 所以应进行试算平衡 具体操作步骤如下 如图4 23所示 录入完所有余额后 在 期初余额录入 对话框中单击 试算 按钮 可查看期初余额试算平衡表 检查余额是否平衡 如平衡 单击 确认 返回 34 35 项目四总账管理系统初始化实验 六 对账在录入期初数据时 不经意当中会发生总账与辅助总账 总账与明细账数据错误 为了及时做到账账核对 尽快修正错误的账务数据 企业应该进行期初对账 对账方法为总账上下级 明细账与总账之间对账 总账与辅助账之间对账 具体操作步骤如下 如图4 24所示 单击 对账 按钮 在弹出的对话框中单击 开始 按钮 对当前期初余额进行对账 如果对账后发现有错误 可单击 显示对账错误 按钮 系统将把对账中发现的问题列出来 36 37 项目四总账管理系统初始化实验 七 定义转账分录转账分为外部转账和内部转账 外部转账是指将其他子系统生成的凭证转到总账中 内部转账是指在总账系统内部把某个或某几个会计科目中的余额或本期发生额结转到一个或几个科目中 这里所讲述的是总账系统的内部转账 自动转账主要包括 自定义结转 对应结转 销售成本结转 汇兑损益结转和期间损益结转等 38 项目四总账管理系统初始化实验 七 定义转账分录1 自定义结转由于各个企业情况不同 各种计算方法也不尽相同 特别是对各类成本费用分摊结转方式的差异 必然会造成各个企业这类转账的不同 在电算化方式下 为了实现在各个企业的通用 用户可以自行定义自动转账凭证 系统在生成自动转账凭证之前 要求将以前的经济业务全部登记入账 方可采用已定义的转账分录格式生成机制凭证 具体操作步骤如下 在 总账系统 菜单中 选择 期末 中的 转账定义 后 单击 自定义结转 如图4 25所示 单击 增加 在出现的对话框中输入转账序号 0001 输入转账说明 计提短期借款利息 在凭证类别中选择 转账凭证 单击 确定 39 40 项目四总账管理系统初始化实验 七 定义转账分录1 自定义结转转账序号是该张凭证的代号 不是凭证号 转账凭证的凭证号在每月转账时自动产生 一张转账凭证对应一个转账编号 转账编号可任意定义 但只能输入数字1 9 字母a z A Z 不能重号 如图4 26所示 在科目编码框中选择 5503 在方向框中选择 借 在金额公式栏内直接输入公式 JG 单击 增行 41 42 项目四总账管理系统初始化实验 七 定义转账分录1 自定义结转转账科目可以为非末级科目 部门可为空 表示所有部门 若输入的是非末级科目 可先按非末级科目定义转账分录 然后再选择需结转的明细科目 系统会自动复制明细科目转账分录 如果使用应收 应付系统 则在总账系统中不能按客户 供应商辅助项进行结转 只能按科目总数进行结转 金额公式是指今后让系统自动生成转账凭证时 发生额的数据来源取数公式 输入金额公式有两种方法 一是直接选择计算公式 二是用 公式向导 录入公式 如果公式的表达式明确 可直接输入公式 JG 表示取对方计算结果 输入摘要后 选择科目编码 2191 方向选择 贷 双击金额公式栏 屏幕弹出 公式向导 对话框 如图4 27所示 在对话框中选择 期末余额 QM 单击 下一步 43 44 如图4 28所示 输入科目 2101 确定 期间 为 月 确定 方向 为 贷 选择 按默认值取数 单选按钮 选择 继续输入公式 复选框后再选择运算符 单击 下一步 45 如图4 29所示 选择 常数 后 单击 下一步 46 输入公式时 如果公式的表达式不太明确 可采用 公式向导 输入金额公式 在函数公式中 选择期初 期末时 方向一般为空 避免由于出现反向余额时发生取数错误 如果输入常数的窗口没有打开 可以单击 上一步 返回后 再单击 下一步 重新进入 如图4 30所示 输入常数 0 00165 单击 完成 47 返回到图4 31界面 单击 保存 单击 退出 48 项目四总账管理系统初始化实验 七 定义转账分录2 对应结转设置对应结转就是对两个科目进行一一对应结转 对应结转的科目可为非末级科目 但其下级科目的科目结构必须一致 相同明细科目 如有辅助核算 则两处科目的辅助账类也必须一一对应 对应结转只结转期末余额 设置的具体操作步骤如下 在 总账系统 菜单中 选择 期末 中的 转账定义 单击 对应结转 如图4 32所示 输入转账编号 0001 选择凭证类别为 转账凭证 输入摘要 结转进项税额 在 转出科目编码 中选择 21710101 单击 增行 49 50 项目四总账管理系统初始化实验 七 定义转账分录2 对应结转设置 在转入科目编码框中选择 21710109 结转系数输入 1 单击 保存 增加其他对应结转分录的方法同上 一张凭证可定义多行 转出科目及辅助项必须一致 转入科目及辅助项可不相同 如果同一张凭证转入科目有多个 并且若同一凭证的结转系数之和为1 则最后一笔结转金额为转出科目余额减当前凭证已转出的余额 51 项目四总账管理系统初始化实验 七 定义转账分录3 销售成本结转销售成本结转是指将月末商品 或产成品 销售数量乘以库存商品 或产成品 的平均单价计算各类商品销售成本并进行结转 销售成本结转设置功能主要是月末辅助没有启用购销存业务模块的企业完成销售成本的计算和结转 库存商品 商品销售收入 商品销售成本科目的账簿格式必须是数量金额式 且应一一对应 具体操作步骤如下 在 总账系统 菜单中 选择 期末 中的 转账定义 单击 销售成本结转 如图4 33所示 在凭证类别中选择 转账凭证 在 库存商品科目 中选择 1241 在 商品销售收入科目 中选择 5101 在 商品销售成本科目 中选择 5401 单击 确定 52 53 项目四总