档案分类编号方案

1 XXX 分类编号方案分类编号方案 XX 综合档案室编 2013 年 6 月 2 XXXXXXXXXXXXXX 档案档案 分类编号方案分类编号方案 为了加强我所综合档案管理的需要 统一档案实体分类 实现 档案整理 排列 管理 检索 编目的标准化和规范化 提高综合 档案管理水平 充分发挥档案的作用 更好地为我所各项工作服务 更好地为本地两个文明建设服务 根据 广东省机关档案分类办法 参考学习市 镇档案馆的经验 结合我所实际情况 制定本分类编 号方案 一 分类原则 1 档案分类原则是以本单位所形成的全部档案为对象 依据职 能 结合档案内容和载体形态特点 便于科学管理和开发利用 2 分类后的档案 分别用英文字母按顺序编大类代字 3 本办法适用于对本单位全部档案进行实体分类 组卷和排架 管理 二 类别设置 本单位档案设大类和属类 大类用大写英文字母作代字 属类 用阿拉伯数字作代号 本单位全部档案分为八大类 大类和属类设 置如下 3 1 文书类档案 代字 A A1 永久 A2 30 年 A3 10 年 2 城市勘测类档案 代字 B B1 工程地质 B2 水文地质 B3 控制测量 B4 地形测量 B5 摄影测量 B6 地图 3 城市规划类档案 代字 C C1 国土规划 C2 总体规划 C3 分区规划 C4 详细规划 C5 规划基础资料 4 城建管理类档案 代字 D D1 土地管理 D2 用地规划管理 D2 1 建设用地规划管理 4 D2 2 违法用地管理 D2 3 选址意见书管理 D3 建筑工程管理 D3 1 建筑工程规划管理 D3 1 1 公共建筑类工程规划管理 D3 1 2 联建楼建筑类工程规划管理 D3 2 规划设计审批管理 D3 3 违法建设管理 D3 4 市政基础设施工程管理 5 会计档案 代字 E E1 会计报告 E2 会计账本 E3 会计凭证 E4 其他 6 照片类档案 代字 F F1 永久 F2 长期 F3 短期 7 实物类档案 代字 H 锦旗类 奖牌类 奖杯类 其他类 5 8 声像类档案 代字 R R1 照片 底片 R2 录像带 R3 录音带 R4 光盘与磁盘 三 编号方法 1 文书类档案的编号 旧方法 2007 年以前 采用立卷归档方法 其编号结构模式 为 大类代字 保管期限代号 文件所属年份 案卷号组成 保 管期限代号 永久 1 长期 2 短期 3 永久长期合编为 1 2 永久长期短期合编为 0 例 A 1 2004 001 案卷号 第 1 个案卷 年度 保管期限代号 永久 大类代字 文书档案 新方法 2008 开始 采用单件归档方法 其编号结构模式 为 大类代字 保管期限代号 文件所属年份 件号组成 其中保管期限代号永久为 1 30 年为 2 10 年为 3 6 例 A 1 2008 001 件号 第 1 件 年度 保管期限代号 永久 大类代字 文书档案 2 勘测类档案 B 城建规划类 C 均按 类别 年度 来设置案卷顺序 其档号结构模式为 大类代字 属类代号 年度 案卷号 例 B 1 2004 001 案卷号 年度 属类代号 大类代字 3 城建类档案 D 按 类别 年度 来设置案卷顺序 其档号结构模式为 大 类代字 属类代号 年度 案卷号 7 例 D 2 2004 001 案卷号 年度 属类代号 大类代字 4 会计类档案 E 会计档案的编号 其结构模式为 大类代字 属类代号 目 录顺序号 案卷号 例 会计凭证的编号 E 3 1 001 案卷号 第 1 个案卷 目录顺序号 第 1 条目录 属类代号 会计凭证 大类代字 会计档案 5 照片档案的编号 F 照片号是固定和反映每张照片在全宗内分类与排列顺序的一 组字符代码 由全宗号 类别号 保管期限代码 目录号 案 卷号 件号组成 目录按年度编号 一年一个目录 一册为一 卷 一张为一件 如政府照片档案 2000 年开始立卷 则 2004 8 年第 6 卷的第 22 张永久保存的照片 其照片号为 220 F1 1 5 6 22 F1 15 6 22 流水编号 张号 四级类目编号 册号 三级类目编号 年度 二级类目编号 期限 大类编号 照片目录 由 2011 年开始 照片档案全部为永久 二级类目编号 期 限 不用写上 例如 2011 年第 6 卷的第 22 张永久保存的照片 其编号为 220 F1 5 6 22 如下图所示 F1 5 6 22 流水编号 张号 四级类目编号 册号 三级类目编号 年度 大类编号 照片目录 6 实物档案编号 H 9 实物档案的编号 其结构模式为 大类代字 属类代号 年度 件 号 例 H 1 2004 001 件号 年度 属类代号 锦旗类 大类代