金蝶ERP系统单据使用规定

广州市扬程工艺五金制品有限公司文档 1 金蝶金蝶 ERPERP 单据类别使用规定单据类别使用规定 一 一 目的 目的 规范金蝶 ERP 系统各类单据使用方法 指导在发生物料出入仓业 务时正确使用单据类别 不影响公司的成本核算 根据公司的发展要求 及实际工作情况 对金蝶 ERP 系统的进出单据类型使用作出明确规定 二 内容 二 内容 1 销售出库单 必须以业务部下达的销售订单通知作为依据录入 出库产品的具体内容 各仓库人员不得自行录入销售出库单 2 销售红字出库单 销售退货应开具销售红字出库单处理 根据 客户的退货实物的数量进行清点 并在 ERP 开具销售红字出货 不得使 用其他的进仓单据代处理退货 打印出退货单交给业务部确认退货 最 终交给财务部办理结算 3 领料单 生产厂 装配课或其他部门向仓库领料要用领料单 领料人应先填写领料申请单 即原始手写领料单 仓库人员凭单将物 料发放给领料人员 再将手写单据交给仓库文员录入 ERP 领料单 相关 部门退料时必须有实物 同样要手填退料单 仓库人员凭单验收退料并 签字确认 之后将手写退料单交给仓库文员录入 ERP 红字领料单 4 调拔单 仓库之间领发用于产品上的物料时 只能开具仓库调 拨单 进行调拨的两个仓库必须要有收发人员的签名 不得使用其他单 据进行帐务处理 领退消耗品及劳保用品等非产品物料时使用领料单 单据操作同第 3 条 广州市扬程工艺五金制品有限公司文档 2 5 产品进仓单 生产厂生产出来的产成品先手写一份产品进仓单 填写好生产部门 代码 名称 数量等 仓管员凭单验收后 将手写单 交给仓库文员在 ERP 系统录入产品进仓单 ERP 系统产品进仓单只能是 车间生产的成品 半成品入事业部 配送中心 仓库 委外仓以及虚拟 套件 入仓才可使用 其他情况不得使用产品入库单 6 外购入库单 外购红字入库单 外购物料进仓使用外购入库单 供应商一张送货单可配一张或两张以上的外购入库单 但不能两张以上 的送货单配一张外购入库单 要求采购部制作收料单时应注意不能将两 张以上的送货作为依据录入 收料单生成的外购入库单只对应一张送货 单 外购物料时供应商直接送给客户的 应根据供应商所提供的客户签 收单据作为依据录入 ERP 系统外购入库单 并通知业务部进行销售业务 处理 当外购物料买多了或有质量问题要求退货 使用外购红字入库单 处理退货 不论入库还是退货都应要有收发人的签字 外购物料的进货 和退货只能用外购入库单与外购红字入库单 样品除外因不需进 ERP 系 统 7 委外加工出入库 车间生产的半成品需要进行外加工处理时 外发组人员以委外加工出库单确认发出物料的品名 规格 数量 通知 供应商来提货加工 加工完毕回来后以委外加工进仓单按分类进入各仓 库 另外供应商把加工完后的成品直接送给客户的 应根据供应商所提 供的客户签字确认的单据作为依据补录入委外加工进仓单 并通知业务 部进行相关的业务单据操作 同样要求不能两张以上送货单配一张委外 加工进仓单和进仓要签收 在己入仓的情况下 因相关原因导致加工后 广州市扬程工艺五金制品有限公司文档 3 产品要重新加工或外购商品需要加工的要直接以委外加工出库单作为出 库依据 且必须以本仓库委外出库 加工后以委外加工进仓单入仓 同 时在备注中注明是重发哪批半成品加工或外购加工的字眼 样品除外因 不需进 ERP 系统 8 其他出入库单 其他入库单只适用于客户提供的物料入库 供 应商多送的备用件的入库 以前报废物料经确认可使用的入库 板材因 重量与件数切换所造成的误差的可用其他出入库单 物料报废可用其他 出库单 已关帐期间所做进仓单产品代码出错时 可用其他出入库单调帐 但需查清原单据 其他出入库单使用时必须向上级签字批准 审核权归 财务管 未关帐期间如因进错物料的代码不得使用其他出入库单调整数 量 需查找原单据进行修改 9 盘盈与盘亏单 必须经过切切实实的盘点 盘点后的数量与 ERP 账面上的数不符时才能制盘盈与盘亏单 并应查明账实不符的原因 盘 点报告单据打印出来后仓库负责人签字证实 董事长签字批准 再转交 给财务审核 ERP 盘盈与盘亏单据以达到调整仓库库存数量 没有签字允 许或没盘点擅自制作盘盈与盘亏单不给予审核 盘盈与盘亏单一般只在 月末或月初才可以做 特殊原因需经财务同意才能给予权限制作 10 所有的进出单据都应在每月月底那天 18 00 点钟前进行截止 审核全部的进出单据 ERP 系统进行关账处理 18 00 点钟截止过后的 进货或出货虽然仍是本月发生但只能将进出单据的日期改为次月的 1 号 里发生 每月过后应在下一月的 3 号前交齐所有进出单据给财务部 11 ERP 系统内所制作的单据严禁删除 一般只能作废 如因单据 广州市扬程工艺五金制品有限公司文档 4 相关联必须删单时 向财务申请删单权 并记下所删单号 之后所做单 据号改为所删单号 12 各仓库 ERP 操作人员只能审核与本仓相关物料的单据 不得审 核其他仓库的单据 以免造成其他仓库帐务混乱 三 处罚规定 三 处罚规定 各相关部门应按上述单据规定认真执行并监督属下的 ERP 系统操作 人员严格遵守以上规定 若遇到特殊的单据不能确定使用何种进出单据 请向上级报告决议 不得擅自决定 1 ERP 操作人员严禁滥用进出单据调账 禁止套用别单据类型替换 原来的单据类型 一经发现 按每张单据对操作人员罚款 10 元 部门 负责人每张罚款 10 元 2 每月 3 号无正当原因未将上月单据上交财务部 对责任人罚款 2 元 张 不能查明责任人的 罚该部门负责人 3 因删单原因造成 ERP 单据跳号 每跳一个号对责任人罚