日常费用管理

精品文档 1欢迎下载 第一章第一章 总则总则 第 1 条 为了规范公司费用的支出 加强费用管理 提高公司经 济效益 根据 企业会计准则 及公司的财务制度的相关规定 结 合公司实际情况 特制定本制度 第 2 条 本制度适用于公司及其管理的各部门 第 3 条 公司费用报销的一般规定 1 公司一切费用支出必须按先申请 后办理的原则进行 对未 进行申请 审批的一切费用开支不予报销 特殊情况必须经总经理 批准 2 公司所有费用支出报销原则上依据总经理批准的资金限额凭 有效票据实报实销 报销人员所报销的费用支出必须真实 合规 严 禁和杜绝弄虚作假行为 3 报销人员必须凭真实 合规 有效的原始凭证报销 所持票 据必须是国家税务机关统一印制的票据并要填写完整 数字清楚 严 禁和杜绝白条入帐和费用支出项目与所附票据不符以及其他违规行 为 4 报销人员所报销费用的票据必须按时间顺序分类整理 粘贴 并按规定和要求填写费用报销凭证 待逐级审核批准后 方可报销 5 在填写费用报销时 应遵照 实事求是 准确无误 的原则 编 制财务部 审 核 日常费用管理制度日常费用管理制度 批 准张顺利 文件编号 SLJZ 0011 版次 A 0 生效日期 2018 06 页 数共 14 页 精品文档 2欢迎下载 将费用的发生原因 发生金额 发生时间等要素填写齐全 并签署 自己的名字 费用报销单据的填写一律不允许涂改 尤其是费用金 额 并要保证费用金额的大 小写必须一致 否则无效 第二章第二章 日常费用标准及流程日常费用标准及流程 第 4 条 职工薪酬 1 综合管理部为公司薪资主管部门 按公司薪酬管理制度的要 求 员工的薪酬标准由综合管理部根据公司薪酬标准核定 并提交 总经理审批 2 每月 8 日前 综合管理部根据核定的员工薪酬标准编制员工 工资表送财务部审核 经财务部审核后报总经理审批 3 财务部根据批准的工资表于每月 10 日将工资划入员工个人 工资卡内 工资原则上于每月 10 日发放 如遇节假日应提前发放 特殊情况不能按时发放需由综合管理部申请 经总经理批准后由综 合管理部以书面形式通知公司员工 第 5 条 福利费 1 具体开支范围为员工伤病看望支出 员工报销物业费 伙食 补贴 交通补贴 结婚补贴 节日发放给员工的过节费 员工服装 支出 员工体检支出等项目 2 福利费具体支出标准参照公司综合管理部福利标准执行 第 6 条 办公费 办公所需各种费用支出列入办公费用 各部门除本部门专业性 办公费用支出外 其他办公费用由综合管理部管理 各部门于每月 精品文档 3欢迎下载 月底将本部门办公用品采购计划报综合管理部汇总 综合管理部将 汇总的办公用品采购计划交财务审核是否符合预算 经总经理审批 后 办理采购 综合管理部每月 5 日前将各部门所需办公用品采购 完毕后 分发至各部门 由各部门签领 特殊情况需要临时采购时 由使用部门提出申请 行政管理部采购 财务审核 分管副总 总 经理审批后报销 第 7 条 差旅费 1 差旅费标准 2 飞机票由行政中心统一定点预订 部门经理以下员工出差里 程在 1000 公里以内原则上不准乘坐飞机 如有特殊情况不符合上述 范围又因工作需要乘坐飞机的 可提出申请 经总经理批准后 凭 申请单向综合管理部申请预订乘坐 住宿费用报销标准 元 职务在途交通 县 地级市省会城市 直辖市及 特区 公司总经理及以上级别 飞机经济舱 火车软卧 350 元 天400 元 天500 元 天 公司副总 飞机经济舱 火车硬卧 300 元 天350 元 天400 元 天 部门经理 飞机经济舱 火车硬卧 汽车 250 元 天300 元 天350 元 天 其他人员 飞机经济舱 火车硬卧 汽车 200 元 天250 元 天300 元 天 精品文档 4欢迎下载 3 出差期间餐费公司给予补贴 不分职级 统一标准为 一类 地区 北京 上海 广州 深圳 90 元 天 二类地区 其他省会 城市和直辖市 70 元 天 三类地区 除一类 二类地区的所有地 区 50 元 天 4 员工出差到达目的地后 因完成出差任务需要而发生的当地 交通费 可根据实际发生金额和有效票据实报实销 5 员工外派参加会议 学习 考察 进修 培训等 统一安排 食宿的 只报销在途交通费 不报销食宿费 员工外派参加上述活 动不安排食宿的 时间为 7 天 含 以内 在途交通费据实报销 住宿费按差旅费标准执行 餐费不分职务 区域 补助 50 元 人 天 6 要合理安排出差事项 既讲出差效果又讲求厉行节约 严格 按照上述规定标准执行 超出开支规定标准部分 由出差人自行承 担 各级财务人员应对差旅费发生的合理性 合规性进行审核 发 现问题要报告上级处理 7 员工出差应到公司签订协议的酒店住宿 根据出差工作性质 选择酒店 如为内部检查应选择签订协议的经济型酒店 如为外部 交往出差 根据交往需要合理安排住宿 8 除差旅补助外 其他差旅费用必须凭正式发票在规定的标准 之内经负责人审批后报销 9 公司人员出差到公司内部其他公司 原则上由所在公司办公 室统一安排 期间不报销出差补助 出差补助以实际在外天数计算 精品文档 5欢迎下载 含出发 返回日 当天来回的出差 四小时以内的不报销补助 四小时以上八小时以内的报销 50 补助 八小时以上的报销 1 天补 助 10 参加会议 培训的 凡会议费已包括食宿费用的 不报销 住宿和差旅补助 但往返路途可报差旅补助 主办单位未提供食宿 的 按规定报销补助 11 一次出差费用必须集中报销 方能领取出差补助 严禁拆 单分次报销差旅费领取补助 12 差旅费报销必须填写专门的 差旅报销单 除批准的宴请 外 出差人员不报销餐费 13 员工出差回企业后 在返回公司 5 个工作日内根据报销粘 贴填写标准粘贴票据 附上 出差审批单 填写 差旅报销单 到 财务部办理差旅费报销手续 第 8 条 业务招待费 1 业务招待费是为公司顺利开展工作发生的招待支出 各部门 应根据工作需要合理安排 尽量减少内部招待费用支出 公司内部 个人间的招待费用支出公司不予报销 2 公司员工因业务需要宴请外来单位客人的 必须由经办人填 写 接待申请单 按公司业务费审批权限的规定办理相关的审批手 续后严格按公司业务费的标准进行用餐 特殊情况使用的费用超过 公司规定的标准需事先请示总经理批准 事后由经办人填制 费用 报销审批单 附上 接待申请单 按照公司日常请款或报销审批权 精品文档 6欢迎下载 限的规定办理相关的审批手续后到财务审计部报销 第 9 条 车辆费用 1 公司车辆加油和维修必须到公司签订协议定点的加油站和维 修站 费用由财务统一结算 具体管理办法按车辆管理制度执行 2 公司车辆装饰 维修与保养必须填写 维修保养申请单 书面列项申报 由司机班长 综合管理部中心负责人 财务负责人 总经理批准后方可实施 3 车辆过桥过路费 停车费原则上每月报销一次 长途出车发 生的费用应在回来后 5 日之内报销 4 在公司车辆使用紧张 无法安排公司车辆外出办事时 员工 可选择乘坐公共交通工具 按实际发生的费用并说明情况 填写费 用报销单报销 5 公司统一结算的油费 维修费经所在部门负责人签字确认财 务审核后 报总经理审批 经批准后报销 第 10 条 培训费 1 各单位组织培训活动时 应由组织中心编制培训计划 列明 所需费用预算 财务审核符合年度预算的 报总经理审批 2 培训发生的所有费用支出包含住宿费 场地租费 交通费 餐费 差旅费 办公费全部纳入培训费用管理 培训活动结束后 5 日内 经综合管理部门审核后报销 第 11 条 招聘费 1 各公司为组织招聘活动发生的展板制作费 场地租费 与招 精品文档 7欢迎下载 聘人员会餐的费用 外地招聘差旅费 住宿费等全部纳入招聘费管 理 2 综合管理部门在组织招聘活动前应填写招聘计划 经负责人 批准后组织招聘活动 招聘活动结束后 5 日内凭招聘计划和相关原 始单据到财务办理报销手续 第 12 条 审计咨询费 各部门聘请外部审计 资产评估 咨询服务发生的费用需由具 体业务办理部门提前向财务部查询年度预算情况 在预算之内的支 出经总经理批准后可以发生 在报销时凭相关发票 协议经财务审 核 总经理审批后报销 第 13 条 水电物业费 公司水电物业费用由办公室统一管理 办公室每月复核水电物 业费用实际发生数额 提供合法有效原始凭证经财务审核 综合管 理部审批后予以报销 第 14 条 税金 公司交纳的印花税 房产税 土地使用税等按涉税事项管理规 定执行 第 15 条 交通费 员工出外办公原则上坐公交车 确需乘坐的士的 经批准方可 乘坐 每月一次集中报销 报销凭证上须注明时间 事由 往返地 点等 经部门经理核定签字认可 总经理批准后报销 第 16 条 通讯费 精品文档 8欢迎下载 1 公司按职级及工作实际需求为员工通讯费实行差额补贴 标 准如下 2 特 殊岗位人员 司机 经常出差人员等 可由部门负责人核定通讯费 补助标准 经分管领导审核 总经理批准后报财务部备案执行 3 由部门副职全面负责 行使正职职权的 通讯费补贴享受正 职待遇 4 非当月入 离职员工通讯费报销不与出勤挂钩 在核定标准 内实报实销 当月 15 日 含 前入职员工在核定标准内实报实销 15 日 不含 后入职员工在核定标准内减半报销 当月 15 日 含 前离职员工在核定标准内减半报销 15 日 不含 后入职员工在核 定标准内实报实销 5 实行凭票报销的员工手机号码应由人力资源部登记备案后报 财务审计部 作为报销的依据 职级通讯补贴标准 元 月 总经理 450 副总经理 300 部门经理 200 副经理 主管 180 设计师 工程师 150 普通员工 含助理 100 精品文档 9欢迎下载 6 每月以部门为单位 由各部门指定人员按标准统一粘贴通讯 发票 填写 费用报销单 报销 第 17 条 其他费用 其他管理费用发生前均需向所在公司总经理申请 经同意后方 可发生 凭合法有效原始单据到财务办理报销手续 第 18 条 费用报销一般流程 1 业务执行人填写有关业务费用申请单并按申请单的要求及审 批权限提交有关领导审批 2 在领导审批的金额与权限内执行业务 执行中遇特殊情况超 过审批的金额 需请示总经理审批 3 执行人在业务完成后 5 日内按要求粘贴所取的正规税务发票 或财政收据 并按要求填写有关费用报销单 4 报部门负责人及主管领导审批确认签字 5 将报销单交财务部会计登记签收并审核 6 报财务部负责人审批 7 报总经理审批 8 如费用支出超过总经理审批权限 需报总裁审批 9 出纳办理费用报销结算 第三章第三章 合同款项支付管理合同款项支付管理 第 19 条 合同实施单位根据合同中项目进度情况及项目合同付 款条款的约定 依照如下步骤申请工程款 1 根据 合同付款审批单 的具体内容填写并提供以下资料 精品文档 10欢迎下载 申请划付合同进度款或工程结算款 1 项目形象进度表 2 进度款计算说明书 3 进度款申请表 4 项目签证单原件 2 根据 合同付款审批单 的具体内容填写并提供以下资料申 请划付合同项目结算款 1 项目竣工验收证明 2 项目竣工验收资料 3 项目竣工签证单原件 4 项目结算书 5 项目结算审批表 第 20 条 工程施工项目如有监理公司 有监理工程 根据施工 单位提交的 工程形象进度表 工程款计算说明书 工程款申 请表 及实际请款金额按合同规定予以核实审查并做好相关记录 经审查合格的开具 工程款支付证明书 递交公司工程管理部门予 以签名确认 如审查不合格的把相关单据报表退回施工单位重新办 理申请手续 第 21 条 公司工程管理部门项目管理经理或主管人员对工程监 理公司的审查结果进行复核 对符合工程付款条件的签名确认后送 工程管理部门总监审查 工程管理部门总监审查无误后签名确认上 交公司成本管理部门 如不符合工程付款条件的及时把相关申请资 精品文档 11欢迎下载 料退回施工单位整改后重新申报 第 22 条 公司成本管理部门根据项目合同的具体规定和项目进 展情况对实施单位申报项目进度款的支付比例 合同金额 累计已 付款 项目进度和质量要求等情况进行全面复核 对金额准确 情 况真实的签名确认并做好相应的付款记录由成本管理部门总监最后 签名确认 再转送财务审计部核对登记 第 23 条 公司财务审计部必须对申请项目进度款或项目结算款 的单位名称 合同金额 累计已付款和本次应付款等情况进行严格 的核对 核对无误后签名确认并做好相应的付款记录 并按审批权 限分别报送财务总监 总经理联合审批 第 24 条 在审批过程中如果某个审批人员外出办事无法在规定 时间内完成核对或审批手续 则由文件传递文员电话沟通该审批人 员后转入下一审批程序 待外出审批人员返回后再补办相应的审批 手续 第 25 条 应从项目实施单位扣回的代缴代付款项计入其他应收 款科目 待下次支付项目款时 在付款审批单上注明应扣款金额 并由实施单位签字确认 如实施单位拒绝签字认可 财务审计部提 请相关部门做专项报告报总经理批示 按总经理批示进行处理 在 未获得总经理批示前 财务部必须在付款额中扣留此部分款项 第四章第四章 单据规范单据规范 第 26 条 粘贴要求 精品文档 12欢迎下载 1 粘贴原始单据是从右至左 先粘贴小张单据 后粘贴大张单 据 2 把原始单据大小相同 票面金额相同的单据从上至下粘贴在 一起 3 薄纸型原始单据只粘贴左方的票头 以粘贴牢固为妥 4 票据粘贴要求平整不要遮盖左边装订线 粘贴后不能超过粘 贴单的范围 第 27 条费用报销单填写要求 1 在费用报销单左上角的 报销人 处填写报销人姓名 2 在 部门 处填写所属的部门 如工程部 经营管理部等 职务 处填写报销人相应的职务 3 日期 填写报销日期 发生时间 填写业务发生的实际日 期 4 费用名称 填写现金支出的用途 按不同项目分列填写 在 费用说明 里可以填写详细内容 费用名称必须与发票内容相 符 发票背面的备注内容必须与发票内容相符 5 费用金额 此处填写实际发生金额 6 处填写阿拉伯数字 合计 大写 此处填写合计的 大写金额 若报销金额为千位数时需在万字前画圈 圈内打叉 以 此类推 若千位数有数值 而百位数为零 需在百位数前写零 如 合计金额 580 70 元在此行填写为 拾 万 仟伍佰捌拾零元柒角 零分 精品文档 13欢迎下载 数字大写字样 零壹贰叁肆伍陆柒捌玖拾佰仟万 7 附单据