档案分类方法及年终考核材料准备演示教学

档案分类方法及年终考核材料准备演示教学档案分类方法及年终考核材料准备演示教学 xx年11月档案工作培训会档案分类方法及年终考核材料准备 一 档案分类方法 xx年12月16日 学校颁发了新修改的 昆明医科 大学档案管理办法 在这个办法中明确了学校整个归档体系的职 责 其中第十三条专 兼 职档案人员职责中有一条 三 根据不同 种类档案资料的特征和有机联系 合理分类 完善文件题名 认真 著录归档文件目录的内容 以便管理和利用 在学校 档案管理 工作考核指标体系 第一大条基础建设 第二部分制度规范中 第3 条规定 根据工作需要 制订单位分类目录 归档范围和保管期限 表 并适时修订 10分 说明要求有本单位档案分类目录 归档 范围 保管期限表和以上材料的年度修订报告 每年99月20日前与 三季度 档案工作进展自查表 一起上交学校档案科 得10分 学校档案分类 现在学校的档案分类党群类DQ 行政类XZ 教学类JX 科研类KY 基建类JJ 外事类WS 仪器设备类SB 出版类CB 声 像类SX 财会类CK 实物类SW和人物类RW等十二大类 对于很多部门来说 只涉及 一 两类 但大部分部门会涉及很多类 如何操作 资料归档的 三级管理 不归档的交给学校的自存的 长 期及永久 短期 10年下 昆明医科大学不需归档文件材料类别规 定 一 本校不需归档文件 材料 1 重份文件 2 无查考利用价值的事务性 临时性文件 3 未经会议讨论和领导审阅 签发的未生效文件 电报草稿 一 般性文件的历次修改稿 铅印文件的各次校对稿 学校领导亲笔修 改稿和负责人签字的最后定稿除外 4 从正式文件 电报中摘录的供工作参阅的非证明材料 5 无特殊保存价值的信封 一般性表态 询问一般性问题 提出 一般性建议或意见的人民来信 6 学校内部互相抄送的文件材料 不应履行公文的行文 介绍信 等 7 本机关负责人兼任外机关职务形成的与本机关无关的文件材料 8 为参考目的从各方面收集的无保存价值的文件材料 二 上级机关不需归档的文件材料 1 上级机关任免 奖惩非本校工作人员的文件 普发的仅供参阅 不必承办的文件材料 2 上级机关发来供工作参考的抄件和征求意见未定稿的文件材料 三 同级机关和非隶属机关不需归档的文件材料 1 参加非主管机关召开的会议不需要贯彻执行和无查考利用价值 的文件材料 2 非隶属机关抄 送的不需要办理的文件材料 四 下属单位不需归档的文件材料 1 下级机关送来参阅的简报 情况反映 不应抄报或不必备案的 文件材料 2 越级抄送的一般的 不需要办理的文件材料 3 下属单位抄报备案的一般性文件材料 归档范围和保管期限的划分 参考两个文件 1 昆明医科大学主页 校长办公室 档案管理 业务指导 机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定 2 昆明医科大学主页 校长办公室 档案管理 规章制度 昆医评建 xx 评字第3号 昆明医学院管理部门基础管理档案分类编号指导目 录 试行 参考一个部门 药学院分类清晰 自存部分分类明了 二 年终考核材料准备准备两份文件学校主页 校长办公室 档案管理 规章制度 昆明医科大学档案管理工作考核指标体系 说明 请 各部门根据体系的内容逐条进行对照自查 准备考核材料 自查报告及自评分于学校考核前3天交校办档案科 档案管理工作考核指标体系 1 基础建设 30分 1 1体系健全 5分 1 1 1建立单位档案工作 领导机构 分管领导关心 支持 督促 检查单位档案工作 1分 1 1 2建立单位二级档案管理工作体系 配备专兼职档案管理员 负责具体档案业务工作 2分 1 1 3单位各科室建立三级档案管 理工作点 有具体责任人员 实现三级档案管理工作体系 2分 1 2制度规范 15分 1 2 1认真执行国家 省 学校有关档案工 作的法律法规 制度和办法 1分 1 2 2结合学校和单位实际 逐步建立完善单位档案工作的制度和办法 2分 1 2 3根据工作 需要 制订单位分类目录 归档范围和保管期限表 并实时修订 1 0分 1 2 4建立单位三级档案管理工作岗位责任制度 分工明确 职责明晰 2分 1 3队伍保障 5分 1 3 1单位专兼职档案员相对稳定 积极参加 学校有关档案工作会议及相关业务培训 1分 1 3 2单位专兼职 档案员定期开展档案知识宣传及业务技能培训工作 做到有记录 3 分 1 3 3单位专兼职档案员或分管领导变动 及时书面通知学 校档案科 并做好档案业务交接及培训工作 1分 1 4设施完善 5分 1 4 1单位 科室有固定的档案工作用房 集中 安全 妥善保管单位各类档案材料 3分 1 4 2单位档案工作 软 硬件条件 设施齐全完善 2分 2 1流程管理 60分 2 1 1单位形成的各类归档材料格式规范 整洁齐全 2分 2 1 2随办随归 及时做好文件材料 电子与实 体 的收集 编目 按类存放 妥善保管 10分 2 1 3归档 材料题名准确 全面 归档材料的目录 电子文件 实体完整统一 10分 2 1 4单位归档材料全面 客观 真实 准确反映档案 主题的基本历史面貌和工作状况 完整率达到100 8分 2 1 5专兼职档案员负责对单位各类材料进行归档鉴定及分类 4分 2 1 6单位档案工作领导机构每年定期对到期档案进行鉴定 分类 登记造册及销毁工作 2分 2 1 7每季度定期上报 部门档案工 作季度进展自查表 10分 2 1 8单位及下属各科室根据单位 分类目录对档案材料进行集中统一规范管理 2分 2 1 9建立单 位内 外档案材料交接登记册 2分 2 1 10单位按时按质完成 档案年度移交工作 9分 2 1 11根据 昆明医科大学档案管理 工作考核指标体系 进行自评打分并上报学校档案科 1分 3 开发