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公文管理 1 一 公文的概念二 公文种类三 公文格式四 行文规则五 发文 收文办理七 公文管理 目录 2 一 公文概念公文是党政机关 人民团体和企事业单位在实施管理 处理公务过程中形成的具有特定或法定效力和规范体式的文书 是传达贯彻党和国家方针政策 指导 布置和商洽工作 请示和答复问题 沟通信息 交流经验和记录情况的重要工具 3 一是权威性和政策性 二是针对性和指导性 三是规范性和约束性 四是程序性和严密性 五是对应性和定向性 公文的特点 4 指导工作 传达意图 通知 联系工作 交流情况 函 请示工作 答复问题 请示 批复 总结工作 推广经验 通知 决定 记载工作 积累史料 各文种 二 公文的作用 5 第二部分公文种类 2012年4月16日 中共中央办公厅 国务院办公厅关于印发 党政机关公文处理工作条例 的通知 中办发 2012 14号 公文种类主要有 15种 决议 决定 命令 令 公报 公告 通告 意见 通知 通报 报告 请示 批复 议案 函 纪要 东孚公司根据单位性质和工作特点 依照 公文管理办法 选择适用的公文种类有 决定 通知 通报 报告 请示 批复 函 意见 会议纪要等9种 6 第二部分公文种类 a 决定 适用于对重要事项或重大行动做出决策和安排 b 意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法 c 通知 适用于任免和聘用干部 发布规章 传达上级指示 转发上级机关和不相隶属机关的公文 批转下级机关的公文 发布要求下级办理或者周知或者共同执行的事项 d 通报 适用于表彰先进 批评错误 传达精神 交流重要情况 e 报告 适用于向上级汇报工作 反映情况 提出建议 答复询问 f 请示 适用于向上级请求指示和批准 g 批复 适用于答复下级的请示 h 函 适用于相互商洽工作 询问和答复问题 向无隶属关系的有关主管部门请求批准 答复事项 g 会议纪要 适用于传达会议议定事项和主要精神 要求与会人员共同遵守和执行 7 公文的结构 总的来看包括以下两个部分 公文的外部形式 格式 即国家标准规定的固定格式 公文的内部组织 内容 即公文的主体部分 第三部分公文格式 8 依据 1 中共中央办公厅 国务院办公厅 关于印发 党政机关公文处理工作条例 的通知 中办发 2012 14号 2 中华人民共和国国家标准 党政机关公文格式 GB T9704 2012 2012年6月29日发布 2012年7月1日实施 3 东孚公司 公文管理办法 根据 党政机关公文处理工作条例 结合企业实际 规定了公司通用公文的格式 行文规则 公文收发 公文归档及公文管理适用标准及操作程序规范 9 第三部分公文格式 A4型公文用纸页边及版心尺寸 1 用纸 采用60g 80g 胶版纸或复印纸 纸张白度在80 90 2 开本 国际标准A4型 成品尺寸为297mm 210mm 允许误差为 2mm 特殊形式的公文用纸幅面根据实际需要确定 3 版心 版心尺寸为225mm 156mm 不含页码 每页22行 每行28个字 行间距用固定值28 8磅 版面上空约37毫米 下空约33毫米 为方便印制 每页行数可视情增加或减少1至2行 增减行数时适当调整行间距 保持版心高度不变 10 一 公文格式要素划分 版头 公文首页红色分隔线以上的部分 包括 发文机关标志 发文字号 版头中的分隔线 11 一 公文格式要素划分 主体 首页红色分隔线 不含 以下 公文末页首条分隔线 不含 以上的部分 包括 标题 主送机关 正文 附件说明 发文机关署名 成文日期 印章 附件 12 一 公文格式要素划分 版记 首条分隔线以下 末条分隔线以上的部分 包括 版记中的分隔线 抄送机关 印发机关和印发日期页码 13 1 发文机关标志由发文机关全称或者规范化简称加 文件 二字组成 也可以使用发文机关全称或者规范化简称 发文机关标志居中排布 上边缘至版心上边缘为35mm 推荐使用小标宋体字 颜色为红色 以醒目 美观 庄重为原则 联合行文时 如需同时标注联署发文机关名称 一般应当将主办机关名称排列在前 如有 文件 二字 应当置于发文机关名称右侧 以联署发文机关名称为准上下居中排布 一 版头部分 14 司x字 2013 x号 发文机关标志大版头 机关全称或规范性简称文件小版头 机关全称或规范性简称 2 发文字号由发文机关代字 发文年度和发文顺序号组成 标注于版头下方居中或左下方 上行文时居左空一字编排 文字采用3号仿宋 GB2312 发文年度 发文顺序号用阿拉伯数字书写排印 发文年度用中文六角括号 括起 15 公文的主体 是公文最主要的部分 包括标题 主送机关 正文 附件说明 发文机关署名 印章和成文日期等要素 二 主体部分 16 3 标题一般由发文机关全称或规范化简称 公文主题和文种组成 位于红色分隔线下空二行位置 标题字体为2号小标宋体字 排列分行合理 美观 醒目 多行标题排列为梯形或菱形 不采用上下长度一样的长方形和上下长 中间短的沙漏型 多个发文机关名称之间用空格分开 不加顿号 换行时省略 二 主体部分 17 梯形标题 18 司 字 2012 x号 空一行 空一行 19 4 主送机关主要受理公文的机关 主送机关名称应用全称或规范化简称或同类型机关统称 向下普发的公文主送机关名称应规范 稳定 主送机关名称位于正文左上方 与正文标题空一行 顶格排印 用3号仿宋 GB2312 有多个主送机关的 各机关名称之间用顿号隔开 最后一个主送机关名称后标全角冒号 二 主体部分 20 5 正文公文的主体 用来表述公文的内容 位于标题或主送机关下方 正文一般用3号仿宋 GB2312 二 主体部分 21 正文中的层次序数文中结构层次序数一般依次用汉字 一 汉字加圆括号 一 阿拉伯数字 1 阿拉伯数字加圆括号 1 不得逆向使用 层次序数 第一层 一 黑体 作为小标题时句尾无标点 第二层 一 楷体 作为小标题时句尾标点可有可无 第三层 1 仿宋 无论是否作为小标题 要有标点 第四层 1 仿宋 必须有标点 二 主体部分 22 6 附件说明附件与正文和发文机关署名之间空一行 字体字号用3号仿宋 GB2312 附件 前空2个字 后接排附件名称 名称后不加标点符号 附件序号用阿拉伯数字 每行位置对齐 如 附件 1 有两个以上附件时 应注明顺序并分别标注于各附件首页的左上方 二 主体部分 23 7 成文日期一般署会议通过日期或领导同志签发日期 两位以上领导人审签 署最后一位的签发日期 联合行文 署最后签发机关领导同志的签发日期 成文日期应写明年 月 日 字体字号用3号仿宋 GB2312 居右排时后空约4个字 二 主体部分 24 二 一三年X月X日 8 印章除会议纪要和印有版头的向下普发的公文外 公文应加盖发文机关印章 用印页 发文机关署名页 至少应有二行正文 不能采用页首加圆括号标注 此页无正文 字样 二 主体部分 25 9 附件附件正文部分 用3号黑体在左上角顶格注明 附件 有序号时应加序号 序号后不再加标点符号 附件排在版记之后 附件序号和附件标题应与附件说明表述一致 附件标题与 附件 之间空两行 二 主体部分 26 包括版记中的分隔线 抄送机关 校对 排版 页码等内容的规定 三 文尾部分 27 10 主题词一般由业务类别 公文内容和文种组成 主题词 字样用黑体小三 主题词格式为小3号仿宋 GB2312 11 抄报 抄送单位抄报单位是指需要将公文内容告知的上级单位 以及向双重领导的上级单位请示报告工作时 除主送单位外 需要告知公文内容的另一上级单位 抄送单位是指除主送单位以外的其他需要告知公文内容的上级 下级和不相隶属单位 格式为小3号仿宋 GB2312 三 文尾部分 28 文尾部分格式 12 页码用4号半角阿拉伯数码标识 置于版心下边缘之下一行 数码左右各放一条4号一字线 单页码居右空一字 双页码左空一字 29 第四部分行文规则 1 行文应当确有需要 注重实效 坚持少而精 2 向上级行文 应当主送一个上级单位 如需其他相关的上级单位阅知 可以抄报 请示应当一文一事 除领导直接交办的事项外 请示应当送上级单位的办公室按规定程序办理 不直接送领导个人 同时 不得越级请示 因特殊情况必须越级行文时 应抄报越过的直接上级单位 3 向下级的重要行文 应同时抄报直接上级 向受双重领导的下级的有关重要行文 应抄送其另一上级机关 4 必要时公司行政可以与党委 工会联合行文 行政与党委或行政与党委 工会联合行文时 使用党委文件版头 发文字号为 司党联字 行政与工会联合行文时 使用行政文件版头 发文字号为 司行字 5 不相隶属单位之间要求协作 请求解决问题 相互洽谈事务 一般用函行文 6 对不符合行文规则的上报公文 总经理办公室可退回呈报单位 7 公文用纸一般采用国际标准A4型 210mm 297mm 左侧装订 30 第五部分发文 收文办理 发文办理指以公司行政名义制发公文的过程 包括草拟 登记 签发 校对 核稿 发文等程序 公司行政公文由主办部门拟稿 公文文稿由主办部门负责人签署意见和相关部门负责人 分管领导 会签后 须经总经理办公室负责人核稿 核稿的内容包括 是否需要行文 报批程序是否符合规定 内容是否同现行规定向衔接 涉及有关部门的事项是否经过协调并取得一致意见 提出的要求和措施是否可行 文字表达是否准确 文件格式是否符合规定 文稿如需作较大修改 应当与拟稿部门协商修改 附 拟稿纸模板 31 收文办理 1 收文办理指对收到的公文的办理过程 包括签收 登记 审核 拟办 批办 承办 催办等程序 2 收到下级单位上报的需要办理的公文 总经理办公室文件管理人员应当进行审核 3 收到上级机关下发或交办的公文 由总经理办公室文件管理人员送本部门负责人提出拟办意见 送公司领导批示后办理 4 领导审批公文时 对有具体请示事项的 主批人应当明确签署意见 姓名和审批日期 其他审批人圈阅视为同意 没有请示事项的 圈阅表示已阅知 附 东孚文件传阅单模板 32 第六部分公文管理 公文归档 1 公文办完后 应当根据 中华人民共和国档案法 和其他有关规定 及时整理 立卷 归档 个人不得保存应当归档的公文 2 归档范围内的公文 应当根据其相互联系 特征和保存价值整理 立卷 要保证归档公文的齐全 完整 能正确反映公司总部的主要工作情况 便于保管和利用 3 归档范围内的公文应当在次年六月底前向档案室移交 4 拟制 修改和签批公文 书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求 33 第六部分公文管理 公文管理 1 公文由总经理办公室专职人员统一收发 审核 用印 归档和销毁 2 总经理办公室专职人员应当严格按本办法的规定实施公文管理 总部各部门应当指定一名工作人员负责本部门公文的管理 并配合总经理办公室做好相关工作 3 公司行政公文复印件作为正式公文使用时 应该加盖公司印章 34 4 公司行政公文被撤销 视作自始不产生效力 公司行政公文被废止 视作自废止之日起不产生效力 5 不具备归档和存查价值的公文 经过鉴别并经总经理办公室负责人批准 可以销毁 销毁公文应当到指定场所由二人以上监销 保证不丢失 不漏销 6 公司总部工作人员调离工作时 应当将本人暂存 借用的公文按照有关规定移交 清退 公文管理 35 谢谢聆听 36 印信管理办法 37 一 几个概念二 印章 印信 的种类三 印信管理 目录 38 印信 企事业单位的印章和介绍信等行使职权的凭证和对外联系的标志 印章是公司各级机构及其部门行使行政管理和经营管理职权的象征 是确认各项行政管理 经营管理行为效力的重要工具 印章管理 指对印章的刻制 启用 保管 使用 停用 销毁等一系列相互关联 衔接有序的工作 印章管理原则 合规 安全 有序 一 几个概念 39 二 印章 印信 的种类 依据公司 印信管理办法 公司目前所使用印信包含以下几种 1 行政印章 公司企业法人行政印章 区域 直属项目 公司以及实质管理的其他公司 以下简称下属单位 行政印章 总部各部门印章 2 党委 纪委 工会 团委印章 3 专用印章 财务专用章 合同专用章 预结算专用章及其他业务专用章 4 人名章 公司及下属单位负责人姓名章 用于财务印鉴的名章 5 授权委托书 介绍信等 40 三 印信管理 1 职责 1 1总经理办公室是公司印章的归口管理部门 负责印章刻制 使用监管 回收 销毁等工作 建立全公司有效印章登记表 1 2总经理办公室负责行政印章 介绍信 授权委托书的审批和使用管理 1 3党群工作部负责党群印章的审批和使用管理 1 4财务资金部负责各类财务专用章 1 5成本合约部负责合同专用章 预结算专用章的管理 1 6其他印章由各业务相关部门负责管理 1 7所属各单位应建立本单位的印章刻发登记表 并负责使用监管 41 2 印章样式和规格 2 1各级行政印章均为圆形 中间刊五角星 外刊单位名称 用宋体字自左至右顺时针环形排列 印章所刊名称应为本单位的法定全称 各部门的印章为圆形 中间刊五角星 字体排列时将 部 横排 以区别于行政印章的环形排列 2 2公司行政印章的直径为4 2厘米 下属单位印章的直径为4厘米 公司及下属单位负责人名章为正方形 边长为2厘米 2 3各级财务 合同 预结算专用章的样式和规格 根据法律和上级规定确定 三 印信管理 42 公司部分印章样式 43 三 印信管理 3 印章的制发 3 1 上海中建东孚投资发展有限公司 印章由公司申请报局批准后 凭局开具的介绍信到指定的公安机关制发 3 2所属各部门 各单位印章 由印章所属单位或部门提出书面申请 总经理办公室及相关业务部门依据机构设立 变更等文件进行必要性审核 审核通过后方可刻制 附 关于刻制山东中建昕盛合同专用章的批复 44 三 印信管理 3 印章的启用 根据法律规定或有权机关的授权 印章单位首次使用印章代表本单位行使职权 正式启用前须办理启用手续 即具文通知上级机关和有关机关单位 有的机关因隶属关系或名称发生变化 在新印章启用前 也需向有关机关 单位发出印章启用通知 并随附所启用的印章的印模图样 附 关于公司名称变更及启用 上海中建东孚投资发展有限公司 印章的通知 45 印章的制发及启用流程图 正式行文通告公司全体员工或有关客户 机构 部门 准备刻章申请相关材料 到注册所在地公安局办理手续 将印模交原审批的公安部门备案 到其指定或授权的刻字社刻制 刻制印章申请 公司批复 46 三 印信管理 4 印章的使用和管理 4 1公司行政印章的管理部门是总经理办公室 总经理办公室经理对公司行政印章的管理负领导责任 总经理办公室印章保管人负直接责任 4 2总会计师为财务专用章的第一责任人 成本合约分管领导为合同 预结算专用的第一责任人 4 3公司各部门负责人为本部门印章管理的责任人 4 4公司各部门使用行政印章时 填写 印章使用审批表 经总经理办公室经理签字同意后方可用印 涉及资金 法律 合约 人事等重大事项的 须由行政人事分管领导审批后方可用印 47 三 印信管理 4 印章的使用和管理 4 5使用 上海中建楷昕投资发展有限公司 印章和法人名章时 经办部门或单位应事先填写 印章使用审批表 经部门 单位 负责人签批意见后送总部相关业务部门进行内容实质审核 总经理办公室进行程序形式审核 经公司领导审批后由总经理办公室加盖印章 4 6需外借使用行政印章的 经行政人事分管领导或总经理审批同意后 由总经理办公室安排专人送章 在审批范围内监督用印 4 7公司各部门都应明确所管辖印章保管人和具体权责 建立印章使用登记台帐 按照 印章使用登记表 做好备案 48 5 下属单位印章的使用和管理 5 1下属单位负责人为本单位行政印章管理的第一责任人 5 2下属单位总会计师为财务专用章的第一责任人 财务资金部经理为第二责任人 成本合约分管领导为合同专用章 预结算专用章的第一责任人 成本合约部经理为第二责任人 5 3下属单位各部门负责人为本部门印章的第一责任人 5 4下属单位所有印章的使用必须符合公司有关管理规定 必须执行严格的申请和审批程序 必须经过相应的 第一责任人 批准后方可用印 5 5下属单位各类专用章的使用必须报公司对口业务部门备案 5 6下属单位都应明确印章保管人和具体权责 建立和完善印章保管和使用的各类台帐 三 印信管理 49 三 印信管理 6 其它管理规定 6 1公司各级名章适用行政印章管理办法 6 2各单位负责人和印章保管人应确保印章安全依规使用 6 3各单位 各部门都