整合体系审核的体会

整合体系审核的体会 继 ISO9000 质量管理体系标准之后 许多组织纷纷导入 ISO14001 环境管理体系 OHSAS18001 职业安全健康 管理体系 以建立整合的管理体系 并寻求第三方认证 因此作为认证机构如何提高整合体系审核的有效性 从而引导受核组织逐步提高其质量管理体系 环境管理体系和职业安全健康管理体系 就显得非常重要 因而 本文就如何做好整合体系审核谈谈几点体会 一 文件审核的注意事项 依据 GB T19011 2003 ISO19011 2002 标准 6 3 条款对文件审核的描述 我们不难发现在对文件审核的要 求上 通常是要求在现场审核前完成 文件审核关系到现场审核是否继续或暂停 因此文件审核的重要性就显 得尤为突出 审核前的文审工作做得好 就会为顺利地进行现场审核奠定一个良好的基础 通常文件审核是由 审核组长来承担 依据本人以往审核的经验 整合体系的文件在编排上往往主要是以 ISO9001 2000 标准的结 构顺序为主线 同时将 ISO14001 1996 标准及 GB T28001 2001 标准的内容有机地结合进来 因而与单一体系 审核不同 在做整合体系文件审核时文审人员会觉得不那么顺畅 要真正作好文件审核 首先文审人员必须对 三个体系有充分的理解 如果只是对其中的某个或 二个 标准熟悉是不够的 其次 在文审中必须对照三个标 准的条款 要素的要求逐条进行审核 以避免遗漏相关条款 要素 再次 在文件审核中文审人员应注意三个标 准共性和特性的地方 如 方针的制定 三个标准中均要求方针必须与组织的活动 产品 服务的性质 规模 宗旨相适应 必须体现持续改进 遵守法律法规和其它要求 以及传达到组织的全体员工 并在持续适宜性方 面得到评审 这是共性的地方 但三个标准对方针的要求也有其特性的地方 如质量方针 环境方针均是由最 高管理者制定 而职业健康安全方针则是由最高管理者批准 在被获取方面 质量方针未明确提出要求 而环 境方针则明确提出应被公众所获取 职业健康安全方针则提出应被相关方所获取 因而文审人员在对方针的 文审时就必须兼顾标准中共性和特性的要求 以确保符合标准的要求 二 审核方案 审核计划的控制要点 整合体系审核通常存在第一阶段审核和第二阶段审核的要求 对于第一 第二阶段审核如何安排 目前各 机构的要求不尽相同 本人一年来先后参加过十几次整合体系的审核 感受到不同的审核方案 确实有其优缺 点 通常 第一种方案是将第一阶段环境管理体系审核 职业健康安全管理体系审核与质量管理体系审核结合 在一起 二阶段审核时只审核环境管理体系和职业健康安全管理体系 第二种方案是一阶段仅对环境管理体系 和职业健康安全管理体系进行审核 在第二阶段环境管理体系和职业健康安全管理体系审核时 才将质量管 理体系结合进来审核 本人明显感觉到第一种方案相对第二种方案的优点是 第一和第二阶段的任务均衡 审 核组不会太庞大 便于审核沟通和审核管理 缺点是由于在一阶段审核中必须对质量管理体系做出整体的判断 审核的内容比较全面 这样若审核组之间衔接不好 就可能存在二阶段对受审核方重复审核的可能性 特别是 对职责和权限 培训 内审 管理评等条款 同时由于三体系获证时间不一致 也不便于认证机构对监督审核 时间的安排 第二种方案相比较于第一种方案也有其优点 审核组第一 第二阶段的审核目标明确 重点突出 便于审核员把握 因三体系获证时间基本一致 也便于认证机构的监督审核的安排 其缺点是 一 二阶段审核 任务安排不均衡 二阶段审核任务繁重 审核组庞大 不便于沟通和管理 但本人倾向于第二个方案 原因是 第二种方案更方便受审核方接受审核和将来获证后的监督审核 同时二阶段审核组资源配备充分 加强内部 的沟通 就可避免其缺点 审核计划通常由审核组长来编制 审核计划应当便于审核活动的日程安排和协调 在编制审核计划中除满 足正常审核人日数 专业要求 分工合理 任务均衡 时间协调外 作为整合体系审核计划还有值得注意的地 方 通常在制定审核计划时应优先安排对策划部门的审核 只有这样才能更快 更全面地了解受审核方的管理 体系 三 审核准备的注意事项 审核准备是审核组在实施现场审核之前 审核组全体成员进行内部交流的一次重要会议 要开好审核准备 会 组长应调动全组人员的积极性 发挥审核组成员的作用 具体而言应让专业审核员 专家 对审核组进行详 细的专业培训 了解与企业有关的法律法规 产品标准 污染物执行的排放标准 执行的职业健康安全标准 同类企业的环境影响评价情况 第三方检测和监测报告等 这将有助于审核组充分认识受审核方的质量特性 环境特性 职业健康安全特性 以更好地把握受审核方的行业特点 减少审核时的盲目性 此外 审核组还应 充分了解受审核方的职能分配情况 并在审核组的准备会上进行认真的沟通避免在审核中出现漏条款 要素的 情况 如负责对 ISO14001 1996 标准 4 4 6 要素审核的审核员 就应与负责审核 ISO9001 2000 标准 7 4 条款的 审核员进行充分的沟通 以便了解受审核方在实施采购过程中是否对供方提出相应的环境要求 再如对法律 法规的识别情况 往往企业将与质量有关的法律法律的识别与环境 职业健康安全法律法规的识别的职责归 属不同的职能部门 因而审核组内部准备会上就应对此充分沟通 确保审核组对受审核方法律法规识别的情 况能作出客观和公正的判断 四 现场审核的控制要点 要控制好现场审核 首先 应初步了解企业现场的总体情况 包括生产过程现场 动力能源部门 后勤管理 部门 办公场所及地理分布情况 其次 要设计好在具体部门的审核思路 在前面已提到 三个体系要素有共性和特性的地方 因而审核员在 具体一个部门审核时如何把握好审核思路就非常重要 好的思路应能确保审核时能覆盖受审核部门的职责 要素的要求 不会产生遗漏或重复审核 按本人的实践经验 具体在一个部门审核时 可按如下思路进行审核 第一 与部门负责人交谈了解部门在三个管理体系标准中所承担的主要职责 目前的资源 人员配备状况 这样既能对受审核部门有初步的了解 也可消除受审核方不必要的紧张 因为这些问题对受核方而言是再熟 悉不过的了 为后续审核创造一个好的氛围 第二 了解受审核部门的工作流程 其关键质量控制点 过程存在的环境因素 危险源 并对照作业控制文 件 环境因素清单 危险源清单判断识别的充分性 第三 以质量管理体系标准要求为主线 从质量目标完成情况 过程控制 过程的监视和测量 不符合控制 纠正措施和预防措施等情况实施审核 第四 以环境管理体系标准要求为主线 依据环境因素识别 重要环境因素评价 目标 指标 管理方案 运 行控制 监视测量进行审核 第五 以职业健康安全管理体系为主线 依据危险源辨识 风险评 目标 管理方案 运行控制 监视测量进 行审核 第六 在对以上审核的同时对人员 意识 能力 文件控制 持续改进等方面进行审核 再次 应做好审核实施过程中的内部沟通 由于整合审核涉及面广 具有复杂性和特殊性 因而审核组在现 场审核中的沟通交流就显得很重要 在审核中各审核组应及时将本组审核中发现的线索传递给相关部门 同 时也应将本组需其它小组协助调查的相关内容及时反馈 同时在对体系是否满足标准要求做出总体判断的基 础上进一步对体系的整合程度做出评价 五 审核结论编制 目前各机构通常作法将审核报告分别编制 这种作法无法体现体系整合的状况 无形中又将整合的体系分 割开了 偏离了整