浅谈招标采购模式下医院设备采购部门的工作步骤和内容

浅谈招标采购模式下医院设备采购部门的工作步骤和内容浅谈招标采购模式下医院设备采购部门的工作步骤和内容 山东新世纪招标有限公司 招标采购是近年来医院购置医疗设备 尤其是大型医疗设备时通常选用的 采购方式 招标采购的特点是在相同的条件下对多个品牌的商品进行比照 最 终选取 物美价廉 的商品 整个采购过程中要充分体现公开 公正 公平的 原则 招标采购既是目前普遍认可的采购模式 也是相关法规的规定 如 中 华人民共和国招标投标法 中华人民共和国政府采购法 机电产品国 际招标投标实施办法 等法规针对招标采购的实施制定了规范要求 招标采购 程序规范 监督明确 医疗设备的采购理应遵从这些法规 利用中央财政或地 方财政拨款 国外政府贷款购置医疗设备同样要求招标采购 医院利用自有资 金购置大型设备也常以招标采购的形式完成 传统的非招标方式 主要有竞争 性谈判采购 询价采购和单一来源采购等 以医院为采购主体 医院的医疗设 备采购部门会同临床使用科室共同完成设备的选择 谈判 与之相对照 招标 采购则由招标机构组织评标专家组根据招标文件中技术条款和商务条款的要求 评议出中标设备供应商 在招标采购的模式下 医院设备采购部门的工作内容 也相应有所转变 以下 我们着重探讨在招标采购的模式下 医院设备采购部 门在设备购置过程中的工作步骤和内容 1 1 制定采购计划和购置预算制定采购计划和购置预算 医疗设备采购部门根据临床需求和财务预算制定购置计划 首先由使用部 门提出设备需求草案 设备采购部门汇总后 组织医院仪器设备工作委员会就 申请草案进行论证 根据医院发展进行调整 结合医院设备总预算制定出购置 计划草案 报请医院批准 批准后的购置计划进入采购流程 在招标采购的模式下 设备单项预算和投标报价的差异过大可能会导致招 标的失败 因此 每件设备单项预算的准确性十分重要 以往同类设备的购置 价格通常是参考依据 充分了解临床需求设备的技术及市场情况是制定单项预 算的前提 2 2 招标前的准备招标前的准备 2 选择招标代理机构 协商招标工作事宜 签订招标代理委托协议 明确招 标机构和招标人 即采购单位 在招标过程中承担的责任 如需购置的设备属 于卫生部 大型医用设备配置与应用管理暂行管理办法 中规定的 CT MRI X 刀 伽玛刀四种品目 应该先行按照相应的申请程序申办 大型医用设备配置 许可证 3 3 协助招标机构进行招标工作协助招标机构进行招标工作 3 1 招标文件的准备 招标文件主要技术条款和商务条款两部分构成 招标机构对于招标文件的 编制有丰富的经验 并且招标机构有责任完成招标文件的编制 但基于医疗设 备的特殊性 医院采购部门也应该积极协助招标机构完善招标文件 使之更适 用于特定医疗设备的招标采购 招标文件的商务部分中 对于投标厂商及所投 标的医疗设备的资质文件要明确要求 对于在国内注册的投标厂商 要求其提 供医疗仪器经营许可证 所投标的医疗设备要求提供医疗仪器注册证及附表 招标文件的技术条款对需要采购设备的技术功能和配置需要提出要求 投 标厂商根据技术条款选择符合要求的设备投标 准确描述技术要求是至关重要 的 要求描述过高可能导致投标设备的技术指标和配置高于实际需求而带来资 金浪费和功能闲置 要求描述过低可能导致投标设备不能达到使用要求 因此 招标文件的技术条款必须邀请在相关领域里有丰富经验的专家编写 审定 招 标机构 采购单位等共同参与提出修改意见 医院采购部门应该充分同各方协 商 把握尺度 确保招标文件的技术条款准确实用 3 2 项目备案和招标工作的协调 招标项目需要经过主管部门批准备案的 应由医院和招标机构共同完成申 报备案手续 例如 商务部颁布的 机电产品国际招标范围 内的医疗设备招 标以及评标文件需要向商务部备案 招标工作的整体组织由招标机构承担 包 括 发布标讯 发放标书 召集开标会等 医院采购部门在文件准备 人员协 调 解答技术咨询方面承担工作 3 3 协助评标工作 评标过程一般邀请最终用户参加 多数情况根据不同招标项目的具体规定 按一定的比例邀请医院的专家担任评委 这个比例往往很小 也有可能没有最 3 终用户的代表作为评标专家直接参与评标评分和投票 因此 医院采购部门在 介绍医院需求背景时 应向评标专家组说明医院购置设备期望达到的技术水平 以及财务状况 以便评标专家在掌握评标标准的同时 尽可能地结合最终用户 的实际情况 使评标结果在技术 价格 服务等方面都能最大程度的符合评标 标准及实际需求 4 4 设备采购合同的签订设备采购合同的签订 评标结果生效后 医院采购部门根据评标结果准备签订采购合同 有些招 标采购程序中已经对合同条款有详尽的规定 医院作为最终用户如果希望增加 附加条款 可以同中标厂商和招标机构以及招标管理方共同协商 把附加条款 写进合同内容中 不对合同条款作详尽要求的招标项目 合同条款需要由医院 中标厂商等方面就细节详尽商定 国际招标项目委托进出口公司依据中标结果 签订外贸合同 医院采购部门同进出口公司签订委托代理协议 国内招标项目 由医院采购部门同中标厂商签订国内贸易合同 5 5 购货合同的执行准备和到货前的准备购货合同的执行准备和到货前的准备 签订了医疗设备购货合同后 合同的执行过程中还需要医院采购部门做大 量的工作 委托进出口公司签订外贸合同的进口医疗设备 需要医院采购部门 办理进口手续 包括 办理机电设备进口许可证 符合国家减免税政策规定的 设备办理相应的减免税手续 配合进出口公司协调款项以开具对外付款信用证 签订内贸合同的设备由卖方承担进出口手续和海关完税手续 无论外贸或内贸 合同 在设备到货之前 都应该提前做好设备的安装准备工作 准备临时存放 地 准备安装地点以及水 电 气等配套安装 大型医疗设备如放射放疗设备 核医学设备 消毒灭菌设备等 往往要进行大规模的机房改造和装修 这时需 要采购部门 医学工程部门会同生产厂商工程部门 医院基建部门 后勤部门 装修施工方共同完成设备到货前的准备 6 6 设备到货的清点 安装和验收设备到货的清点 安装和验收 外贸进口设备到达医院由采购部门接收不开箱暂存 按照出入境检验检疫 规定 属于法定强制检验的进口设备应及时向当地出入境检验检疫机构报请检 验 并尽快协调使用科室 供货厂商同出入境检验检疫人员共同清点检验设备 非法定强制检验的设备由采购部门 医学工程部门 使用科室和供货厂商共同 4 清点 安装 如发生货物短缺 损坏或功能障碍 厂商不能及时解决的 应根 据情况向当地出入境检验检疫机构报请检验 为补发货或索赔做准备 内贸设 备由采购部门 医学工程部门 使用科室和供货厂商共同清点 安装 设备稳 定使用一段时间后 以上四个部门共同进行设备的验收工作 验收合格的设备按合同支付设备验收款 外贸合同订货的把验收文件交外 贸公司按国家外汇管理规定支付 招标项目特别规定由项目管理单位或资金管 理机构直接支付的 则按支付程序规定将验收文件等递交相关部门以完成支付 手续 由医院自行支付的内贸合同设备验收后由医院采购部门和财务部门支付 货款 以上六个步骤是在招标采购的模式下 医院采购部门购置医疗设备的基本 工作程序 针对购置项目和医疗设备特点 特定的采购程序相互不同 医院采 购部门的工作重点也相应有所侧重 更有效地利用资金 使医院医疗设备达到 最优配置 是医院设备采购部门的努力方向 我们这里讨论的招标采购模式下 医院设备采购部门的工作步骤是对普遍工作程序的一个小结 相信医院医疗设 备的购置方式在不断地总结探讨中 会逐步向更加科学 高效的方向发展 5 俗话说得好 滴水之恩 当涌泉相报 知恩图报 是做人的良知 忘恩负义 被人们所不齿 何谓恩情 恩情即施惠人给受惠人的好处 恩惠情谊 恩情言其大 有 养育之恩 救命之恩 恩情言其小 有 滴水之恩 帮扶之恩 大恩大德 人们会没齿不忘 刻 骨铭心 小的恩惠 我们同样会念念不忘 记挂在心 恩情 难以用确切的言辞来表述 只能用心灵去感受 用行动去报答 恩情 就是当你身处困境时 有人愿意帮你的那份情 恩情 就是当你失意落魄时 有人不离不弃的那份情 恩情 就是当你遇事有难时 有人无私帮助你的那份情 做人千万不能忘恩 忘了恩 就负了义 忘了恩 就负了人 忘了恩 就没有了良心 何谓真情 真情 就是寒冷时的一把火 让人感觉暖意融融 真情 就是严冬里的一轮暖阳 它的光和热都洒在了你的身上 真情 就是黑暗中的一盏灯 照亮了你前行的方向 真情就 是一眼清泉 滋润着每个人的心田 让我们精神旺盛 生命茁壮 真情 就是一首动听的歌曲 它能将你的烦恼驱赶 真情 就是一个灿烂的微笑 它能让你心花怒放 真情 就是一场及时雨 它能让你干涸的心灵滋润舒畅 真情 是无私的奉献 真情 是真诚的情谊 真情 是纯洁的爱心 做人 真情不可少 感恩最重要 一颗感恩的心 人人都需要 有了感恩的心 彼此都温暖 捧出感恩的心 个个皆 欢笑 恩情很贵 真心难得 真情莫伤 伤了真情 就伤了真心 伤了真心 就伤了好人 伤了好人 就落下了悔恨 恩情最怕忘 真情最怕伤 母亲的恩情不能忘 生我九死一生 养我含辛茹苦 襁褓中奶我喂我 怀抱中亲我宠我 双手中托我举我 出门时想我盼我 病痛中怜我惜我 父母的真情不能伤 自古以来 父母千万倍的付出 难以换回子女百分之一的回报 父母一生真情付出 他们用心血和汗水滋养我们成长 成熟和成功 谁如果伤害了父母的真心真情 谁将悔恨终生 老师的恩情不可忘 老师的真情不可伤 为人之师 尽心尽力 小小三尺讲台 乃育人之天地 看那满头银发 皆是岁月里积聚 绞尽脑汁 为让学生们多获取些知识 千方百计 为的 是让自己问心无愧 良心得到慰藉 朋友的恩情不可忘 朋友的真情不可伤 真正的朋友 总能想你所想 急你所急 真正的朋友 总是雪中为你送炭