物业档案管理完整版本.ppt

物业档案管理 课程章节第一节 物业档案的建立第二节 物业档案的整理和分类第三节 物业档案的管理第四节 月检问题反馈 档案管理 第五节 公司关于档案管理的规定 第一节 物业档案的建立1 什么是物业档案指人们在物业开发和管理活动过程中形成的 作为原始记录保存起来以备查考的文字 图像 声音以及其他方式和载体的文件 2 建立动态的物业管理档案资料管理机制由于物业档案资料管理具有动态性 因此必须建立动态管理机制 凡是管理程序的各个环节 有关人员都要进行及时性 经常性 完备性的动态记录 3 物业档案的作用 凭证作用 参考作用 4 资料的收集4 1按照时间顺序收集 1 设计规划阶段信息 2 施工及验收阶段信息 3 委托管理阶段信息 4 招商阶段信息 5 用户入住信息 6 日常管理信息4 2按照物业管理参与者的各个方面来收集 1 在物业接管移交时与开发商及设计单位 施工单位积极合作 力争全面准确地收集到工程建设产权及工程技术资料等原始资料 2 在业主入伙进行二次装修阶段收集业主 用户资料 3 在日常管理中建立和收集房屋维修档案 设备运行档案 投诉与回访记录等相关资料 并将档案的收集形成制度化 4 通过政府主管部门获取的相关信息 第二节 物业档案的整理和分类1 档案整理的要求收集到原始资料后 统一由档案管理人员集中整理 剔除作废和无效的记录 然后按类别进行装订并整理成册 做到条理清晰 分类合理 便于检索 2 档案的分类 举例说明 办公室 上级文件 内部发文 计划总结 工程部 工程图纸 设备档案 承包合同 客服部 顾客投诉 业主档案 检查记录 财务部 各类账册 发票存根 预算报告 保安部 巡查记录 车辆档案 紧急事件 3 建立标准化的图 档 卡 册 表图 房屋的各类设计及施工图纸档 在管理活动过程中形成的文字资料卡 根据管理工作的需要而建立的目录卡 保养卡等册 指为了提高管理效率而制作的各类管理手册表 指为了工作需要而制作的各类表格 第三节 物业档案的管理1 物业档案管理的定义指物业公司在物业管理的活动中 对物业的原始记录进行收集 整理 鉴定 保管 统计 利用 为物业管理提供客观依据和参考资料 2 档案管理的注意事项强调原始资料的重要性 数据准确 资料详实 不错不漏 账实相符 妥善保管 查阅方便 保证档案资料的准确 完整 新鲜 安全 3 档案管理的五个环节 收集 整理 归档 使用 销毁3 1收集 是指将分散在各部门中的有保存价值的的文字资料向单位资料室归档 收集的关键是资料的完整 3 2整理 重点是去伪存真 3 3归档 是指按照资料本身的内在规律进行科学的分类与保存 在保存的形式上采用文字资料管理与计算机资料管理双轨制 以确保存储形式的多样化 为了保证档案的安全 档案室要保持干燥 通风 清洁 注意防盗 防火 防虫 防鼠 防潮 3 4使用 要完善审批手续 3 5 档案的销毁根据档案的保管期限和性质 定期对过期或作废的档案进行剔除和销毁 防止档案的堆积与混淆 经主管领导审批方可销毁 建立已销毁文档清单备查 第四节 月检问题反馈 档案管理 一 记录的问题1 记录不真实如 值班情况都为 正常 写你所做的 做你所写的 持续改进 2 记录不完整该填写的项目没有填写 3 书写不规范书写潦草 乱涂乱画 4 用笔不规范规范的记录用笔应该是黑色钢笔或签字笔 然而在实际填写中出现了铅笔 圆珠笔和红色笔迹等不规范现象 二 分类的问题1 资料分类不清 摆放杂乱 2 资料装订次序混乱 3 资料更新不及时 三 装裱的问题1 标签2 目录3 封面四 审核的问题有些记录需要部门领导检查审核 问题点 问题点 差 好 现场检查 可以及时拿到需要的东西随时确认自己的工作是否按计划执行保证工作顺利进展整理干净不是最终的目的 而是避免浪费 提高工作效率 整理的重要性 第五节 学习公司 档案管理规定 内容见word文档 深圳第一亚太物业管理有限公司质量记录归档封面记录名称