文件编制规范

四四 川川 什什 邡邡 市市 三三 高高 生生 化化 实实 业业 有有 限限 公公 司司 SICHUANSICHUAN SHIFANGSHIFANG SANGAOSANGAO BIOCHEMICALBIOCHEMICAL INDUSTRIALINDUSTRIAL CO LTDCO LTD 文件编制规范文件编制规范 受控状态 文件编号 SG ZL GL 00 01 修订状态 00 分 发 号 2017 06 01 发布 2017 07 01 实施 编制 廖邦君编制 廖邦君 审核 审核 批准 批准 日期 日期 2017 05 202017 05 20 日期 日期 日期 日期 会签与修订页 会签页会签页 2 部 门签 名日 期备 注 会 签行政部 会 签质量部 会 签研发部 会 签生产部 会 签采购部 会 签财务部 会 签市场部 会 签设动部 会 签环安办 会 签 修订记录修订记录 修订 状态 修订 日期 生效 日期 更 改 内 容修订人 1 1 目的目的 对公司质量管理体系文件的编号 除技术性文件 及编写格式加以规定 使其规范化 2 2 适用范围适用范围 3 编号适用于除了技术性文件外的其他文件的编写 文件格式适用于所有文件的编写 3 3 职责职责 3 1 管理部负责除技术性文件外其他文件的编号管理及所有文件格式的审核 3 2 各文件编制部门的负责人负责对本部门所编制文件的内容进行审核或批准 4 4 工作程序工作程序 4 1 文件编号管理 4 1 1 部门代码及分发号说明 部门代码是部门名称两个汉字拼音的简写 部部 门门 名称名称代代 码码分发号分发号 总经理 GM01 行政部 XZ02 生产部 SC03 供应部 GY04 质量部 ZL05 财务部 CW06 研发部 YF07 市场部 YX08 设动部 SD09 环安办 HA10 以上部门代码只适用于常州恒立流体技术有限公司 4 1 2 文件类别代号说明 层级文件类型文件代码层级文件类型文件代码 外来文件 WL 一级质量手册 QMS 内部公文 GW 二级程序文件 CX 传真文件 CZ 管理性作业文件 ZY 三级 公文 会议纪要 HY 三级 岗位职责说明书 GZ 四级记录 JL 注 公文是指公司正式印发的各类请示 通知 通报 决定 函 传真 会议纪要等 文件 请示 通知 通报统一用内部公文格式 决定和函不作要求 4 1 3 文件编号规则 4 1 3 1 文件编号禁止使用字母 O 和 I 以免造成辨识上的困难 4 1 3 2 QMS 管理手册编号 SG QMS AA YYYY 发布年号 修订状态 即版本号和修订次数 如 A0 4 质量手册代码 四川什邡三高代码 如 HL QMS A0 2016 表示 2016 年发布的质量手册 4 1 3 3 程序文件编号 SG CX AA BB YYYY 发布年号 修订状态 即版本号和修订次数 如 A0 文件号 用两位数字表示 从 01 开始 四川什邡三高程序文件代码 如 SG CX 01 A0 2016 表示 2016 年发布的 01 号程序文件 版本号为 A0 4 1 3 4 管理性作业文件 岗位职责说明书及外来文件编号 SG AA BB YY ZZ 文件号 用两位数字表示 从 01 开始 修订状态 即版本号和修订次数 如 A0 部门代码 文件类型代码 ZY 管理作业文件 GZ 岗位职责说 明书 WL 外来文件 如 SG ZY GL A0 01 表示管理部编写的 A0 版作业文件 顺序号为 01 4 1 3 5 公文编号 SG AA BB YYYYMMDDXX 当日发布的文件流水号 用两位数字表示 从 01 开 始 表示年月日 如 20160623 表示 2016 年 6 月 23 日 部门代码 文件类型代码 GW 内部公文 CZ 传真 HY 会议纪 要 如 SG GW GY 2016051002 表示供应部 2016 年 5 月 10 日发布的第 2 个公文文件 SG CZ YX 2016061201 表示市场部 2016 年 6 月 12 日发出的第 1 个传真文件 会议纪要统一编号为 HL HY GM 001 会议签到表统一编号为 HL HY GM 002 4 1 3 6 记录编号 HL AA BB YY JLZZZ 记录顺序号 用三位数字表示 从 001 开始 5 对应三级文件序号 部门代码 文件类型代码 ZY 管理作业文件 GZ 岗位职责说 明书 WL 外来文件 说明 记录表单用于支持某个文件 因此记录表单从属于这个文件 编号时前面 为文件标识 此处省略修订状态和发布年号 即为支持这个文件的有效版本 避免因文件 的变动而导致的诸多记录编号的变更 后面为支持这个文件的记录顺序号 程序文件下的 记录省略部门代码 如 SG ZY ZL 01 JL001 表示质量部编写的 01 号作业文件下的记录 顺序号为 001 SG CX 01 JL002 表示 01 号程序文件下的记录 顺序号为 002 4 1 3 7 记录流水号 当同一编号的记录表格数 2 时 部门可使用流水号加以控制 AA YYYYMMDDBB 每日记录流水号 用两位数字表示 从 01 开始 年月日 如 20100506 表示 2010 年 5 月 6 日 部门代码 4 1 3 8 技术性作业文件编号按 技术标准的编号规则 执行 4 1 3 9 产品图纸编号按 产品图纸图号编制管理规定 执行 4 1 3 10 物料编号按 ERP 系统编码规则 执行 4 2 文件编写规定 4 2 1 程序文件和管理性文件正文中须有目的 适用范围 职责 工作程序 相关文 件 相关记录 附录等项目 4 2 2 文件格式 4 2 2 1 文件主要中文字号 字体 页眉文件名称 三号黑体 页眉右上角部分 五号宋体 封面文件名称 小初号 宋体加粗 封面中心 小二号宋体 公司名称 三号宋体加粗 正文 小四号宋体 章节 名称小四号宋体加粗 其他见范本 4 2 2 2 英文 公司名称 四号 Times New Roman 正文内容 Times New Roman 4 2 2 3 字符间距 标准 4 2 2 4 段落行距 1 5 倍行距 6 4 2 2 5 页边距 上下边距 1 8 厘米 左边距 2 2 厘米 右边距 2 厘米 4 2 2 6 纸张大小 A4 4 2 2 7 公司 Logo 按照正比例缩放 以防变形 4 2 3 各类文件编制格式 公司所有文件格式均按照以下格式执行 a 程序文件和一般管理性文件格式见 通用文件格式 b 内部公文格式见 内部公文格式 c 传真文件格式见 传真格式 d 记录格式见 记录格式 Word Excel e 会议纪要格式见 会议纪要 f 会议签到表格式见 会议签到表 g 报告 汇报格式见 报告 汇报格式 h 红头文件格式见 红头文件格式 4 3 文件管理 文件管理规定按 文件控制程序 和 记录控制程序 执行 内部公文及传真文件务 必存档 以作