物流整合计划

1 2010 年物流整合工作总结及下步规划方案 自 2010 年 7 月份 公司对阜阳 毫州 颖上 肥东 肥西 长丰进行物流改革试点 其中阜阳 毫州 颖上三公司为重点 现将前期工作小结 同时提出下步规划规划方案如下 一 试点工作总结一 试点工作总结 截止 10 月 25 日 阜阳 毫州 颖上三分公司秋季销售工作基本结束 改革后的物流方 案能够满足秋季销售高峰期的各项物流服务工作 1 配送力基本满足 毫州 阜阳 颖上三公司从 8 月 1 日起配送中心与分公司正式分开 8 月 1 日至 10 月 2 8 日 根据销售订单统计销售收入如表 1 表 1 阜阳 毫州 颍上分公司 8 月 1 日至 10 月 28 日配送情况 单位 元 吨 氮肥磷复肥原料肥配方肥 分公司农药种子 金额数量金额数量金额数量金额数量 合计 阜阳分公司 2817251343062261399130030677411564320410146202379710228089378 毫州分公司 1852451091982580598146023193221157361969721304099851188512913911 颖上分公司 1428741352008051341325210294904531820976 毫州 阜阳都有二辆配送车 颖上有赛福汽车一辆 从销售结构看 农药 种子的配送 能力完全能够满足 分公司肥料配送方式有厂方直发 站台直发 仓库自提三种 全部使用 社会车辆 在此期间毫州 阜阳配送车出车次数较少 毫州 9 10 月出车合计 6 次 8 10 月 阜阳出车合计 45 次 1 分公司物流费节约意识加强 因公司对运营成本控制加强 前期物流改革宣专力度大 目前分公司经营人员对物流费 用的节约 控制意识普遍加强 特别是物流改革试点分公司都在寻找节约点 如颍上分公司 换小车节油耗 撤专职驾驶员岗位 阜阳分公司自主调整配送额度 提高客车带货比例等 因 2009 与 2010 年物流费财务口径不统一 可比性小 同时物流费用集中由配配送中心报销 从 8 月份开始 目前无法计算出物流费用率下降比例 阜阳 61670 元 已把 8 月 1 日以前 费用扣除 毫州 9 月 1 日至 10 月 31 日已做帐 13200 元 未入帐约 45000 元 2 配送流程相对简化 2 因试点配送中心的建立 人员 车辆 商品相对集中管理 总部对商品收发存的过程监 控力度增强 对严重违规现象的提前防范能力加强 颖上分公司无实物库只有临时周转库 人员精减 流程简化 大大提高了工作效率 3 员工工作激情及主动性增强 整合后的分公司人员相对精简 工作推萎 忙闲不一的现象没有了 人心更齐了 部分 分公司已感受到小团队作战的优越性 看到了经营成果好转 对公司发展有了新的认识 员 工工作激情 主动性明显增强 2 个半月的试点工作中也发现了不少问题 主要为以下几个方面 1 周转库实物收发存控制不力 临泉 太和 阜南 毫州 蒙城 利辛周转库通过业务人员出具借出单领取的农药 容 易出现发货后不开单据的现象 物流中心只有一位保管员旺季很难及时前往临时存放点盘点 在农资公司要求下 在阜南租赁的尿素临时库 实物入库后发货不便 首先租库是由县 公司主导租赁 配送中心保管员对异地情况不熟习 货物安全责任不便认定 其次发货时发 货凭证不易传递 2 帐实相符有难度 2010 年 1 月合并公司时 当时的交接表内有不少商品是帐实不符的 有促销赠送未返 还或处理的 有出库未开票的 有短少原因不明的 而因整合后人员变动 导致各个县误差 数字查询难度增大 同时今年 7 月被并分公司帐套全部合并 帐面显示帐实差异更大 3 费用分摊不易界定 按物流改革方案 现毫洲 阜阳分公司实行零库存 而前期因有过期商品的存在 阜阳 分公司没有办理滞销及过期商品的退货 同时毫州 阜阳新到商品 肥料 部分入进农资公 司帐套 部分入进分公司帐套 进货站台费等费用大部分都是过一个月以后才由车站承办人 员统一开票结算 因时间不及时和人为因素 不容易界定费用归属 4 要货入库和内部结算手续烦琐 因配送中心属于总部库存的特殊性质 及现行分公司内部结算单据类别烦多有 组织间调 单 公司间调单 三方间调单 借出返回单 等各类要货入库并行的单据存在 收发存手续 烦琐 5 肥料直发商品收发程序还不在物流中心掌控之中 现肥料直发销售 厂家 客户 厂家 港口站台 客户 此类商品因不入库 保管员无 法 凭单发货 造成销售订单不开 帐实不符 赊销多的现状 6 配方肥收发尚未全程监管 配方肥厂原料到货入库及产成品销售开票目前都不及时 一方面配方肥部发原料至配肥 3 厂没有填制 发货流向表 没有通过物流中心向配肥厂发送原料 另一方面配方肥厂发往各 分公司的产成品 物流中心本部没有监管 出现分公司到货不及时入库 配方肥厂不能及时 出库 二 目前配送现状二 目前配送现状 1 配送商品仍以农药为主 公司经销的化肥基本通过社会车辆配送 且一般为自提价 除 BB 肥偶尔出现 1 3 吨小 吨位配送车配送外 无需公司自有车辆长期配送 种子季节性很强 配送时期一般都集中在 每个季节开始前的 15 20 天 且配送时间一般为 7 天左右就能把客户所需种子全部配送完毕 2 分公司间配送率及物流费用率差异大 因南北种植结构差异及分公司分销能力高低的区别 农药销售规模大小不一 2010 年 1 10 月 25 日 根据销售订单统计农药销售额 200 万以下的有 11 个分公司 200 300 万有 4 个分公司 农药销售额在 200 万元以下 11 个分公司农药配送率偏低 物流费用率也高 3 第三方物流很难满足从市县到乡镇的配送业务 现有 27 个分公司 业务辐射 40 多个县 市 横跨淮北 江淮之间 长江以南三大区 域 1800 多个加盟店 99 为乡镇及以下行政区点 第三方物流很难及时 准确配送到位 4 物流费用组成 物流费用主要组成部分为以下几项 1 固定物流费用 仓库租金 人员工资 仓管 驾驶员 本部调度员 2 分摊物流费用 配送车辆折旧费 商品保险费 办公费 第三方物流费 3 变动物流费用 农药 种子 配送费 油料 路桥 修理 年审 公里补助 节油奖 装卸费 肥料类商品 港站费 装卸费 入库运输费 三 物流进一步整合规划三 物流进一步整合规划 根据 物流整合试点实施细则 结合 7 10 月试点结果及农家福分公司配送现状 同时 兼顾南北商品的销售结构 现制定以下物流规划 一 仓库设置 公司 ERP 系统内设置 1 名称 配送中心或 周转库 2 分公司虚拟库 因办理与及分公司财务结算需要时可设此虚拟库 但此库收发存业 务数据全部为上游单据自动生成 只可手工录入出库单据 所有仓库归属物流中心 由农家 福公司租赁 考虑农资公司季节储备 或淡储 需要依据配送半径可行性分析 配送中心仓 4 库共计设置 10 个 周转库 3 个 见表 2 仓库面积 地点设定主要从以下几个方面考虑 1 公司政策性肥料储备的需要 20100 平方米约存肥料 32000 吨 2 农药 种子配送半径为 80 150 公里 3 所有仓储面积不包含办公室 按平均 5 5 元 平方米 月计算 总计年租金 133 万 4 大兴库有种子分装和小批量农药 种子周转的需要 仓库面积略大于其它配送中心 二 人员安排及车辆配置 配送中心施行外派财务与物流人员合并办公 人员主要有经理 库管员 会计 驾驶员 配送中心负责人由会计或库管员兼任 见表 3 表 2 仓库设置一览表 单位 平方米 存储比例 序号系统库地点配送中心 肥料农药 种子 主服务区 1 阜阳中心阜阳市 1000800200 临泉 太和 阜南 阜阳 颖上 2 毫州中心涡阳县 1000800200 毫州 蒙城 涡阳 利辛 3 宿州中心宿州市 1000800200 淮北 灵壁 宿州 4 凤阳中心凤阳县 1000700300 凤阳分公司区域 5 蚌埠中心蚌埠市 1000700300 怀远 固镇 五河 6 明光中心明光市 1000700300 明光分公司区域 7 定远中心定远县 1000700300 定远分公司区域 8 滁州中心滁州市 1000600400 全椒 来安 9 六安中心六安市 1000700300 六安 叶集 舒城 10 寿县中心寿县 1000700300 寿县分公司区域 11 霍邱中心霍邱县 1000600400 霍邱分公司区域 12 巢湖中心巢湖市 1000600400 巢湖 无为 和县 含山 13 庐江中心庐江县庐江分公司区域 14 芜湖中心芜湖县 1000800200 芜湖县 南陵 繁昌 15 安庆中心安庆市 1000700300 枞阳 怀宁 桐城 安庆 宿松 16 长丰中心长丰县 1000700300 长丰分公司区域 17 合肥中心大兴 30003000 肥东 肥西 种子冷储 18 凤台中心凤台县 200 200 凤台 难南 19 池州中心池州市 600400200 池州 东至 20100 1200 08100 配送中心主要岗位职责 经理 负责配送中心全面工作 配送中心的物流规划 车辆调度 负责主服务区内所有 到港到站 商品接洽事宜 负责直发商品跟踪 协调配送中心与分公司之间的物流服务工作 配送中心员工绩效考核 物流费用控制等 对配送中心货物 资金安全负责 5 库管员 对所有入库商品 促销品 包装物收发存数字负责 做到帐实相符等 会计 负责主服务区分公司财务 成本核算 货款回笼 入库商品出库跟踪 配送中心 费用结算 做到帐实相符 帐款相符 帐帐相符 驾驶员 汇总分公司发货订单 领货配送并收货款 以上人员设置可根据实际业务量进行增减 配送车数量也应适实际业务的需求进行调整 至于配送半径 需要在区域内配送业务成熟后 才逐步推广到区域间的交叉配送 三 存货管理 分公司实行 零 库存 所有库存商品归属配送中心 1 原分公司做如下处理 正常商品处理 分公司原有实物库存 只要商品正常完整 不论是否过期全部办理移 库手续 退回中心库或周转库 过期商品由采购中心与厂家联系退换货 不能退货的由采购 中 表 3 配送中心人员及车辆设置一览表 序号仓库名称 定岗 人 仓管会计驾驶员 经理 兼 配送车 辆 1 阜阳 311111 2 毫州 311111 3 宿州 311111 4 凤阳 311111 5 蚌埠 311111 6 明光 311111 7 定远 311111 8 滁州 311111 9 六安 311111 10 寿县 311111 11 霍邱 311111 12 巢湖 311111 13 庐江 311111 14 芜湖 311111 15 安庆 311111 16 长丰 311111 17 合肥 521111 18 凤台库 21111 19 池州库 21111 合计 572119191719 心与分公司共同协商降价处理 并限 12 月底前处理结束 本年度过期的按 8 折 过期 1 2 年的按 5 7 折 更长时间的可按 1 2 折处理 破损 报废库存处理 肥料破包 不足量 由分公司提前特价处理 农药破损能追究 6 责任人的 即时开票赔付 否则全部按报损处理 种子经种子部认定已经报废的全部按报废 处理 此类商品不办理移库手续 帐实差异库存处理 短少商品由责任人开票赔付 无法追究责任人的及农药十赠一等 促销商品全部挂原分公司库存 统一处理 总之合并帐套前务必做到帐实相符 账款相符 帐帐相符 2 货物组织 1 配送中心 周转库 存货由采购中心 营销中心根据分公司 销售计划 统一组 织和控制 采购中心承担全额资金占用 分公司不承担资金占用利息 2 进库商品控制 整合后新采购的农药 种子类商品 由厂方按采购中心流向表 直接发送至各仓库 无特殊情况 不再通过合肥库周转 肥料以厂方直发客户和港站直发客 户为主 除公司政策性肥料储备外 BB 肥淡旺生产的储备 磷复肥旺季铁路运力不足的储 备 看好行情的肥料淡储 一率不得入库 四 商品配送方式及配送中心进销流程 配送中心为及时满足配送需求 主要通过以下三种方式进行配送 1 配送中心配送 1 农药 种子以配送中心配送车配送为主 肥料全部利用社会物流配送 主要采取 集中配送为主 配送日配送为辅 中心店辐射配送和临时急需配送为补充 的策略 以不断 满足客户配送服务需求 提高配送效率 集中配送要占配送量的 50 以上 在每个生产季节或病虫草发生之前 召开促销会 会 后集中配送 商品执行促销价 配送日配送要占配送量的 30 定时 定量 定线规划配送日 每周安排一次 商品执 行配送日优惠价 中心店配送约占 10 在销售旺季或淡季配送跟不上或不便时 可设中心店作该镇向村 店辐射配送平台 临时急需配送约占 10 主推商品或特别需要的商品临时要货可客车带货等方式配送 配送成本较高 商品执行临时配送价 2 配送线路 各配送中心配送车暂配 1 部 设定主配送区域 公布主配送线路图及时 间 3 配送指标 公司三种车型的配送车有效载重分别为 8 吨 3 吨 2 吨 折合农药平 均为 750 件 280 件 200 件 种子减半 销售旺季 4 10 车载率不低于 60 销售淡 季 1 3 月 11 12 月 车载率不低于 40 2 客车带货配送 配送中心跟据加盟店的分布情况 了解当地短途客运线路及时间表 制定相关常规化的 7 客车带货配送流程 时间 线路 价格和相关信息 3 第三方物流配送 了解配送中心所在地第三方物流公司的配送范围 与之签订配送合作协议 完备物流发 运手续 由社会物流进行配送 五 配送中心进销流程 图 1 1 分公司要货及进库流程 分公司业务人员填制的当期 要货计划表 到达采购中心后结束 不与入库相关联 要货时间与入库时间超过一个月 如果没有货发出则系统单据没有终结 每月需要手工关闭 采购中心签定合约后 付款时需依附合同产生 采购订单 此类采购订单相关事业部 需要登记备查 偶尔会出现货已到 采购订单未审的事情 所有部门在签约时需与厂方明确 见公司 发货流向表 发货 图 1 分公司要货及进库流程图 采购中心需将所有厂方发货信息报知配送中心接货人 跟据采购订单办理系统入库的 程序由配送中心办理 物流中心每月需要与有业务往来的供应厂商核对商品收发数据 2 分公司销售配送流程 图 2 1 配送中心库配送 图 2 配送中心车辆配送流程 8 财务打印的销售订单共计四联 财务联留存 已收货款的盖 货款已收 章 配送员配送 结束后 凭客户签字的业务联至财务交款 客户签字的仓库联核销借出单 配送中心保管员进入分公司帐套 凭仓库联对每张销售定单进行出库 系统应容许零 库存出库 会出现负库存 因为简化内部结算环节 只有依据销售出库单关联产生县公司的 调拨入库 总公司的 调拨出库 每个库商品入库批次不同 应容许存在不同的库有不同的成本单价 但同一库同一商品 则实行加权平均法计算成本 2 港口 站台和供应商直发 主要为肥料 业务人员所开销售订单上应有 直发 字样 仓库接收财务所传递三联销售订单后 由经 理或库管员凭借配送中心介绍信及相关提货手续前往站台进行提货发货 其它基本相同 车站一般都有自已的车队 商品到站后一般由其以 承包 方式按物主的 流向 发货 对方 有自已的客户签字收手续 所以本公司开出的销售订单很难让客户签字 且销售订单上有 单 价 注意保守经营秘密 重点难点是 一个配送中心服务几个分公司 而仓库只有一个 如果站台直发商品不能及时卖出就 会有余货入库 并需要在当地另行租库 如果直发商品充许入库 容易让销售人员产生依赖性 卖不完就入库心态 削弱了销售 工作的计划性 同时增加了 入库 装卸 等物流费用 3 客车带货 仓库接收三联单后 需加盖 客车带货 印章 并需建立 客车 带货登记册 记录客车司 机等相关联系信息 用以跟踪客车带货到货情况 4 第三方物流 此流程沿用大兴库目前操作方式 9 五 销售收款与费用结算 1 销售收款 配送中心负责配送上门业务的收款 其它类型的业务收款责任人为开具销售订单的业务 人员 配送中心仓库商品配送业务收款 驾驶员配送时带回货款或会计跟车收款 站台直发业务收款 预收货款 客户汇款 在各分公司所在地邮政储蓄或信用社等金融 服务点开设帐号 会计持卡 业务人员上门收款 会计监督 客车带货及第三方物流业务收款 由分公司业务人员负责收款 会计监督 2 物流报表 配送中心的工作内容主要有入库商品进出库 直发商品代收代发 配送商品及收款 物 流费用控制 服务分公司和客户满意度 帐实相符 帐款相符 帐帐相符 配送中心报表主 要有 仓管员填制 仓库收发货日记表 详细记录出入库商品数量 表 4 调度员填制 直发商品日登记表 详细记录厂方直发及港站直发商品数量 表 5 配送员填制 出车日记表 详细记录商品装车数 行驶里程数 油料等费用金额 表 6 配送中心负责人填制 应收费用结算表 详细记录应该收取各服务对象的配送费 保管费 代办手续费 表 7 以上报表的填表依据 报表功能等在报表内有备注说明 且 1 2 表需日填制日汇总 3 费用支付 配送中心结算 支付所有物流费用 款项来源以预算方式向总部审请 费用款项由配送 中心财务支付 报批流程由财务部制订 分公司费用预算项目只包含管理费用 销售费用 扣除所有物流费 预算款汇至配送 中心财务 报批流程由财务部制订 4 费用结算 物流费用实行谁使用谁承担原则 物流中心承担配送中心租库 车辆 保险等费用 使 用单位承担商品保管 配送 代办手续费等费用 2011 年度配送中心收费报务标准 表 5 表 5 2011 年度收费服务标准 省内 项目标的参考价格 肥料 散装种子3 5 吨 月 农药1 元 件 月保管费 包装种子2 元 件 月 配送费农药 箱装种子 油菜 西瓜 芝麻 3 元 件 10 袋装种子 水稻 玉米 8 元 件 袋装种子 小麦 大豆 2 5 元 件 港站直发肥料 手续费 2 元 吨 当地平均站台费约 13 元 厂方直发肥料 手续费 1 元