秘书打电话和接听电话要注意的问题有哪些

秘书打电话和接听电话要注意的问秘书打电话和接听电话要注意的问 题有哪些题有哪些 作为秘书 每天打电话和接听电话是常态 学会基本的电 话礼仪至关重要 下面就让小编给大家介绍秘书接听电话和拨 打电话要注意的问题吧 秘书打电话时要注意的问题秘书打电话时要注意的问题 1 择时通话 通话时机的选择看似平常 实际上很重要 有的人只以自己的情况为判断标准 选择自己方便的时候拨打 电话 这实际上是对通话对象不够重视 尊重的表现 设身处 地地考虑对方的情况 是选择通话时机的基本原则 2 打电话要选择通话效率高的时间 换句话来讲 就是人 家不会厌烦的时间 比如休息时间尽量不要给他人打电话 除 非万不得已 严格地讲 晚上 10 点之后 早上 7 点之前 没有 什么特别的急事不要打电话 万一有急事打电话 要先说一句 抱歉 事关紧急 打搅你了 否则的话对方很可能会厌烦 再 者 就餐时别打电话 现代人工作繁忙 通常中午只有一个小 时的吃饭时间 如遇电话 岂不影响食欲 另外 倘若不是重大 事情 节假日不要打电话 在现代社会里 尽量不打扰他人的 节假日休息应该成为常识 如果是拨打国际长途电话 尤其是 像美国等距离较远的国家 还要考虑到时差的问题 当然 秘 书在工作中遇到紧急情况 可随时与有关部门和人员电话联络 虽然也要注意把握分寸 3 打电话除了要注意时间的选择 还要注意空间的选择 一般来讲 私人电话是在家里打的 公务电话是在办公室打的 在工作场合 拨打私人电话应该尽量用自己的手机 此外 除 非工作之需 一般是不应在公众场所拨打电话的 秘书人员更 应注意这一问题 切不可不管有无必要 总是旁若无人地大声 吆喝 令他人厌烦 4 短通话 电话打多长好呢 在日常生活中拨打电话 有 多少事就说多长时间 说清楚为止 但是 在秘书工作中 通 话时间是宜短不宜长 要遵守电话礼仪中的 3 分钟原则 即每 次通话的时间应该有效地控制在 3 分钟之内 当然 这里的 3 分钟 并非是绝对的只能通话 3 分钟 而是指要长话短说 废话 少说 没话不说 拨打电话不是为了排遣寂寞 不可拿着话筒 捉迷藏 一定要有时间观念 5 话内容精练有序 秘书人员正确把握通话内容的一个有 效方法就是要养成重要电话列提纲的习惯 首先 要知道通话 对方有几个电话号码 第一个打不通就拨第二个 接通后要先 做自我介绍 其次 要列出通话的事项 先讲重要的事情 后 讲次要的事情 6 礼貌挂机 结束通话后要礼貌地挂机 首先 要了解怎 样暗示对方终止通话 其标准化的做法就是重复要点 比如 陈部长 那我们这次就说好了 请您下个星期一参加我们单位 的专家论证会 如果没有记错的话 我应该让司机于下周一早 晨 8 点到您家楼下 接您过来 这就是重复要点的方法 以免 对方记错了 或者忘记了 同时也说明秘书人员训练有素 不 说废话 其次 要熟知挂机的顺序 不少秘书人员以为通话完毕应 该由对方先挂断电话 这虽然是出于礼貌 但实际上却行不通 从礼仪角度来说 通话完毕应该由地位高者先挂断电话 对秘 书人员来说 应该由上级先挂 客人先挂 如遇特殊情况 即 通话双方地位一样 都是秘书 性别相同 年龄相仿 此时一 般就是谁先拨打谁先挂断 秘书接听电话时要注意的问题秘书接听电话时要注意的问题 1 响不过 3 声 拨打电话要注意 通话 3 分钟 原则 而接 听电话则要遵循 铃响不过 3 声 原则 及时接听电话 尤其是 有约在先的电话 约好通话而不接是严重的失礼行为 当然 训练有素的秘书人员应该在电话铃声响两三声后再接 如果铃 声刚一响就接 很可能电话会掉线 倘若电话铃声响到 6 声以 上才接 接电话的人应该首先向对方致歉 抱歉 让您久等了 2 安排合理而有序的表达 作为秘书人员 要尽量亲自接 听电话 尤其是有约在先的电话 不要随便让别人代接电话 而且 对于秘书人员 更多的是要代领导接听电话 如果领导 不在的话 秘书人员应该首先告诉对方领导不在 然后才能问 对方的身份 来电为何事 是否需要转达等 千万不可先盘问 对方 再说领导不在 以免对方误以为领导有意回避 接听电 话也要首先 自报家门 自我介绍身份 其好处就是万一对方 拨错了 不至于一错再错 3 确处理打错的电话 当我们接听到对方拨错的电话 首 先仍然要向对方问好 说明电话拨错了 然后要将本单位的电 话号码重复一下 让对方验证 4 日常工作中 电话中断是经常遇到的情况 尤其是手机 说着说着就断了 可能是没电了 也可能是掉线了 遇到这种 情况 秘书人员有责任告诉对方 自己所在的位置可能网络没 有覆盖 并请对方指定一个时间 我们拨打过去 万一没有一 点先兆 电话 啪 地就