档案管理制度

档案管理制度档案管理制度 档案管理制度是怎么样的呢 大家是否有了解 以下是小编 为大家整理的档案管理制度 希望对大家有帮助 档案管理制度档案管理制度 1 一 为规范公司档案管理 增强公司档案的实用性和有效 性 特制定本制度 二 归档范围 公司的规划 年度计划 统计资料 财务审计 会计档案 劳动工资 经营情况 人事档案 会议记录 决定 委托书 协议 合同 项目方案 通知等具有参考价值的文件资料 三 公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负 责 四 档案管理员的职责 保证公司及各部门的原始资料及 单据齐全完整 安全保密和使用方便 五 资料的收集与整理 1 公司的归档资料实行 季度归档 及 年度归档 制度 即 每年的四 七 十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料 归档期 2 在档案资料归档期 由档案管理员分别向各主管部门收 集应该归档的原始资料 各主管部门经理应积极配合与支持 3 凡应该及时归档的资料 由档案管理员负责及时归档 4 各部门专用的收 发文件资料 按文件的密级确定是否 归档 凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室 5 档案管理员根据公司的 文书立卷归档管理制度 实施 档案归档整理 六 资料的分类与归档 1 公司档案资料的分类依据 文书立卷归档管理制度 的 有关规定执行 2 公司档案资料的归档每年一次 属于平时立卷归档的不 在此规定范围内 七 档案的借阅 1 总经理 副总经理 总监 总经理办公室主任借阅非密 级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续 2 因工作需要 公司的其他人员需借阅非密级档案时 由 部门经理办理 借阅档案申请表 送总经理办公室主任核批 3 公司档案密级分为绝密 机密 秘密三个级别 绝密级 档案禁止调阅 机密级档案只能在档案室阅览 不准外借 秘密 级档案经审批可以借阅 但借阅时间不得超过 4 小时 秘密级 档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准 总经理因公外 出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批 具体按委托书 的内容执行 4 档案借阅者必须做到 爱护档案 保持整洁 严禁涂改 注意安全保密 严禁擅自翻印 抄录 转借 遗失 八 档案的销毁 1 公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料 2 当某些档案到了销毁期时 由档案管理员填写 公司档 案资料销毁审批表 交总经理办公室主任审核经总经理批准后 执行 3 凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁 一般 的档案资料 由总经理办公室主任批准后方可销毁 4 经批准销毁的公司档案 档案管理员须认真核对 将批 准的 公司档案资料销毁审批表 和将要销毁的档案资料做好 登记并归档 登记表永久保存 5 在销毁公司档案资料时 必须由总经理或分管副总经理 或总经理办公室主任指定专人监督销毁 公司档案管理制度公司档案管理制度 2 第一条 为了规范公司档案管理工作 保证档案的完整性及 保密性 理顺工作程序 明确工作职责 杜绝资料流失 特制 定本制度 第二条第二条 档案管理机构及其职责档案管理机构及其职责 1 公司档案工作实行二级管理 一级管理是指公司综合管 理部的统筹管理 二级管理是指各部门的档案资料管理工作 2 综合管理部档案管理员负责公司所有档案资料的统一收 集管理 各部门的档案管理员负责本部门档案资料的使用管理 3 档案管理人员要严格执行公司档案管理规定 认真细致 地做好档案保管以及利用工作 充分发挥档案资料的作用 4 综合管理部档案管理员有责任对二级档案管理工作进行 监督和指导 每年对二级档案管理进行一次检查验收 第三条第三条 归档制度归档制度 1 凡是反映公司战略发展 生产经营 企业管理及工程建 设等活动 具有查考利用价值的文件资料均属归档范围 2 凡属归档范围的文件资料 均由公司集中统一管理 任 何个人不得擅自留存 3 归档的文件资料 原则上必须是原件 原件用于报批不 能归档或相关部门保留的 综合部保存复印件 4 凡公司业务活动中收到的文件 函件承办后均要及时归 档 以公司名义发出的文件 函件要留底稿及正文备查 5 业务活动中涉及金融财税方面的资料 由财务部保存原 件 属于人事方面的资料 由人力资源部保存原件 属于工程建设 方面的 由规划建设部保存原件 以上部门应将涉外事务的复 印件报综合管理部备案 6 由公司对外签订的经济合同 应保留三份原件 综合管 理部保存一份 财务部及合同执行 或签订 部门各保存一份 特 殊情况只有一份原件时 由综合部保存原件 7 在归档范围内的其他资料 由经办人整理后连同有关资 料移交综合管理部档案室 部门需要使用的可复印或复制 归 档范围外的由各部门自行保管 第四条第四条 档案保管制度档案保管制度 1 公司综合管理部设存放档案的专门库房 各部门应根据 保存档案数量 设置存放档案的箱柜 并具备防火 防潮 防 虫等安全条件 2 归档资料要进行登记 编制归档目录 3 档案管理员要科学地编制分类法 根据分类法 编制分 类目录 根据需要编制专题目录 完善检索工具 以便于查找 4 档案要分类 分卷装订成册 保管要有条理 主次分明 存放科学 5 库存档案必须图物相符 帐物相符 6 档案管理人员要熟悉所管理的档案资料 了解利用者的 需求 掌握利用规律 7 根据有关规定及公司实际情况 确定档案保存期限 每 年年终据此进行整理 剔除 8 经确定需销毁的档案 由档案管理员编造销毁清册 经 公司领导及有关人员会审批准后销毁 销毁的档案清单由档案 员永久保存 9 严格遵守档案安全保密制度 做好档案流失的防护工作 10 凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作 方可办理调动手续 第五条第五条 档案借阅制度档案借阅制度 1 档案属于公司机密 未经许可不得外借 外传 外单位 人员未经公司领导批准不得借阅 2 借阅档案资料 须经档案保管部门负责人批准 阅档必 须在办公室指定的地方 不得携带外出 需要借出档案的 须 经档案保管部门负责人批准 3 借阅档案 必须履行登记 签收手续 4 借出档案材料的时间不得超过一周 必要时可以续借 过期由档案管理员催还 需要长期借出的 须经分管副总经理 批准 5 借出档案时 应在借出的档案位置上 放一代替卡 标 明卷号 借阅时间 借阅单位或借阅人 以便查阅和催还 6 借阅档案资料者必须妥善保管档案资料 不得任意转借 或复印 不得拆封 损污文件 归还时保证档案材料完整无损 否则 追究当事人责任 7 借出档案材料 因保管不慎丢失时 要及时追查