出生医学证明档案与信息管理.ppt

出生医学证明档案与信息管理 内容提要 档案与信息管理依据档案与信息管理目的与意义档案与信息管理的内容档案与信息管理的方法 一 档案与信息管理依据 湖南省出生医学证明管理相关规定 共九章六十二条 第十六条签发机构对在出生医学证明签发过程中所形成的档案资料应依照档案管理的有关规定妥善保管 便于查询 永久保存 第十七条各级卫生行政部门 委托管理机构和签发机构应明确人员负责出生医学证明信息管理工作 充分利用信息化手段监控出生医学证明签发信息 提高签发质量 第十八条各级卫生行政部门 委托管理机构和签发机构及其工作人员对因管理 签发出生医学证明而知晓的新生儿父母和监护人个人信息 应予以保密 未经当事人书面同意 不得向第三方披露或泄露 出生医学证明 法律依据 中华人民共和国母婴保健法 中华人民共和国母婴保健法实施办法 湖南省实施 母婴保健法 办法 及 卫生部 公安部关于统一规范 出生医学证明 的通知 等法律法规规章 中华人民共和国母婴保健法 第二十三条规定 医疗保健机构和从事家庭接生的人员按照国务院卫生行政部门的规定 出具统一制发的新生儿出生医学证明 卫生部和公安部 卫妇发 1995 第10号 规定 我国自1996年1月1日 边远地区3月1日 起开始启用由卫生部统一制发的 出生医学证明 出生医学证明 作用 出生医学证明 是 中华人民共和国母婴保健法 规定的法定医学证明文书 可以起到以下作用 证明新生儿出生时的健康及自然状况 证明新生儿的血缘关系 卫妇社发 2004 319号 作为新生儿获得国籍的法定医学依据 卫妇社发 2004 319号 出生医学证明 作用 作为户口登记机关进行出生户口登记 取得公民身份证号码的原始凭证 卫妇发 1995 第10号 卫妇社发 2004 319号 作为新生儿依法获得保健服务的凭证 卫妇发 1995 第10号 为其他必须以出生医学证明为有效证明的事项提供依据 签发机构的职责 签发机构包括具有助产技术服务资质的医疗保健机构 卫生行政部门及受委托机构 签发机构应明确出生医学证明签发科室及其工作职责 安排专人分别负责出生医学证明签发和盖印 实现证件签发与印章使用分开 产房 手术室等直接助产的科室及其人员一般不应明确为签发科室和签发人员 签发机构应建立健全 出生医学证明 管理及签发的各项制度 人员管理 申领 出入库 保管 签发 印章管理 废证管理 档案管理 真伪鉴定 保密 信息统计等 规范签发流程 开展宣传告知工作 及时为新生儿签发 出生医学证明 做好 出生医学证明 的相关工作 并接受上级管理机构的监督检查 管理人员逐级备案 1 各级卫生行政部门应明确主管领导并设专 兼 职工作人员加强 出生医学证明 日常管理监督 将负责证件管理的人员名单报上一级卫生行政部门备案2 对于委托相关机构负责本行政区域 出生医学证明 的日常事务管理工作的 应以书面形式委托 并明确双方责任和义务 将委托函及负责管理证件的人员名单及时在上一级证件管理部门备案 3 各市 县签发机构主管人员和签发人员名单也应上级主管部门和省妇幼保健与优生优育协会备案 二 档案与信息管理目的与意义 提高出生医学证明管理水平 规范高效有序管好人生第一证 为保健服务与科学决策提供依据 出发点 规范有序关键点 法定严肃落脚点 方便高效 三 档案与信息管理的内容 出生医学证明档案管理责任主体 各级管理机构各级签发机构应对本机构负责的 出生医学证明 相关资料进行档案管理 15 档案与信息管理定义 档案的定义档案是国家机构 社会组织和个人在社会活动中直接形成的 保存备查的文字 图表 声像及其它各种方式和载体的历史记录 信息管理工作开展中对的信息进行登记 收集 整理 存储 分析 利用并提供信息服务的过程 实现对工作的干预 设计 组织 指导等 档案管理 档案的来源 国家机构 社会组织和个人 社会活动 档案的用途 按一定规律保存备查的历史文件 档案的作用 档案是一个单位或个人历史的真实 全面的反映 档案是一个单位或个人维护自身权益的重要工具 档案积累和传播知识重要载体 专业性档案工作有自己专门的研究对象 理论体系和业务标准 工作规范 服务性为机构与服务对象各项工作服务 法定性档案资料具有法律效力机密性档案中有不少内容在一定的时间和空间具有机密性 档案管理的性质 档案整理几个概念 档案整理定义是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案 进行基本的分类 组合 排列 编号 编制目录 建立全宗等 组成有序体系的过程 基本要求遵循文件材料的形成规律和特点 保持文件材料之间的有机联系 区分文件材料的价值 确定档案的保管期限 便于保管和查询利用 档案整理流程 一 收集 收集应归档的文件材料收集要求 齐全 完整 准确齐全 是指文件材料不同的版本 稿次要全完整 是指反映同一问题或方面的文件材料收集要全面准确 是指文件材料是实际的真实反映 图物相符 文事一致 第一版样证 第二版 2000年1月启用 为了增加该证的防伪功能 又在 中国妇幼卫生 圆形标志右上方增加了一颗在紫外灯照射下的无色荧光 五角星 防伪标志 对第一版 出生医学证明 的个别文字进行了修改 将 出生医学证明 下方 出生编号 改为 出生证编号 相应地将其英文翻译由 BirthNo 改为 BirthcertificateNo 出生医学证明 右方英文版说明 china 中的小写 c 改为大写 C 父母身份证编码留 由原来的16格增加至18格 以适应全国身份证改革的需要 副页印有与正页相一致的 出生证编号 为区别印制年度防止编号重复 又在出生编号号码前 加印大写英文字母 从2000年开始 按英文字母顺序 每年如2000年加印A 2001年加印B 第三版 2003年1月启用 在原防伪印制技术基础上 水印图形 齿轮 中央加五角星 中华人民共和国卫生部印章采用防伪油墨 为加强对签发 出生医学证明 单位的管理与监督 自2003年起 出生医学证明 由两联增加为三联 增加的第三联为接生单位存根 第四版 2004年12月启用 在存根联出生证编号的号码上加用检测板识别的电子水印防伪条码 档案资料收集的主要内容 管理机构的归档内容和要求出入库登记本出生医学证明废证销毁登记本出生医学证明管理使用情况年度统计表年度母婴保健法律证件申领计划表年度母婴保健法律证件追加申领表不同版本的空白出生医学证明出生医学证明管理机构 委托管理机构及其管理人员名单出生医学证明专用章 出生医学证明补发专用章 印模 文件 规范 制度 培训资料各类各种样表等 签发机构的归档内容和要求 出生医学证明 存根及其相关资料按首次签发 医疗保健机构内出生的首次签发 医疗保健机构外出生的首次签发 换发 补发统一归档 废证登记及统计上报资料等文件 规范 制度 培训资料等 档案资料收集的主要内容 首次签发归档资料 首次签发登记表 首次签发登记本新生儿父母或监护人居民身份证或护照复印件户口簿复印件授权委托书 委托代理人居民身份证或护照复印件 新生儿出生医学记录 出生医学证明首次签发申请表 打印的出生医学证明存根 亲子关系声明 等 补发归档资料 新生儿父母或监护人签名和加盖手指纹印的出生医学证明遗失声明书 出生医学证明补发申请表 补发登记本 新生儿出生医学记录 复印件或相应的病历资料复印件原签发的出生医学证明存根复印件新生儿父母或监护人居民身份证或护照 户口簿复印件 亲子关系声明 亲子鉴定证明 等 换发归档资料 换发申请表 换发登记本 相关证明材料相关身份证等复印件 换发材料与原签发的出生医学证明一起归档保存 废证的归档资料 出生医学证明 废证登记本 出生医学证明 销毁登记本因签发机构打印或填写失误造成出生医学证明作废的 因运输 储存中造成出生医学证明潮湿 损毁的于每年年底逐级上交至设区的市 自治州卫生行政部门或其委托管理组织机构统一销毁 医疗保健机构外出生签发的归档资料 新生儿监护人出具的 亲子关系声明 表 有效身份证件复印件和新生儿与其监护人亲子关系的旁证 旁证为家庭接生员出具的接生情况证明 同时附家庭接生员技术合格证书复印件 或见证人证明和新生儿监护人户口所在地村民 居民 委员会出具的出生事实的证明 或亲子鉴定证明 医疗保健机构外出生的签发登记表和医疗保健机构外出生的签发登记本 统计上报资料的归档 出生医学证明管理使用情况年报表年度母婴保健法律证件申领计划表年度母婴保健法律证件追加申领表 归档数量 1 归档文件材料一般为一份 一般归档文件只保存1份 利用频繁或非常重要的可以保存两份 如有其它需要 保存份数较多 应在备注中注明 2 具有长期保存价值或具有凭证作用的电子文件 应制成一套相应的纸质文件一并归档 二 归档判断依据归档范围 慎重决定文件去留 三 确定保管期限永久出生医学证明签发过程中所形成的档案资料应依照档案管理的有关规定妥善保管 便于查询 永久保存长期为16 50年短期为15年以下因签发机构打印或填写失误造成出生医学证明作废的 因运输 储存中造成出生医学证明潮湿 损毁的保存1年 四 档案分类 档案分类指的是依据一定的标准 按照档案来源 时间 内容和形式特征的异同点 对档案进行有层次的区分 并组成具有一定从属关系和平行关系的库藏体系 主要类型 1 按年度分类文件形成的年度进行分类2 按保管期限分类将文件按划定的保管期限进行分类3 按事件分类将文件按首次签发 补发 换发 废证等进行分类 归档文件可以采用 年度 事件 保管期限 或者 保管期限 年度 事件 等方法进行分类注意 分类方案是进行分类工作的基本依据 应保持相对稳定 以使分类体系具有连续性 便于查找和利用 五 档案排序 一般一份文件为一件必要时也可按事件特征组件一件的排列顺序 正本在前 定稿在后正文在前 附件在后原件在前 复印件在后转发文在前 被转发文在后复文在前 来文在后传阅单在前 收文在后 件与件之间的排列顺序 在最底一级类目内 按时间顺序排列文件材料较多时 也可结合事件 阶段 名称 地域等特征排列 六 编制页码不空号 不漏号 七 装订用不锈钢订或线单 件 装订较厚归档文件采用三点一线方法进行装订 成册的文件材料 如印章登记本 空白证件等 可保持原貌 八 编号档案章格式 全宗号 年度 保管期限 件号 全宗号 各单位代号 年度 即文件形成年度 保管期限 可以写永久 长期 短期 30年 10年 也可以只写代号 Y C D 30 10 件号 一个年度一个保管期限编一个流水号 从1排起 档号章格式 九 编目以件为单位逐件编目归档文件目录包括 件号 责任者 文号 题名 日期 页数和备注等年度 指归档文件文件的形成年度 如2012 2013 要求写全 件号 文件的流水号 为三位数 不足三位 前用0补齐 如001 089 录入的内容尽可能详细 准确 责任者 即发文机关 就是文件落款处盖章单位 责任者可以用通用简称 主题词 按照档案主题词表进行著录 此项可以省略 日期 即文件形成日期 用8位阿拉伯数字表示 如20080101 页数 此件文件的总页数 包括附件 有字的一面就算是一页 空白页不计页数 文件编号 文件编号即文件发文字号 填写时应照实抄录 不能有任何省略或改动 题名 一般情况下 照录文件题名 不得省略或变更 对于无题名或题名含义不能全面揭示文件内容的归档文件 为方便检索 应根据文件内容重新拟写或补充题名 并外加 以示区别 备注 用于填写归档文件需要说明的各种情况 包括缺损 销毁等 密级 为文件上所标示的密级 如无标示 为内部 存放位置 此项为查找档案档案的辅助项目 为方便查找档案 建议填写 十 装盒排架按件号顺序装盒 上架不同保管期限 不同机构的不能装入同一盒填写档案盒封面 盒脊及备考表等项目 十 装盒 排架按件号顺序装盒 上架装盒 按文件顺序进行装盒 不同保管期限 不同机构的不能装入同一盒 为节省空间 不建议一个问题 或类别 仅有几份文件也装为一盒 禁止跨年度装盒 特别注意 装盒时一定要按照件号的顺序排放 不要把里面的文件放错 借阅后也要放回原位 否则以后查找起来就会查找不到 填写档案盒封面 盒脊及备考表等项目 如文件盒内有备考表 直接填写其中项目 若没有 则打印一份 将其置于盒内文件之后 项目包括盒内文件情况说明 整理人 检查人和日期 档案盒背脊式样 盒内备考表式样 背脊 填写年度 保管期限和起止件号 排架 按年度从档案柜最上层排起 永久和长期的可以一起排架 短期则另排一架 十一 打印目录 十二 编制检索工具 四 档案与信息管理的方法 信息管理要求 各级卫生行政部门 委托管理机构和签发机构应明确人员负责出生医学证明信息管理工作 签发机构内设出生医学证明管理机构及其管理人员变动应在30天内报所在地的县级卫生行政部门 并报委托管理机构备案县以上卫生行政部门内设的出生医学证明管理机构 委托管理机构及其管理人员变动时 应当在30日内上报设区的市 州卫生行政部门和省卫生行政部门 同时报省妇幼保健与优生优育协会备案 信息上报主体 各级签发机构汇总 出生医学证明 使用情况上报到同级管理机构 县级卫生行政部门或其委托管理机构和签发机构应根据年度需求 于每年12月20日前向设区的市 州卫生行政部门或其委托管理机构上报出生医学证明空白证件申领计划 各级管理机构汇总本行政区域的 出生医学证明 管理使用情况 并逐级上报 见统计表 上报年度统计表流程 市级卫生行政部门于每年12月30日前填写本市上一年度的 出生医学证明 管理使用情况年度统计表报至省妇幼保