辅助管理人员任职前培训ppt课件.ppt

1 培训 人力资源部 辅助管理人员 2 什么叫管理 管理就是运用组织内的各种资源 以达成组织目标 管理的概念 管理定义 3 可用資源 人力金钱信息技术时间 经验设备训练关系 4 角色的转换 封存本性从自我到组织 团队 个人努力到借力 借势 心态摆正 找到自己的位置必备的职业素质和能力必备的工作方法具备管理知识和技巧有工作激情 当管理者真爽 可以命令别人啦 5 会做 能做知道为什么要做 很重要 所以做是我该做的我要做生来就是做这种事 行为 技能知识 价值观自我定位需求 动机 人格特质 行为 冰山 图 6 管理者的心态 心态是人们对事物的认知态度 与思想理念 思维方式 理论水平 道德品质等多方面的修养程度密切相关 决定行为的积极性 主动性 方向性 对于管理者来说 心态修养既是为人处事的必修课 更是履行职能的基础课 稳定 健康 积极的心态是管理者有所作为的前提条件 7 管理者自我管理必备的两种心态 有几个心态很重要 其中长处心态和学习心态是很重要的 学好用好这两个心态 你的管理水平一定会是一个暂新的境界 长处心态 就是看人要看长处 用其之长 纠其之短 长处心态 跟学习心态是联系在一起的 如果你经常抱着学习的心态工作 你就会注重别人的长处 而不是短处 8 优秀管理者的心态 八戒 一戒 欺 欺骗会带来鄙视和厌恶 真诚才可以让整个团队持续具有较高的凝聚力和战斗力 管理者要力求待人真诚 二戒 狂 不知天高地厚 倚仗着仅有的一点优势 对下属大呼小叫 彷佛一霎那间就是 老子天下第一 三戒 浮 对某些工作有了一知半解 就以为自己全盘皆知了 甚至对从事相应工作的专业人士指手画脚 谈论一些自己一知半解的概念 而且往往是错误的理解 9 四戒 躁 要经常思考 欲速则不达 中蕴涵的真理 戒躁 以促使自己耐心 子夏是孔子的学生 有一年 子夏被派到莒父 现在的山东省莒县境内 去做地方官 临走之前 他专门去拜望老师 向孔子请教说 请问 怎样才能治理好一个地方呢 孔子十分热情地对子夏说 治理地方 是一件十分复杂的事 可是 只要抓住了根本 也就很简单了 孔子向子夏交代了应注意的一些事后 又再三嘱咐说 无欲速 无见小利 欲速 则不达 见小利 则大事不成 这段话的意思是 做事不要单纯追求速度 不要贪图小利 单纯追求速度 不讲效果 反而达不到目的 只顾眼前小利 不讲长远利益 那就什么大事也做不成 子夏表示一定要按照老师的教导去做 就告别孔子上任去了 后来 欲速则不达 作为谚语流传下来 被人们经常用来说明过于性急图快 反而适得其反 不能达到目的 10 五戒 骄 管理者的心一定要 空 也就是 虚怀若谷 南隐是日本明治时代著名的禅师 有一天 一位大学教授特地来向南隐问禅 南隐以茶水招待 他将茶水注入这个访客的杯中 杯满之后他还继续注入 这位教授眼睁睁地看着茶水不停地溢出杯外 直到再也不能沉默下去了 终于说道 已经满出来了 不要倒了 你的心就像这只杯子一样 里面装满了你自己的看法和主张 你不先把你自己的杯子倒空 叫我如何对你说禅 南隐意味深长地说 11 故事的启示 实际上 南隐禅师教导的 把自己的杯子倒空 不仅是佛学的禅义 也是人生的至理名言 对于管理者而言同样受用不尽 心太满 什么东西都进不去 心不满 才能有足够的装填空间 满招损 谦受益 更是一句值得管理者深思的诤言 因为 在这个瞬息万变的社会 随时需要知识 咨询 不断吸取养分 所以管理者的心一定要 空 也就是 虚怀若谷 让管理者自己的胸怀像山谷那样空阔深广 这样就能吸收无尽的知识资源 容纳各种有益的意见 从而使自己丰富起来 虚心使人进步 骄傲使人落后 12 六戒 虚 有自信 不可心 虚 七戒 僵 随机应变 有创新能力 以 变 应 变 而不能墨守陈规 抱着过时的经验不放 八戒 狡 做些违背良知和道德的事情 同时又喜欢把别人当作 傻子 以为别人不知道或看不穿 内情 但是 往往是聪明反被聪明误 天下没有不透风的墙 13 管理意识 指管理者能够自觉运用科学管理的思想方法和原理原则去认识 分析和解决管理问题 在长期的管理过程中形成的一种特殊的智慧 欲望和冲动 14 1 主动意识 改善态度积极进取 想出改善的方法 不等别人要求就会主动把握机会 争取自我改善的机会 不止做该做的事情 成功 机会 态度 能力 15 2 服从意识 致加西亚的信 有史以来在世界最畅销书排行榜中列第6名 这是一本关于敬业 忠诚 勤奋的管理书 加西亚的故事最早发表于1899年 这篇文章 几乎世界上所有的语言都把它翻译出来 它讲述了一个信使的故事 当美西战争爆发后 美国必须立即跟反西班牙殖民统治的古巴反抗军首领加西亚取得联系 加西亚在古巴丛林的山里 没有人知道确切的地点 无法带信给他 美国总统必须尽快地获得他的合作 怎么办呢 有人对总统说 有一个名叫罗文的人 有办法找到加西亚 也只有他才能找得到 他们把罗文找来 交给他一封写给加西亚的信 关于那个名叫罗文的人 如何拿了信 把它装进一个油布制的袋里 封好 吊在胸口 划着一艘小船 四天之后的一个夜里在古巴上岸 消逝于丛林中 接着在三个星期后 从古巴岛的那一边出来 已徒步走过一个危机四伏的国家 把那封信交给了加西亚 这些细节都不是重点 重点是 麦金利总统把一封写给加西亚的信交给了罗文 而罗文接过信之后 并没有问 他在什么地方 罗文的事迹通过 致加西亚的信 一本小册子传遍了全世界 并成为敬业 服从 勤奋的象征 16 分析 致加西亚的信 我们会问 加西亚是谁 加西亚住在哪里 我怎么去找加西亚 如果加西亚不在 我有没有车费 我什么时候去 17 问题是我们 问得太多 做得太少 别问加西亚是谁 只管把信送给他 18 不为自己找借口 在美国西点军校 遇到学长或军官 只能有四种回答 报告长官 是 报告长官 不是 报告长官 没有任何借口 报告长官 我不知道 19 四川汶川大地震 我不管你们怎么样 我只要这10万群众脱险 这是命令 温家宝 20 当温总理接到电话 听说由于桥梁倒塌 彭州市10万群众被堵在山中 救灾人员和物资无法运入时 总理在电话里大喊 我不管你们怎么样 我只要这10万群众脱险 这是命令 之后他把电话挂了 21 3 执行意识 执行力有强烈的意愿去完成公司的战略和部门的目标 并能主动 按时 按量完成任务 执行意识 即执行者的问题 执行者在执行时 有没有真正去做 这是第一层次 当发生变化时 有没有变通处理 这是第二层次 你的变通有没有违反制度或违背原则 这是第三层次 只有当这三个层次都做好了 那么你就是一个真正的执行者 22 管理者的 好习惯 思想决定行动 行动决定习惯 习惯决定品德 品德决定命运 23 高效率人士的七个习惯 习惯一主动积极习惯二以终为始习惯三要事第一习惯四双赢思维习惯五知彼解己习惯六统合综效史蒂芬 柯维哈佛大学企业管理硕士 24 习惯一 积极主动 就是对待生活 工作都要勤恳主动 勇挑重担 挑重担虽然吃力 但它会使你增强能力 拣轻担虽然省力 但它无法激发你的潜能 也就不会在 挑担 中增加能力和经验 高效能人士为自己的行为以及一生所作的选择负责 他们致力于实现有能力控制的事情而不是被动的忧虑那些没法控制或难以控制的事情 他们通过努力提升效能 从而扩展自己的影响范围 同时积极的积极的心态能让他们拥有 选择的自由 习惯二 以终为始 就是对待生活 工作要有信念并且始终都能坚持这个信念 高效能人士设计自己的未来 认真的计划自己要成为什么 想做什么 要拥有什么 清晰明确的指导自己要做什么 怎么做 并以次作为决策指导 以终为始 是实现自我领导的原则 这将确保自己的行为与目标时刻保持一致 并不受他人和外界的干扰 确立目标后全力以赴 许多人在埋头苦干时 并不知道自己苦干要追求什么目标 只是为工作而工作 为忙碌而忙碌 未曾自问所欲所求 也不曾审视自己的人生信条 你到底要做什么 什么是你生命中最重要的 你的生活重心是什么 只有确立了 以原则为重心 的符合价值观的人生目标 全力以赴且持之以恒的付诸实现 才有可能获得内心最大的满足 25 习惯三 要事第一 就是有效管理自己的一切事情 高效能人士将工作焦点放在重要但不紧急的事情上 以此保持效益和效率的平衡 有效管理 是把最重要的事情放在第一位的重点管理 先决定什么是重点后 然后自己掌握重点并时刻把它放在第一位 以免被感觉 情绪 冲动左右 习惯四 双赢思维 也就是不管做什么事情 都要坚持于人有利 于己有益的原则 具有双赢思维的人士具备三种品格 那就是正直 成熟 和富足心态 他们忠于自己的感受 价值观和承诺 有勇气表达自己的想法和感觉 能以豁达的心态看待他人的想法及体验 相信世界有足够的发展资源和空间 人人都能共享 利人利己观念的形成是以诚信 成熟豁达的品格为基础的 豁达的胸襟源于个人崇高的价值观与自信的安全感 所以不怕与人共名声 共财势 从而开启无限的可能性 充分发挥创造力和宽广的选择空间 26 习惯五 知彼解己 也就是换位思考的意思 要培养设身处地的 换位 沟通习惯 一个人要想得到他人的理解 首先要理解对方 人人都希望被理解 但却常常疏于倾听 这里所说的倾听不是单纯的倾听 而是理解的倾听 有效的倾听不仅可以获取广泛而准确的信息 还有助于双方情感的积累 习惯六 统合综效 就是要善于集思广益 团结他人 发挥集体的力量 统合综效是对付阻碍成长与改变的有力途径 助力通常是积极 合理 自觉 符合经济效益的力量 阻力则消极 不合逻辑 情绪化和不自觉 不设法消除阻力的后果就等于向弹簧施加作用力 结果还是要反弹 如果双赢思维 换位沟通 统合综效原则整合 不仅可以化解阻力 甚至可以化阻力为助力 创造性的合作 集思广益的合作威力巨大 27 习惯七 不断更新 就是要有创新思维 我们要懂得在工作和生活中磨练自己 因为不管做什么都要靠自己 因此自己是最值得珍爱的财富 工作本身并不能给人带来经济上的安全感 而具备良好的思考 学习 创造与适应能力 才能使自己立于不败之地 拥有创造财富的能力才是真正的财富 以上七个习惯相辅相成 通过培养这些习惯 我们可以循序渐进的改变自己 成为真正的高效能人士 28 1 主动积极 主动接受挑战 承担更多责任 具有高度责任心 2 以终为始 先预想最终的结果 选好正确道路 3 要事第一 对工作优化排序 分清主次 4 双赢思维 在人际交往中寻求对双方都有利的方案 5 知彼解己 先学会理解他人 而后寻求被他人理解 培养耐心倾听的技巧 6 博采众长 不拘泥于 你的 或 我的 解决方法 而是善于利用他人智慧 7 不断更新 在情感 心智 生理和心灵4个方面提高自己 使自己信心百倍地迎接未来挑战 29 有一个年轻人有很大的抱负和很多的想法 当他还很小的时候 他就说 当我成为一名大学生的时候 我就要一鸣惊人 干出一番事业 那时候我就幸福了 而当他成为大学生的时候 他什么也没有做 大学时候他憧憬未来说 等到我大学毕业后 我一定会干出一番事业 那时候我就幸福了 但是当他大学毕业后 他什么也没有做 在他找到第一份工作后 在他结婚后 在他的孩子长大后 他也没有干出一番大事业 也没有得到幸福 最后他退休了 他才说 现在我已经没有机会再干一番事业了 一生的抱负 30 故事的启示 借口有时会扼杀我们的创造力 使我们在思想上形成惰性 这是阻碍成功的坏习惯 我们必须要把今天当作没有明天的今天来使用 当明天来临的时候 就会有更多的时间去做别的事情 31 沟通技巧 多说好话 感谢的话 重要的话 少说不安的话 刺伤人的话 聆听技巧反映发问总结重复 32 怎样与上级沟通 上级需要 部属 部属沟通行为支持 尽责 尤其在上级弱项处予以支持执行指令 成多 聆听 询问 响应了解部属情况 定期工作汇报 自我严格管理为领导分忧 理解上级 敢挑重担 提出建议提供信息 及时给予反馈 工作汇报 沟通信息 33 怎样与下属沟通 部属需要 上级 上级沟通行为关心 主动询问 问候 了解需要与困难支持 帮助解决问题 给予认可 信任 给予精神 物质帮助指导 诱导 反馈 考核 在职辅导 培训理解 倾听 让部属倾述重视 授权 信任 尊重 认可得到指示 清楚的指令 不多头领导 健全沟通渠道及时的反馈 定期给部署工作上的反馈给予协调 沟通 调解 解决冲突 34 怎样与同级沟通 同级需要沟通行为尊重 多倾听对方意见 重视对方意见 不背后议论合作 主动提供信息 沟通本部属情况帮助 给予支持理解 宽容 豁达 35 改善沟通技能的策略 增加个人的 可信度 换位思考 与上司沟通的策略横向协调策略 36 建议 对待上司重在做事 对待下属重在做人 37 上司喜欢什么样的部属 有能力 有贡献的人会为组织需求着想的人对自有信心且言之有物的人在工作上全力以赴的人工作有目标且知道下一步该做什么的人能解决公司难题的人愿意承担更多责任及工作的人与上司配合度高的人 38 上司不喜欢什么样的部属 缺乏责任感被动消极没有企图心自以为是缺乏忠诚度照顾自己利益优于组织利益缺乏团队精神制造意外提供不实信息缺乏自我管理 39 解决问题的方法 传统解决问题的方法1 问题 对策 点 凭以往的经验 知识加以解决2 问题 原因 对策 线 针对问题 进行分析 参考以往经验 定出解决步骤与方案 加以解决 40 快速解决问题的方法 五个为什么分析法 一个为什么 为什么停机了 机器过载 保险丝烧断 二个为什么 为什么会过载 轴承润滑不够 三个为什么 为什么润滑不够 机油泵没有抽上来足够的油 四个为什么 为什么机油泵抽油不够 泵体轴磨损 五个为什么 为什么泵体轴磨损 金属屑被吸入泵中 六个为什么 为什么金属屑被吸入泵中 吸油泵没有过滤器 5Why 直到找根本原因为止 41 丰田汽车公司前副社长大野耐一曾举了一个例子来找出停机的真正原因 问题一 为什么机器停了 答案一 因为机器超载 保险丝烧断了 问题二 为什么机器会超载 答案二 因为轴承的润滑不足 问题三 为什么轴承会润滑不足 答案三 因为润滑帮浦失灵了 问题四 为什么润滑帮浦会失灵 答案四 因为它的轮轴耗损了 问题五 为什么润滑帮浦的轮轴会耗损 答案五 因为杂质跑到里面去了 42 案例 华盛顿广场有名的杰弗逊纪念大厦建成之后不久 墙面出现裂纹 最初大家认为损害建筑物的元凶是酸雨 进一步研究 却发现对墙体侵蚀最直接的原因 是每天冲洗墙壁所含的清洁剂对建筑物有酸蚀作用 而每天为什么要冲洗墙壁呢 是因为墙壁上每天都有大量的鸟粪 为什么会有那么多鸟粪呢 因为大厦周围聚集了很多燕子 为什么会有那么多燕子呢 因为墙上有很多燕子爱吃的蜘蛛 为什么会有那么多蜘蛛呢 因为大厦四周有蜘蛛喜欢吃的飞虫 为什么有这么多飞虫 因为飞虫在这里繁殖特别快 而飞虫在这里繁殖特别快的原因 是因为这里的尘埃最适宜飞虫繁殖 为什么这里最适宜飞虫繁殖 因为开着的窗阳光充足 大量飞虫聚集在此 超常繁殖 43 管理技巧 换位思考 同步带领对人处事要一视同仁把 80 20原理 运用在管理中 44 80 20原理 19世纪末期与20世纪初期的意大利经济学家和社会学家维费烈度 柏瑞图提出了 重要的少数与琐碎的多数原理 即80 20原理 它的意思是 在任何特定的群体中 重要的因子通常只占少数 而不重要的因子则占多数 因此 只要能控制具有重要性的少数因子就能控制全局 依据80 20原理 在现代管理活动中 切忌平均使用自己宝贵的时间和精力 而是应该集中自己主要的时间和精力 去抓住那些对全局和整体具有至关重要作用的关键环节 具体说来 遵照宇宙大法则所显示的80 20原理 作为一个精明的管理者 应该注意做到以下几点 45 用自己80 的时间和精力 去有效管理约占20 的骨干下属 而只用自己20 的时间和精力 去间接控制约占80 的一般下属 将80 的智力投资 优先用于约占20 的骨干下属的知识更新和智力开发 同时将20 的智力投资 适当用于约占80 的一般下属的普及教育和岗位培训 充分信赖和大胆重用约占20 的骨干下属 将最重要 最艰巨的工作重担压在他们身上 把他们放在各级管理层的关键岗位上 充分发挥他们的主导作用 同时也要注意调动约占80 的一般下属的积极性 教育他们服从约占20 的骨干下属的管理 设法使约占20 的骨干下属享受较优厚的物质生活待遇 让他们在经济上先富起来 同时也不应忽视约占80 的一般下属 应使他们的物质生活随着生产力的发展逐年得到改善 根据管理活动的需要 随时淘汰逐渐 蜕变 的骨干下属 并及时补充新提拔的一般下属 使约占20 的骨干下属和约占80 的一般下属 能在动态变化中基本保持一个常量 从而确保管理活动能在科学的基础上高水平地运行 46 80 20原理实例 80 的销售额是源自20 的顾客 80 生产量是源自20 的生产线 80 病假是由20 的职工所有 80 的档案使用量集中在20 的档案 80 的菜是重复20 的菜色 80 的垃圾来自20 的地方 80 的看电视时间都花在20 的节目 80 的看报时间都用在20 的版面上 80 的电话都是来自20 的发话人 80 的教师辅导时间都被20 的学生所占用 47 把员工的优点合理地加以利用 尽量避免他们的缺点 管理者应该意识到 改造一个人是有限度的 48 故事案例 从前 有一个地方住着一只蝎子和一只青蛙 蝎子想过池塘 但不会游泳 于是 它爬到青蛙面前央求道 劳驾 青蛙先生 你能驮着我过池塘吗 我当然能 青蛙回答 但在目前情况下 我必须拒绝 因为你可能在我游泳时蜇我 可我为什么要这样做呢 蝎子反问 蜇你对我毫无好处 因为你死了我就会沉没 青蛙虽然知道蝎子是多么狠毒 但又觉得它说得也有道理 青蛙想 也许蝎子这一次会收起毒刺 于是就同意了 蝎子爬到青蛙背上 它俩开始横渡池塘 就在它们游到池塘中央时 蝎子突破弯起尾巴蜇了青蛙一口 伤势严重的青蛙大喊道 你为什么要蜇我呢 蜇我对你毫无好处 因为我死了你就会沉没 我知道 蝎子一面下沉一面说 但我是蝎子 我必须蜇你 这是我的天性 49 故事的启示 俗话说 江山易改 本性难移 每个人各有自己的优缺点 独特的思维方式和交往风格 作为一个优秀的管理者应该意识到 改造一个人是有限度的 我们需要做的不是试图消除这些弊端 而是把他们的优点合理地加以利用 尽量避免他们的缺点 并力图帮助每个人在其独特天性的基础上持续进步 一个改变自己以求适应大众的人 最终会失去自己的一切特性 50 管理技巧 在管理中要有发现问题的洞察能力对员工要以教育引导为主 处罚为辅注