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第三章电子文件管理工作 一 电子文件管理及其理论基础 一 电子文件管理概述计算机网络时代 档案形式的划时代变革 甲骨 简牍 纸张 光盘 时空黑洞出现必须首先把电子文件收集保存起来 四 电子文件管理工作的原则及发展目标 坚持五项基本原则 1 统一管理原则 2 全程管理原则 3 规范标准原则 4 便于利用原则 5 安全保密原则 目标 积极推动电子文件管理规范化 法制化进程 努力建立有中国特色的电子文件管理体系 更好地为党和人民的事业服务 五 电子文件管理工作的主要任务 进一步研究解决保真 保密和保存等问题 使之与传统文件一样得到科学保管和有效利用 确保电子文件的 真实性 可靠性 完整性 可用性 我国电子文件的管理战略 不仅要确保电子文件长期不失真 而且要确保重要的电子文件信息能被长期读取利用 1 保证电子文件的真实性 2 保证电子文件的完整性 3 保证电子文件的长期可读性 4 促进工作效率的提高 5 方便查询和利用 六 电子文件管理的理论基础 1文件连续体理论 实践的变化催生理论的变革 面对电子文件的汹涌浪潮 必须有新的思维和理论去适应它的发展 满足它的需要 国外流行多年的文件生命周期理论 近年来针对电子文件又进一步演化为文件连续体模型 即 往复运动于从生成到处置的连续体中的一个过程 原有直线型的文件生命周期的图示被拓展成多维的环状文件连续体模型 1 概念的提出 1996年出版的澳大利亚的国家档案标准中文件连续体的定义是 从文件形成 包括形成前 文件管理系统的设计 到文件作为档案保存和利用的管理全过程中连贯一致的管理方式 这一定义揭示了文件形成 保存与长久利用应一体化管理的理念 2 电子文件环境下的文件连续体理论的意义与传统的文件生命周期理论形成鲜明的对照 文件连续体理论淡化了对文件阶段性的划分 它承认文件存在着不同的价值形态 其运动方向是可逆的 就电子文件而言 连续体理论更有说服力的阐释了电子文件较传统的纸质文件的新特性 它将视野拓宽到文件与其形成者之间的关系 在文件连续体理论强调文件与其形成者 保管者的互动关系 强调文件具有多种价值形态并且可以同时存在 这样的理念贯穿于文件运动过程 体现了文件形成 保管 利用的一体化 进而使文件产生 使用 鉴定 保管等各机构部门之间的联系更加紧密 对文档的管理更加符合电子文件的要求 此外 文件连续体理论对档案工作者固有观念的冲击十分强烈 以往的文件工作重视利用 档案工作重视保管的泾渭分明的观念受到挑战 尤其在电子文件时代 对文件连续体理论的运用体现在文档一体化的趋势不可逆转 无论是文件还是档案 其形成 传播 保管的实质都是为了更好的利用 以最大限度的发挥其价值 因此 档案工作者必须形成以 服务 为主导的工作理念 以其实现文件档案的价值 2文档一体化理论国内外对文件与档案相互关系认识上的共性和分歧决定了国内外对文件 档案一体化管理含义的理解既有相同之处 也有一定差别 了解国内外的各种认识 有助于全面 科学地提炼出文件 档案一体化管理的基本含义 国外观点 文件与档案的密切联系决定了文件管理与档案管理之间存在着以下五个方面的紧密联系 1 文件管理是档案管理的前提 档案由文件转化而来 因此文件的质量直接决定着档案的质量 文件管理的好坏也直接决定着档案管理的优劣 2 档案管理是文件管理的延伸和发展 3 文件管理和档案管理是处于一个统一体的系统工程 4 档案部门和人员的介入是提高文件管理质量的重要保证 5 文件管理人员与档案管理人员之间也存在相互依存和相互促进的关系 现代环境下在OA平台上文档一体化的概念的含义包括四个方面的内容 第一 文件 档案一体化管理的总体目标是实现从现行文件到馆藏档案整个运动过程的全面控制和科学管理 第二 文件 档案一体化管理的具体内容包括文件 档案生成控制的一体化流程 管理的一体化和信息利用的一体化 第三 文件 档案一体化管理的科学指导是系统思维 用整体的观点把握从文件到档案存在着一个转化的运动过程 因而对文件到档案的运动过程实施全面控制和有效管理是十分必要的 第四 文件 档案一体化管理的技术保障是计算机技术和网络技术为代表的信息技术 3知识管理理论 1 什么是知识管理 所谓知识管理的定义为 在组织中建构一个人文与技术兼备的知识系统 让组织中的信息与知识 透过获得 创造 分享 整合 记录 存取 更新等过程 达到知识不断创新的最终目的 并回馈到知识系统內 个人与组织的知识得以永不间断的累积 从系统的角度进行思考这将成为组织的智慧资本 有助于组织做出正确的决策 以因应社会及其环境的变迁 2 知识管理的特点 观念更新是知识管理的基础 从信息管理的 拥有信息 的观念更新为 共享信息 的观念 创新是知识管理的核心 有了应变 有了创新 事业就能兴旺 就能通过不断地推陈出新而获得发展知识只有在交流中才能得到发展 人是知识管理的关键 知识只能通过人的能动创造性的发挥而产生 并依附于人而存在 信息技术是知识管理的工具 加速了新知识的商品化 市场化 产业化进程 从而实现了知识管理共享信息 知识创新的目标 文化再造是知识管理的 新鲜血液 知识管理给文化注人了新鲜血液 其主要特征包括相互信任 开放式交流 学习 共享与开发的知识 享受知识管理过程 七 电子文件管理的原则 在电子文件管理我们常说的原则有 1 全程管理原则电子文件管理必须遵循全程管理的原则 就是要在从文件产生到永久保存或销毁的整个生命周期中进行全程管理 电子文件的全程管理是一种全面的 系统的 过程的管理 2 前端控制原则前端控制是现代文件 档案管理理念的重要内容 它以文件生命周期理论为基础 把文件从形成到永久保存或销毁的不同阶段看作一个完整的过程 如果将传统文件的运动过程分为现行 半现行和非现行三个阶段 在这一过程中 现行阶段属于前端 因此 对于传统文件而言 前端控制主要表现为机关档案部门和人员对文件形成和现行利用的阶段实施控制 确保这一阶段的管理功能尽可能在这一阶段实现 但电子文件的前端控制与此表现不同 国际档案界将电子文件的生命周期分为设计 形成和维护三个基本阶段 表明电子文件运动过程的前端已延伸到了电子文件管理系统的设计阶段 电子文件管理中的前端控制是指档案管理工作提前介入电子文件的形成 运行和归档管理 建立标准统一 密切相关 互为保证 相对独立的运行模式和保障体系 以维护电子文件的原始性 真实性的一种管理活动 前端控制是实现电子文件全程管理的重要保障 这一原则在纸质及其他载体文件 档案管理中是有效的 在电子文件管理中更加重要 3 真实性保障原则电子文件的真实性是指文件内容 结构和背景信息经过传输 迁移等处理后依然保持不变 与形成时的原始状态一致 真实性是保证电子文件行政有效性和法律的基础 是电子文件反映历史面貌 构成社会价值 得以作为社会记忆长久保存的前提 电子文件维护真实性面临难题 原因来自两个方面 一是电子文件信息的易更改性 二是电子文件信息技术的软硬件依赖性 维护电子文件的真实性必须做到 电子文件的制作过程要责任分明 电子文件形成后应及时进行积累 以防在分散状态下发生信息损失和变动 建立和执行科学的归档制度 建立和执行严格的保管制度 加强对电子文件利用活动的管理 建立电子文件管理的记录系统 电子文件归档与管理规范 GB T18894 2002 5 2应采取可靠的安全防护技术措施 保证电子文件的真实性 5 2 1建立对电子文件的操作者可靠的身份识别与权限控制 5 2 2设置符合安全要求的操作日志 随时自动记录实施操作的人员 时间 设备 项目 内容等 5 2 3对电子文件采用防错漏和防调换的标记 5 2 4对电子印章 数字签署等采取防止非法使用的措施 4 完整性保障原则电子文件的完整性包括两个方面的含义 一是作为记录社会活动真实面貌的具有有机联系的电子文件及其他形式的相关文件数量齐全 二是每一份电子文件的内容 结构和背景信息没有缺损 完整性是电子文件价值的重要保障 残缺不全的文件留给后人的是残缺的社会记忆 维护电子文件的完整性是文件 档案工作者的责任 为了确保电子文件的完整性 应该了解电子文件的构成要素 前面提到了电子文件构成的三要素 保证电子文件的永久真实性国际研究项目 InterPARES 探讨了组成文件的基本组成要素 认为 文件基本要素包括 a 载体 即信息的物理载体 b 内容 即文件想要传达的信息 c 物理和智能形式 即允许信息交流的表示规则 d 生成文件的活动 e 以文行事的人 f 档案链 即连接每份文件与其前后文件的关系 g 背景 即文件产生的司法 行政 程序以及记录框架 5 可读性保障原则可读性保障是指文件经过存储 传输 压缩 加密 媒体转换 迁移等处理后能够以人可以识读 可以理解的方式输出 并保持其内容的真实性 电子文件的可读性是其存在和保存价值的基础 八 后保管 思想及对电子文件管理的影响1加拿大著名档案学家特里 库克 TerryCook 档案后保管范式 思想 档案事业的七个转变 1 从文件实体转向文件的形成过程 2 从分析个别文件的性质和特征转向更好地了解导致文件产生的业务职能 活动 任务 事务处理和工作流程 3 从根据文件内在价值或研究价值进行鉴定转向宏观鉴定形成者的主要职能 计划和活动 并挑选出反映它们的最精炼的文件永久保存 4 从文件实体的整理 编目和保管转向了解信息系统和形成者的相关文献之间的有机联系 5 从档案馆作为一个希望与文件形成机关合作的 恳求 机构转变为一个监督形成者 维护和保管在其管理下的档案文件活动的审计机构 6 从档案馆建筑作为文件保管基地转变为一个便于公众利用数百个由形成者控制的系统内各种文件的中央信息中心 7 从以等级结构中原始文件产生部门为中心的实际来源转变为以变动 临时 甚至 虚拟 的机构中文件形成者的职能和业务活动为重点的概念来源 所有这些转变的核心可以归结为 从由此产生的文件或产品转向背后的创造活动或创造意图 将传统理论对实体保管对象 实态文件的关注转变成对文件 文件形成者及其形成过程有机联系 目的 意图 相互联系 职能和可靠性的关注 2后保管模式的重大理论意义后保管模式的理论意义在于为电子文件时代的档案管理建立了一个新的范例 在后保管模式中 重视档案文件中所包含的有效信息 知识 要甚于文件实体 重视文件的形成和运转 要甚于已经形成的文件本身 重视联系要甚于每一份具体文件 重视文件所体现的职能要甚于研究人员对文件的各种要求 3后保管模式基本内容是新来源观 宏观鉴定论和知识服务 1 新来源观 新来源观从一个全新的角度阐述了 来源概念 的内涵 特里 库克认为 电子时代档案来源的概念需要重新考虑 酝酿和定意 这种来源不仅指文件的形成机关 而且包括其形成的目的 形成活动 过程 处理程序和职能范围等等 冯惠玲 这个 来源 就是指文件的形成过程及背景 即文件是由谁 在什么条件下 运用那些数据为了什么目的 采用了何种结构形式的等方面的情况 她还指出 不管文件是独立产生于一个机构 或是由来自若干个数据源的数据组合而成的 只要我们掌握它的形成过程 并把这些信息随同文件信息一同保留下来 就可以寻根溯源 了解该文件的始末原委 2 宏观鉴定论 把鉴定对象从文件自身变成文件形成者 把鉴定标准从文件内容变成文件形成者的宏观职能 把鉴定执行时间从文件形成之后变为其形成之时 甚至之前 使鉴定方法从具体变为宏观 从分散变为集中 从滞后变为超前 从而更有利于满足电子文件的鉴定需求 3 知识服务 知识服务是以信息知识的搜寻组织 分析 重组的知识和能力为基础 根据用户的问题和环境 融入用户解决问题的过程之中 提供能够有效支持知识应用和知识创新的服务 知识服务要求档案人员 停止扮演保管员的角色 而成为概念 知识的提供者 把着眼点从信息转移到知识上 探寻 传播 理解 从建立数据库到建立知识库上 引导利用者从泛滥的具体信息过渡到知识甚至智慧 新来源观和宏观鉴定论是知识服务的基础和保障 知识服务是档案后保管范式的核心和目的 档案后保管范式的思想内核体现和反映了档案管理向知识管理方向发展的内在要求和必然趋势 总之 电子文件是一种全新的事物 以它为对象 形成了全新的电子文件管理工作 电子文件工作是传统的文书 档案工作在新时代的延续 它在现代信息环境下文档一体化条件下的文件管理工作 它包含传统的文件工作和档案工作两部分内容 二电子文件管理的基本内容 一 电子文件的微观管理所谓电子文件微观管理是指文件和档案管理人员以电子文件为客体对象 运用一定的技术方法对其加以组织和控制 形成有序 系统的电子文件信息资源 维护电子文件信息的真实性 完整性 有效性 并向社会提供利用服务 二 电子文件管理宏观管理所谓电子文件的宏观管理是指文件和档案的行政与业务管理部门以电子文件管理为客体对象 运用法律法规 制度办法 规划 标准等对电子文件管理工作中的组织和人员加以指导和控制 并提供相应的技术和条件支持 以形成有效的运作机制和管理机制 使电子文件微观管理工作规范化和制度化 确保电子文件完整保存的历史责任得以实现 三现代技术条件下电子文件管理流程 现代信息技术的发展 传统的文件管理模式已不能适应电子文件的处理 管理和利用等要求 需要对电子文件管理流程重新构造 2电子文件管理流程重组电子文件管理工作 是围绕电子文件为核心展开 为保证电子文件真实 可靠 完整 可用的一些列工作 实践证明如果档案部门不能及早介入电子文件的收集 积累等管理 将给电子文件的归档带来毁灭性的灾难 一 传统流程及其特点传统的文件 档案管理流程是相互分离的 即按照文件和档案的管理规律 对文件和档案工作的一系列环节 工作步骤分别进行有序的组合和合理安排 并通过归档环节加以链接 传统的文件 档案管理流程的特点 1 文件 档案管理流程各自独立 整个文件活动过程被划分为泾渭分明的两个阶段 文件管理阶段和档案管理阶段 前后缺乏连贯性和一致性 2 文件 档案管理的各项业务活动被人为地划分为若干 环节 每个环节各自有相对独立的工作内容和方法 彼此缺乏联系 3 线性流程 单向发展 流程主要体现在工作环节的划分 工作任务的分配上 二 电子环境下的文件管理流程特点电子环境下文件管理的最大特征是以数字化的信息作为处理对象 因此 在管理流程的设计上也不同于以往的 分工 法 具体说来 电子文件一体化管理流程有以下特征 1 由于电子文件可以借助网络进行传递 因此 在其现行的运转过程中 多以 虚拟 的状态存在使得传统文件管理的各个业务环节之间的界限变得模糊 淡化 因此 对于某些业务环节可以进行重新整合 即重组和合并 管理流程顺序上变化 串行向并行 电子环境下一些业务活动同时进行 如在文件形成阶段同时要鉴定 著录 归档 赋予归档标识 等 线性向非线性 流程表现为相互穿插 互相衔接 你中有我 我中有你的状态 2 由于电子文件具有信息形态数字化 非人工识读性 结构的复杂性及其对背景信息和元数据的依赖性 非实体归档的可能性等特点 导致机构文件信息的形成 处理和利用方式发生根本性变化 除了要合并某些环节外 还要将原有环节的排列顺序重新调整 特别是在时间顺序均有提前 归档 传统纸质一般是第二年上半年 科技或基建等项目结束后 但电子文件通常是处理完毕后即进入档案数据库 鉴定 电子文件的鉴定也是在归档前 著录 档案部门与文件形成部门合作 由文件形成部门根据档案著录的要求进行著录 也即以文件元数据技术 利用电子文件管理系统自动著录 时间延长 一些原来在一个阶段完成的工作现在要在每一个过程连续完成 典型的就是著录 贯穿与电子文件的形成 处理 归档 迁移 利用整个过程 3 电子文件流程的设计不同于传统的环节设计 而是根据电子文件的特点 采用功能 需求 环节的流程设计思路 即 在确定功能的基础上 制定相应的功能需求 而后再将功能需求具体运用到各个工作环节之中 将电子文件管理需求渗透到系统里 实践中 首先 根据文件 档案一体化管理的性质和目标 将电子文件管理系统的功能分为生成 存储 包括处置 和利用三个部分 在确定总体功能的基础上 结合机构的职能和文件 档案管理两方面的需求确定电子文件管理系统的具体功能需求 其次 对机构的实际运转环境作详细的调查 将功能需求与实际工作流程相融合 确定功能需求的具体实施地点和实现方式 4 电子文件管理流程的设计必须是一种彻底性的变革 而不是对传统文件或档案管理流程的简单对接或小修小改 它必须能够反映自动化环境下电子文件形成和运动的基本特点与基本规律 要以系统的观点从电子文件的整个流程对电子文件的管理方法和进行宏观的思考 5 电子文件管理流程的设计需要有正确 适当的理论作为指导 比如知识管理理论 文件连续体理论等 三 电子文件管理流程重组的思考由于电子文件的特点 电子文件管理流程的变化是显著的 我们在电子文件管理流程改革的时候要从机构管理的整体进行根本性考察 从整体的角度来考虑 同时 要注意 重组不仅发生在业务层 还应从体制 组织管理 管理理念等多个层面以及这些层面之间具有的复杂又紧密的关系来考虑 四电子文件管理模式 电子文件与纸质文件的不同特点 不仅导致其管理原则 方法和技术上的一系列变化 同时引发了对文件保管机构的职责和管理体制的思考 1 机构内部电子文件的管理模式对电子文件实行统一管理实行文件 档案一体化管理 2 档案馆电子文件管理模式分散管理 分散保存在形成机构 档案馆对电子文件信息加以控制 进行指导和帮助 澳大利亚 德国 俄罗斯等 集中管理 将有永久保存价值的电子文件传送到档案馆集中保存 档案馆对信息和实体实现双重控制 美国 英国 瑞士 法国等 3 国家电子文件管理体制概念 是一个国家对电子文件管理工作的组织方式和组织制度 集中统一管理的管理体制根据我国 统一领导 分级管理 的档案工作基本原则 集中统一原则仍然是我国管理电子文件的基本管理体制 五电子文件管理系统 电子文件的管理是复杂的 其范围也较广 需要特定的软件系统来进行管理 这样的一个系统就称之为 电子文件管理系统 其主要功能包括 收集电子文件 分类和保管 提供利用等 1电子文件管理系统的含义及其开发的必要性 一 电子文件管理系统 ElectronicRecordsKeepingSystem 的含义电子文件管理系统是指收集 组织 记录电子文件信息并对其进行分类 以利于电子文件保存 检索 使用和处置的计算机应用系统 刘家真在 电子文件管理基础 中认为有三层含义 即宏观 中观 微观三个层次 教材上提出是广义和狭义之分 广义的电子文件管理系统是包括所有与电子文件管理有关的技术 设备 管理 法律 标准 人员等所有相关因素在内 狭义电子文件管理系统是以信息技术为支撑 具有文件保存功能 二 开发电子文件管理系统的必要性 1 电子文件管理系统是电子文件的生存环境 电子文件将成为文件 档案一体化管理的主要对象 也必定会影响到文件 档案管理流程的设计工作 2 设计科学 合理 运转良好的电子文件管理系统 能够确保机构职能活动的顺利开展 并提供机构职能活动的证据 3 电子文件管理系统是具有行政有效性和法律证据性文件的 聚集地 在为机构提供业务活动的证据过程中发挥着至关重要的作用 2电子文件管理系统功能需求 一 能够对