旅行社计调业务ppt课件.ppt

旅行社计调实务 学习重点 1 掌握计调实质 了解计调部机构设置 2 熟悉计调的岗位职责和素质要求 3 熟悉计调部的流程和工作内容 一 什么是计调二 计调部的机构设置三 计调人员的主要职责及素质要求四 计调工作的流程和内容 一 什么是计调 计调就是计划与调度的结合称谓 是在旅行社内部专职为旅游团 或散客 的出行安排接待计划及相关业务调度 其主要任务就是落实团队在吃 住 行 游 购 娱等方面的的具体事项 以确保行程正常进行 在从事国际旅游业务的旅行社中通常又称之为0P operator 意为操作者 二 计调部的机构设置 中小型旅行社计调部机构设置 大型旅行社机构设置 三 计调人员的主要职责及素质要求 一 计调人员的主要职责 1 负责安排旅游团 发团 接团 协调 2 搜集和了解不断变化的旅游市场信息和同行信息 3 完善旅游线路 4 力争 低成本 高效益 5 及时了解反馈信息 6 做好归档工作 二 计调人员的素质要求 礼仪 礼貌 地理 历史知识 写作和计算能力 较强的交际能力 谈判的技巧 学习和创新能力 素质 风险和法律意识 市场意识 熟悉使用有关电脑软件 熟悉使用地图册 列车时刻表 航班时刻表 认真细致的工作态度 计调三宝是什么 地图交通时刻查询表火车时刻表 铁路 公路航空交通常识 航班时刻表 时差 汇率 Ok票和OPEN票 计算器 四 计调工作的流程和内容 与大交通部门合作 与餐饮部门合作 与旅游点合作 二 计调部工作内容 与旅游定点商店合作 与小交通部门合作 与保险公司合作 与饭店部门合作 向交通部门申请建立合同关系 签订正式经济合同书 2 注意事项 1 计调需要多建立票务关系 防止出现拿不到票的现象 2 大量的车票 应当通过多家关系来保证 3 订票前需要了解有关交通工具的大概情况 2 与饭店部门进行合作 1 合作的步骤根据客人的要求 在旅行社的签约供应商中寻求价格最低 最适合旅游行程的饭店进行合作 通过各种单据进行客房初步预定 将酒店的详细情况通知组团社或客人 待客人对酒店无异议后 进行预定 待酒店确认后 完成定房程序 如团队行程或客人发生变化 需要填写客房变更或取消通知单 如果在旅行社的签约客户中并未有合适的供应商 就需要旅行社寻找新的酒店洽谈合作事宜 2 注意事项 定房时 如有重点团队 旅行社经理人团队或团队中有VIP客人时 旅行社应事先通知饭店销售部 在其客房内摆放鲜花或水果等 对旅游团队需要举行小型欢迎仪式 或需悬挂欢迎横幅的 应事先征的饭店的同意 并在指定地点举行 避免影响饭店的正常营业 在线路设计时 应当考虑不同游客对于住宿条件的不同要求 不能一味的追求高档次 3 与餐饮行业合作 1 步骤根据客人的要求 在旅行社的签约供应商中寻求价格较低 而饭菜质量较有保证的餐馆进行合作 通过各种单据进行餐的初步预定 待餐厅确认后 完成定餐程序 签发结算单如团队行程或客人发生变化 需要填写餐饮变更或取消通知单 如果在旅行社的签约客户中并未有合适的供应商 就需要旅行社寻找新的餐厅洽谈合作事宜 2 注意事项 重要团队需要详细定出菜单一定要在订餐通知单上标明客人的喜好与禁忌 在餐饮的选择中 应当尽可能的体现出本地的特色 提醒餐厅 结算用的 餐饮费用结算单 上 必须有陪同导游的签字 否则无效 提醒导游 严格按照财务的规定签单 不允许有计划外的开支 如需增加计划外开支 经计调部经理或计调人员的同意才可以 4 与参观游览点合作的步骤及注意事项 2 注意事项 1 需要导游及景点签字 2 旅行社还应与游览单位附属的服务部门和相关服务公司建立合作关系 签订合作协议书 5 与旅游定点商店合作步骤 根据行程和游客的需求派发 购物结算单 嘱咐导游在进购物店后 需要商店的盖章和导游的签字 根据旅游团的实际行程 通常会多派发一些 购物结算单 但在进店时要严格按照合同履行进店的次数 在选择旅游购物店时 要严格挑选 优先考虑旅游定点商店和较诚信的商店进行合作 6 与小交通部门的合作 1 步骤根据合同选择车辆 同时还需要考虑车况 路况 消费者的消费习惯 路程的远近 车辆的特点来决定 下发用车通知单 并附行程计划 接受和保存用车确认书 如果是按公里用车 请导游带上车辆结算单 要请导游把好公里数 最后请导游和司机签字 带回结算单 2 注意事项 1 要选择正规的车队来进行合作 车辆的手续要齐全 2 尽可能同旅游行程涉及的其他城市有关旅游车队保持较好的联系 3 要选择正规的车队来进行合作 车辆的手续要齐全 7 与保险公司的合作 将每一个投保的旅游团接待通知 含名单 及时发给保险公司 并请保险公司及时回复传真确认 以此作为投保依据 注意接受和保存保险公司的 承保确认书 依据投保的准确人数每季向保险公司缴纳保险费 当旅游途中发生意外事故或遇到自然灾害 必须及时向第一线导游了解情况 以最快速度通知保险公司 必要时去现场考察 并还应在三天之内向保险公司呈报书面材料 其中包括 旅行社游客旅游保险事故通知书 旅行社游客保险索赔申请书 索赔时 须向