第讲项目沟通及团队管理ppt课件.ppt

第12讲项目沟通及冲突管理 目录 项目沟通管理沟通的媒介沟通的方法项目会议管理冲突的来源管理冲突的方式讨论 信息系统项目中的冲突管理课后案例分析 联合公司 12 1项目沟通管理 项目沟通管理是 确保及时 正确地产生 收集 发布 储存和最终处理项目信息所需的各个过程 有效的沟通 高级管理人员往往花费80 的时间以不同的形式进行沟通 普通管理者约花费50 的时间用于传播信息 Ludlow R 项目经理在沟通中的作用 项目经理90 的时间花在沟通上项目经理必须谙熟与下列几种人的沟通技巧 高层管理者项目队伍与之竞争的项目团队 同级别的人 客户项目经理在沟通中的中心角色 项目经理在沟通中的作用 促进者 Facilitator 协调者 Coordinator 领导 保持小组或团队的凝聚力 沟通裁决人 Referee 或冲突解决者 Solver 谈判代表 Negotiator 倾听者 Listener 解释者 Interpreter 避免制造障碍 综合信息 管理信息流 12 2沟通的媒介 电话有声邮件电子邮件书信备忘录电视会议通用软件系统微博 12 3沟通的方法 口头沟通 面对面 电话 电视会议正式口头 讲演 介绍 非正式口头 谈话 书面沟通 内部备忘录 外部信件正式书面 项目章程或管理计划 非正式书面 工程师笔记 备忘录 沟通的形式和技巧 沟通的形式书面的和口头的内部的和外部的正式的和非正式的纵向的和横向的沟通的技巧媒介的选择写作风格 积极或被动的口吻 词汇选择表达技巧 体态语言 直观手段的设计会议管理技术 准备议程 处理时间冲突 沟通方式的选择 当需立即采取措施时 哪种沟通方式是最好的 当解决争端或批评某一团队成员时 非正式口头沟通比较合适大约55 的沟通是非语言沟通体态语言 面部表情和声调在沟通中起着重要的作用开放式问题问 什么 与 为什么 这类问题可以促进沟通 Openquestions不能用 是 或 不是 来回答 有效聆听 沟通是两面的 Speak Listen沟通的核心是理解 不仅需要被理解 而且还需要理解 有效聆听的常见障碍 假装聆听注意力分散偏见和固执缺乏耐心急于得出结论 提高聆听技巧 集中精力听积极主动地聆听提问不要打断 12 4项目会议管理 项目会议的类型如何举行一个有效的会议 项目会议的类型 状态评审会议解决问题会议技术设计评审会议 如何使会议更有效 会前 确信会议确实必要明确会议的目标明确谁将参加会议并使其了解会议的目的事先向与会者分发会议日程事先准备会议的相关文档安排会议地点 如何使会议更有效 会中 准时开始会议明确有人担当会议记录 有人做会议时间提醒与参会人回顾会议目的及日程按照会议日程同一时间只审议一项议题协调而非主导会议的讨论帮助团队选择一个适当的讨论及决策方法 如有必要 可请其他与会者主持讨论回顾会议的结果按时结束会议对会议的有效性进行评价 如何使会议更有效 会后 公布会议结果 在24小时之内把会议的总结性文件分发给所有受邀参加会议的人总结性文件内容应包括 会议中所做的决策 行动计划 如谁将负责什么 估计完成时间及预期结果 错误的会议方式 召集一个会议等待与会人出现 确认是否每个该到的人都到了试图确定为什么开会 将讨论什么开始讨论 时间用完了 人们开始陆续离场 会议结束 12 5冲突的来源 资源分配 人力资源 设备及辅助设施金钱技术意见优先权管理程序进度计划责任分配个性的碰撞 12 6解决冲突的方式 撤退 从冲突中退出 避免发生争端 如沉默缓和 淡化或避开不一致的方面 强调一致的部分 认为人们之间的关系比解决问题更重要折中 以让步 妥协的态度 寻找调和折中的方案 及使争论双方在一定程度上满意的解决办法 面对 正视问题 以积极的态度 直接面对冲突以克服分歧 力求双赢结局强制 把冲突当作一种 非赢即输 的局势 认为在冲突中获胜比处理关系更重要 利用权力解决 解决冲突的五种方法 强制 面对 撤出 缓和 折中 尊重人际关系 面向决策 CONSENSUS ConsensusmeansfindinganoptionthatallteammemberswillsupportConsensusdoesnotmeanthateveryoneistotallyhappywiththedecisionToreachconsensusyouneedtoconsidertheideas feelings andsituationsforallteammembers notjustafeworevenjustthemajorityReachingconsensususuallytakesalotofdiscussionandrequiresskillsinresolvingdifferencesofopinionTheinvestmentintimeisusuallyworthit ConsensusdecisionscanoftenbeimplementedsmoothlysincetheyaresupportedbytheentireteamUseconsensusforcomplexorimportantdecisionsthatrequirethecoordinationandunderstandingofallteammembers 12 7课后案例讨论 联合公司 联合公司目前存在的问题是什么 为什么会有这些问题 联合公司是如何着手解决这些问题的 具体做法是什么 在分析问题时 收集了哪些数据 是如何分析的 分析得到了哪些结论 提供了哪