第十章项目采购管理ppt课件.ppt

项目采购管理 项目采购管理 就是从项目团队外部获得产品 服务或成果的完整的购买过程 在信息集成行业 也称外包 采购带来的好处 1 有利于专注核心业务 2 得到技能和技术3 提高效益4 规避项目风险5 降低企业长期运营成本 2 1采购计划编制 采购计划编制是确定怎样从项目组织以外采购产品和服务以最好地满足项目需求的过程 采购计划编制 涉及考虑是否采购怎样采购采购什么采购多少何时采购 当项目从执行组织以外获得产品和服务时 对每项产品和服务都要执行一次从询价计划编制到合同收尾过程 采购计划编制的方法和技术1 1 自制 采购分析 这是一项一般管理技术 用来决定执行组织能否经济地产生出某项具体的产品 可以根据成本来进行分析 2 专家评定 这个过程的输入常需要专家评定 这些专家可以来至具有专业知识或培训的团体或个人 包括 执行组织内的其他单位咨询组织行业和技术协会工业集团 采购计划编制的方法和技术2 3 合同类型选择 不同的合同类型或多或少的适合不同的采购类型 按项目付款方式合同通常分为三大类 固定价或总价合同 这类合同包含明确定义的产品的固定总价格 定义不明确的产品 买方和卖方均有风险 买方可能得不到满意的产品或卖方为提供产品可能发生额外成本 固定总价合同可能也包括达到或超过选定的项目目标 如进度目标 的奖励 单价合同 按单位服务 例如 专业服务每小时600元或运土每立方米10元 的事先规定金额支付卖方 并且合同总金额是完成工作所需量的函数 成本报销合同 这类合同是指买方按卖方实际成本支付 成本通常分为直接成本和间接成本 直接成本是指为项目直接收益发生的成本 例如 项目全体人员的工资 间接成本也称管理成本 是由项目执行组织分摊到该项目的业务成本 例如 公司工作人员的工资 成本报销成本可以包括达到或超过选定的项目目标 如进度目标或总价 的奖励 2 2编制合同 合同编制过程包括准备招标所需要的文件和确定合同签订的评定标准的过程 即是有关何时开始招标 选择供方 签订合同 以确保采购的各种产品和服务能够在项目进展需求时及时到位 采购 询价 文件 常见的询价文件有方案邀请书 报价邀请书 投标邀请书 招标通知 洽谈邀请等 最常见的两种采购文件是请求建议书 RFP 和请求报价单 RFQ 请求建议书是一种用于征求潜在供应商建议的文件 请求报价单是一种依据价格选择供应商时用于征求潜在供应商报价的文件 采购文件 采购文件用于邀请潜在的卖方提交建议书 采购文件应结构化 以便于潜在的卖方作出准确 全面的答复 它们应该包括有关的工作说明 要求答复形式的描述和任何要求的合同条款 如合同范本的拷贝 保密条款 部分或全部文件的内容格式 特别是为政府机构编制时 可能是根据规则进行编制 评审标准 评审标准用于对建议书进行排序和评分 它们可以是具体的或抽象的 评审标准经常作为采购文件的一部分 有时需要确定和编制其他标准以确保评审的完整性 例如 需求理解 如卖方建议书中所描述 总成本或生命期成本 选择的卖方是否提供最低总成本 采购成本加经营成本 技术能力 卖方是否具有或能否合理地获得所需的技术和技术知识 管理方法 卖方是否具有或能够开发管理过程和程序 以保证项目成功 财务能力 卖方是否具有或能够为卖方获得所需的财务资源 2 3招标 是从潜在的卖方获得满足项目需求的信息 投标书和建议书 的过程 涵盖了询价计划编制 询价和供方选择 是采购的一种方式 招标方式 公开招标邀请招标 招投标程序 准备阶段招标投标开标评标中标 准备阶段 总体方案确定 实施机构 项目负责人及相关责任人 时间安排 招标费用测算 采购风险测算等项目综合分析 从资金 技校 生产 市场等全方位综合分析确定招标方案 包括涉及的产品和服务的技术规范 标准及主要商务条款 采购清单等编制招标文件 按范围 国际和国内两种 按标的物分 产品 服务 工程三种组建评标委员会 招标人组建 5人以上单数 专家不少于2 3邀请有关人员 领导 来宾 监理方等参加开标仪式 招标 发布招标公告 投票邀请函 资格审查 审查办法和程序可以公告里载明 或发布预审公告 发售招标文件 在公告规定的时间 地点向有兴趣投标且经过审查符合资格单位发售招标文件招标文件的澄清 修改 对已售出招标文件需要进行澄清或非实质性修改的 招标人一般应当在提交投票文件截止日期15日前以书面形式通知所有招标文件的购买者 投标 编制投标文件 投标人按招标文件的规定编制投标文件 应载明包括 投标函 投标人资格 资信证明文件 投标方案及说明 投标价格 投标保证金或者其他形式担保等投标文件的密封与标记送达投标文件 超过截止日期收到 不予开启并退还 招标人该对投标备案 投标人有权要求出具签收证明投标人可以撤回 补充或者修改已提交投标文件 但应在提交截止日之前书面通知招标人 注 招标公告发布之日到提交投标文件截止之日 不得少于20天 即等标期至少20天 开标 招标人应当按照招标公告规定时间 地点和程序以公开方式举行开标仪式 由招标人主持 邀请采购人 投标人代表和监督单位及有关单位代表参加 评标委员会成员不参加开标仪式 开标基本程序 主持人宣布开标仪式开始介绍参加开标仪式的领导和来宾同志介绍参加投标的投标人单位名称及投标人代表宣布监督方代表名单宣布工作人员名单宣读有关注意事项检查评标标准及评标办法的密封情况宣布评标标准及评标办法检查投标文件的密封和标记情况 开标基本程序 开标唱标监督方代表讲话领导和来宾讲话开标仪式结束 评标 开标结束后 由招标人召集评标委员会 向评标委员会移交投标文件 评标委员会按招标文件规定进行独立评标其程序如下 审查投标文件的符合性对投标文件的技术方案和商务方案进行审查询标综合评审 按招件规定和评标标准 办法评标结论 具体标明收到的投标文件数 符合要求文件数 无效文件数及原因 评标过程的有关情况 最终评审结论 并向招标人推荐1 3候选人 定标 审查评标委员会的评标结论 评标记录 询标记录 综合评审和比较记录 评标委员会个人意见等 定标 中标人符合文件各项要求 且其投标方案最优中标通知 签订合同 中标通知书发出之日起30日内 2 4供方选择 接受标书或建议书并运用评估标准选择一个成功的卖方的过程 供方选择的方法和技术 1 合同谈判 2 加权体系 加权体系是量化定性数据 以尽量减少供方选择中人为偏见影响的方法 3 筛选系统 筛选系统是为一个或多个评审标准建立最低执行标准 例如 可能首先要求潜在的卖方推荐的项目经理具备项目管理专业人员资格 然后才考虑建议书的其余部分 4 独立估算 标底 对许多采购项 采购组织可以编制自己的估算 用以检查报价价格 如果独立估算与这些估算相比较有明显差异 表明工作范围不恰当或者潜在的卖方对工作说明误解或用漏项 独立估算经常称为 合理成本 的估算 2 5合同管理 包括对合同关系应用适当的项目管理过程并将这些过程的输出集成到整个项目管理中 合同管理的目标 保证合同的有效执行保证采购产品及服务质量的控制 2 6合同收尾 包括项目核实和管理收尾 过程审计 找出本次采购的成功与失败之处 以供项目执行组织内的其他项目借鉴 十四 合同管理 合同是平等主体的自然人 法人 其他组织之间设立 变更 终止民事权利义务关系的协议 自然人是指依照宪法和法律相关规定享有权利和承担义务的自然人 法人是指法律赋予民事权利能力和民事行为能力 依法独立享有民事权利和承担民事义务的社会组织 其他组织指不具备法人资格 但可以以自己名义进行民事活动的组织1 合同的建立必须要有两以上当事人2 各方当事人必须互相做出意思表示3 各个意思表达一致 1 合同 一般买卖合同技术开发合同技术转让合同技术咨询合同技术服务合同 合同的要件 合同的实质要件1 甲方 实施采购的一方 2 乙方 提供货物和服务的一方 3 标的 合同中规定的甲方需要采购的产品 货物或服务 4 效力 依法成立的合同 自成立时生效 当事人对合同的效力也可以约定生效或解除条件 合同具备法律效力必须具备3个条件 1 当事人具有相应的民事行为能力2 当事人意思表示真实3 不违反法律或社会公共利益 合同的分类 一 按范围划分1 项目总承包合同2 项目单项承包合同3 项目分包合同注 分包合同要同时满足以下条件 1 经过业主方认可 2 分包的项目必须是非主体的 3 只能分包部分项目 而不能转包全部项目4 子承建方必须具备相应的资质条件 5 子承建方不得再次分包 合同的分类 二 按项目付款方式分为1 项目总价 固定价2 项目单位合同3 项目成本加酬金 2 合同的订立 合同的订立采用要约和承诺的形式 1 要约 是希望和他人订立合同的意思表示 要约邀请是希望他人向自己发出要约的意思表示 2 承诺 是受要约人同意要约的意思表示 3 合同签订 双方采用合同书形式订立合同的 自双方签字或者盖章时合同成立 双方采用信件 数据电文等形式订立合同的 可以在合同成立之前签订确认书 签订确认书时合同成立 4 其他应注意事项 项目合同内容 项目名称 标的内容和范围 项目质量要求 项目的计划 进度 地点 地域和方式项目建设过程中的各种期限技术情报和资料的保密风险责任的承担技术成果的归属验收的标准和方法价款 报酬及其支付方式违约金或损失赔偿的计算方法解决争议的方法名词术语解释 应注意事项 当事人的法律资格质量验收标准验收时间技术支持服务损害赔偿保密约定合同附件法律公正 3 项目合同管理 是指对过程的设计 实施 开发有关的各类合同 从合同条件的拟定 协商 签署 到执行情况的检查和分析等环节进行组织管理的工作 主要内容合同签订管理合同履行管理合同变更管理合同档案管理 合同的履行1 合同未尽事宜的确定2 合同履行过程中的变动3 其他应该注意事项 合同的变更1 合同变更2 合同的转让和分包合同的终止1 合同履行完毕2 合同解除3 义务抵消4 免除义务5 权利