第十四讲公文常见格式错误ppt课件.ppt

第14讲公文常见格式错误 第14讲公文常见格式错误 一 发文字号中的常见错误 1 年号不全 如 将 1997 省略为 97 2 括弧不对 国家机关公文格式 规定发文年度用六角括弧 括入 错用成圆括弧 方括弧 方头括弧 3 要素颠倒 国家行政机关公文处理办法 第三章第十条第四款已明确规定 发文字号应当包括机关代字 年份 序号 实质上等于指定了 机关代字 年份 序号 三要素排列顺序 但个别地方和单位在使用 发文字号 时 并没有按以上指定顺序排列 三要素位置颠倒 如 6 榕银农字第85号 这一 发文字号 不仅年号不全 字 第 多余 括号 用错 而且年份前移 是错误的 规范化的用法应是 榕银农 19 6 85号 4 乱设虚位 搭配虚字 乱设虚位 发文字号中的 发文序号 常常出现虚位 如 政秘 2002 008号 这里的 008号 应改为 8号 国家行政机关公文格式 已明确规定 序号不编虚位 即1不编为001 搭配虚字 如 政字 2002 第2号 发字 2002 第35号 这里的 字 第 均是没有什么实际意义的多余字 应删去 规范化的用法是 皖政 2002 2号 即安徽省人民政府2002年度发的第2号文件 皖发 2002 35号 即中共安徽省委2002年度发的第35号文件 摆放有误 常见错误有三种 一是该居中摆放而不居中 二是不该居中摆放却居中 三是上下排放距离不当 不是过高 就是过低 其实 发文字号的摆放有三种不同类型 有发文机关名称加 文件 二字组成发文机关标识的 俗称大文头 下行文 发文字号一般标注在发文机关标识之下 红色反线上方 居中摆放 上行文 上报的公文 需标识签发人姓名时 发文字号移到左边 左空1字 上下摆放位置 如上规定在红色反线上方4mm处 签发人姓名居右安排 右空1字 只用发文机关名称作发文机关标识的公文 信函式 发文字号一般标注在横线 红色反线 之下 公文标题之上的右侧 二 签发人标注中的常见错误 1 上行文未标注签发人姓名2 下行文也标注了签发人姓名上报的公文需标识签发人姓名 平行排列于发文字号右侧 如有多个签发人 主办单位签发人姓名置于第l行 其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排 还要注意 签发人 会签人 三字用仿宋体 签发人 会签人 姓名用楷体 三 公文标题常见病例分析 一 要素不全 完整的 规范的公文标题 一般应具备 三要素 即发文机关名称 事由 文种 以标明由谁发文 为什么发文和用什文种发文 常见的病例有三种 一是随意省略事由 二是随意省略发文机关 三是随意省略文种 一是随意省略事由 如 县人民政府决定 由于省略事由 受文者看不出标题所反映的主要内容 事项和基本观点 不利于学习 贯彻 领会 落实文件精神 除一些非重要的 极其简短的通知 通告和特殊机关发出的特定公文外 如中华人民共和国国务院 司法部门发出的国务院 公告 主席令 布告 等 一般情况下不得省略事由 二是随意省略发文机关 如 一份没有版头的文件标题 关于加强农村党支部建设的报告 待上级看完文件后 才从落款处知道文件是哪个机关发出的 既不庄重 也不严肃 更不利于公文运转和办理 具有重大决策和事项的下行文不得省略发文机关 没有版头的下行文 上行文均不得省略发文机关 但有版头 发文机关标识 的 也可不标明发文机关 三是随意省略文种 随意省略文种使受文者不得要领 失去公文的严肃性 如 乡人民政府关于召开春耕生产会议的有关事宜 决不能省略文种 二 乱用文种 1 自制文种 在正式文种之外 随心所欲 生造公文文种并俨然以正式公文行文 常见的有 请示报告 工作思路 情况 汇报 申请 郑重声明 等 2 误用文种 把属于机关其他应用文 特别是事务文书中的文种 误作为正式公文文种使用的情况 常见的有 把计划类文种 要点 打算 安排 设想 等作为公文文种直接使用 如 市委 年工作要点 把属于总结类的文种 小结 总结 以及把属于规章制度类的文种 办法 规程 须知 实施细则 等作为正式文种直接使用 但是 如果将上述应用文用转发或印发通知的形式发布 则是规范用法 如 市人民政府关于印发市政府1997年工作要点的通知 混用文种 如 全国人大常委会党组关于县乡换届选举问题的请示报告 见1990年2月2日 安徽日报 这里把 请示 报告 两个不同的文种混淆在一起使用 从该 请示报告 的内容看 应使用批转式 报告 这一文种 报告 一般分为两种 一种是 向上级机关汇报工作 反映情况 答复上级机关的询问 所使用的 汇报式报告 这类报告 只要把情况汇报 反映清楚即可 目的是让上级和领导了解发展情况 掌握工作进度 做到心中有数 不需要回复 另一种是提出建议 要求 批准转发 的 批转式报告 这类报告 多是立足本部门的职能 主动向上级提出一些具有全局性 建设性的意见 建议 本部门又无职权直接行文 只有报告上级 经研究 同意 批转方可实施 错用文种 有的该用 请示 的 却用了 报告 而该用 报告 的反而用的是 请示 有的该用 函 的却用 通知 有的把没列为文种的公文种类作为文种使用 如 条例 规定 办法 总结 计划 等 以上这些 都不可作为文种使用 不可直接行文 2001年1月1日起施行的 公文处理办法 所确定的公文文种共有13类14种 即 命名 令 决定 公告 通告 通知 通报 议案 报告 请示 批复 意见 函 会议纪要 除此之外 均不可直接行文 但可作为 印发 颁发 式 通知 的 附件 行文 请示 和 报告 的适用与区别 请示 是办件 需要回复 适用于向上级机关请求批示 批准 上级机关不批准 你还办不成 报告 是阅件 一般不需回复 适用于向上级机关汇报工作 反映情况 答复上级机关的询问 文件中只要有请求事项的 就不能用 报告 来处理 否则很容易误事 如果既想汇报工作 让上级掌握 又想请示解决问题 一般可采用两种办法来解决 一是将 报告 和 请示 分开 形成两份公文分别上报 二是以请示公文为主 将报告的内容作为附件 附在请示后面作为背景材料 让上级了解请示的充分理由 决定 和 意见 的适用与区别 决定 意见 都属于决策性文件 用于安排部署重要工作 其区别是 决定 一般用于重要决策的出台和重大活动的部署 带有较强的政策性和严肃性 决定 既出 必须严格执行 如 中共中央关于经济体制改革的决定 决定 是就较长时期的工作进行部署 比如管一年 两年甚至更长时间 短时期的工作一般不宜用 决定 意见 同样用于安排部署重要工作 但所决策的事项没有 决定 那么重大 语气没有 决定 那么严肃 进效可长可短 如 中共苍溪县委关于开展 富民惠民 改善民生 作风建设活动的意见 需要指出的是 意见 的刚性虽不如 决定 强 但并不意味着不重要 可执行可不执行 事实上 各级党政机关部署工作用得较多的还是 意见 而不是 决定 这就像使用武器一样 常规武器经常要用 而尖端武器是不可随便用的 请示 和 函 的适用与区别 函 适用于不相隶属机关之间商洽工作 询问和答复问题 请求批准和答复审批事项 函 和 请示 容易混淆的主要在 请求批准和答复审批事项 这一适用规定上 请示 的主送机关必须是直接的上级机关 而 函 的主送机关则是不相隶属的机关 可以是上级机关 也可以是平级单位 还可以是下级单位 某一部门或单位向同级有权单位或上级不相隶属机关请求批准和答复审批事项 只能用 函 而不能用 请示 批复 和 函 的适用与区别 批复 适用于答复下级机关的请示事项 如下级政府或部门向上级政府或部门报送请求事项 上级政府或部门应用 批复 给与答复 而经政府部门同意后 其办公厅 室 则应用 函 来答复 对不相隶属机关来函商洽工作 询问问题 请求批准事项的 受文机关也应用 函 来答复 公告 和 通告 的适用与区别 一是发布机关不同 公告一般只由国家高级领导机关及其有关职能部门发布 基层机关和企事业单位无权发布公告 通告的制发机关则非常广泛 各级国家机关 人民团体和企事业单位均可制发通告 二是内容特点不同 公告的内容大都是已经发生或确定的 是事后告知 因而具有很强的告知性特点 通告则多用于事前制定某些规定或提出某些要求 让有关方面和广大公众遵照执行 因而具有很强的强制性特点 三是使用范围不同 公告公布的范围是面向国内外的 且必须通过媒体公开发布 而通告公布的范围则限制在一定范围内 且可通过张贴的方式发布 因而公告的知晓范围比较广泛 通告的知晓范围则相对窄小 公告 通告 混淆 主要是将 通告 错用成 公告 如 市人民政府关于加强滨江路管理的公告 市公安局关于对 路实行交通管制的公告 等 都不属于向国内外宣布重要事项或法定事项 应把 公告 改为 通告 命令 和 通知 的适用与区别 命令 和 通知 的错用 主要错在制定公布规章和转发规范性文件上 用 命令 制定公布规章 这规定适用于有制定公布规章权的行政机关 即国务院直属工作部门 省级政府 省级政府所在地的市政府以及国务院批准的较大市政府 其他地级市政府没有规章制定公布权 因此也就不适用以 命令 制定公布规章 在实际操作中 没有规章制定公布权的市发布规范性文件可以用 通知 进行转发或印发 生造文种 如 关于调整工资的补充说明 关于机构改革中有关问题的解释 等 这里的 补充说明 解释 均不应作为文种使用 以上两个标题可修定为 发文机关 关于印发调整工资补充说明的通知 发文机关 关于印发机构改革中有关问题解释的通知 还有的把 安排 要点 细则 这些既不是公文文种又不是应用文体种类的东西常常作为公文文种直接行文 是错误的 隶属不清 不该用 批转 的 用了 批转 该用 批转 的却用了 印发 转发 分不清三者之间的隶属关系和词性 如 县政府办公室关于批转 市长在 会议上讲话的通知 这里的 批转 使用不当 应该使用 印发 或 转发 因为 批转 具有 批准转发 之意 是上级对下级报告的认同并转发下去贯彻落实的 下级对上级机关的文件和上级领导同志的讲话 批示等不可使用 批转 否则将混淆了上下级的隶属关系 7 提炼不精 主要表现在标题冗长上 如 发文机关 关于招收退休退职职工子女就业 进行合理安排 确保社会稳定的通知 可修改拟为 关于妥善安排退休退职职工子女就业的通知 或 关于妥善安排退休退职职工子女就业有关问题的通知 题不达义 一是事由偏跑 如 关于草原灭鼠的请示 应改写为 关于要求解决草原灭鼠经费的请示 二是题大义小 如 关于企业技术 人才开发的若干规定 而文件内容中就如何进行技术 人才两项开发 却未作具体规定 标题 帽子 太大 使题文不完全相符 三是题小义多 如 关于做好争取人民满意基层站所活动筹备工作的通知 标题的事由主旨是 筹备 二字 而正文中不仅详细介绍了 争创活动 的意义 内容 方法 还谈到了组织领导 活动步骤 管理制度等 显然 标题题义过小难于表达和带动正文 此标题可改写为 关于开展争创人民满意的基层站所活动的通知 四是题义不清 如 县人民政府关于粮食问题的通知 其中就缺少 价格 收购 等词语来限制中心词 问题 造成事由过于笼统 不能准确反映表达公文的主要内容 又如 县工商局关于摆摊设点的决定 此 决定 对摆摊设点究竟是 禁止 还是 准许 等不明确 不具体 根据该文的内容 应改为 县工商局关于禁止在城区繁华地带随意摆摊设点的决定 多层转发 用词重叠 在转发 印发式公文方面 多层转发 语意难解 例1 县人民政府关于转发 市人民政府关于转发 省人民政府关于加快畜牧养殖业发展的通知 的通知 的通知 这里介词 关于 动词 转发 文种 通知 反复出现 在一个标题内重复使用 造成标题冗长 令人不知所云 例2 如 大学关于认真贯彻中央纪委检查委员会关于不准干扰大学毕业生分配工作的通报精神 做好我校应届毕业生分配工作的几点意见 这个标题长达57个字 并重叠使用两个 关于 显得很不简要 应当改作 大学关于认真贯彻中纪委 号通报精神 搞好应届毕业生分配工作的意见 或 大学关于认真做好应届毕业生分配工作的意见 例3 如某县级机关转发市级机关已经转发的 山西省民政厅关于加强民政工作的通知 其标题拟为 县民政局关于转发 市民政局关于转发山西省民政厅关于加强民政工作的通知的通知 一个标题中出现多个 关于 和多个 通知 使读者不知所云 可通过省略一个通知字样的方式来 消肿 改为 县民政局转发山西省民政厅关于加强民政工作的通知 滥用符号 如 县人民政府办公室关于印发 同志在 会议上讲话 的通知 转发 省公安厅关于实施社区警务战略意见 的通知 以上两例中的 符号都不应该使用 应改为 县人民政府办公室关于印发 同志在 会议上讲话的通知 转发 省公安厅关于实施社区警务战略意见的通知 2001年1月1日施行的 国家行政机关公文处理办法 第三章公文格式第十条第六款中明确规定 公文标题中除法规 规章名称加书名号外 一般不用标点符号 11 越权使用文种 如随意制定 条例 实际上 条例 只能用于党的中央组织制定规范党组织的工作 活动和党员行为的规章制度 在行政机关公文中 条例 只能应用于特定国家机关制定的法规中 即全国人大常委会制定的法规 国务院制定的行政法规 地方人大及其常委会制定或通过 批准 的地方性法规 如 中华人民共和国城市道路管理条例 基层单位制定有关规章制度时可用 规定 或者用 细则 办法 等应用文种 并用转发或印发通知的形式发布 12 回行题式不规范 公文标题 回行时 要做到词意完整 而在实际排印时 却往往做不到这一点 如 中共 县委 县人民政府关于进一步整治和改善经济发展环境的实施意见此题回行时 将 经济发展环境 一个完整的词和词意拆开 拆断了 应改为 中共 县委 县人民政府关于进一步整治和改善经济发展环境的实施意见 四 主送机关 主送机关是指公文的主要接收机关 应当使用全称或者规范化简称 统称 普遍存的问题 一是主送机关 一逗 或 一顿 到底 主送机关较多 同性质或同级别的机关之间用顿号 不同性质或不同级别的机关之间用逗号 比如国务院对下行文 其主送机关的排列形式是 各省 自治区 直辖市人民政府 国务院各部委 各直属机构 二是位置选择不对 主送机关一般在标题下空1行 左侧顶格 最后一个主送机关名称后标全角冒号 意见 决定 条例的主送机关标注在版记中的主题词之下 抄送之上 其余类别的公文 如果主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时 应将主送机关名称移至版记中的主题词之下 抄送之上 标识方法同抄送 向上级机关请示只写一个主送机关 向下级部分机关发送的公文 如果发送机关少 可将发送机关名称全部写上 发送机关多 可采用 各有关部门和单位 等办法概写 三是党政不分 如 党委行文对政府系统 党政联合行文对党委 中共中央行文主送单位可为 各省 自治区 直辖市党委 各大军区党委 中央各部委 国家机关各部委党组 各人民团体党组 国务院行文可为 各省 自治区 直辖市人民政府 国务院各部委 各直属机构 中共中央 国务院联合行文可为 各省 自治区 直辖市党委和人民政府 各大军区党委 中央和国家机关各部委 各人民团体 五 正文 正文用3号仿宋体字 每自然段左空2字 数字 年份不能回行 普遍存在的问题 一是引用公文文号格式不对 应当先引标题 后引发文字号 如 据 办 2006 12号文 关于 的通知 其引用文号的方法就是不符合规定的 正确的引用方式应为 据 关于 通知 办 2006 12号 二是文件层次结构不对 用数字表示多层次结构序数 其标识方法为 第一层用 一 二 三 第二层用 一 二 三 第三层用 1 2 3 第四层用 1 2 3 目前一些公文序数数词仍然存在使用不规则的情况 要注意序数数词的写法 一 下面是顿号 1 下面是圆号 而 一 和 1 括号外面是不带顿和点号 意见等公文为了便于查阅引用 第一层用 一 二 三 第二层用 1 2 3 一条龙排队 三是结束语不规范 颁发性 转发性 指示性的通知 因提出了具体的执行要求 如请贯彻执行 请遵照执行 意尽言止 自然结束 任免性通知 属告知性质 最后用 特此通知 回行空两格作结 通告可写 特此通告 公告可写 现予公告 请示可写 以上请示如无不妥 请批转有关单位贯彻执行 可否 请批示 当否 请指示 请审批 批复可写 此复 函可写 特此函告 请研究后函复 请同意 请批准 六 附件 公文如有附件 应在正文下空一行左空2字的位置用3号仿宋体字标识 附件 后标全角冒号和名称 附件名称后不加标点符号 附件应在公文成文日期之后 另起一页与正文一起装订 并在附件左上角第二行顶格标识 附件 有序号时还要标识序号 比如 附件1 附件2 等 普遍存在的问题是 在一些转发 印发的文件中 将附件置于版记 公文主题词以下 之后 这是错误的 因为转发性的文件和被转的文件在形式上是正件是附件的关系 实质上都是正件 因主要政策规定在被转发 印发的文件之中 七 成文时间 成文时间以负责人签发和会议通过的时间为准 不能以文件起草时间为准 行政机关公文 标准 规定公文成文时间应用汉字将年 月 日标全 不能写为 零 一般置于正文右下方 成文日期具体的上下位置依印章来定 左右位置由字数来定 一般右空2 4字 八 署名和印章 单一机关制发的公文在落款处可不署发文机关名称只标识成文时间并加盖印章 党的机关公文署名 公文除会议纪要 和普发性文件外 均应加盖印章 公文所盖的印章一定要与发文机关的名称一致 因故需用别的印章代替时 应注明 代 字 加盖印章应端正 居中下压成文时间 当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时 应采取调整行距 字距的措施加以解决 务必使印