文件编码规则

文件名称 文件编码管理规则 文件版本A页 次第 页 共 页 定制部门外联部发行日期2014 10 22文件编码DC WL GL 001 大创事业部文件编码管理规则 一 目的 为有效管理大创事业部内外部各种文件及记录表单等文件 使得各文件 编号具有唯一性 统一性 识别性 可控性 达到信息资料可追溯性 可延 伸性的有效运转 特制定本规则 二 适用范围 本规则适用于大创事业部及下属于各部门对内以外所有文件及表单记录 文件的管理 三 文件编号要求 3 1 事业部文件分为管理类和项目类 3 2 管理类包括事业部相关规章制度 行政指令 公示通告 请示汇报 会议纪要等适用于全事业部的相关文件 不涉及具体项目实施过程中的具体 文件 3 3 项目类仅适用于单个具体项目工程实施过程中所产生的所有文件 3 4 所有文件 包括上报 平送 下发 对外往来文件均需编号存档 四 管理类文件编号格式 4 1 管理类文件编写格式 格式为 文件所属部门 文件类型 序列号 如 DC CW TG 0001 指 为四位数的序列号 从 0001 起 指 该部门发出的相关通告 指 事项涉及的该管部门 指 指大创事业部代码 4 2 文件所属部门编码 部 门代码部 门代码部 门代码 大创本部DC设计部SJ造价部ZJ 外联部WL监理部JL工程部GC 合约部HY采购部CG后勤部HQ 财务部CW 4 3 文件类型编码 序号文件类型代码序号文件类型代码 1管理制度ZD11联系LX 2管理规定GD12报审BS 3管理办法BF13措施CS 4通知TZ14会议纪要JY 5通报TB15报表BB 6告示GS16函件HJ 7请示QS17复函FH 8汇报HB18 9决定JD19 10计划JH20 上述文件类型及代码若有增加时 由各部门填写后上报事业部核准后 实施 并在实施过程中逐步完善 五 项目类文件编号格式 5 1 项目类文件编码格式 格式为 项目代码 部门代码 文件类型 序列号 如 粤 S001 HT HT 0001 指 为四位数的序列号 从 0001 起 指 文件类型 指 部门代码 指 项目代码 5 2 文件类型编码 序号文件类型代码序号文件类型代码 111 212 313 414 515 616 717 818 919 1020 上述文件类型及代码由各部门填写后上报事业部核准后实施 并在实 施过程中逐步完善 5 3 项目代码编码格式说明 A 事业部适用主项目代码为 DC000000 六位阿拉伯数字 仅适用 于事业部本部与嘉龙公司往来的相关文件 编码跨年不归零 B 各单项项目代码的编码格式为 车牌号城市代码加三位数序列号 如 粤 S001 表示在东莞市区域内的第一个项目 本编码由事业部本部 统一编制并下发 所有与该项目相关的文件均须列入本编码项下 六 使用规定 1 受控文件包括编号文件 纸介文件以及电子文件 2 各部门在文件编写 整理 合同签订 归档等过程中 均须以此规 定进行编号管理 3 各部门进行合同盖章时 在申请单上注明合同号 交由合同部管理 其他文件编制 归档等由资料部建立台帐管理 统一归档整理和管理 4 各文件的序列号均为四位数 从 0001 开始 依次进行 项目