仓库是ERP系统数据源之一

仓库是 ERP 系统数据源之一 仓库管理也是企业高管的普遍心病 在系统上线 初期 每天物料出 入库频繁 收发单据数量大 仓管员 录单员加班多 再 加上编码观念没有深入人心等原因 很容易造成系统数据紊乱 影响生产经营 为了切实改善公司仓库的管理现状 提升系统运行质量 笔者结合自己工 作经验 就 ERP 系统上线初期 谈谈如何加强仓库管理 与同行做以探讨 一 仓库的常见问题 仓库管不好 一边是数以万计的物料 成百上千的供应商 诺大的货架式 立体仓库 一边是为数不多且素质平平的仓管员 种类繁多但不适用 也基本 不用的制度和流程 归根到底 仓库问题基本上都来自现场管理不到位 例如 1 不遵守先进先出原则 First In First Out FIFO 造成呆料 废料 2 不按库位摆放物料 或移动物料后 不及时把新库位的资料交给录单员 录入系统 造成无法找到相关物料 3 仓管员不及时送单给录单员 录单员不及时录入系统 结果造成系统数 据与实际脱节 影响 ERP 系统数据的准确性 最终影响到了生产计划的贯彻和 执行 标识不统一 不规范 不是没有物料编码 就是物料名称不对 以致无 法追查该物料的历史状况 4 部分仓管员责任心不够 工作态度消极 办事拖拉 库存盘点不准 以 及手工单据信息不准确 主要是抄写错误 键入错误 这都是常有的事 5 新旧仓管员交接不清 换一个仓管员 没有真正的交接手续 对前任仓 管员所管的物料状态不明的 干脆就封存起来不予管理 只说 找不到 造成 了不应有的呆滞和浪费 二 仓库该如何管理 仓库说好管也好管 说难管也难管 首先应理清思路 弄清楚几个基本问 题 1 物料 是什么 仓库 是什么 物料 包罗万象 客观存在 但那只是其表现形式 其实物料就是钱 物 化了的钱 而仓库就是放钱的口袋 钱放在家里不能增值 钱要通过使用或投 资流动起来 才能产生价值 同样 物料为生产及销售而快速地流动起来才能 创造效益 当然 钱会丢失 也可能被盗 同样 物料可能被浪费 被损坏及 被盗窃 任何浪费 破坏和盗窃物料的行为 都是对公司 股东 对全体员工 利益的侵犯 2 物料管理管什么 任何一项管理活动 都会涉及时间 T 质量 Q 成本 C 这三者 彼此牵连 又相互制约 物料管理也概莫能外 T Time 时间 指物料的交期 入仓期 使用时间 仓储时间 退料时间 等等 Q Quality 质量 指物料本身的质量 仓储质量 对有质量问题的物 料的处理等等 C Cost 成本 指物料的价格 仓储的成本 呆滞的成本 短缺造成 停工的成本 多余造成的库容成本 占用资金造成的资金周转成本 3 物料管理如何管 管理一定有原理 笔者总结了物料管理的十大原则 对离散型制造业具有 普遍的指导意义和参考价值 1 先进先出原则 FIFO 2 锁定库位原则 某物料固定摆在某库位 实物所放库位必须要与 ERP 系 统中的一致 库位编码就像一个人的家庭地址一样重要 没有固定库位 就无 法快速地找到相关物料 3 专料专用原则 不得随意挪用对应订单的物料 4 库存的 ABC 管理原则 A 类物料的数量可能只占库存的 10 15 但货值可占库存价值的 60 70 B 类物料的数量可能只占库存的 20 35 但货值可占库存价值的 15 20 C 类物料的数量可能占库存的 50 70 但货值可能占库存价值的 5 10 因此要严格控制关键的少数和次要的多数 也就是要严格控制好 A B 两类 物料 5 六不入 原则 有送货单而没有实物的 不能办入库手续 有实物而没有送货单或发票原件的 不能办入库手续 来料与送货单数量 规格 型号不同的 不能办入库手续 IQC 检验不通过的 且没有领导签字同意使用的 不能办入库手续 没办入库而先领用的 不能办入库手续 送货单或发票不是原件的 不能办入库手续 6 五不发 原则 没有提料单 或提料单是无效的 不能发放物料 手续不符合要求的 不能发放物料 质量不合格的物料 除非有领导批示同意使用 否则不能发放物料 规格不对 配件不齐的物料 不能发放 未办理入库手续的物料 不能发放 7 一次出库原则 物料出库必须准确 及时及一次性完成 生产线领用物料必须要拉回自己 生产线所属位置 不能再堆放在仓库的范围 以免造成混乱和差错 8 门禁原则 除仓管人员和搬运人员因工作需要 其他人员未经批准 一律不得进入 仓库 严禁任何人在进出仓库时私自携带物料 有来宾视察时 须在主管级以上人员陪同下方可进入仓库 9 日事日毕 日清日高 原则 每个仓管员在每日工作结束时 进行当天的相关账物的自我确认和核查 确保账目的平衡 找出不足 及时改进 第二天才能进步和提高 每日对所管的物料库位至少巡查 1 2 次 保证在库物料的品质 安全和 6S 状态达标 确保物料有正确标识 该退的要退给供应商或放入退货区 以免 产生呆滞 仓管员当日的单据当日必须传给录单员 而录单员当日的单据必须在当 日录入系统 10 以旧换新原则 对有规定的物料 严格按照 退旧才能换新 领新必先 退旧 原则办理 三 仓管员工作要求 一般来说 仓管员每天所做的工作可以概括为 收货 发货 退货 备货 物料标识 摆放及账本 系统数据 对应的整理工作 事故物料 的上报及其 管理 因未遵守交期而延迟供给物料时 就会造成停产事件 这时的物料就叫 事故物料 我们常常看到 仓管员需要花费很多的时间和精力去寻找缺少的 货物 也许当它们被找到的时候已经失效 我们也知道 库存信息的失准 物 料就有可能提前订购或订购不及时 要么库存增加 资金占用 要么因缺货而 导致订单的推迟甚至取消 以上这些问题 其实都与个人的责任心有关 责任 心 是一种工作心态 也是一种工作作风 责任心主要取决于人员的素质及工 作环境的熏陶 仓管员是仓库的管家 权力小但责任大 仓管员的责任心可以 表现在 1 对日常的账与物要做到确认再确认 以确保一致 2 完成一件工作后要作 做 自我检查 以发现问题及时解决 3 对每天的工作进行总结和反思 以提高工作质量 4 有强烈的时间观念 凡事及时处理 不说 等一下 5 工作主动 而不是被动等待安排 6 对工作现场管理做到 眼到手到 按 6S 要求管理 遗憾的是 很少仓管员能日复一日地坚持这样做 笔者当时公司的仓管员 工作规范中明确要求 1 入库验收 在物料正确的前提下 入库时要把好三关 数量关 入库时要点清数量 质量关 IQC 对来料质量进行检验和控制 单据关 单据不全不收 手续不齐不办 审核收到的单据与来料是否相 符和一致 并及时送单给录单员 2 保管 摆放科学 摆放合理 整齐 标志鲜明 方便存取 确保质量 防锈 防尘 防潮 防压 防爆 防变质 防损害 防跌落 确保安全 防灾 防霉变 防损 防呆滞 防报废 帐 卡 物相符 数量 库位 状态必须与 ERP 系统一致 3 盘点 相当于总结 规范物料的核销制度 严防浪费 消除呆料及坏帐 4 发放 根据不同的生产需求 决定具体的发料方式 目的是确保及时供 应生产 保障销售 服务企业赢利大计 严明的制度 反复的培训及立竿见影的重奖与重罚机制 较好地规范了仓 管员的行为 促进了仓库管理的持续改善 为 ERP 系统的高效运行提供了数据 保障 四 改善仓库管理的几点举措 1 创新组织架构 成立仓库三人领导小组 成员应有生产副总 物料部部 长 仓库主管组成 三人小组现是公司物料管理的最高权力机构 通过参加仓 库每周例会 每天固定时间到仓库现场解决问题 做到 每天进步 1 各种规 章制度 岗位责任制的审定 以及仓管员 录单员绩效考评等工作改善仓库的 管理 2 合理规划仓库 仓库在地理位置上 应尽可能与生产现场相连接 减少 物料的迂回运输 尽可能将仓库进出门与电梯相连 并规划出相应的运输通道 充分考虑运输路线的合理性 仓库内要留有必要的废次品存放区 物料暂存区 待验区 发货区等 另外要特别考虑安全因素 注意通道 照明 防水 防火 防盗等措施 仓库的办公室尽可能设置在仓库附近 缩短单据传递到录单员的 时间 3 实行配料制与领料制相结合 生产性物料采用发料制 非生产性物料采 用领料制 如工程试制用料 售后配件 生产线不良品换料 A 类物料采用发 料制 C 类物料采用领料制 在配料管理上 可尝试取消各车间原有的物料仓 库 统一由工厂物料部直接管理 统一配送 以便仓管员合理安排工作时间 提高仓库的发料速度 4 借助新技术 除了 ERP 系