单位档案保管工作制度

PAGE单位档案保管工作制度一、总则（一）目的为加强单位档案管理，确保档案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。本制度适用于单位各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的相关活动。（二）适用范围本制度适用于本单位在各项工作活动中形成的具有保存价值的各种载体形式的档案，包括但不限于纸质档案、电子档案、声像档案等。（三）基本原则1.集中统一管理原则单位档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则档案应如实反映单位各项工作活动的真实情况，不得篡改、伪造档案内容。3.完整性原则全面收集单位在工作中形成的各种档案材料，保证档案的齐全完整，不遗漏重要信息。4.安全性原则采取有效措施确保档案的实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失、泄密等情况发生。二、档案管理部门职责（一）档案管理部门设置及人员配备单位设立独立的档案管理部门，配备专职档案管理人员。档案管理人员应具备档案管理专业知识和技能，熟悉档案管理业务流程，经过专业培训并取得相应资格证书。（二）档案管理部门主要职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本单位档案管理工作制度、办法，并组织实施。2.负责单位各类档案的收集、整理、分类、编号、编目、装订等基础工作，确保档案整理规范、有序。3.建立健全档案保管制度，配备必要的档案保管设施设备，如档案库房、档案架、防火防盗防潮防虫等设备，对档案进行妥善保管，确保档案实体安全。4.负责档案信息化建设，将重要档案进行数字化处理，建立电子档案数据库，实现档案信息的快速查询和利用，同时做好电子档案的安全存储和备份工作。5.定期对档案进行鉴定，按照规定的保管期限，剔除无保存价值的档案，对确需销毁的档案，严格履行审批手续，进行集中销毁。6.积极开展档案利用工作，为单位各项工作提供档案信息支持，按照规定向单位内部各部门及外部相关单位提供档案查阅、借阅服务，并做好登记和跟踪管理。7.负责对单位各部门档案工作进行指导、监督和检查，组织开展档案业务培训，提高全体员工的档案意识和档案管理水平。8.做好档案统计工作，及时准确地统计档案的收进、移出、保管、利用等情况，为档案管理决策提供数据支持。三、档案的收集与整理（一）档案收集范围1.行政管理类档案包括单位制定的各项规章制度、工作计划、工作总结、会议记录、重要文件、请示报告、批复、合同协议以及人事任免、奖惩等文件材料。2.业务工作类档案涵盖单位在各项业务活动中形成的文件、报表、图纸、技术资料、项目方案、招投标文件、验收报告等。3.财务审计类档案包含会计凭证、账簿、报表、审计报告、财务预决算等资料。4.声像档案如单位重大活动、会议、工程建设等拍摄的照片、录像、录音等资料。5.实物档案单位获得的荣誉证书、奖杯、奖牌、印章等实物。（二）档案收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，按照档案收集范围及时收集本部门在工作中形成的各类档案材料，确保档案的完整性和及时性。2.收集的档案应保持原始材料的完整性，不得随意删减、涂改或丢失。对于破损、褪色的档案材料，应及时进行修复或复制。3.对电子文件的收集，应确保其格式规范、内容完整，并按照规定进行元数据采集，保证电子文件的可读性和可利用性。（三）档案整理方法1.分类标准按照档案的形成领域、时间、内容等因素进行分类。一般可分为党群工作类、行政管理类、业务工作类、财务审计类、声像档案类、实物档案类等一级类目，在一级类目下再根据具体情况设置二级及以下类目。2.编号规则档案编号应遵循唯一性、系统性、稳定性和扩展性原则。采用“全宗号目录号案卷号件号”的编号方法，确保每份档案都有唯一的编号标识。3.编目要求编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等。目录应准确反映档案的内容和构成，便于查找和利用。档案目录应打印或书写清晰，一式多份，分别存放于档案库房、查阅场所等。四、档案的保管（一）档案库房建设与管理1.档案库房应选择地势较高、干燥通风、排水良好的位置，远离火源、水源和污染源。库房面积应根据单位档案数量和未来发展需求合理确定，确保档案有足够的存放空间。2.库房内应配备必要的保管设备设施，如档案架、密集架、温湿度计、空调、除湿机、防火防盗报警装置、防虫药品投放设备等，以保证档案存放环境符合要求。3.档案架应排列整齐，编号清晰，便于档案的存放和查找。档案应按照分类编号顺序依次上架存放，不得随意堆放。4.定期对档案库房进行清洁和消毒，保持库房内整洁卫生，防止灰尘、霉菌等对档案造成损害。（二）档案保管期限划分1.永久保管凡是反映单位主要职能活动和历史面貌的，对本单位、国家和社会具有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.定期保管定期保管的档案分为30年、10年两种期限。凡在一定时期内具有查考利用价值的档案，列为定期保管。（三）档案保管措施1.建立档案出入库登记制度，详细记录档案的出入库时间、档案名称、数量、借阅人等信息，确保档案的流向清晰可查。2.对档案进行定期检查和清点，每年至少进行一次全面检查，重点检查档案的保管状况、数量变化等情况，发现问题及时处理。3.做好档案的防火、防盗工作。档案库房应安装防火灭火设备，如灭火器、消防栓等，并定期进行检查维护；安装防盗门窗、监控设备等，确保档案库房安全。4.采取防潮、防虫、防鼠措施。库房内配备除湿机、防虫药品等，定期投放防虫药品，防止档案受潮、虫蛀、鼠咬；对纸质档案应定期进行通风晾晒，防止纸张霉变。5.对电子档案应进行备份存储，采用磁带、光盘、硬盘等多种存储介质，分别存放于不同地点，确保电子档案数据的安全性和可恢复性。同时，定期对电子档案进行维护和更新，检查数据的完整性和准确性。五、档案的利用（一）利用范围1.单位内部各部门因工作需要查阅、借阅档案，以了解相关工作情况、参考历史资料、解决工作问题等。2.外单位因工作需要，按照规定程序查阅、借阅本单位有关档案，但必须严格遵守保密规定，不得擅自复制、传播档案内容。3.司法机关、行政机关等依法查阅、借阅本单位档案，应按照相关法律法规办理手续。（二）利用手续1.单位内部人员查阅、借阅档案，应填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，注明查阅、借阅的档案名称、数量、用途、查阅期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅、借阅手续。2.外单位查阅、借阅档案，需提前向本单位档案管理部门提交查阅、借阅申请函，说明查阅、借阅的目的、范围、期限等内容，经单位主管领导批准后，档案管理部门按照规定办理相关手续，并要求查阅、借阅人员出具单位介绍信和有效身份证件。3.司法机关、行政机关等依法查阅、借阅档案，应出具相关法律文书或行政文件，档案管理部门审核无误后，按照规定提供档案查阅、借阅服务，并做好登记备案工作。（三）利用方式1.查阅档案管理部门应设立专门的查阅场所，为查阅人员提供必要的查阅条件。查阅人员应在查阅场所内进行查阅，不得擅自将档案带出查阅场所。如需复印档案材料，应经档案管理部门同意，并按照规定进行登记和收费。2.借阅借阅档案应严格控制借阅期限，一般不得超过规定的时间。借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案。如因特殊情况需要延长借阅期限，应提前办理续借手续。（四）利用监督档案管理部门应加强对档案利用情况的监督检查，定期对查阅、借阅档案的登记记录进行核对，检查档案的归还情况和利用效果。如发现档案在利用过程中出现问题，应及时采取措施进行处理，并追究相关人员的责任。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织与人员成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门专家以及档案管理人员组成。鉴定工作小组负责对档案的鉴定工作进行组织和指导，确保鉴定工作的科学性和准确性。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限划分标准，结合单位实际情况，对档案进行全面审查，判断档案是否仍具有保存价值。2.审查档案的内容是否涉及国家机密、商业秘密、个人隐私等敏感信息，对于涉及敏感信息的档案，应按照相关保密规定进行处理。3.考虑档案的历史价值、现实利用价值以及与单位未来发展的相关性等因素，综合评估档案的保存必要性。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对到期档案进行清理，初步筛选出拟鉴定的档案清单。2.将拟鉴定的档案清单提交给档案鉴定工作小组，鉴定工作小组按照鉴定标准对档案进行逐一审查，提出鉴定意见。3.根据鉴定工作小组的意见，对确无保存价值的档案编制《档案销毁清单》，明确档案的名称、数量、保管期限等信息。（四）销毁审批《档案销毁清单》经单位主管领导审批后，方可进行档案销毁工作。审批过程中应严格审查销毁档案的范围和数量，确保销毁工作符合规定要求。（五）销毁实施1.档案销毁工作应在指定地点进行，由档案管理部门和相关业务部门共同派员监销。监销人员应认真核对销毁档案的名称、数量等信息，确保销毁工作的真实性和彻底性。