ERP信息化管理系统运行情况检查细则

关于关于 ERP 建设自查的通知建设自查的通知 各单位 集团 ERP 建设从 2005 年 12 月初开始上线实施 目前已完成财 务总帐 报表管理 现金流量表管理 固定资产管理 现金管理 结算中心 网上结算 合并报表 采购管理 销售管理 仓存管理 存货管理 人力资源 工资管理 应收款管理 应付款管理等模块 的上线 目前正准备上线的模块有 OA 领导管理驾驶舱 预算管 理系统 地磅销售系统已经上线 为加强 ERP 应用的推广 切实将信息化运用到日常经营管理工 作中 集团制定了较为详细的检查内容 希望各单位能从利用信息 化提高管理水平的高度 联系自己的工作实际 参照集团要求的标 准组织有关人员学习 培训 由各单位信息化负责人亲自去抓该项 工作 仔仔细细的按项进行自我检查 对在 ERP 系统应用中存在的 问题和在应用积累的好的经验和应用技巧也可提出来 形成纸质的 材料 集团将对各单位的应用情况进行检查 并将各单位的应用情 况进行评比 公开 最终结果与各单位的年终考核相结合 附件 ERP 信息化管理系统运行情况检查细则 初稿 ERP 信息化管理系统运行情况检查细则 初稿 一 人员及组织保障一 人员及组织保障 自 检 项 目评 价 说 明 1 各单位有专职信息化负责人或信息化建设负责人 2 各单位成立信息化建设领导小组及实施小组 3 各单位有专职系统管理员 系统管理员必须具有一定计算机专 业知识和网络维护经验 4 各子公司系统管理员必须熟悉本单位的核心交换机的端口配置 情况 并且能熟练查找网络或交换机的故障原因 4 部门设置能满足信息化运行需要 达到信息化管理目的 5 岗位设置合理 人员操作水平能保证信息化管理系统的运行 二 网络及硬件环境二 网络及硬件环境 自 检 项 目评价说明 1网络线路布局是否满足 ERP 系统分布需求 2网络拓扑图要绘制并且设置是否正确 3机房建设是否符合标准 4对使用的设备是否进行防潮 防雷 防静电等处理 5网络或计算机及打印机设备必须经常进行维护并且有严格的 维护记录 6涉及到的部门微机及打印机配备 是否满足 ERP 系统输出的 需要 7各单位对本单位内的局域网应当统一设置 有详细的 IP 配置 一览表 对上外网的站点有详细的申请记录 8使用的所有机器必需配备瑞星网络版软件 对系统存在不安 全隐患时要及时进行清理 9在 Kingdee k3sp2 软件在运行过程中出现系统 调用中间 层 或 缺少对象 等提示频率是否较多 排除了硬件和 网络的原因后 是否还会频繁出现 10 三 制度建设三 制度建设 自 检 项 目评价说明 1集团下发的 ERP 有关制度及操作说明是否有纸质拷贝或电子 文档 2集团下发的 ERP 有关制度是否传递到各业务部门 3各业务部门是否按集团下发的制度执行 4集团下发的操作说明是否传递到各业务部门 5各业务部门工作是否按集团下发的流程执行 6各单位为保障 ERP 系统运行是否组织过业务学习或培训 是 否具有一套行之有效的管理制度 7各单位对本单位的 ERP 运行的保障制度是否切实执行 四 运行情况检查四 运行情况检查 一 集团控制帐套的使用 自 检 项 目评价说明 1统一科目设置必须按集团要求统一设置 不准私自更改集团统 管级的科目 2增加客户或供应商时 必须按集团要求的流程和设置标准 3增加物料必须按集团要求的流程和设置标准进行 4设置统一的科目 客户 供应商 物料后的下发必须按集团要 求的步骤进行 5设置统一的科目 客户 供应商 物料必须有集团制定专门人 员进行 其他人员不准进行操作 6对于集团控制帐套有关设置必须由集团系统管理员设置 对于 各子公司的帐套设置由集团系统管理员和各子公司系统管理员 共同沟通管理 7集团控制帐套的上机日志由集团系统管理员管理 如发现恶意 用户 视其情节向领导汇报 将给与相应处分 各子公司帐套的上机日志由各自系统管理员管理 如发现恶意 用户 视其情节向领导汇报 将给与相应处分 8对于集团统一的项目应提供包含集团统一项目的报表 9 二 集团结算中心帐套及网上结算系统 集团结算中心帐套及网上结算系统是处理集团与各子公司间的 资金往来业务的帐套 其操作权限仅限于集团结算中心人员 其他 人员没有操作权限 自 检 项 目评价说明 1 科目设置及内部帐号配置由集团统一规定 分配给各单位的内 部帐号各单位不得更改 如需变更报集团审批 2 各单位向集团上缴款项时 必须分清是应收业务还是其他应收 业务 否则上交集团审核下载后会影响到凭证的制作 3 各单位向集团上缴款项时 在查询到获取时间后应及时进行下 载 保证与集团资金的传递的实时 4 各单位向集团上缴款项时 在查询到获取时间后应及时进行下 载后 要区分登帐与发送的区别 5 各单位向集团上缴款项后 下载 发送 生成的凭证的借贷方 是否正确 6 结算中心网上结算系统必须按系统环境进行设置 只有允许登 陆的站点和专人才能进行网上审核 7 结算中心对各子公司上传的单据进行审核 对处理不正确的单 据进行告知 对正确的单据生成凭证 8 各子公司收到结算中心拨付款项时 及时进行下载 登帐或发 送 凭证处理 必须注意账目的借贷方向 9 结算中心对各帐户应能打印对帐单 各子公司在月底必须及时 向结算中心索要内部银行对帐单 三 人力资源管理帐套 自 检 项 目评价说明 1各单位的人力资源系统的使用是根据许可站点配置的 没有许 可的站点上不要配置 2各登陆用户是许可的专门人员 其他人员无权登陆 3对于有关的人事业务事项如调入 调出 职称变动 岗位变动 职务调整等必须及时在软件中进行变动 保证人事管理及时准 确 HR 系统的人事信息应于实际情况一致 错误率不得超过 2 对于人力资源管理的其他需增加的事项请增加 四 工资管理系统 自 检 项 目评价说明 1系统设置能否按各单位使用的实际进行设置的 2工资的变动能否根据人事上的调整而改变 3工资条 工资表的输出项目能否满足需要 4工资发放完毕后 月末是否能生成有关凭证 且能自动传到总 帐系统中 对于工资资源管理的其他需增加的事项请增加 五 合并报表帐套 自 检 项 目评价说明 1合并报表分为集团合并端和各子公司客户端 操作人员必须按 各公司所属的类型进行登陆 2合并报表的操作员必须为专门的人员 其他人员没有相应的权 限 3进行合并时 各操作人员必须检查提交或配置的模版的正确无 误 六 总帐系统 自 检 项 目评价说明 1根据财务制度的有关规定设置操作人员设定相应的权限 设定 凭证处理的编制的原则 设定记账的方法 设定会计期间 2区别凭证生成的来源是手工在总帐中生成的还是有其他模块机 制生成传到总帐系统的 3凭证的打印格式由集团统一设定了大小 详细地设计可参照集 团的模板 七 报表系统 自 检 项 目评价说明 1报表系统的设置的报表至少包括资产负债表 利润表及利润分 配表 成本费用表 对于需附注的报表可以自行增加 2报表的公式设置要熟练 对表间 表内 帐套间的取数函数要 熟悉函数名 格式 3报表的数据生成时一定要选准会计期间 4修改报表时一定要分清公式格式还是数据格式 八 财务分析系统 自 检 项 目评价说明 1财务分析只定义了常用的指标 可以根据需要进行增减 2财务分析的方法可以增加 3 九 现金流量表编制 自 检 项 目评价说明 1现金流量表的编制目前各单位只是编年报 集团将要求各单位 编制月报 2编制方法按软件提供的方法进行 不熟悉的要向培训老师请教 3 十 现金管理系统 自 检 项 目评价说明 1现金管理的使用范围为广义现金定义 包括现金和银行存款科 目等 不具有该属性的科目的业务不在该系统体现 2对于现金业务 须区分是结算中心有关还是与结算中心无关 凡是与结算中心有关的业务均通过内部帐户进行 3对于新增加的银行科目应进行结束新科目初始化 注意不是结 束初始化 4现金 银行存款的余额是否能够与总帐科目核对一致 十一 固定资产系统 自 检 项 目评价说明 1固定资产的折旧方法一旦确定 不要再随意更改 2如果在资产使用过程中需要更改当期的折旧额在折旧查询中调 整 3对于先挂应付帐款的固定资产应注意是在哪个模块中生成 4对于固定资产的日常普通业务处理按有关规定执行 5固定资产系统中数据是否能够于总帐科目 固定资产 累计 折旧 科目的余额核对一致 十二 应收管理系统 自 检 项 目评价说明 1在应收业务发生时应区别应收业务还是其他的应收项目 除挂 应收帐款外 根据不同的类型 分别在收款单核和其他应收 单菜单中处理相应的业务 2在发生收款业务时应区别现款业务还是赊销业务 3坏账的计提根椐集团的统一的财务有关规定 4由于收款业务流程比较长 收款单业务又是在流程的后端 操 作时要明确各步骤地操作 5本系统应能提供按月 或某一个时间段的 多个单位应收单位 明细表 6应收系统的往来余额是否能与总帐客户 预收帐款 应收帐 款 核对一致 7往来明细是否与相应科目的核算项目明细帐核对一致 是否有 串户现象 十三 应付管理系统 自 检 项 目评价说明 1应付业务应区别暂估入库和发票到时的处理 货送到仓库验收 后 仓库入库为暂估入库 在采购发票到达后 由外购入库单 下推确认生采购发票时为增加应付帐款账户发生额的 2付款业务应分为付款单和其他付款单 除通过应付帐款科目核 算外 3本系统应能提供按月 或某一个时间段的 多个单位应付单位 明细表 4应付系统的往来余额是否能与总帐客户 应付帐款 预付帐 款 核对一致 5往来明细是否与相应科目的核算项目明细帐核对一致 是否有 串户现象 十四 采购管理模块 自 检 项 目评价说明 1采购业务流程是按业务打订单 仓库打外购入库单 财务生成 采购发票的业务流程进行的 相应的业务一定要在相应岗位完 成 2对于一些管理比较规范的单位可以在以上基本流程的基础上增 加如计划制定 收料通知等流程 一定根据各单位的具体情况 3对于费用发票的分摊一定与发生业务的物料购进单位配比 十五 销售管理 含地磅系统 自 检 项 目评价说明 1严格按集团的规定操作销售系统 4需要在系统中生成按时间段的销售明细表 分清已交款的数量 金额 已提货的数量金额 未提货的数量金额 已开发票的数 量金额 未开发票的数量金额 5需要在系统中生成按品种 客户 时间索引的查询表 十六 仓存管理 自 检 项 目评价说明 1仓库管理从采购入库到材料出库 一定仔细审定增加或减少的 数量 2对于内部加工和在库固定资产的核算按其他出库核算 3对于仓库的原材料不允许出现负库存 如果出项一定查明原因 4需能提供按成本项目分类的出库汇总表 包括其他出库等所有 的出库 5盘点业务一定按标准的流程进行 6系统提供存货一览表 品名 规格 产地 单位 价格 库存 数 库余额 十七 存货管理 存货核算管理系统用于存货出入库核算 存货出入库凭证处理 核算报表查询 期初期末处理及相关资料维护 凭证的准确无误的 生成是在该系统的操作主要目标 自 检 项 目评价说明 1本期外购入库单输入完毕并审核 本期红字外购入库单是 否进行了对等核销 2本期采购发票输入完毕并审核钩稽完 3本期费用发票输入完成 并补充钩稽 如存在运费预入库 情况 需作成本调整单 并审核 4本期产品入库单输入完毕并审核 5本期其它入库单输入完成并审核 6本期如有盘盈业务 输入完成并审核 7本期领料单输入完毕并审核 8本期销售出